LA OFICINA

PROFESORA
Francini Cervantes Gonzlez
CTP CARRIZAL

Definicin
Lugar de la empresa o de la institucin, donde la informacin
recibida es procesada con el objeto de aportar datos
necesarios para la administracin.
De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones
de la empresa o de la institucin sean mas efectivas.

Caractersticas
Esta integrada por recursos humanos: son todos los
empleados que cumplen las tareas de la oficina
Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo
destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del
mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para
visitantes, sillas giratorias mesas para telfonos,
bibliotecas o vitrinas para libros entre otros
Existen equipos como el telfono, computadoras,
televisores.

Oficinista
Persona que trabaja y ejecuta labores de
oficina con los conocimientos, destrezas y
habilidades necesarias para el trabajo.

Actividades del oficinista

Las actividades del oficinista varan de
acuerdo al tamao y tipo de empresa, sin
embargo, entre la variedad de ocupaciones
de una oficina se puede sealar las
siguientes:

Actividades del oficinista

Tomar dictado y transcribirlos de

manera que pueda redactar cartas
bien organizadas, telegramas,
memorndums e informes.

Manejo de correspondencia: consiste

en sellar, subrayar, anotar y clasificar
la correspondencia tanto la recibida
como enviada.

Redaccin de correspondencia: se
refiere a la escritura de cartas, u otros
mensajes relacionados con las
actividades de la oficina.

Archivo de documentos: se refiere

a la aplicacin de un sistema que
permita organizar y guardar cartas,
papeles importantes, fichas,
facturas, recibos, catlogos y otros
registros comerciales.
Registrar informaciones contables:
estos registros se refiere a ordenes
de compra y de venta, pedido de
productos y cotizacin, nominas,
otros formularios.

La oficina dentro de una empresa como

medio de satisfaccin personal
La oficina, por ser un lugar donde un grupo de
personas se organizan para realizar una gran
variedad de actividades.
Representa para el oficinista la posibilidad de
poder realizarse como un individuo capaz de
desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades
actitudes y hbitos de trabajo, que le permitan
alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.

Oficina virtual
Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden
desarrollarse actividades similares a las de una oficina.
Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales
con el fin de prestar un servicio a los clientes.
La mayora de los organismos pblicos y grandes
empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus
clientes, proveedores y empleados diversas utilidades
que sustituyen o complementan los canales tradicionales
de comunicacin en el acceso a informacin y la
prestacin
de
servicios.

Elementos necesarios en una

oficina
Una impresora lser es necesaria si tenemos que imprimir
documentos con una buena calidad.
Si lo que necesitamos es imprimir grficos, fotografas o
presentaciones, puede que sea mejor la de color.
Tener una mquina fax .
Un reproductor y quemador CD/DVD.
Que otros elementos existen?

Muebles de una oficina

Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de
una oficina o lugar de trabajo; son objetos que
sirven para facilitar los usos y actividades habituales
en oficinas y otro tipo de locales.
Normalmente el trmino alude a los objetos que
facilita las actividades laborales comunes, trabajo
individual, pequeas reuniones en el puesto de
trabajo, reuniones en las reas comunes, salas de
reunin especficas, reas de Recepcin o
Bienvenida, reas de descanso, etc.

Tipos de Mobiliario
Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas,
sillas, elementos de clasificacin y archivo, tales como
bloques o armarios, se consigue completar las necesidades
mobiliario bsicas.
El mobiliario puede ser el producto del diseo o considerado
una forma de arte decorativo.

Factores de ergonmicos de una

oficina
Temperatura
Iluminacin
Colores

Temperatura
El conseguir un buen ambiente es fundamental para
que se genere la menor carga posible y reduzca el
cansancio, tanto corporal como psicolgico.
En verano se utiliza ropa ligera por lo que la
temperatura ideal debera estar entre 23 y 27 C. El
abuso de la calefaccin o el aire acondicionado
(menos de 10 o ms de 27 C) nos puede llegar a
provocar el llamado estrs trmico.

Iluminacin
Fijaremos el nivel de manera de lograr la
iluminacin ms adecuada, ya que este
factor influye directamente en la salud de los
ojos , as como aspectos psicolgicos ,
estados de nimo ,etc.

Colores
El color influye directamente sobre la presin de la sangre, los
msculos y los nervios y provoca importantes asociaciones en
el cerebro humano. Por lo tanto puede tener efectos
estimulantes o relajantes.
Prefieren colores suaves y claros que humanicen su entorno
como, por ejemplo, los colores pastel clidos en amarillo y
beige.
Por razones prcticas, los colores neutros, como el gris
metalizado y los tonos antracita, se utilizan a menudo en las
oficinas. No obstante, todos los elementos son importantes: la
alfombra, las paredes, y por supuesto el mobiliario.

Distribucin del espacio

Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las
actividades que realizan las unidades que conforman una
organizacin.

Proporciona a los directivos y empleados el espacio suficiente,

adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de
manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los
clientes de la organizacin obtener los servicios y productos
que demandan bajo la mejores condiciones.

Procurar que el arreglo del espacio facilite la circulacin de

las personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del
trabajo y adems, el uso adecuado del elementos materiales y
de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Aseo, orden, ruido

Ciertos elementos son en extremo molestos para
los empleados de la oficina y deben evitarse
siempre que sean posibles.

La mugre, el humo y el holln son objetables, y

debe evitarse su presencia en el local de una oficina
y reas cercanas.

Los ruidos de la calle son molestos e interfieren

con los esfuerzos de la concentracin mental.