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GROUPWARE
WORKFLO

GROUPWARE
El groupware o trabajo colaborativo
es
el
conjunto
de
programas
informticos que integran el trabajo
en un solo proyecto con muchos
usiarios
concurrentes
que
se
encuentran en diversas estaciones de
trabajo, conectadas a travs de una
red(internet y/o intranet).

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Clasificacin
Tiempo
- Sincrnicos (teleconferencia, chat,
pizarrones compartidos, sistema de toma de
decisiones).
- Asincrnicos (e-mail, news-groups,
calendarios, sistema de escritura
colaboracionales).

Espacio
- Mismo Lugar
- Forma distribuida

Funciones Esenciales
La Comunicacin, la informacin es
compartida.

La Colaboracin,

para unir la cooperacin y

resolver problemas de negocios, mejora la
eficiencia en la toma de decisiones.

La Coordinacin, accin de asegurar que el

equipo esta trabajando eficientemente y en

conjunto para alcanzar una meta.
(Distribucin de tareas y revisin de su
ejecucin).

Tipos de Colaboracin
Herramientas de COMUNICACIN

ELECTRNICA. Permite el envi de mensajes,

archivo, datos y documentos, entre personas
facilita q la informacin sea compartida.
(asincrnica)
Correo electrnico
Correo de Voz
Publicacin Web.

Tipos de Colaboracin
Herramientas de CONFERENCIA.
Permite compartir la informacin de
forma interactiva (sincrnica)
Conferencia de Datos
Conferencias de Voz
Conferencia de Video
Salas de Chat
Sistemas para facilitar reuniones

Tipos de Colaboracin
Herramientas de GESTIN COLABORATIVA.
Facilita las actividades del grupo
Calendarios Electrnicos
Sistemas de Gestin de Proyectos
Sistemas de control de Flujo de
actividad
Sistema de gestin del
conocimiento
Sistemas de soporte a redes
sociales

Beneficios
Los

groupware se estn volviendo ms

populares dentro de las empresas, ya que
resulta mas barato instalar una Intranet y
comprar o implementar un sistema de
colaboracin
a
estar
transportando
personal de un lugar a otro.

Para realizar todo esto es necesario una

conexin a Internet y poder comunicar las

mquinas clientes con el servidor de las
aplicaciones groupware.

 Estimula la cooperacin dentro de una

organizacin y ayuda a las personas a

comunicarse y colaborar en proyectos
comunes.
Coordina gente y procesos.
Ayuda a definir el flujo de documentos y
despus define el trabajo que se debe
hacer para terminar un proyecto.
Proporciona a los usuarios una manera
nica para compartir informacin
(documentos estructurados).

WORKFLOW
Una parte esencial para el groupware es el flujo
de trabajo o workflow.

Es el flujo y control en un proceso de negocios.

Es La automatizacin de un proceso de negocio,
total o parcial, en el cual documentos,
informacin o tareas son pasadas de un
participante a otro a los efectos de su
procesamiento, de acuerdo a un conjunto de
reglas establecidas.

Funciones
Asignacin de tareas al personal
Aviso al personal de tareas pendientes
Permitir la colaboracin en las tareas

comunes
Optimizacin de recursos humanos y
tcnicos
Automatizacin de las secuencias de los
procesos de negocios
Agilizacin de los procesos y como
resultado una mejor servicio al cliente
Control y seguimiento de dichos procesos

 Todo Workflow debe contestar las

siguientes preguntas:

Qu rutas se siguen?
Qu gente participa?
Cul es el rol que juega cada participante?
Qu decisiones son tomadas?
Cmo son se llevan acabo estas
decisiones?
Qu informacin es requerida por cada
participante?

Clas
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Ventajas
La automatizacin de los procesos de

negocio de una empresa trae beneficios

como la reduccin de l tiempo de bsqueda
de papeles o el menos gasto en papelera.

Eficiencia en los procesos y estandarizacin

de los mismos lo que permite:

Reduccin de costos
Administracin de los procesos (observar cmo
evolucionan los panes de trabajo, ver cuando hay
embotellamientos dentro del sistema, es decir
que tareas estn requiriendo mas tiempo del
planificado

 Asignacin de tareas a la gentes,

mediante definicin de roles dentro de la

empresa.
Recursos disponibles.
Diseos de procesos.