Cajero de recepcion

Posicin dentro de la
organizacin

Funciones
1.
2.
3.
4.
5.

Recepcin del turno

Control de cuentas
Cobro de cuentas
Arqueo de caja
Elaboracin y verificacin de
reportes

1. Recepcin del turno

Objetivos:
Que el cajero de recepcin conozca
el procedimiento de rutina para
recibir el turno, cualquiera que sea
(matutino, vespertino o nocturno)
Que el cajero de recepcin sepa
manejar la papelera utilizada
durante la recepcin del turno en sus
diferentes cas

Al disponerse a realizar las labores de rutina, el cajero

de recepcin deber conocer y cerciorarse del estado
en que se encuentra la ocupacin del hotel y las
condiciones de sus huspedes, para as llevar una
continuidad en el servicio que proporcione a travs de
la caja recepcin
Amable en
peticiones

PROCEDIMIENTO
a) Verifica con el departamento de recepcin los
pronsticos de ocupacin que existe para ese da
b) Solicita el fondo fijo suficiente y el sobre de
concentracin (formato 1) y firma de conformidadCercirate
en
de que la
la bitcora
cantidad
es
correcta

El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una

empresa dispone para un uso especfico como es el pago de gastos
menores o de urgencias.En las empresas se asigna, por lo general, el fondo
fijo a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del
mismo.En resumen, se puede decir que el fondo fijo se inicia cuando a una
persona se le asigna esa actividad y le entregan una cantidad especfica en
dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la empresa
posiblemente debe ser ampliado, reducido o cancelado.En una empresa se
puede crear un fondo fijo, que es lo ms comn, o varios segn las
necesidades.Supongamos que una empresa por su dimensinysus
operaciones necesita crear varios fondos fijos de cajayasigna una cantidad
a una persona en cada uno de los departamentos de Administracin,
Ventasy Produccin.El fondo fijo de caja siempre debe presentar una
cantidad fija, es decir, fsicamente debe sumar en dinero o en
comprobantes el total de lo asignado para dicho fondo.
De hecho, en el fondo fijo slo debe canjearse dinero en efectivo por
comprobantes de gastos.

c) Guarda el fondo fijo, el sobre de concentracin y

dems pertenencias en la caja de seguridad asignada
d) Obtn la lectura inicial de la maquina registradora y
conserva la tira de la caja
e) Confirma en la bitcora los problemas, incidentes y
aclaraciones del turno anterior
f) Verifica el instructivo de grupos (formato2) y la lista
de integrantes (formato 3) para que te mantengas
pendiente de la llegada y salida de estos
g) Verifica el manual de tarifas y contratos con AAVV,
las tarifas vigentes que deban aplicarse (tarifas
netas, descuentos, paquetes, etc)

h) Revisa todos los estados de cuenta

en los pits, verificando que se
encuentren los caros correctos, tanto
por renta de habitacin como por
consumos
i)

Verifica en los estados de cuenta

crditos otorgados a huspedes que
efectivamente procedan, con base
en las polticas del hotel (crdito
interno, cuentas por cobrar, crditos
de agencias de viaje, etc)

Formato 1 : sobre de
concentracin
Nombre:

____________

Turno:
____________
Fecha :
____________
Efectivo M.N.S/. ________
Efectivo USD.
$/. ________
Efectivo
OTROS
________
TOTAL
________
TARJETAS DE CREDITO
VISA
_______________
MASTERCARD
________________
AMERICA EX __________________
DINERS _______________
OTRAS _______________
TOTAL
________
CUPONES
_____________
CHEQUES
____________
NETO A DEPOSITAR
__________
CAJERO

TESTIGO

Generalmente es un sobre
comn de papel manila, en
cuya parte anterior aparece
impreso los conceptos en los
que se desglosa el deposito
que se efecta. En el sobre se
incluyen los cupones de AAVV y
lneas areas, pagares de
tarjetas de crdito que el hotel
acepte. Dinero en efectivo,
cheques y todo los resultante
del movimiento durante el
turno del cajero de recepcin.
El objetivo del sobre de
concentracin es que en un
solo sobre
, mismo que es
depositado en la caja de
seguridad, se desglose por
conceptos del deposito total. Se
elabora
un
sobre
de
concentracin por turno

INSTRUCTIVO
Nombre
Turno
Fecha
Efectivo

en MN . Cantidad depositada en MN
Efectivo USD: Cantidad depositada en dlares americanos
Efectivo otros: cantidad depositada en otras monedas extranjeras
Total: Cantidad que corresponda a la suma de todos los efectivos
Tarjetas de crdito: tarjetas nacionales o internacionales que l hotel
acepte. Anota la cantidad que suma los pagares de tarjetas de
crdito por cada una de ellas en la lnea correspondiente
Total: cantidad especifica que corresponda
Cupones: anota la cantidad depositada que corresponda a cupones
tanto AAVV como de lneas aras
Cheques: cantidad depositada qeu corresponda a cheques
Neto a depositar: La suma de los totales por concepto de dinero en
efectivo, pagares de tarjeta de crdito, cupones y cheques

Formato 2 instructivo de
grupos

Instructivo

Formato 3 Rooming list

El Grupo ---- que
se compone de 28
personas, arribara
al hotel el 10 de
noviembre y
saldrn el 13 de
noviembre. Las
habitaciones que
se ocuparan son 2
sencillas, 4 dobles
y 9 twins

Autoevaluacin
El cajero de recepcin solicita el fondo fijo con base en:
a) Pronostico de ocupacin
b) el da de semana
c) lo que indique su jefe inmediato
2. El cajero de recepcin al recibir el fondo fijo, recibe tambin:
a) Sus pertenencias
b) La bitcora
c) El sobre de concentracin
3. El cajero de recepcin verifica los problemas, incidentes, anomalas del
turno anterior.
d) Con su jefe inmediato
e) En la bitcora
f) En el sobre de concentracin
4. El cajero de recepcin, obtiene de la maquina registradora
g) La lectura inicial y la tira de caja
h) La lectura inicial y el sobre de concentracin
i) La tira de caja y el fondo fijo
5. El cajero de recepcin verifica los estados de cuenta que se encuentran en:
j) La maquina registradora
k) Los pits
l) El sobre de concentracin
1.

2. CONTROL DE
CUENTAS
Objetivos:
Que el cajero de recepcin conozca el
procedimiento de rutina para el
control de cuentas, los cargos y otros
movimientos
Que el cajero de recepcin, sepa
manejar la papelera utilizada
durante el control de cuentas en sus
diferentes alternativas

El control de cuentas implica, entre otras actividades:

verificar, recibir y cargar los insumos en los estados de
cuenta de cada husped del hotel

PROCEDIMIENTO
1. Coloca los pits correspondientes los
estados de cuenta (formato4) las
tarjetas de registro (formato 5)y las
formas de pago (cupones, pagares
de tarjetas de crdito, depsitos,
etc) que recibe el departamento de
recepcin

2. Revisa las formas de pago de cada cuenta. Si

son pagares de tarjeta de crdito consulta los
boletines de cancelacin correspondiente
3. Coloca las notas de cargo a cuenta (formato 6)
por servicio y consumos efectuados por los
huspedes, que te envan los diferentes centros
de consumo, en el palomar de cargos
4. Retira del palomar de cargos las notas de cargos
que sern procesadas en el estado de cuenta
correspondiente con la maquina registradora

5. Procesa las notas de cargo en los estados de

cuenta correspondiente con la maquina
registradora
6. Coloca las notas de cargo y los estados de cuenta
ya procesados en los pits correspondientes, de
acuerdo con el nro de habitacin
7. Marca al reverso de las notas de cargo que no
procedan la leyenda del motivo por el cual no
pueden ser procesados: sin crdito, no coinciden
firmas, etc.

8.

9.

Coloca las notas de cargo que

no procedan en el palomar de
auditoria para se regresadas a
las cajas de departamento de
donde proceden, as como las
notas de cargo ya procesadas
Actualiza los estados de cuenta
de cada habitacin con el cargo
correspondiente por concepto
de renta de habitacin

10.

Elabora y cobra las notas de pago a cuenta (formato7)

cada vez que un husped realice un deposito, ya se al
momento de registrarse o durante su estancia en el
hotel

Solicitar
autorizacin del jefe
inmediato

11.
12.

Coloca en los pits

correspondientes, las notas
de miscelneos que te
envan los departamentos
que prestaron servicio o las
que se elaboro una vez
procesada el estado de
cuenta

Este formato lo utiliza el recepcionista

para anotar los datos del husped
basndose en la informacin de la
tarjeta de ingreso, solicitando la firma
de
este
como
identificacin.
Posteriormente enva este formato a
Caja recepcin para que se lleve un
control de los consumos del husped
INSTRUCTIVO

Formato 4: estado de cuenta

Es llenada por el
husped al momento
de
registrarse
y
posteriormente
servir de base para
elaborar los dems
documentos
inherentes
a
su
estancia en el hotel

Formato 5: tarjeta
de registro

Esta cuenta o cheque se utiliza en el

momento
en
que
el
husped
consume alimentos o bebidas. En el
se describe consumo de importes de
cada consumo y se registran los
diversos cargos
FORMATO 6: CUENTA CHEQUE
INSTRUCTIVO

Lo elabora el cajero de
recepcin cada vez que
requiere
comprobar
una
salida de efectivo de la caja
con cargo al hotel
Instructivo

Formato 7 :
VALE DE CAJA

Se elabora cuando existe un

cambio de habitacin, tarifa
o registro y sirve para
bloquear en el rack numrico
la nueva habitacin y dar
aviso

Formato 9: Pretirilla de
cambio

Se elabora cada vez que el

husped requiere utilizar
servicios, por los cuales se
tiene un cobro establecido.
Estn en poder del cajero
de recepcin

Instructivo

Formato 9: Nota de miscelneos

La elabora el cajero de
recepcin cada vez que
recibe un pago, ya sea por
concepto de un deposito
de llegada del husped,
con el objeto de que este
obtenga un crdito dentro
del hotel o durante su
estancia, por haber
sobrepasado el limite de
su crdito
Instructivo

Formato 10: nota de pago a

cuenta