NORMALIZACIN, CAPACITACIN E
INVESTIGACIN PARA LA INDUSTRIA
DE LA CONSTRUCCIN
SENCICO AREQUIPA
PROGRAMACIN Y CONTROL DE OBRAS
Y PROYECTOS UTILIZANDO
MS PROJECT
1. PRIMERA SESIN
1.1 INTRODUCCIN GENERAL:
1.1.1 OBJETIVO DEL CURSO
Al trmino del curso el participante ser capaz
de elaborar Planes de Proyectos as como
realizar el control de obras o proyectos
utilizando correctamente el software MS
PROJECT, a travs de las siguientes
actividades:
UNIDADES DE COMPETENCIA
N DE HORAS
TEORA
PRCTICA
TOTAL
01
02
00
02
02
ELABORACIN DE UN PROYECTO
04
06
10
03
04
04
08
04
GERENCIA DE PROYECTOS,
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE
ACTIVIDADES
04
06
10
TOTAL
14
16
30
2. MS PROJECT LE PERMITIR:
Organizar la lista de
estructura jerrquica.
actividades
en
una
MS PROJECT
-Software
internacional, diseado
dentro de la suite MS Office por
la empresa Microsoft.
- Tiene un Uso General (para
proyectos de toda ndole)
- Tiene aplicaciones para
elaborar Planes y Control de
Proyectos.
- Las Programaciones de Obras o
Proyectos se elaboran netamente
en el MS Project.
- Con MS Project se puede
elaborar: Cronograma valorizado
de Avance de Obra, Cronograma
de adquisicin de materiales,
entre otros.
4. LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Concepto de Administracin: Optimizar el uso de recursos
para alcanzar un objetivo concreto.
Recursos:
-Personal
-Material
-Equipo
PLANEAMIENTO
EJECUCIN
ORGANIZACIN
CONTROL
Actividades que se
realizan antes de
empezar el Proyecto.
Objetivo:
-Proyecto
-Fases
-Tareas
Actividades que se
realizan durante el
desarrollo del
Proyecto.
5. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
A.
-
Planeamiento:
Qu se va a hacer?
Dnde se va a realizar?
Cmo se va a realizar?
Cundo se va a realizar?
B. Organizacin:
- Quin va a hacer qu?
- Quin se va a encargar
de cada actividad?
- Cul es la relacin entre
los participantes del
Proyecto?
- Con qu autoridad se
relacionan estos
participantes?
C. Ejecucin:
- Se refiere a la puesta en
marcha y coordinacin
para que no falte nada en
las actividades del
Proyecto.
D. Control:
- Actualizacin permanente
de los datos de un
proyecto.
TIEMPO (PROGRAMACIN)
COSTO (PRESUPUESTO)
MBITO (TRABAJO)
1.
2.
3.
DEFINICIONES:
TIEMPO: Se refiere al Plazo de ejecucin del
Proyecto. Primera delimitacin del Proyecto.
COSTO: Se refiere a la designacin presupuestaria
para un determinado Proyecto el cual no debe ser
excedido.
MBITO:
Conjunto
de
Caractersticas
y
Especificaciones que debe cumplir un Proyecto para
que se desarrolle de manera satisfactoria. Se refiere a
su vez a dos aspectos:
- Clase: Especificacin tcnica.
- Calidad: Grado de optimizacin de esa clase de
acuerdo a los diferentes estndares de calidad.
MS PROJECT:
1.
2.
3.
16 Horas
16 Horas
PERIODO:
1 DIA
PERIODO:
1 DIA
ACTIVIDAD
O TAREA
1.
1.
8 . TIPOS DE TAREA.
1.
16 Horas
PERIODO: 2 DIAS
32 Horas
32 Horas
PERIODO: 2 DIAS
2 Obreros
trabajan
diariamente
Duracin= 2
das
4 Obreros
trabajan
diariamente
Duracin= 2
das
2. TRABAJO FIJO:
Para el ejemplo:
16 Horas
16 Horas
2 Obreros
Trabajo= 32
Horas
PERIODO: 2 DIAS
Si 2 obreros
trabajan en 2 das,
4 obreros trabajan
1 da.
Trabajo=32 Horas
32 Horas
PERIODO: 1 DIA
8 Horas
8 Horas
8 Horas
PERIODO: 4 DIAS
8 Horas
1 Obrero
Trabajo= 32
Horas
16 Horas
PERIODO: 2 DIAS
16 Horas
16 Horas
16 Horas
PERIODO: 3 DIAS
El rendimiento es inverso a la duracin, si aumentan
los das entonces el rendimiento se reduce.
9. INICIANDO EL MS PROJECT.
BARRA DE MENUS
BARRA DE
HERRAMIENTAS
LNEA DIVISORIA
VISTA GRFICA
ESCALA TEMPORAL
BARRA DE VISTAS
BARRAS DE
DESPLAZAMIENTO
2.
3.
VISTA
FORMULARIO:
Muestran
especfica de una tarea o un recurso.
informacin
3.
4.
1er
NIVEL
2do
NIVEL
TIEMPO (PROGRAMACIN)
COSTO (PRESUPUESTO)
3er
NIVEL
MBITO (TRABAJO)
4to
NIVEL
COSTO (PRESUPUESTO)
MBITO (TRABAJO)
PREDECESORA (INDEPENDIENTE)
TAREA - B
VNCULO
SUCESORA (DEPENDIENTE)
TIPOS DE DEPENDENCIA:
A. FIN COMIENZO
-DEBE COMPLETARSE LA TAREA A
PARA QUE COMIENCE LA B
- NO PUEDE EMPEZAR LA TAREA B
HASTA QUE TERMINE LA TAREA A
TAREA - A
TAREA - B
B. COMIENZO COMIENZO
TAREA - A
TAREA - B
C. FIN - FIN
TAREA - A
TAREA - B
C. COMIENZO - FIN
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - B
TAREA - C
TAREA - D
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
TAREA - D
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
1er
NIVEL
TIEMPO (PROGRAMACIN)
COSTO (PRESUPUESTO)
MBITO (TRABAJO)
2do
NIVEL
COSTO
(PRESUPUESTO)
MBITO
(TRABAJO)
90,000.00
30,000.00
10,000.00
8,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
30,000.00
10,000.00
8,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
30,000.00
10,000.00
8,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
JULIO
AGOSTO
48,000.00
42,000.00
26,000.00
10,000.00
8,000.00
6,000.00
2,000.00
16,000.00
10,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
2,000.00
14,000.00
48,000.00
48,000.00
53.33%
2,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
24,000.00
4,000.00
8,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
42,000.00
90,000.00
46.67%
53.33%
100.00%
6,000.00
6,000.00
SEXTA SESIN
5. PROGRAMACIN CON COSTOS CREACIN DE
UN CRONOGRAMA VALORIZADO
PARA EXPORTAR LOS DATOS TOTALES Y LO DATOS
TEMPORALES:
-Ir a la Vista Uso de Tareas, que es la vista que muestra los datos
Totales y los datos temporales en vista de Tabla. Se emplea par
medir el Trabajo de un Proyecto.
- MEN VER TABLA COSTO
- MEN FORMATO DETALLES DESACTIVAR TRABAJO Y
ACTIVAR COSTO (Nos permite en el lado derecho los costos
temporales)
- EXPORTAR DATOS A EXCEL:
a.Seleccionar todas las tareas (Ctrl-C).
b.Seleccionamos la columna del Costo Fijo (Ctrl-C).
c.Seleccionamos la Informacin Referida a las Valorizaciones en
meses (Ctrl-C).
Nota: Si tenemos un proyecto que est presupuestado en S10,
entonces podramos elaborar una programacin valorizada sin
necesidad de ingresar an trabajo (recursos).
90,000.00
30,000.00
10,000.00
8,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
30,000.00
10,000.00
8,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
30,000.00
10,000.00
8,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
JULIO
AGOSTO
48,000.00
42,000.00
26,000.00
10,000.00
8,000.00
6,000.00
2,000.00
16,000.00
10,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
2,000.00
14,000.00
48,000.00
48,000.00
53.33%
2,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
24,000.00
4,000.00
8,000.00
6,000.00
4,000.00
2,000.00
42,000.00
90,000.00
46.67%
53.33%
100.00%
6,000.00
6,000.00
SPTIMA SESIN
7. ASIGNACIN DE RECURSOS.
Consiste en indicar cules son los recursos que se incorporarn
a las diferentes Tareas.c
Recursos:
- Recurso 1
Tareas:
- Tarea 1
Recurso 2
Tarea 2
Recurso 3
Tarea 3
Recurso N
Tarea N
Tipos de Asignaciones:
-Asignacin Cualitativa (Cules recursos se van a utilizar)
- Asignacin Cuantitativa (Cuntos recursos se van a emplear)
1er
NIVEL
TIEMPO
(PROGRAMACIN)
COSTO
(PRESUPUESTO)
3er
NIVEL
MBITO
(TRABAJO)
8 Horas
8 Horas
PERIODO: 4 DIAS
8 Horas
W= 32 Horas
Si la tarea
dura 4 das ,
entonces
cada da
contabiliza 8
horas
M=Material
Cantidad Total de Material para cada actividad.
Ej. 100 Bolsas de cemento
25 Bls
25 Bls
25 Bls
PERIODO: 4 DIAS
25 Bls
W= 100
Bolsas
La misma
cantidad de
material
OCTAVA SESIN
7. ASIGNACIN DE RECURSOS.
DEFICIENCIAS EN EL PROYECTO: PLAN DE MARKETING
- El jefe de Marketing debe empezar a trabajar desde el primer da
de iniciado el proyecto.
- Recurso Computadora, 1 puede trabajar en la Primera semana,
la segunda puede trabajar la segunda y tercera semana.
- Vista Uso de Tareas
- Vista Uso de Recurso
- Vista Grfico de Recursos
- Vista Hoja de Recursos
SOBREASIGNACIONES
DIA 1
DIA 2
8 Horas
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
TAREA 2
8 Horas
Trabajo= 8 Horas
TAREA 3
8 Horas
TAREA 1
100% (1 op.)
300% (3 op.)
DIA 3
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
100% (1 op.)
TAREA 1
DIA 1
DIA 2
8 Horas
8 Horas
TAREA 2
8 Horas
TAREA 3
100% (1 op.)
200% (2 op.)
DIA 3
Trabajo= 16 Horas
8 Horas
Trabajo= 8 Horas
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
200% (2 op.)
DIA 2
DIA 3
8 Horas
4 Horas
4 Horas
Trabajo= 16 Horas
TAREA 2
4 Horas
4 Horas
Trabajo= 8 Horas
TAREA 3
8 Horas
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
TAREA 1
100% (1 op.)
200% (2 op.)
200% (2 op.)
TAREA 1
DIA 1
DIA 2
DIA 3
8 Horas
4 Horas
4 Horas
TAREA 2
8 Horas
TAREA 3
4 Horas
100% (1 op.)
200% (2 op.)
Trabajo= 16 Horas
Trabajo= 8 Horas
12 Horas
200% (2 op.)
Trabajo= 16 Horas
DIA 2
8 Horas
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
TAREA 2
8 Horas
Trabajo= 8 Horas
TAREA 3
8 Horas
TAREA 1
100% (1 op.)
300% (3 op.)
DIA 3
8 Horas
100% (1 op.)
Trabajo= 16 Horas
SEGUNDO CASO
- El reparto de volantes empieza el mismo da que pegado de afiches.
(Quitar la dependencia entre impresin y reparto de volantes, de esta
manera se ha creado una sobreasignacin del Recurso Asistente).
- El Gerente del Proyecto quiere que ambas tareas empiecen el mismo
da, entonces Cmo resolvemos esta sobreasignacin?
1. Seguimos los pasos.
2. La solucin se encuentra desde la Vista Uso de Recursos, y es
redistribuir el recurso Asistente.
3. Seleccionamos el recurso sobreasignado y le ponemos 4 horas 4
horas, es decir ese da el Asistente trabaja medio tiempo cada
actividad.
4. La ltima solucin es que aumentemos 01 Asistente ms.
NOVENA SESIN
EXAMEN ESCRITO PRIMERA Y SEGUNDA UNIDAD
CONTROL DE RECURSOS
PRCTICA: Los alumnos deben llegar hasta el nivel de controlar
las asignaciones de recursos en todos los niveles que presenta
MS Project y resolver las sobreasignaciones de cada uno de sus
proyectos.
DCIMA SESIN
8. ASIGNACIN DE COSTOS AL PROYECTO
Se trabajar con el Tercer Vrtice del Tringulo del Proyecto
1er
NIVEL
TIEMPO
(PROGRAMACIN)
2do
NIVEL
COSTO
(PRESUPUESTO)
MBITO
(TRABAJO)
REVISIN DE LA INFORMACIN
DIFERENTES VISTAS:
DE
COSTOS
DESDE
Recursos:
1 Obrero
4 Bolsas de
cemento
8 Horas
1 Bls
8 Horas
1 Bls
8 Horas
1 Bls
8 Horas
1 Bls
TE Cemento=S/.20.00
TE Obrero= S/. 5.00/hora
W= 32 Horas
Asignacin Obrero=100%
Asignacin cemento= 4
Bls (W=4 bls)
De esta manera:
CT Tarea = CT obrero + CT cemento
CT Tarea = 160.00 + 90.00
CT Tarea = S/. 250.00
Sin embargo falta adicionar el costo fijo correspondiente a la
Tarea:
CT Tarea = S/. 250.00 + S/. 20.00 (*)
CT Tarea = S/. 270.00
(*) Para esta tarea se pude considerar un costo fijo de S/. 20.00
Finalmente:
CT Tarea = CT Recursos + CF Tarea
Donde:
CT Recursos: Sumatoria de todos los costos de los
recursos.= COSTO VARIABLE
CF Tarea: costos adicionales de la tarea.
Ejercicios:
- Uso de Recursos: Se estn empleando las 3 computadoras?
Revisar e problema de las computadoras ya que slo trabajan 2
computadoras en 2 semanas distintas, entonces slo empleo 2
y no 3.
- Grfico de Recursos: Verificar el recurso computadora.
- Hoja de Recurso: Verificamos que el Costo /Uso para
computadora slo se emplea cada vez que se utiliza una
computadora ya que este costo se refiere a su mantenimiento
S/. 30.00).
- Diagrama de Gantt: Filtro para tareas que emplean el recurso
computadora. Seleccionamos Diseo Grfico y Publicidad por
Internet y con el Botn Asignar Recurso eliminamos el recurso
computadora.
Seleccionamos Trabajo de Oficina Asignar Recurso
Asignamos computadora.
- Uso de Recursos: Verificamos que computadora ya est en 2
actividades y no en 3 actividades.
- Hoja de Recursos: Comprobamos el Costo/Uso debe ser S/.
60.00, baja este dato porque el costo uso ahora se aplica slo a
2 computadoras.
Ejercicios:
- Diagrama de Gantt: Revisamos ahora Costos Fijos, al Asistente se le
paga su sueldo pero debe recorrer la ciudad para pegar afiches y
repartir volantes, entonces se le debe entregar una cantidad en dinero
por concepto de movilidad = S/. 10.00 (costo fijo por movilidad).
- Debemos revisar una y otra vez nuestro Proyecto para poder
determinar los errores que pudieran haber y pulir al mximo nuestro
proyecto.
PROYECTO PROPIO:
Establecer la Fecha de Presentacin Final del Proyecto.
Documentos a presentar:
- Hoja en Word donde se explique en que consiste el Proyecto,
cules son los costos fijos que se van a emplear, explicar el por
qu no se van a considerar algunos precios (por ejemplo revisar
el caso del jefe de Marketing y las computadoras en el Plan de
marketing), etc.
Vistas a Presentar:
- Diagrama de Gantt.
- Flujo de caja (Men Ver Informes Costos Flujo de Caja).
- Uso de tareas: Men Detalles desactivar costo y presentar
trabajo para poder verificar las horas en las que van a trabajar los
recursos.
PROCESO:
1. Abrir una hoja en MS Project y configurar un nuevo archivo
2. Herramientas Opciones Programacin:
Trabajo: Horas
Duracin: Das
Unidades de Asignacin: valores decimales
Tipo de tarea predeterminado: Duracin Fija
(Volvemos a configurar esta informacin tal como lo habamos
hecho anteriormente).
3. Herramientas Opciones Calendario.
Hora de Entrada: 7:00am (esta es la hora ms importante porque
aqu comienza cada tarea).
Hora de salida: 5:00pm
Jornada laboral: 8 horas
Semana laboral: 48 horas (rgimen de construccin civil).
Das por mes: 24
4. Herramientas Opciones Vista (nos aseguramos que se ha borrado
el smbolo de moneda) Aceptar.
PROCESO:
5. Desde el S10 escogemos un presupuesto que no sea muy largo:
Escenario Datos Generales Escogemos un presupuesto Click
derecho Duplicar y ahora tenemos 2 presupuestos (por ejemplo
Tiendas Comerciales -1 ).
6. Desde el Escenario Hoja de Presupuesto: Desde el nuevo presupuesto
que hemos creado (tiendas comerciales -1 ) sub- presupuesto
estructuras, eliminamos todas las partidas de obras de concreto
armado Procesamos el sub-presupuesto.
Con las partidas
estimadas al momento de duplicar y procesar se vuelven los precios a
0, entonces debemos volver a colocar los precios para las partidas
estimadas.
Finalmente el sub-presupuesto estructuras slo debe tener los ttulos
de Movimiento de Tierras y Concreto Simple.
7. Exportar: Slo trabajamos con el sub-presupuesto estructuras click
derecho exportar a MS Project escogemos la direccin y
colocamos el nombre del archivo que acabamos de configurar y
finalmente guardar.
Automticamente, la exportacin abre el archivo en el MS Project y le
indicamos que sobrescriba con el formato actual. Para que no se
produzcan errores al momento de exportar desactivamos el smbolo
de moneda y le damos el mismo nombre al archivo Proyect 1.
PROCESO:
8. Repaso de cmo se exporta desde el S10 al Excel. Exportar
presupuestos, anlisis de costos unitarios, etc.
Para exportar al Excel Recursos y Precios, al lado derecho del botn
procesar, click sobre el Botn Recursos y Precios exportamos
listado general parcial y presupuestado.
Exportamos Incidencias en partidas (este reporte no es comn en los
expedientes tcnicos pero s para programacin).
Finalmente exportamos al Excel los tiempos para programacin.
Toda esta informacin la exportamos del presupuesto Tiendas
Comerciales -1
9. Ordenar los Reportes exportados en Excel, pero debemos trabajar con
el archivo en MS Project que acabamos de crear y con los archivos en
Excel.
En este punto los alumnos ordenarn los reportes en Excel del
Presupuesto Tiendas Comerciales-1 de acuerdo al ejemplo entregado
Mdulo de Vivienda.
Para el ejemplo de Proyecto con Costos Unitarios se trabajar con el
Archivo entregado de Mdulo de Vivienda, para ello es necesario
copiar a los alumnos el archivo exportado Mdulo de Vivienda al MS
Project y los reportes en Excel.
PROCESO:
10. Ventajas y desventajas del tipo de exportacin:
Ventajas de Exportar desde el S10:
- Se exportan toda la informacin del S10, ttulos (tareas resumen),
Partidas (Subtareas).
- Todas las duraciones en el Diagrama de Gantt se obtienen directamente
de los tiempos para programacin del S10.
- Se ha realizado una asignacin cualitativa de todos los recursos que
figuran en los anlisis del S10. La exportacin nos ayuda y nos facilita el
pasar toda esta informacin.
Desventajas de Exportar desde el S10:
- Si elaboramos un Plan de Proyecto y tenemos una delimitacin por
costos, esta delimitacin se realiza con los datos del S10 (2do Nivel de
Programacin).
1er
NIVEL
El Costo debe
coincidir con los
costos del S10,
revisamos
las
estadsticas
del
MSProject y nos
damos cuenta que
los costos no
corresponden con
los del S10.
TIEMPO
(PROGRAMACIN)
2do
NIVEL
COSTO
(PRESUPUESTO)
MBITO
(TRABAJO)
PROCESO:
10. Cuando esto ocurre, debemos afinar el Proyecto y para ello utilizamos los
reportes del Excel, slo para corregir aquellos datos que no han sido
exportados de manera correcta.
Desventajas de Exportar datos desde el S10:
- Los recursos no estn correctamente tipificados , es decir todos
aparecen como si fueran del tipo Trabajo, ninguno es de tipo material.
- La Tasa estndar aparece en 0.
- Todos los das aparecen como dias laborables.
- Faltan asignar los recursos comodn.
- Entonces debemos corregir esto datos utilizando el excel como puente
entre el S10 y MS Project.
23. Lo que s nos sirve es el costo unitario del recurso comodn el cual
resulta de la siguiente frmula:
P Herramientas Manuales = PP x M
Donde:
P Herramientas manuales = Precio herramientas manuales
PP = precio parcial
M = metrado
P Herramientas Manuales = 0.02 x 170 = S/. 3.40
(Nota esta cantidad est al lado de cada anlisis de costo, lo que
debemos hacer es copiar esta cantidad y trasladarla al MSProject,
de igual manera lo hacemos con el material para trazo).
24. Para verificar que hemos realizado correctamente la asignacin de
recursos, revisamos el archivo excel Precio Particular Insumo.
Verificamos: Cordel = 1.70 (coincide con el Ms Project)
Herramientas Manuales = 267.74 (coincide).
COSTO
(PRESUPUESTO)
MBITO
(TRABAJO)
VARIACIN
D
W
C
REAL
X
X
X
RESTANTE
X
X
X
TAREA X
50 % avance
DIA 2
1 Obrero
W Total = 16 horas
D Total = 2 das
Duracin Real = 1 da
Trabajo Real= 8 horas
Comienzo real=comienzo de la tarea
El 50% de una Tarea que dura 2 das es 1 da.
Luego que he colocado un avance del 50% no puedo modificar la fecha de inicio,
no es lgico. Si quiero cambiar la fecha de inicio no debo asignar an el avance
del 50%, por lo tanto hay q tener cuidado cuando se registran los datos.
PROCEDIMIENTO:
1. Debemos trasladarnos a la Vista Gantt de Seguimiento.
2. Debemos activar las herramientas de Seguimiento de Proyectos:
Men Ver Barra de Herramientas Seguimiento.
3. Empezamos a trabajar cada una de las tareas.