UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPAS

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN

CAMPUS IV

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Exponente: Diego Cruz Farrera.

Administrativa.
Maestro: Jorge A. Mendoza

Materia: Auditoria
Grado y grupo: 7 B

Objetivo

Conocer los pasos y procedimientos que debe de

seguirse para la realizacin de un caso prctico de
auditoria.

PROGRAMA DE TRABAJO

Es la relacin escrita que contiene ordenados lgicamente

los trabajos a realizar durante un periodo determinado de
tiempo, as como las fechas de iniciacin y terminacin de
cada uno.

P R I M E R A E TA PA
(PLANEACIN).
a) Definicin del estudio a desarrollar. Llevar a cabo una
auditoria
administrativa
en:
_____________________________________.
b) Elaboracin
Diagnostico
del administrativo.
programa de trabajo.
Aprobacin del programa.
Desarrollo del diagnostico.

c) Definicin del objetivo. Descubrir deficiencias e

irregularidades referentes a la estructura, objetivos,
polticas, reglamentos, sistemas, procedimientos y
controles operativos, as como en la utilizacin y
aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
que impidan el cumplimiento de los objetivos
de:_______________________ definiendo las alternativas de

d) Alcance especifico de la auditoria. La magnitud de la

auditoria
comprender:
__________________________________________.
e) Determinacin del personal necesario. Se ha
considerado la necesidad de los siguientes elementos
para la realizacin del presente estudio con las
siguientes funciones:_________________.
f)

Programacin del tiempo estimado. Se estima que la

presente auditoria, se realizar en ___ das hbiles.
(Grafica anexa).

g)
-

Definicin de las tcnicas y herramientas a utilizar. Las tcnicas

a utilizar sern las siguientes:
Tcnicas de investigacin.
Anlisis operacional.
Anlisis de las condiciones de trabajo.
Mediante el uso de las siguientes herramientas:
Gua de auditora.
Cuestionario de auditoria administrativa .
Cuestionario especifico por rea.

h) Aprobacin del programa de auditoria.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE

AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
(Empresa Bimbo S.A. de C.V.)

Se elabora el programa de auditoria.

Este conjunto de actividades surge como una Auditoria
Administrativa en el Sector Privado impartida por el Licenciado en
Administracin: Diego Cruz Farrera.
Por medio de las observaciones realizadas en las visitas, el
equipo auditor determina hacer la auditoria en el rea de Notas al
Crdito de la empresa Bimbo, S.A. de C.V. ya que al cuestionarnos
sobre la existencia de esta rea, la deficiente organizacin de la
misma vista durante nuestra visita, nos fue de gran importancia
saber que sucede dentro de esta rea. La elaboracin de este
proyecto se realizo en los das 16 y 17 de 2015 con la finalidad de
que la empresa Bimbo, S.A. de C.V. tenga conocimiento de los
puntos de mejora encontrados dentro del rea de Notas al Crdito
y se eliminen las fallas encontradas en sta, de modo tal que el
presente documentos y sus consecuentes observaciones y
recomendaciones puedan ayudar a hacer eficiente la situacin
administrativa del rea.

Objetivo.
Definir las responsabilidades de las reas (Ventas,
Logstica,
Crdito
y
Cobranzas,
Contralora
Comercial,
Administracin de Agencias, Despacho y Jurdico), relacionadas con
la solicitud y otorgamiento de crdito, que permitan optimizar el
manejo, administracin y recuperacin de la cartera de clientes a
crdito. Alcance.
Tiene establecidas como polticas las siguientes funciones:
1. Promover la venta de los productos mediante el otorgamiento de
crdito a los clientes que as lo soliciten a travs de su canal de
ventas.
2.
Avalar el otorgamiento de crdito con una investigacin
crediticia realizada a travs de: Sociedades de informacin
crediticia, Asociaciones de empresas del mismo giro (ANEC),
instituciones bancarias y otras fuentes que se puedan consultar.
ANTECEDENTES
3. Evaluar y otorgar crdito objetivamente y con bases slidas con
el fin de minimizar el riesgo crediticio y prdidas por cuentas
incobrables.
4. Recuperar oportunamente la cartera, actuando con firmeza y
respeto al cliente.
5.
Procesar las rdenes compra de los clientes, con el fin de
agilizar el proceso de venta.

PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

REVISION PRACTICADA A: BIMBO S.A. de C.V. (rea de Notas
al Crdito)
N
Act.

ACTIVIDAD

EST.TIEMPO
REAL

PLANEACIN

3
4

1.
1

DEFINICION DEL ESTUDIO.

4
3

1.
2

DIAGNOSTICO
ADMINISTRATIVO.

3
3

1.
3

DEFINICION DEL OBJETIVO.

3
3

1.
4

ALCANCE DEL ESTUDIO.

3
3

DETERMINACION DE LOS
1.
ELABORO:
RECURSOS HUMANOS
5
AUTORIZO:
NECESARIOS.
LIC. DIEGO CRUZ FARRERA.
PROGRAMACION
DEL
1.
JORGE
MENDOZA.
TIEMPO ESTIMADO.
6

4
25
5
25

1.
7

3
3

DEFINICION DE LAS
TECNICAS A UTILIZAR.

2
1

OBSERVACIONES

FECHA
16 de
junio de
2015

N DE
HOJA

Se revisa y autoriza el programa.

Debido al gran impacto que representa el rea de Crdito y

Cobranzas, que depende en gran medida de la atencin a los
clientes, es necesario auditar dicha rea, puesto que no es sano
para la organizacin que contine operando bajo esta problemtica
(se explicara ms adelante); es por ello que la licenciatura en
Administracin se ha encargado de la planeacin, organizacin e
implementacin de un programa de accin que permita identificar y
resolver diversos conflictos derivados del mal funcionamiento del
rea, evaluando diversos aspectos de la misma como manuales de
procedimiento, manuales de organizacin, capacitacin para las
funciones del rea, funciones y obligaciones, horarios, trato a
clientes, etc.

Se aprueba el programa.

Para poder llevar a cabo una adecuada planeacin de la auditoria,

la primera accin que se llev a cabo fue tener una entrevista con
el GERENTE DE CRDITO Y COBRANZA, Lic. Guillermo Lpez Lirios,
quien aprob nuestra solicitud y nos puso en manos del Jefe de
Crdito y Cobranza, Jorge Mendoza, quien nos apoy y facilit el
acceso a la informacin que se pudiera requerir para efecto de
realizar eficazmente la auditoria.

Se establecen las bases que regirn la

auditoria.
Para comenzar la investigacin, consultamos el rea de Crdito y
Cobranzas, de la cual obtuvimos las principales funciones que debe
desempear, obteniendo la siguiente informacin:
1. Promover la venta de los productos mediante el otorgamiento de
crdito a los clientes que as lo soliciten a travs de su canal de
ventas.
2. Avalar el otorgamiento de crdito con una investigacin crediticia
realizada a travs de: Sociedades de informacin crediticia,
Asociaciones de empresas del mismo giro (ANEC), instituciones
bancarias y otras fuentes que se puedan consultar.
3. Evaluar y otorgar crdito objetivamente y con bases slidas con
el fin de minimizar el riesgo crediticio y prdidas por cuentas
incobrables.
4. Recuperar oportunamente la cartera, actuando con firmeza y
respeto al cliente.
5. Procesar las rdenes compra de los clientes, con el fin de agilizar
el proceso de venta.
6. Promover relaciones comerciales duraderas, a travs de actitudes
positivas con los clientes.
As mismo se nos facilit el acceso al manual de operaciones de
rea de Cuentas por Cobrar de donde pudimos obtener
informacin relacionada con la Misin, Visin y polticas, y aunque

Se elabora el control de entrevista.

Despus que establec las bases me dirig a realizar entrevistas al
Departamento de Crdito y Cobranza, con la finalidad de
proporcionarnos la informacin necesaria para obtener una
percepcin general de la empresa, con lo cual podremos lograr un
desarrollo ptimo de la auditoria. A continuacin se describen
detalladamente: El rea de Crdito y Cobranzas es de suma
importancia, ya que es la que se encarga de Definir las
responsabilidades de las reas (Ventas, Logstica, Crdito y
Cobranzas, Contralora Comercial, Administracin de Agencias,
Despacho y Jurdico), relacionadas con la solicitud y otorgamiento de
crdito, que permitan optimizar el manejo, administracin y
recuperacin de la cartera de clientes a crdito.

Se aplica el cuestionario general de

auditoria.
Nombre del rea: Crdito y Cobranza
Fecha:16y 17 de junio
Nombre del entrevistador: Lic. Diego Cruz Farrera.
Nombre del entrevistado:. Guillermo Lpez Lirios .
Puesto: Gerente de Crdito y Cobranza.

1. Quin es su jefe inmediato superior? Director del Centro de

2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.

Servicios Compartidos.
Quin es el jefe inmediato de su jefe? La directora de la Empresa.
En esta rea se cuenta con algn manual de procedimientos? S,
pero estn extraviados.
Qu procedimientos considera usted que requieren de un estudio y
Revisin inmediata? Analizar el problema a resolver, atencin
sistematizada a travs de los logros y elaboracin de
procedimientos.
La Jerarqua existe en el rea es respetada siempre o hay invasin
o duplicidad de mando en algunos casos? Se respeta.
En qu forma repercute un error o retraso de las dems reas a su
trabajo? En todo el proceso est muy ligado.
Qu tan a menudo se presentan problemas en el rea y cul es la
causa ms frecuente? Es muy frecuente y la desorganizacin por
parte de algunos empleados.
Los objetivos que persiguen las diferentes reas son diferentes,
estn coordinados, es uno mismo o como se manejan? No, son
diferentes, ya que hay objetivos generales.

Se practica anlisis funcional.

El equipo auditor, por medio de la informacin ya obtenida,

analizada y haciendo las observaciones pertinentes de las
actividades realizadas en el rea de cuentas por cobrar, considera
que los puntos en que se debe enfatizar son:
Cultura organizacional.
Desarrollo de personal.
Planeacin.
Estructura organizacional.
Comunicacin.
Toma de decisin.
Manejo de la informacin.
Manejo del tiempo.
Procedimientos.
Programas.
Servicio
Divisin del trabajo.

Se practica anlisis de las condiciones de

trabajo.

REA DE CRDITO Y COBRANZA ETAPA:

(PLANEACIN ASPECTOS REVISADOS
COMENTARIOS RECIBIDOS):

ASPECTOS

RELEVANTES

Ausencia de misin y Desconocimiento de la mayora actualizacin

de la visin de los empleados, quien la conoce no la comparte.
No existe un documento donde consultar la misin. Ignorancia del
establecimiento.
Los objetivos no son claros, cada de objetivos, metas y quien se
conduce de acuerdo a estrategias.
No conocen las polticas establecidas, se guan por polticas
empricas que varan de persona a persona.
Ausencia de manuales .

Se revisa el marco normativo.

Se tom la decisin de revisar y analizar el marco legal y la doctrina

(informes) a la que hizo referencia el personal durante las
entrevistas realizadas, obteniendo as los siguientes resultados.
Documento Resultado del anlisis:
Propuestas Manual del procedimiento: este documento es
elaborado para establecer de forma clara los cobranza por la
gerencia respectiva en l, objetivos con que se llevan, a cual se
indican los diversos cada actividad y especificar procedimientos que
implican al responsable de dicho altas, bajas, renovaciones, etc.
procedimiento. de facturaciones y formas de cobro.
Manual de organizacin: este documento mantiene al personal
informado una de las normas por las que l, d sus funciones,
personal de la empresa asuma responsabilidades, actividades.
Manual de polticas: en este documento se define las polticas para
el personal en el caso de las cobranzas

Se formula relacin de las

observaciones mas relevantes.

Se recomienda la publicacin del marco normativo del rea de

cuentas por cobrar:
Establecer una periodicidad para la realizacin de juntas y
elaboracin de Minutas.
Establecer un sistema interno de canalizacin de recomendaciones
para la mejora del rea a travs de la realizacin de cuestionarios
en los procesos que dependen de la recepcin de documentos.
Realizar estudios de conocimientos, habilidades y destrezas con
base en esto programar cursos de capacitacin.
Establecer un sistema de comunicacin formal que permita llegar
a todo el personal para eficientar la atencin con el cliente

Se elabora el informe de auditoria.

Estimado: Sr Jorge Mendoza.

Por la presente estamos realizando los arreglos efectuados con
ustedes para llevar acabo la auditoria administrativa del proceso
del departamento de Crdito y Cobranza (Cuentas por cobrar) de la
compaa Centro de Servicios Compartidos Bimbo S.A. DE C.V. con
el fin de elaborar un dictamen del mismo. El rea de cuentas por
cobrar del Centro Servicios Compartidos Bimbo y el grupo auditor,
de mutuo acuerdo se comprometen a respetar los siguientes
lineamientos: AUDITORA DEL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR.
Nuestro trabajo constar en examinar el proceso administrativo del
rea de notas al cobro de acuerdo con las normas de auditoria
generalmente aceptadas examinaremos sobre bases selectivas de
documentacin y registros. En relacin con nuestro examen,
realizaremos el estudio y la valuacin de la estructura de control
interno con la finalidad de determinar la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditoria que se aplicaran .
El objetivo de nuestro examen es obtener una seguridad de que los
procesos no incluyan errores e irregularidades importantes aun
cuando una estructura eficaz de control interno reduce la
posibilidad de que puedan ocurrir errores e irregularidades que no
sean detectados, no se pueda eliminar esta posibilidad. Por esta

Se revisa el informe.

Se comenta el informe con el responsable de la

unidad.