EL SERVICIO

DE COMPRAS

GESTIN DE LAS COMPRAS

La compra se inicia cuando un bien o servicio es buscado fuera de la
empresa y finaliza una vez los derechos y obligaciones establecidos con
el proveedor terminan.
Todas las actividades de adquisicin de bienes y/o servicios deben
basarse en:
Organizacin, con definicin de tareas, objetivos y responsabilidades.
Previsin, mediante investigaciones de mercado, anlisis econmicos
del entorno y considerando las polticas de los proveedores.
Control de la actividad, analizando costes y creando bases de datos de
productos, costes, proveedores y servicios.

Fases de la compra

Operaciones previas a la compra.

Bsqueda y seleccin de proveedores potenciales.
Peticin y evaluacin de ofertas.
Negociacin de la compra y realizacin del pedido.
Seguimiento y control de la compra.

Beneficios de una buena gestin del rea de compras

Reduccin del coste general de las compras, mediante
la concentracin en determinados proveedores,
aumentando el numero de lotes, adquiriendo
materiales homologados.
Reduccin de los costes operacionales en compras,
mediante las aplicaciones informticas adecuadas y
minimizando los costes de no calidad del servicio al
cliente.
Reduccin de los costes operacionales, aumentando los
materiales homologados y eliminando los de baja o nula
calidad.

Responsabilidades de la funcin de compras

Administrativa

Tcnica

Comercial

Las compras son funciones administrativas ligadas a entradas y salidad

en dinero. Su carcter administrativo permite la organizacin de las
operaciones y procedimientos implicados.
Seleccin de proveedores mediante un conocimiento profundo de las
mercancas, de sus propiedades y diversidad.
Las compras implican un continuo contacto comercial con proveedores
reales y potenciales, as como una permanente investigacin en vas de
aprovisionamiento y mejora de las condiciones de negociacin.

Financiera

Las compras suponen inmovilizacin del capital. Implican la bsqueda

de vas de financiacin sin acudir a capitales externos.

Econmica

Los precios de venta del producto influyen en la generacin de costes

los cuales deben reducirse al mnimo a fin de poder generar beneficios.

Tipos de compra
1.

Por punto de pedido.- los pedidos se realizan al llegar a un

determinado nivel de stock mnimo de almacenes.

2.

Por programa.- los pedidos se realizan siguiendo un programa

preestablecido.

3.

Pedidos abiertos.- los pedidos se pueden modificar hasta una fecha

limite.

4.

Bajo pedido unitario.- pedidos realizados de uno en uno.

5.

Especulativas.- pedidos realizados para especular con los posibles

beneficios que se pueden obtener en consecuencia de incrementos de
los precios.

6.

Especiales.- pedidos de determinadas mercancas que pueden ser

estacionales.

Tipos de suministro

nico.- compra de un producto o gama a un nico fabricante. Ventajas: mayor

calidad, simplificacin de la compra, posibilidad de acuerdos mutuos y mejor
planificacin. Inconvenientes: posibilidad de interrupcin del suministro, precios
ms altos y mayor dependencia.

Mltiple.- compra de un producto o gama a travs de varios fabricantes.

Ventajas: aseguramiento del suministro, mejores precios, independencia del
suministrador y mayor competitividad. Inconvenientes: menores economas de
escala, gestin compleja, calidad no estndar y planificacin difcil.

Dual.- compra de un producto o gama a travs de dos fabricantes. Ventajas:

aseguramiento del suministro y acuerdos simples. Inconvenientes: posibilidad de
interrupcin del suministro, mayor dependencia y menos competitividad que en
el suministro mltiple.

Multimaterial.- compra de varios productos o gamas a travs de uno o varios

fabricantes. Es el caso ms usual y a la vez puede ser nico, mltiple y dual.

Requerimientos de informacin de mercado

Caractersticas
tcnicas y
comerciales del
producto.

Formas de presentacin
Diferencias entre marcas
Especificaciones comerciales
Tolerancias dimensionales

Elementos
productivos
influyentes.

Materias primas nacionales o de importacin

Componentes
Procesos de fabricacin
Planes de produccin

Distribucin

Clientes

Caractersticas y variables de la distribucin de

productos desde las fabricas hasta los puntos donde la
empresa se hace cargo de ellos.
Caracteristicas del mercado que consume estos
productos.
Posicin que ocupa la empresa dentro de ese
mercado.

Contenido de la solicitud de compra

Departamento emisor de la solicitud de compra, nmero secuencial de la
misma y fecha de envi.
Descripcin del producto a adquirir, indicando la referencia exacta
cuando sta exista, por ejemplo, denominacin estndar en el sector.
Especificaciones de obligado cumplimiento, tales como:
- tolerancias
- composicin de materiales
- pruebas a satisfacer y rendimientos
Cantidad a comprar
Garantas ofrecidas
Servicio y repuestos necesarios
Plazo de entrega requerido
Lugar de la recepcin
Firma autorizada para emitir la solicitud.

Informacin de los proveedores

Memorias anuales y catlogos de los proveedores

analizados.

Peticin de informes comerciales a firmas especializadas.

Entrevistas mantenidas con vendedores y representantes

de los proveedores.

Informaciones recogidas de otras empresas compradoras.

Realizacin de visitas a los proveedores potenciales.

Auditorias y cuestionarios.

Elementos de la negociacin
Comunicacin: para transmitir nuestros argumentos.
Persuasin: el proveedor necesita vender; luego se debe motivar el
intercambio.
Posicin del proveedor: es conveniente buscar ventajas para que el
proveedor cubra sus necesidades. Se ofrecen incentivos.