SISTEM FAIL

Oleh

ASHAH BINTI SAMAH

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 OBJEKTIF CERAMAH
Di akhir ceramah ini peserta diharap akan
dapat:
• Memahami apa yang dimaksudkan
dengan sistem fail; dan
• Menggunakan pengetahuan ini untuk
mengurus ,menyediakan fail bersistem
yang betul dan piawai bagi penyimpanan
rekod dan dokumen.

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 KEGUNAAN REKOD-,
• Sejarah-tamadun Cina(laksamana Cheng
Ho/Shih Hwang Ti dan Princess
Dowager);
• Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat
yang lama disimpan;
• Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;
• Rujukan, penyelidikan dan kajian

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 DEFINISI SISTEM FAIL
• Proses menyimpan segala rekod dan
dokumen untuk simpan selamat atau satu
rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
• Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,
Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod
supaya mudah diperolehi dengan cepat
bila dikehendaki;

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Sumber Rujukan Autentik
Sumber Sebenar

• Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memail;

• Sistem Fail Institut Aminuddin Baki; dan
• Sistem Fail Jabatan Pendidikan Negeri

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Ciri-ciri Sistem Fail

•Bersistem;
•Mudah dirujuk;
•Mudah diperolehi
•Selamat
Kes rujukan: HRD UiTM / SMM/ SKSL

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail
• Fail manila kad tidak banyak menggunakan
ruang;
• Mudah disedia dan mudah disimpan;
• Murah dan mudah diperolehi;
• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;
• Rekod mudah dicari bila diperlukan;
• Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Pengkelasan Fail
Memberi Tajuk Fail:
• Kurikulum;
• Ko-kurikulum;
• Hal Ehwal Pelajar;
• Perjawatan dan Perkhidmatan
Kakitangan;
• Kewangan dan Akaun;

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Sambungan…………….

• Pentadbiran Am Sekolah
• Perhubungan Masyarakat;
• Kemudahan Fizikal;
• Asrama;
• Audit

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Sambungan……………..
A. Kurikulum
(ii) Jadual Waktu / Latihan Mengajar;
(iii) Peperiksaan;
(iv) Laporan Jemaah Nazir Sekolah;
(v) Alat Bantu Mengajar;
(vi) Pengurusan Panitia Mata Pelajaran;
(vii)Pusat Sumber Sekolah/Perpustakaan

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Fail-fail Kokurikulum
(i) Persatuan Ikhtisas;
(ii) Pertubuhan Beruniform / sukarela;
(iii) Kelab Sukan;
(iv) Pameran;
(v) Kelas Tambahan
(vi) Sukan;
(vii) Hari Ucapan;
(viii)Majalah Sekolah
(ix) Koperasi Sekolah

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Fail fail Hal Ehwal Murid
(i) Disiplin;
(ii) Panduan dan Kerjaya;
(iii) Kesihatan;
(iv) Kemasukan Murid;
(v) Pertukaran Murid;
(vi) Berhenti Sekolah;
(vii)Lawatan

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Sambungan………………
• Pinjaman Buku Teks;
• Biasiswa;
• Keselamatan;

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Perjawatan Dan Perkhidmatan
Kakitangan

(ii) Pribadi;
(iii) Surat Pekeliling;
(iv) Perlantikan Jawatan

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Tahap Fail : Mengikut Warna
Fail
• Putih : Terbuka dan terhad;
• Hijau: SULIT untuk fail individu (guru);
• Merah Jambu: Rahsia (maruah negara); dan
• Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di
sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-
kes ISA
Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika
fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail
dijumpai masukkan sebagai satu kandungan
dan direkod pada kertas minit

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Perkara 53 © :FAIL TERHAD-
PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam

dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak lansung atau tidak
kepada akhbar atau sesiapa yang tidak
dibenarkan

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn

Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi
makluman orang-orang yang perlu
mengetahui kandungannya dalam masa
menjalankan tugas-tugas rasmi mereka.
Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 53(a): RAHSIA BESAR
Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi
makluman…….sendiri dan lain-lain
pegawai yang perlu mengetahui
kandunganya dalam masa menjalankan
tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang
terkandung dalam dokumen ini tidak boleh
diberitahu secara lansung atau tidak
lansung kepada akhbar atau sesiapa yang
tidak dibenarkan.
05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b)
dan ©
• Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang
menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai
Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk
dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan
Kerajaan beserta dengan keterangan-
keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan
bagaimana dijumpai. Menyimpan atau
membinasakan dokumen ini dengan tiada
kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta
Rahsia Rasmi, 1972

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Cara Membuka Fail
• Namakan Fail- MESYUARAT PANITIA;
• Nomborkan –bersistem SMSS 01/05/01;
• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk;
• Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan;
• Dokumen pertama sebelah kanan-sistem;
• Masukkan dalam lubang yg ditebuk-selamat;
• Masukkan dalam benang - selamat

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Pernomboran dokumen
• Dari kanan ke kiri;
• Surat keluar- pen biru/hitam;
• Surat masuk – pen merah;
• Catatkan di kertas minit – rujukan;
• Tulis ikut lajur bertajuk

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Tutup Fail
• 100 dokumen sehelai; atau tebal fail satu
inci;
• Nombor fail baru sama SMSS/01/05/01/01
tambah JLD.11
• Fail lama ikat dengan tali putih;
• Letak belakang fail baru

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Jangka Hayat Fail Lama
• Lima tahun –kajian keperluan
( simpan,pindah, musnah);
• Selepas 5 tahun tulis surat kepada Arkib
Negara;
• Jika tiada jawapan simpan selamat
ditempat khas untuk rujukan.

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Senarai Fail Panitia
• Minit Mesyuarat Panitia
• Surat-menyurat dan pekeliling-pekeliling
• Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran
• Rancangan pelajaran tahunan
• Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli panitia
• Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran
• Semakan kerja bertulis
• Kewangan dan inventori(daftar stok)
• Bank-bank soalan
• Program-program panitia
• Fail timbul

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Senarai Nama Ahli Panitia
• Nama Guru:
• Gred:
• Opsyen:
• Kelas-kelas Diajar:
• Kursus yang dihadiri:

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Isu-isu
• Tiada buku peredaran/pergerakan fail;
• Sistem tidak tekal;
• Fail berpindah bersama guru;
• Bawa balik ke rumah;
• Tiada pemantauan dokumen secara
berterusan;
• Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Kepentingan Sistem Fail

Imej pengurusan sekolah yang berkualiti

DO IT RIGHT THE FIRST TIME

Beri implikasi positif

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem
penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang
berkualiti adalah sekolah
yang dapat menampilkan imej pengurusan yang
bermutu tinggi melalui pendokumentasian
maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah
satu kriteria kualiti yg mesti bersistem,
mudah dirujuk, mudah diperolehi dan
selamat.

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Jika ada pertanyaan sila hubungi:

JEMAAH NAZIR SEKOLAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
ARAS 3,4,5 & 6, BLOK E 15
KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN
PERSEKUTUAN
62604 PUTRAJAYA: Tel 03-88844161

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5
 Soyah makan sirih
Sekian, terima kasih.

05/13/08 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5