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Ter um arquivo nas devidas condies muito importante

nas empresas, devido grande quantidade de documentos


que um negcio produz.
A sua funcionalidade tambm se deve ao facto de ter
gradualmente passado a ser um local onde se armazenam os
papis, que se transformou num importante instrumento de
consulta.

Um sistema de arquivo deve cumprir trs funes:


guardar material de forma segura (da humidade, p, desgaste,
etc);
reunir, de forma organizada, toda a documentao que a
empresa produz;
quando for necessrio, permitir que se possa ter o material o
mais rapidamente disponvel.

O Local para o Arquivo


boa resistncia do piso;
se possvel luz natural/iluminao artificial adequada;
no deve ter humidade;
boa ventilao;
humidade relativa de 40%
instalao elctrica protegida;
mobilirio adequado;
espao suficiente para a deslocao do utente.

O Arquivo de acordo com os documentos


Arquivos activos guardam-se os documentos de grande
circulao, que ainda esto em perodo operacional, cujo
contedo ainda est espera de resposta, ou ao qual se faz
referncia com regularidade.
O tipo de arquivo adaptar-se- a eles, e portanto os documentos
activos ficaro colocados em arquivadores ou em armrios de
acesso fcil para a secretria, dado que o seu uso ser frequente.

Arquivos semiactivos embora a documentao j tenha sido


processada e se tenha obtido uma resposta, tem de se continuar
a guardar, porque provvel que seja alvo de alguma consulta,
embora com menor frequncia.

Arquivos passivos ou inactivos neste caso, o documento que


se guarda j foi dado como encerrado e s se consultar se se
precisar de uma informao muito precisa.
Considera-se que um arquivo passivo quando se lhe faz
referncia pelo menos 10 vezes ao ano. A partir desse prazo, o
seu arquivo considerado definitivo.

A transferncia passado algum tempo, a documentao


perde actualidade e no devem dificultar a consulta de
documentos mais recentes que mantm a validade. Ao acto de
passar a documentao do arquivo activo para o semi-activo e
deste para o passivo chama-se transferncia.
frequente as empresas organizarem uma transferncia por
perodo (mensal, bimensal, trimestral, etc).

A expurgao uma vez cumprido o prazo legal de


conservao, todos os documentos tm de ser seleccionados; a
esta aco d-se o nome de expurgao. Assim, s os
documentos que conservarem algum interesse continuaro a
ser arquivados, os restantes so destrudos.

A documentao do Arquivo
Arquivo Activo:
Correspondncia de Entrada (cartas de informao, cartas
de documentao, cartas de gesto, cartas pessoais);
Correspondncia de Sada (cartas respondidas, cartas
espera de resposta).

Arquivo Semi-activo:
(correspondncia, documentao do departamento pessoal,
contratos de compra e venda, arrendamento, facturas,
documentos contabilsticos, documentos fiscais, documentos
bancrios).

Arquivo Passivo:
(documentos fiscais e arquivo histrico).

Expurgao

Os sistemas de arquivo
Arquivador horizontal :
Tipos de documentos - documentos grficos de tamanho
considervel)
Vantagens - o custo do mobilirio no elevado;
Desvantagens - desaproveitamento do espao;
- difcil localizao dos documentos;
- difcil extraco e reposio dos documentos.

Arquivador Lateral :
Tipos de documentos - cd's, documentos encadernados e
livros.
Vantagens - economiza espao;
- fcil extraco e reposio dos documentos;
- pode ser consultado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo;

Desvantagens - os documentos pequenos e soltos podem


perder a sua localizao correcta;
- pouca proteco;
- consulta difcil nos nveis mais elevados.
Arquivador Vertical:
Tipos de documentos - documentao corrente (facturas,
correspondncia, etc).

Vantagens - visibilidade rpida;


- fcil extraco e reposio dos documentos;
Desvantagens - s pode ser utilizado por uma pessoa de cada
vez.

As unidades de conservao
Os documentos de um arquivo no se colocam directamente
em cima da estante ou nos arquivadores, metendo-se
primeiro em unidades de conservao, para que os
documentos fiquem protegidos do p e luz.
O mtodo que se escolher depender de factores como:

o tipo de negcio a que a empresa se dedica;


o tipo e o tamanho dos papis que a secretria arquiva
(correspondncia, documentos legais, projectos, grficos ou
desenhos);
quantidade de material a arquivar ou a frequncia com que
se precise do mesmo.

Entre os arquivadores e unidades de conservao convm


destacar:
Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a
correspondncia, listas, esquemas ou tabelas estatsticas.
Quando no convm furar os documentos, podem utilizar os
modelos mais largos que permitem coloc-los em bolsas de
plstico com os lados perfurados.

Caixas - devem-se evitar as metlicas ou as de plstico porque


no permitem a transpirao dos documentos. So os mais
adequados para guardar pequenos fascculos, documentos
informativos, revistas, catlogos, etc.
Convm estarem sempre cheias para que, ao serem colocadas
na estante, os documentos no fiquem dobrados.

So excelentes para proteger os documentos do p, luz ou do


manuseamento.
A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta no ser
muito cmoda.

Pastas de mola e com badanas so apropriadas para preparar


o material que o chefe deve levar consigo para uma reunio ou
viagem. Utilizam-se para arquivar documentos informativos
que no sejam muito volumosos.

Pastas de pendurar costumam-se arquivar em armrios ou


gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para os mesmos.
Utilizam-se para documentos que no sejam muito volumosos
e permitem a ordenao alfabtica ou por assuntos.
Deve-se anotar o assunto do seu contedo nas janelas de
plstico que apresentam na parte lateral superior.

Tubos so adequados para documentos de tamanho


considervel. Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.
Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas so
de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem ser de
papel normal ou plstico.

Ficheiros h muitos tipos de ficheiros. H os para pr em


cima da mesa com gavetas, outros constituem um mvel
transportvel munidos de rodas. Usam-se para arquivar a
documentao que preciso ter mo, como as moradas de
fornecedores, clientes, etc.

As novas tecnologias de arquivo


Arquivos de microfilmes utilizado nas empresas com um
considervel volume de documentos ou informao para
arquivar.
Como guardar os documentos em papel caro e exige grandes
espaos, recorreu-se como alternativa microfilmagem,
tcnica que consiste em fotografar o documento original com
uma mquina que contm um filme de formato reduzido. Uma
vez revelado o negativo, aparece uma cpia de tamanho

reduzido. As imagens reduzidas so armazenadas em rolos de


filmes ou em transparncias.
Vantagens: - o grande espao que poupa e que tem como
resultado a economia de tempo e trabalho, uma vez que se
elimina a necessidade de copiar os documentos;
- a facilidade de transporte e a obteno de duplicados no apresenta
dificuldades

Desvantagens: - necessidade de se contar com um


microleitor (para ampliar);
- a no aceitao de microfilmes de documentos como prova
em procedimentos legais nos quais se exige os originais;
- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindvel a
obteno de microfilmes de segurana.

Arquivo Computadorizado armazenar a informao na


memria central do computador, ou arquivar cpias de
segurana por meio de disquetes.
O disco ptico um disco que armazena e conserva a
documentao depois de previamente ter feito uma reproduo
directa e total atravs de um raio laser, que se usa tambm para
a leitura. Tem uma grande capacidade de armazenamento.

As funes do arquivo
1 recolher ordenadamente todos os documentos que circulam
na empresa, uma vez que o bom funcionamento do arquivo
depende de critrios de ordenao dos diversos documentos;
2 garantir perfeita conservao dos documentos recolhidos,
esta funo realiza-se mediante a utilizao de todos os meios
aptos a atingir o objectivo: armrios, estantes, aparelhos de
medir a humidade e a temperatura, ficheiros, etc;

3 a funcionalidade do arquivo depende da oportunidade com


que os centros perifricos da direco recebem os documentos
para a consulta o arquivo deve ser um centro activo de
informao e documentao ao servio de toda a empresa;
4 executar funes com o mximo de qualidade ao menor
custo;
5 manter e expedir a correspondncia.

O Plano de Arquivo
Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se adaptar s
variadas condies em que opera a empresa.
Logo qualquer secretria deve estudar um plano prprio de
arquivo comeando por apreciar os seguintes elementos:
- os tipos de material a arquivar;
- a finalidade com que efectuado o arquivo;

- a quantidade de material a arquivar;


- as aparelhagens disponveis;
- onde se efectua o arquivo;
- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se dispe para
cada operao;
- as futuras ampliaes previstas para o trabalho de
arquivo;

Caractersticas de um plano de arquivo


1 facilitar tanto quanto possvel os trabalhos que se seguem
classificao;
2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a mxima
simplicidade e rapidez;
3 determinar os critrios das categorias e a ordem de
classificao dentro de cada categoria;

4 indicar quais so as categorias em que deve ser dividido


o material;
5 Ter em conta as exigncias futuras e um grau adequado
de flexibilidade.

Mtodos de classificao
Os principais mtodos de classificao so: alfabtico,
numrico, por assuntos (ideolgico), geogrfico e cronolgico.

Cada um deles tem vantagens e desvantagens, tambm


possvel combinar dois ou mais mtodos, em funo das
necessidades da empresa.

A classificao por ordem alfabtica


Na classificao por nome em ordem alfabtica, o material
organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo
documento registado e depois ordenado em sequncia
alfabtica, Ex: lista telefnica.
Vantagens:

- simplicidade no plano de classificao (no so previstas


classes nem subclasses e o nico elemento necessrio para
classificar o material o nome das coisas a classificar firma
ou nome da pessoa.
- familiaridade com o critrio de ordenao (a ordem alfabtica
uma das mais tradicionais,

- elasticidade ( sempre possvel inserir novos nomes no lugar


exacto).
- baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens
simples).
- possibilidade de encontrar facilmente uma posio.

Desvantagens:
- os critrios de ordenao do material no so inequvocos (
fcil surgirem dvidas, serem cometidos erros, e que aqueles
que classificam efectuam sucessivamente a procura no sigam
os mesmos critrios).
- se o material for muito a classificao tem de ser feita por
pessoas prticas neste tipo de trabalho.

- quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos


de homonmia (repetio dos mesmos nomes).
Resumindo, a classificao por nome em ordem alfabtica
aconselhvel como nico sistema para a ordenao do material
quando:
- este no muito;
- as probabilidades de cometer erros de sistematizao so
limitadas;

- adoptando este critrio, se obtm uma considervel


elasticidade do sistema.

As regras de classificao
Para que a classificao por nome em ordem alfabtica seja
eficiente tem que se seguir certas regras:

1 Os nome individuais devem ser colocados em ordem


inversa, ou seja, primeiro o ltimo nome, depois os restantes
na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes
iguais, prevalece a ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Anbal
Correia, Antnio
Correia, Joo Carlos
Correia, Paulo

2 As partculas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,


La, O, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiscula, so consideradas como parte integrante do nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3 Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo,
ligados ou no por hfen, no so separados.
Ex: Castelo Branco, Srgio
Vilas Boas, Heitor

4 Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra


anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem
normal.
Ex: Santa Rita, Lus
Santo Antnio, Joaquim

5 Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou


no, no so considerados na ordenao alfabtica.
Ex: FreitasJnior, Ary
Ribeiro Neto, Henriques

Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetizao


quando servirem de elemento de distino.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6 Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so
colocados entre parnteses depois do nome e no so
considerados na alfabetizao.
Ex: Arajo, Paulo (General)
Estado de So Paulo (O)

7- Os nomes espanhis so registados pelo penltimo nome


que corresponde ao da famlia do pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
Hernandes Xavier, Jos
8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e rabes so
registados na ordem em que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib

9 Os nomes ligados por apstrofo devem ser ligados como


uma s palavra.
Ex: SantAna, Armindo
L-se e arquiva-se Santana
10 Os nomes das empresas devem ser registados conforme
se apresentam
Ex: lvaro Costa & C
Barbosa Sousa, Ld

11 As expresses usadas no comrcio , como Sociedade,


Companhia, Empresa, devem ser consideradas na alfabetizao.
Ex: Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Ld
12 Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto
entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de
letras que os formam fosse uma palavra.
Ex: ANJE
CDU

13 Quando uma empresa ou instituio for conhecida, alm


do seu nome por extenso, tambm por uma sigla, o arquivista
dever adoptar pela forma de entrada que melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depsitos
14 A correspondncia recebida de seco diviso ou
departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome
da empresa e no pelo departamento.
Ex: ANJE Diviso de Pessoal

15 As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo


nome da empresa seguindo das regies em que se encontram.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa
16 Os nomes das instituies e rgos governamentais so
considerados como se apresentam.
Ex: Banco de Portugal
Universidade do Algarve

17 Os nomes dos rgos governamentais de pases


estrangeiros devem ser precedidos do nome do pas.
Ex: Estados Unidos The Liberty Congress
Inglaterra Red Cross
18 Os numerais que fazem parte do nome, quer no incio,
quer no fim, devem ser considerados como se estivessem
escritos por extenso.
Ex: Ferragem dois irmos
Insecticida mata Sete

Quando falamos em arquivo alfabtico, muitas pessoas


desconhecem o facto de que h dois critrios para a
ordenao alfabtica (letra por letra ou palavra por palavra),
e que ambos esto correctos.

Classificao por ordem numrica


Na classificao por nome em ordem numrica o principal
elemento a considerar para a classificao um nmero e a sua
ordenao feita por ordem sequencial crescente ou
decrescente.
Nesta modalidade, a consulta indirecta, pois h a necessidade
de se recorrer a um ndice auxiliar alfabtico que remeter ao
nmero sob o qual a informao foi arquivada.

Vantagens:
- permite a classificao de um modo indefinido.
- ao contrrio da alfabtica, possibilita a deteco imediata da
falta de um processo
- permite um menor n de arquivamentos errados, pois tornase mais fcil ler nmeros do que letras;
-

as operaes de arquivo so mais rpidas.

Desvantagens:
- torna-se quase impossvel detectar um documento quando
por lapso se lanar um n errado de processo.
Classificao por nome em ordem geogrfica
Na classificao por nome em ordem geogrfica o material
organizado em funo do local ou provenincia da
informao.

Ex: Vrios pases nome do pas, nome da capital e nome dos


correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras
cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente
no arquivo aps a capital.
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Corrientes
Del Vale, Lus

BRASIL
Braslia
Ministrio da Educao
Campinas
Delgado, Carlos
Este mtodo de arquivo muito utilizado no caso das empresas
que mantm correspondncia com vrias filiais ou agncias em
vrias zonas e ainda para firmas de transporte de cargas e
mercadorias.

Classificao por assuntos (Ideolgico)


Este um dos mtodos mais perfeitos de arquivo, porm
requer um planeamento prvio alm de requisitos como:
- amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam as actividade da mesma;
- anlise minuciosa e interpretao da documentao.

Ordenao dos assuntos por ordem alfabtica:


Ordem dicionria:
Artigos para Calados
Calados Ortopdicos
Calados para Crianas
Calados para Homens
Calados para Senhoras
Fbricas de Calados

Ordem

enciclopdica:

agrupam-se

os

ttulos

gerais

alfabeticamente.
Ex: Artigos
Concertos
Fbricas
Ordenao de forma numrica: os assuntos ordenam-se
segundo a progresso do nmero que lhes atribudo.

Ex: 33 Materiais de Construo


33.1 Cimento
331.1 Portland
331.2 de secagem rpida
33.2 Outros materiais
33.2.1 Acelarantes

Classificao por Ordem Cronolgica


O material ordenado, com base na data de emisso,
fabricao, aquisio, prazo, recepo, etc. de baixo para
cima.
Vantagens:
- uma das mais rpidas e menos dispendiosas;
- no so previstas intercalaes, mas apenas sobreposies
ou acrescentos de material novo;

Para encontrar o material classificado por esta ordem preciso


saber a data em que foi colocado ou ento percorrer todo o
material recolhido. Por isso este sistema deve ser adoptado
quando:
- o material a classificar limitado;
- quando possvel conhecer aproximadamente a data da
classificao;

A classificao por ordem cronolgica revela-se til quando se


tem que classificar documentos de carcter financeiro.
Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este
sistema permitir inserir a cpia na data de pagamento da
factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado ou
no.

Ex: a) os meses do ano


b) Quinzenais
c) Sries de 10 dias
d) semanas
Dentro

de

cada

seco

alfabeticamente ou numericamente.

material

ordenado: