Gestin de Almacenes Inventario y Logstica

COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

Abastecimiento
Se

orienta a suministrar o proporcionar los

elementos
materiales
(denominados
bienes) y las actividades complementarias
para la operacin de dichos elementos en
estado
ptimo
o
garantizado
(denominados servicios); ambos bienes y
servicios se emplean para la produccin
gubernativa de servicios pblicos o de
bienes econmicos a travs de las
distintas entidades que constituyen la
Administracin Pblica.

Escasos Materiales
Factores que
justifican un estudio
detenido de la
Administracin del
Abastecimiento.

Alto Nivel
Econmico
Stock Insuficiente
Gasto, factor que
incide sobre el costo

Como se Ejerce la Funcin de

Abastecimiento
Decisin

Informacin

Catalogacin
Proveedores
Programacin
Registro y Control

Fenmenos
Administrativos

Intercambio

Negociacin

Adquisiciones
Recuperacin de
Bienes

Movilizacin

Utilizacin y
Preservacin

Almacenamiento
Mantenimiento
Seguridad
Distribucin
Disposicin
Final

Calidad

Debe
No
se Definirse
mide por el Precio
Debe estar
ser Conveniente
Debe
disponible
Se basa
en Control de Stock
Estar
Respaldada

Criterios para
Evaluar la
Eficiencia y
Eficacia de los
Procesos
Tcnicos

Cantidad

No
influenciada
Precio
Tomar
en Cuentapor
el el
Tiempo
Los
Medios
de Transporte
Espacio
Fsico

Oportunidad

Punto de Pedido
Consumo
Tiempo de Reposicin
Lugar
de Entrega
Cantidad
a Adquirir

Lugar

Ubicacin
Geogrfica
Vas
de Acceso
Condiciones
Ambientales
Desplazamiento

Costo

Normas Generales
SA.01 Aplicacin de Criterios de Eficiencia y
Eficacia
En toda previsin, solicitud, obtencin,
suministro o administracin de bienes y/o
servicios, se precisarn y aplicarn criterios
de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y
costo; ste ltimo cuando sea pertinente.
SA.02 Integridad
de
Administracin
del
Abastecimiento
El planeamiento, organizacin, direccin y
control del abastecimiento abarcarn tanto
a los bienes como a los servicios y se
ejecuta a travs de los procesos tcnicos.

SA.03 Actualizacin y Utilizacin de Informacin

para el Abastecimiento.
Los encargados y los usuarios de la
funcin
de
abastecimiento
son
responsables de actualizar y emplear
permanentemente la informacin necesaria
para orientar la aplicacin de los procesos
tcnicos.
SA.04 Unidad en las Adquisiciones de bienes y
servicios
Toda adquisicin de bienes y/o servicios
ser realizada por la Oficina de
Abastecimiento.
Cuando para casos
especficos temporalmente se encargue a
un rgano diferente, lo har aplicando las
normas que emita el de Abastecimiento.

SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia

Temporal de Bienes
Todos los bienes adquiridos ingresarn
fsicamente a la entidad por el almacn del
rgano de abastecimiento; y para su
custodia
temporal,
esa
u
otras
dependencias, aplicarn principios y
procedimientos similares.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento
En toda previsin, solicitud, obtencin,
suministro, utilizacin y/o administracin de
bienes y servicios, se aplicarn los criterios
e instrumentos pertinentes de austeridad
que establezca la entidad, a propuesta del
rgano de Abastecimiento.

SA.07 Verificacin del Estado y Utilizacin

de Bienes y Servicios
Las entidades pblicas formularn y
aplicarn normas para verificar la
existencia, estado y condiciones de
utilizacin de los bienes y/o servicios
de que dispone la entidad.

Modelo Organizacional Oficina de

Abastecimiento
OGA

Programacin
Y
Adquisiciones

Almacenes

Servicios
Generales

Control
Patrimonial

Funciones Generales
1.

2.

3.

Programar, dirigir, coordinar y controlar

las
actividades
del
Sistema
de
Abastecimiento, administrar los recursos
materiales y los servicios auxiliares de la
institucin.
Adquirir, almacenar y distribuir los
recursos materiales, as como atender
los servicios que requieran las diversas
dependencias de la institucin.
Organizar , conducir y ejecutar las
Adquisiciones de menor cuanta.

4.

5.

Recepcionar y formular los expedientes de

contratacin de bienes y servicios; as como
los expedientes tcnicos para la ejecucin de
obras, a fn de ser proporcionados a los
comits especiales y/o permanentes.
Crear y controlar los almacenes perifricos,
conservar temporalmente los bienes que se
adquiern, distribuirlos de acuerdo a las
necesidades internas programadas y velar por
la disposicin final de los mismos.

6.

7.

8.

9.

Organizar, actualizar, valorizar y controlar el

inventario de bienes muebles y al macenes de
la institucin.
Organizar el mantenimiento y conservacin de
las instalaciones de los edificios de propiedad
de la institucin.
Organizar la seguridad de los bienes
patrimoniales
y las instalaciones de
propiedad de la institucin.
Organizar la atencin de las reparaciones y
mantenimiento de los equipos y mobiliario,
ubicados en las distintas dependencias.

10.

11.

12.
13.
14.

Llevar el registro de las operaciones de

adquisicin, la estadistica de compra y de
consumo.
Programar las adquisiciones de bienes y
servicios
en
coordinacin
con
cada
dependencia.
Efectuar el control de activos fijos mediante el
marges de bienes.
Establecer la poltica de seguridad dentro de
las instalaciones de la institucin.
Otras que le sean asignadas por la
superioridad.

2. Actividades del Abastecimiento

en la Cadena de Suministros
Abastecimiento
Suministro Fsico
(Direccin de los Materiales)
Fuentes de
Suministros

Distribucin Fsica

Fabricas /
Operaciones

Transporte
Mantenimiento de Inventario
Procesamiento de prdidas
Adquisicin
Embalaje
Almacenamiento
Manejo de Materiales
Mantenimiento de Informacin
Programacin de Suministros

Clientes

Transporte
Mantenimiento de Inventario
Procesamiento de Pedidos
Programacin de Pedidos
Embalaje
Almacenamiento
Manejo de Materiales
Mantenimiento de Informacin

4. Problemas de Abastecimiento

Insatisfaccin de usuarios internos y externos.

Materiales, insumos y equipos insuficientes.
Lentitud de procesos por excesivos formalismos
burocrticos.
Normatividad excesiva y muchas veces mal
utilizada.
Excesivos procesos de compras pequeas.
Manejo presupuestal inadecuado.
Programaciones histricas.
Catlogo de bienes desactualizado
Ausencia de listados de proveedores.
Sistema de informacin insuficiente.

Esquematizacin del Ciclo de Abastecimiento

ADQUISICIONES

Qu demandan las Entidades?

Seguros
Seguridad y vigilancia
Servicios no personales
Limpieza y salubridad
Consultora y asesora
Servicios Informticos
Grfica,
publicidad
audiovisuales
Alquiler de bienes
Educacin y capacitacin
Transporte de carga
Consultora de Obras
Mensajera

Medicinas
Material mdico y qumico
Combustibles y derivados
tiles de oficina
Material para PAD
Eq. De Cmputo y Software
Alimentos para personas
Muebles de oficina
Materiales de Construccin
Edificaciones: Escuelas, colegios
Saneamiento urbano
Pavimentacin de calles y avenidas
Carreteras
Campos Deportivos
Electrificacin

Expediente de Contratacin

Conjunto de documentos en el que aparecen

todas las actuaciones referidas a una
determinada adquisicin o contratacin, desde
la decisin de adquirir o contratar hasta la
culminacin del contrato, incluyendo la
informacin
previa
referida
a
las
caractersticas tcnicas, valor referencial,
disponibilidad presupuestal y su fuente de
financiamiento.

Contenido del Expediente de

Contratacin

Requerimiento del rea

El Estudio de Mercado
Cuadro Comparativo
Las especificaciones tcnicas y el Valor
Referencial.
Determinacin del Proceso de Seleccin que
debe convocarse.
Disponibilidad Presupuestal y Fuente de
Financiamiento.

Requerimiento del rea Usuaria

Formula al OEC, su requerimiento de acuerdo al

tipo del bien, servicio u obra.
Sntesis de las especificaciones tcnicas,
teniendo en cuenta los aspectos cualitativos y
cuantitativos del objeto a adquirir o contratar.
Cantidad de los bienes, la duracin del servicio o
las dimensiones de la obra.
Prioridad de su adquisicin o contratacin.
Programacin respectiva, es decir el perodo o
fecha en que deben contarse con dichos bienes,
servicios u obras.

Estudio de Mercado - Resumen Ejecutivo

Determinacin del Valor de los bienes, servicios u obras a
adquirir o contratar.
Especificaciones tcnicas definitivas de bienes, servicios u
obras.
Existencia de Proveedores en el Mercado.
Procedimiento:
Estudio de las condiciones del Mercado.
Solicitar cotizaciones a los proveedores.
Revisando otras indagaciones en el Mercado, realizando
por la misma Entidad, que sean similares y recientes.
Coordinando con otras entidades del Sector Pblico.
Recabando
informacin
de
diarios
y
revistas
especializadas.
Recabando informacin de Internet.

Determinacin del Valor Referencial

V.R.

: Costo estimado del bien, servicio u

obra.
OEC : Determina el V.R., sobre la base
del Estudio de Mercado (incluido tributos,
seguros,
costo
de
transporte,
inspecciones, pruebas y cualquier otro
concepto que pueda incidir sobre el costo
de los bienes y servicios o ejecucin de
obras a adquirir o contratar.

GARANTIAS

Mecanismos jurdicos para asegurar la

ejecucin total de las prestaciones derivadas del
contrato.

Finalidad
Proteger a la Entidad del riesgo
incumplimiento contractual por parte
contratista o atenuar las consecuencias
mismo.

de
del
del

Garanta de Fiel Cumplimiento

(Artculo 158 del Reglamento)

Pretende garantizar las obligaciones asumidas por el
contratista.
Es un mecanismo expeditivo para compensar o atenuar
los efectos del incumplimiento.
Debe ser emitida por una cantidad equivalente al 10% del
monto del contrato (ampliacin en caso de adicionales).
Debe entregarse antes de la suscripcin del contrato.
Vigencia: Desde la suscripcin del contrato y hasta:
La recepcin y conformidad (bienes y servicios) o,
El consentimiento de la liquidacin final (obras y
consultora de obras.
Inicialmente se puede emitir por un perodo menor, pero
debe renovarse antes de su vencimiento.
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