HERRAMIENTAS PARA RECOPILAR

INFORMACIN
JUAN RODRIGUEZ
FERNANDO LINARES

S I T U V I D A NO
A FO
R M A QU E QU I ER ES ,
S
NO ES DE L
LA
F OR
F I J AT E E N Q U
E E STS
T I EN DO

UE
S T S M IN
I NT
D O

PROCESO PARA LA RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

Planeacin para la
recoleccin de
datos entre
consultor y alta
direccin

Retroaliment
acin de los
datos

Recolecci
n de la
informaci
n

Anlisis de
la
informaci
n

Seguimie
nto

PLANEACIN DE LA INFORMACIN
RECOPILADA
Preguntas que se pueden plantear en esta etapa:
Cul es el problema y qu es lo que parece estarlo causando?
Cul es el grado de aceptacin y resistencia a las diversas
posibilidades de cambio dentro del sistema?
Existe consciencia en todos los niveles de la necesidad del cambio?
Se permite en todos los niveles de la organizacin examinar los
problemas centrales?
Se conoce en la organizacin que el cambio tiene su grado de
recompensa?
Se logra un beneficio si se permanece en la situacin actual?

Instrumentos para recopilar

informacin
Cuestionari
os
Entrevistas
Observaci
n
Informaci
n
documenta
l

CUESTIONARIOS
OBJETIVO: descubrir hechos u opiniones y reunir datos
objetivos y cuantificables.
Toda
informacin
obtenida
debe
ser
verificada
complementada con entrevista directa y cuestionarios.
La informacin mediante cuestionarios tiende
encajonada, annima, ambigua y dar datos fros.

y
ser

En los cuestionarios se pregunta lo que el encuestador quiere

saber y no lo que las personas piensan que debera saber,
sin embargo ste puede ser til cuando se elabora
conjuntamente con el gerente y los representantes de la
poblacin que se desea sondear.

 Producen
respuestas
encajonadas,
pero
pueden
utilizarse
como
un
peldao para
la
confrontacin.
Existe
el
riesgo de que
las
partes
involucradas,
slo lo hagan
mecnicament
e.
Puede llegarse
a
depender
del
cuestionario
de
manera
patolgica.

Sugerencias operativas

Limitaciones

Beneficios

Resultan
econmicos
para recopilar
informacin
de
una
poblacin
grande.
Son
fcilmente
cuantificables
.
Son valiosos
para
la
autoconfronta
cin.
Gastar dinero
y tiempo en la
calidad de la
informacin,
es
una
inversin
redituable.
Existe
una
amplia

A
menos
que
el
objetivo
sea
solo
informativ
o,
es
necesario
asegurarse
de que el
cuestionari
o
y
el
instrument
o
conduzcan
a
un
verdadero
involucram
iento entre
el
personal
para lograr
una accin

ENTREVISTAS
Objetivo: explorar la manera en que el grupo
puede involucrar su eficiencia.
El entrevistador generalmente es un consultor.
Las entrevistas descubren las opiniones y los
sentimientos positivos y negativos sobre
muchos aspectos: claridad de las metas
individuales y grupales, efecto del estilo
administrativo, y asuntos personales jams
manifestados.

 Una
buena
entrevista
dura de una a
dos horas.
Se
corre
el
riesgo
de
obtener
mucha
informacin
personal
amenazante
para el grupo.
Se
puede
echar a perder
la entrevista si
el
entrevistador
es inexperto,
por
lo
que
cuando
esto
sucede,
se
recomienda
obtener

Sugerencias operativas

Limitaciones

Beneficios

Tiene
la
virtud
de
facilitar
la
verbalizacin
de opiniones
o
sentimientos
que
el
entrevistado
atesora en lo
ms intimo de
su ser.
Se
pueden
detectar
ideas
y
emociones
que
el
entrevistado
no
formula
inconsciente
mente .
Permite
desarrollar
confianza
entre
el

Normalment
e lo que se
busca
es
que
la
informacin
obtenida,
sea lo ms
vers para
obtener
resultados
positivos
para
la
empresa,
por lo que
se
sugiere
que se trate
de
forma
annima
o
confidencial
para evitar
problemas
con
los
grupos
de

Preguntas abiertas:
Cmo andan las cosas por aqu?
Qu cambios le gustara ver?
Como se podra incrementar la eficiencia de esta
organizacin?
Preguntas sobre la administracin:
Cmo describira usted el hasto administrativo del
seor X?
Cmo piensa que l podra ser ms eficiente?

Preguntas sobre las relaciones internas de

la organizacin:
Con quin le gusta ms a usted trabajar?
Quin
tiene
organizacin?

mayor

influencia

en

Se mantiene usted informado de lo que pasa?

su

Preguntas sobre las relaciones con otras

organizaciones:
Cuando
hay
problemas
con
otras
organizaciones, qu es lo que puede hacer
con ellos?
Puede dar algunos ejemplos de los asuntos
no resueltos con otras organizaciones?
Piensa usted que les podra aconsejar para
realizar un mejor trabajo?

Preguntas formuladas al primer nivel de la empresa:

Describa brevemente como

organizacional de la empresa.

Delega usted la autoridad en sus subordinados?

Cules son las razones por las cuales el personal abandona la

empresa?

Cul es la principal causa del ausentismo?

Los empleados de la empresa tienen posibilidades de ascenso, es

decir, de poder realizar un plan de carrera en la empresa?

Cmo considera la dedicacin e iniciativa de los empleados hacia

su trabajo?

La actitud positiva o negativa de los empleados se debe a factores

interno o externos de la empresa?

Con que periodicidad se realizan evaluaciones sobre el desempeo

del personal?

De que manera se les brinda retroalimentacin a los empleados

sobre los resultados de la encuesta y quien lo lleva a cabo?

est

conformada

la

estructura

Formulario para entrevista a administradores

de documentos
Nombre de la persona entrevistada _________________ posicin___________
Departamento_________ Localizacin de la oficina___________ tel._________
1.Hay por lo menos una persona encargada de la administracin de documentos?
Si________ No__________
2. Si la hay Cules son las responsabilidades de esa persona?___________
3. Tienen ustedes un programa de retencin y disposicin? Si ___ No ____
Se usa el programa regularmente? Si______ No ______
4.Es su rea de archivo adecuada para las necesidades proyectadas dentro de cinco aos, incluyendo papel, micrfonos, discos de
informacin ptica, medios magnticos? Si____ No___
5.Afectan las reglas gubernamentales a sus documentos? Si________ No________
Si los afectan especficamente, Cules de las reglamentaciones?___________________
6. Usan ustedes un manual de administracin de documentos? Si _____ No ___________
Se usa el manual regularmente? Si __________ No _______
7. Tienen ustedes un manual de administracin de correspondencia? Si _____ No _____
Se usa el programa regularmente? Si______ No ______
8. Tienen ustedes un manual de administracin de directrices administrativas?
Si ___ No ______
Se usa el programa regularmente? Si______ No ______

9. Tienen ustedes un manual de Administracin de formularios?

Si ___ No ______
Se usa el programa regularmente? Si______ No ______
10. Tienen ustedes un manual de administracin de informes? Si ___ No ______
Se usa el programa regularmente? Si______ No ______
11. Tienen ustedes un manual de administracin copias? Si ___ No ______
Se usa el programa regularmente? Si______ No ______
12. Explique su percepcin de lo que significa la administracin de documentos
______________________________________________________________________
13. Qu problemas enfrentan ustedes en el uso diario de documentos?
______________________________________________________________________
14. Qu medidas de seguridad se usan para proteger los documentos?
______________________________________________________________________
15. Haga un diagrama de flujo de los documentos en su oficina. (use el dorso de
sta pgina)

INDICADOR INDEPENDIENTE (x) estrategias de

calidad

INDICADORES
X1 Imagen institucional

X2 Descripcin de puestos y
funciones

X3 Comunicacin efectiva

X4 Calidad en la atencin

ITEM
Identifica cual es la misin, visin y
poltica de calidad de esta
empresa?
Existe respeto entre sus
compaeros, no importando
creencias, ideologas y costumbres?
Antes de laborar en esta empresa
recibi alguna capacitacin de
acuerdo al puesto a desempear?
Existe una descripcin de puestos
en este departamento?
La informacin proporcionada por
su jefe es til para desempear sus
funciones?
Cundo existe la posibilidad de
variar el trabajo entre
departamentos est usted en la
mejor disposicin?
La capacitacin recibida para
desempear sus funciones,
realmente le es til?
A usted como empleado, le
proporcionan el equipo adecuado
para desempear su trabajo?
Ha revisado los manuales de

SUGERENCIAS PARA REALIZAR UNA

ENTREVISTA EXITOSA
1.

Al iniciar rompa el hielo para establecer un clima de confianza con el

entrevistado.

2.

Nunca utilice un escritorio para hacer una entrevista, pues ello constituye
una barrera psicolgica y fsica que inhibe al entrevistado.

3.

Elija una habitacin apropiada que impida la distraccin y que permita la

privacidad.

4.

Sea emptico con el entrevistado.

5.

Durante la entrevista, llame al entrevistado por su primer nombre.

6.

Sea receptivo y reactivo (disipe cualquier duda que surja durante la

entrevista)

7.

Converse clara y abiertamente.

8.

Sondee la situacin (el clima organizacional).

9.

No se deje influir por la primera impresin.

10. Mire directamente a la cara del entrevistado.

11. Mantenga una postura relajada.
12. Utilice refuerzos no verbales.

GRACI
AS