Proceso Administrativo

Control

Equipo:
Manuel, Tomas, Nestor y Andrea.

Tradicionalmente, se ha concebido al control como una serie

de procedimientos complicados que se utilizan para
corregir defectos o desviaciones en la ejecucin de los
planes, una vez que han sucedido. La anterior concepcin
es por dems equivocada, ya que el control bien aplicado
es dinmico,
promueve las potencialidades de los individuos y, ms
histrico, su carcter es pronstico.
sirve para medir la temperatura presente y futura de la
actuacin de todos los recursos de la empresa.
siendo su principal pronstico, prever y corregir errores, y no
simplemente registrarlos.

Elementos Definicin

Relacin con lo planeado. El

control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos
que se establecen en la
planeacin. Como se dej
entrever, muchas de las tcnicas
de planeacin, lo son tambin de
control.
Medicin. Para controlar es
imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones. Una de
las funciones inherentes al
control, es descubrir las
diferencias que se presentan
entre la ejecucin y la
planeacin.
Establecer medidas correctivas.
El objeto del control es prever y
corregir los errores.

La evaluacin y medicin de
la ejecucin de los planes,
con el fin de detectar y
prever desviaciones, para
establecer las medidas
correctivas necesarias.

Importancia

- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.
- Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los
actos.
-Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
-Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
-Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.
-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
-Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la
administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.

Establecer un sistema
de control
1. - Contar con objetivos y estndares que sean estables.
2. -Que el personal clave comprenda y est de acuerdo con los
controles.
3. -Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en
relacin con los objetos. Tomar en cuenta que un sistema de control
por s solo no contribuye a la eficiencia.
4. Evaluar la efectividad de los controles:
5. Eliminado aquellos que no sirven.
6. Simplificndolos
7. Combinndolos para perfeccionarlos.

Caracteristicas
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste debe reunir ciertas
caractersticas para ser efectivo:
Oportunidad.Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal
que las descubra antes de que se produzcan. El control ser til en tanto proporcione informacin en el
momento adecuado.
Accesibilidad.Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su
aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las
que van a ser dirigidos. Las tcnicas muy complicadas, en lugar de ser tiles, crean confusiones.
Ubicacin estratgica.Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la
empresa, por lo que es necesario establecer en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico.
Control por reas funcionales.
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas
administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de
determinar la accin correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a
cada una de sus subsunciones. Se estudiarn las ms usuales.
Control de produccin.La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficacia, la reduccin de
costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.

Control de mercadotecnia.Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se
hace el producto al consumidor; comprende reas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribucin,
publicidad y promocin. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las compaas
publicitarias, por medio de la realizacin de encuestas

Control de finanzas.Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento

en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Control de recursos humanos.Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de

todos y cada uno de los programas de personal.

Auditoria Administrativa
Es el examen metdico y sistemtico que
permite evaluar en forma integral o parcial
a una organizacin con el propsito de
evaluar el nivel de rendimiento o
desempeo de las diferentes reas o
niveles funcionales de sta.
La auditora administrativa involucra
una revisin de los objetivos, planes y
programas de la empresa, su
estructura orgnica y funciones, sus
sistemas, procedimientos y controles,
el personal y las instalaciones de la
empresa y el medio en que se
desarrolla, en funcin de la eficiencia
de operacin y el ahorro en los
costos.

El resultado de la
auditora
administrativa es un
informe sobre la
eficiencia
administrativa de
toda la empresa o
parte de ella.

Objetivos

Evaluar el nivel de desempeo de los

recursos de la empresa y los niveles de
gestin funcional en la organizacin.
Examinar los mtodos y procedimientos
utilizados en el control y operaciones de
la empresa en las diversas reas,
observando el grado de confiabilidad y
eficacia.
Conocer el entorno o medio ambiente
de la empresa, su interrelacin e
interactuacin con sta.
Servir de base o plataforma para
elaborar los planes empresariales
(tcticos y estratgicos) que pueden ser
operativos y corporativos.
Base para buscar un mayor desarrollo
organizacional a fin de elevar la cultura
organizacional.
Determinar los problemas y las
potencialidades de la empresa a fin de
tomar medidas correctivas o tomar
acciones que permitan elevar el nivel
de desempeo alcanzado.

Ventajas

Facilita una ayuda primordial a la

direccin al evaluar de forma
independiente los sistemas de
organizacin y de administracin.
Facilita una evaluacin global y
objetiva de los problemas de la
empresa, que generalmente
suelen ser interpretados de una
manera parcial por los
departamentos afectados.
Pone a disposicin de la direccin
un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa.
Contribuye eficazmente a
verificacin de los datos contables
y financieros.
evitar las actividades rutinarias y
la inercia burocrtica que
generalmente se desarrollan en
las grandes empresas.
Favorece la proteccin de los
intereses y bienes de la empresa
frente a terceros.

Clasificacin
Interna
O
externa
?

Auditoria Interna

Auditoria Externa

Es el examen crtico,
sistemtico y detallado de un
sistema de informacin de una
unidad econmica, realizado
por un profesional con vnculos
laborales con la misma,
utilizando tcnicas
determinadas y con el objeto
de emitir informes y formular
sugerencias para el
mejoramiento de la misma.
Estos informes son de
circulacin interna y no tienen
trascendencia a los terceros
pues no se producen bajo la
figura de la Fe Publica.La
auditora interna solo
interviene en las operaciones y
decisiones propias de su
oficina, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la
organizacin a la cual presta
sus servicios, pues como se dijo
es una funcin asesora.

Es el examen crtico, sistemtico y

detallado hecho por una persona o
firma independiente de capacidad
profesional reconocidas, utilizando
tcnicas determinadas y con el
objeto de emitir una opinin
independiente sobre la forma como
opera el sistema, el control interno
del mismo y formular sugerencias
para su mejoramiento. Una auditora
debe hacerla una persona o firma
independiente de capacidad
profesional reconocidas. Esta
persona o firma debe ser capaz de
ofrecer una opinin imparcial y
profesionalmente experta a cerca de
los resultados de auditora,
basndose en el hecho de que su
opinin ha de acompaar el informe
presentado al trmino del examen y
concediendo que pueda expresarse
una opinin basada en la veracidad
de los documentos y de los estados
financieros y en que no se imponga
restricciones al auditor en su trabajo
de investigacin.

Control de calidad
Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la
organizacin entera, desde el proveedor hasta
el consumidor. La administracin de la calidad
total enfatiza el compromiso administrativo de
llevar una direccin continua y extenderla a
toda la empresa, hacia toda la excelencia en
todos los aspectos.

Linea
mient
os
Bsico
s
para
un
Contro
l
Total
de
Calida
d

Mejoramiento Continuo: La administracin del control de la calidad

requiere de un proceso constante, que ser llamado mejoramiento
continuo, donde la perfeccin nunca se logra pero siempre se busca.
Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de
los problemas de calidad tiene que ver con los materiales y los
procesos y no con el desempeo del empleado por lo tanto la tarea
consiste en disear el equipo y los procesos que produzcan la calidad
deseada. Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de
todos aquellos involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo
entienden mejor quien mide.

Las tcnicas para construir la confianza de los empleados incluyen:

La construccin de redes de comunicacin que incluyan los
empleados.
Supervisiones abiertas y partidarias.
Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los
empleados de produccin.
Construir organizaciones con moral alta.
Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de calidad.

Crculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios,

que se renen en forma regular para resolver problemas relacionados
con el trabajo, reciben capacitacin de planeacin en grupo, solucin
de problemas y control estadstico de la calidad.
Benchmarking (Puntos de Referencia): Hacer Benchamarking
involucra la seleccin de un estndar de desempeo demostrado para
los procesos o actividades muy similares a los suyos. La idea es

El despliegue de la funcin de calidad se emplea al

principio del proceso de produccin para ayudar a
determinar donde desplegar los esfuerzos.

Caractersticas de una Organizacin

con Administracin con Calidad Total
Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin del
cliente.
Atencin dirigida hacia la reduccin de problemas con
los procesos o productos, no con los problemas de la
gente.
La primera prioridad es la calidad.
La gerencia esta comprometida al mejoramiento
continuo, apoya un ambiente de confianza.
Las responsabilidades y roles son claramente
definidos.
La atencin se centra con la prevencin en vez de la
inspeccin.
Las personas son el recurso importante.
Trabajo en equipo es la norma.
La Capacitacin esta dirigida hacia el desarrollo
de la fuerza laboral.

Control del tiempo

Conozca cmo utiliza su tiempo: durante un par de das (mejor an,
una semana), lleve una bitcora del tiempo que dedica a cada
actividad. Divida las tareas en categoras como: llamadas, reuniones,
visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso,
actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se
corresponde con sus responsabilidades.
Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted,
determine que quiere lograr cada da y semana. Desglose cada
objetivo en tareas, asgneles un tiempo estimado a cada una y
establezca sus prioridades.
Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le
permitirn comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un
tiempo especfico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por
hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.
Identifique y elimine los enemigos de su tiempo:
los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:
Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible.
Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace
bien su trabajo
Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas
no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

Control de presupuesto
El control presupuestario es uno de los ms importantes sistemas integrados
de control de la actividad econmico-financiera de la empresa.
- Comparar los datos reales con los objetivos fijados: La actividad de la
empresa ocasiona unos resultados, que el sistema de control debe poner de
manifiesto. Estos resultados habrn de compararse con los objetivos
preestablecidos en el proceso de planificacin, poniendo de manifiesto las
desviaciones existentes entre resultados reales y previstos.
- Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: Cualquier desviacin debe
ser siempre cuantificable, y las mismas podrn ser tanto positivas como
negativas. Adems de su cuantificacin ser necesario analizar las causas y
responsables de las mismas.
- Adoptar las medidas correctoras oportunas: Es necesario decidir las
acciones correctoras que consigan reducir las desviaciones y que mejor
reconduzcan a la empresa nuevamente al logro de los objetivos establecidos.
- Seguimiento y control de la implantacin de las anteriores medidas: se
produce, por tanto, una retroalimentacin del sistema que puede alcanzar
todos los niveles de la empresa.
El informe de control presupuestario se realiza normalmente con una
periodicidad semanal o mensual, aunque siempre depender de la lnea de
negocio de cada empresa, y esta orientado a proporcionar una informacin
suficientemente detallada, para controlar los ingresos, costes y resultados de

Requisito Ventajas
s
-

La direccin debe estar

comprometida con el sistema
de control.
- Debe adaptarse en la medida
de lo posible a la estructura
organizativa de la empresa.
- Debe apoyarse en un eficiente
sistema de informacin
contable que proporcione datos
fiables y oportunos.
- Debe basarse en el principio
de control por excepcin, es
decir solo las desviaciones de
mayor entidad deben centrar la
atencin preferente en cuanto
al anlisis de sus causas y la
adopcin de medidas
correctoras.
- Debe existir siempre un
seguimiento pormenorizado de
las medidas correctoras
adoptadas.

- Permite coordinar las

actividades de las distintas
reas de la empresa.
- Permite identificar problemas
potenciales.
- Da lugar a la existencia de
una estructura claramente
definida en lo referente a los
niveles de responsabilidad.
- Compara los resultados reales
con los presupuestados,
analizando desviaciones y
tomando las medidas
correctoras necesarias.
- Aprovecha las capacidades
del conjunto de la organizacin
a travs de una gestin
participativa.