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2me Partie : Mise en situation

Russir l'AUDIT, ou comment s'y prendre


pour qu'un audit soit efficace

1 Comment sy prendre pour russir laudit


2 Exercice daudit en salle
3 Conduite relle en entreprise
4 Conclusions

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II .1/4 Comment sy prendre ?

. Rle de laudit satisfaction des attentes clients


. Nouvelle logique et dynamisme le PDCA
. 7 tapes et 14 cls
. Remarques sur laspect comportemental

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Des attentes la satisfaction des besoins: 4 acteurs


exigences
Auditeurs
Auditeurs
Tiers
Tiersindpendants
indpendants

attentes
socit
Rglementation

SMQSE
Organisme

SMQSE
Fournisseur
Fournisseur
externe
externe

SM

Audit processus

Fournisseur
interne

Audit systme

utilisateurs

PM

Responsable
Produit/Projet
dinstallation
et/ou recherche

Besoins
Besoins
SM PM

programmes
Client
Client
partenaires
Exploitant

satisfaction
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Nouvelle logique de l'audit

L'auditeur vrifie la conformit du produit avec les


exigences du client (explicite, implicite et latente),
et en plus l'auditeur va s'assurer que les activits
ralises sont efficaces (atteinte des objectifs).
Il utilise la logique

Plan : Objectifs, ressources et organisation


Do : Matrise de la ralisation des activits
Check : Surveillance et mesures
Act : Action ou raction

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Un audit interne pour quoi faire : ex CEA ?


La logique du
PP

applique au processus AUDIT

Objectifs

L'AUDIT
PP

Processus systmatique,
indpendant et document
en vue dobtenir
des preuves daudit
et de les valuer
de manire objective
pour dterminer
dans quelle mesure
les critres daudit sont satisfaits.

Donnes d'entre

Critres d'audit :
ensemble de
politiques,
procdures ou
exigences
dtermines
comme rfrences.
ISO19011
Daprs CEA/DSNQ/MQ

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PP

Ressources

Pilotage du processus
Interaction Processus

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Donnes de sortie

Preuves d'audit :
enregistrements,
noncs de faits ou
autres informations,
qui se rapportent
aux critres d'audit
et sont vrifiables.
ISO19011

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Un audit interne pour quoi faire exemple CEA ?

Objectifs

Ressources
L'AUDIT

Surveiller
les SMQ

Donnes
d'entre

Mesurer

Donnes
de sortie

Progresser

Rfrences : MQ CEA 9.3


C

ISO 9001:2000
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Approche dynamique du Systme Audit Qualit


Systme
qualit audit
DSNQ, DIR, centre...

Prvoir
Planifier
Fixer les
objectifs

Besoin d'audits

Vision management
Analyse / Objectifs

Clients
de
l'audit

Amliorations du Processus Audit


Vision oprationnelle
Affecter les ressources
ncessaires

Effectuer
des mesures
sur le produit
& le processus

Clients
de
l'audit

(auditeurs et budgets)

PROCESSUS
Ralisation
de l'audit
Rapport

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Audit = miroir
Axe optique
Champ daudit
clairage
Miroir
Auditeurs
Sujets
Audits

Informations
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La logique du PDCA
applique au processus AUDIT

PP

Objectifs

Ressources

PP

Donnes d'entre

PROCESSUS
d'AUDIT

Donnes de sortie
C

Pilotage du processus
Interaction Processus
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Les objectifs d'audit


ISO 9000:2000
Conformit : satisfaction d'une exigence
(audit de conformit d'un produit,
de l'application d'une procdure).

Efficacit : niveau de ralisation des activits


et d'obtention des rsultats escompts
(audit d'efficacit d'un processus, d'un systme).

Objectifs
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Dcrit par lintitul de laudit:


mentionner en gros au tableau lors de laudit!
Dans un laps de temps imparti
Ex : Audit dapplication du processus
de conduite du projet XYZ dans le cadre
du systme de management de la qualit
de lorganisme W de deux jours
Audit du systme de management de la qualit
de lorganisme X en cinq jours

Le champ de laudit
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Dfinis par :
Mesurs par :

MQ, procdures,MO,
fiche de poste

relevs,
enregistrements,
moyens mis indicateurs

Processus et
en place pour atteindre
les objectifs qualit
Exigences
clients,
rglementaires

Le parcours de l'auditeur (1)


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Les 7 tapes de l'activit d'audit (ISO 19011)

1 - Dclenchement de l'audit
2 - Revue des documents
3 - Prparation des activits d'audit
4 - Ralisation de l'audit sur site
5 - Prparation, approbation et diffusion du rapport d'audit
6 - Clture de l'audit
7 - Suivi d'audit
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14 cls pour franchir ces 7 tapes (1)

1 - Ngocier le mandat d'audit


2 - tablir la liste des vrifications
3 - tablir le plan d'audit
4 - Btir les guides d'entretien
5 - Animer la runion d'ouverture
6 - Interviewer
7 - Observer, dtecter et recueillir les preuves
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14 cls pour franchir ces 7 tapes (2)

8 - Reformuler
9 - Prendre des notes
10 - Dtecter et valuer les constats
11 - Tenir la runion de clture
12 - Rdiger le rapport d'audit
13 - Conserver ou dtruire les documents
14 - Apprcier les actions correctives
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Cl 1 : Ngocier le mandat d'audit


Capter les attentes (ISO 190116.2)
Objectifs : dans quel but, jusqu'o aller ?
Audit d'efficacit, de conformit...
Champ : l'tendue et les limites de l'audit
Type d'audits : systme, processus, produit,
diagnostic
Critres : Choix du rfrentiel
Norme, manuel qualit, procdure
Risque : Ne pas satisfaire au besoin du
commanditaire

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Cl 2 : valuer la faisabilit de l'audit (1)


tablir la liste de vrifications
Comprendre les activits, prparer l'audit et l'accepter :
1 : vision large
2 : examen de la politique qualit et les
objectifs associs
3 : examen de l'organisation
4 : examen global du SMQ ou examen partiel
(audit de processus)
5 : notification de laudit
Risque : ne pas comprendre l'unit, l'organisme...
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Cl 2 : valuer la faisabilit de l'audit (2)


Ressources ncessaires disponibles
Lquipe daudit
Constitue de personnes formes et reconnues
(exemple forum audits)
Responsable daudit : personne dexprience reconnue
ou personne qualifie (BEQA,Groupe C)
Auditeurs (tutorat)
Expert de l'activit, si ncessaire
Observateur possible

Risque : ne pas avoir la comptence suffisante


pour comprendre le mtier
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Cl 3 : tablir le plan d'audit


Concevoir le droulement :

Identifier les fonctions audites concernes


(ne pas oublier que 134 / 254 exigences ISO 9001
concernent le management)

Btir le plan d'audit (date, horaire, domaine,


intervenants)

Prvoir les visites de terrain

Risque : ne pas avoir le temps ncessaire


pour mener l'audit correctement
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ISO 9001 Version 2000


Plan daudit
Fonction
X

Exemple fourni par AFAQ

Fonction
Y

Fonction
Z

Processus ralisation A

3
Ecoute client

Processus ralisation B
Processus ralisation C

1 Politique Objectifs Q / Organi.

Processus ralisation D

SMQ
Processus RH

Processus Dploiement,
de pilotage et
damlioration

Processus Communication

Processus Achats
Bouclage Processus RH / Com /
SI
Analyse et Amlioration
Audits
internes
Sat. clients

Actions
correctivesprventives

Analyse
Des
donnes

Processus Traitement Information


Revue de direction

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Cl 4 : Btir les guides d'entretien


Matriser le fil conducteur :

Avec une liste de vrification des points


essentiels auditer (points critiques approfondir)
ou un questionnaire, si besoin (la MQ nourrit une liste
de questions sur intranet)

Avec un formulaire d'enregistrements des


informations (rapport daudit)
En utilisant l'approche Processus
systmatiquement (donnes d'entre/ donnes de
sortie)

Risque : hors sujet, investigation non pertinente,


ne rien voir
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Cl 5 : Animer la runion d'ouverture


noncer "les rgles du jeu" :

fixer le cadre, rappeler le mandat

rappeler tout ce qui doit l'tre

montrer que la mission est structure et organise


(mais souplesse du plan d'audit)

rappeler les objectifs : on ne porte pas de jugement !

Risque : ne pas donner confiance, ne pas avoir accs


l'information
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Cl 6 : Interviewer
Questionner et recueillir les informations pour
valuer :

couter PDCA

couter les rponses aux questions : claires, courtes,


pertinentes, ne doivent pas mettre mal l'aise
ne doivent pas contenir la rponse

le vocabulaire : utiliser les mots de votre interlocuteur

Le dialogue audits - auditeurs qui est source de


dtection de voies de progrs

Risque : se laisser dborder par l'information, se faire son


propre scnario par manque d'coute
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Cl 7 : Observer, dtecter et
recueillir les preuves tangibles
Obtenir et confirmer pour valuer :

rechercher des faits jusqu' la preuve


d'efficacit (recoupement de preuves)

bannir les impressions, les sentiments, les


interprtations

Risque : incapacit justifier le statut de l'cart


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Cl 8 : Reformuler
Constater chaud :

fait adhrer l'audit au constat de l'cart

fait adhrer l'audit la formulation des


constats

Risque : avoir des difficults lors de la runion de


clture pour faire accepter l'observation d'audit
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Cl 9 : Prendre des notes


Justifier :

noter les preuves, les rponses, les rfrences

utiliser des supports adapts

Risque : avoir des difficults lors de la runion de


synthse, pour prouver en runion de clture
et pour rdiger le rapport
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Cl 10 : Dtecter et valuer les constats


Dtecter les constats : Tous (en + ou en -)
Statuer :
mettre le constat en vidence auprs de l'audit
essayer de dterminer si le constat est de
caractre systmatique ou non
statuer aprs une analyse du risque
(synthse entre auditeurs)
formuler de manire susciter
le changement (valeur ajoute)
Risques : passer ct de constats qui existent, ou
identifier des constats non justifis

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Cl 11 :
Tenir la runion de clture
Conclure avec les audits (dont la hirarchie):
rendre compte des points forts et des points
amliorer
prsenter les constats (concision) et les
argumenter
discuter en sance les recommandations
d'amlioration (caractre non contraignant)
conclure sur l'atteinte des objectifs du
commanditaire

Risque : refaire l'audit lors de la runion de clture


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Cl 12 : Rdiger le rapport d'audit


Conclure avec le client de l'audit :

C'est la seule trace qui restera (synthse attractive :


lisibilit court, moyen et long terme)
Pertinence et cohrence du rapport
Diffuser le rapport

Rpondre l'objectif du mandat

Dgager des axes d'amlioration

Risques : un rapport VA nulle qui discrdite l'auditeur divergence par rapport aux conclusions
de la runion de clture
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Le rapport est facile lire!

Par le commanditaire, et laudit


Par les autres participants laudit (auditeur,
observateur, expert,)
Par les membres du bureau du BEQA qui peuvent
avoir lexaminer
Par ceux qui vont mettre en uvre les actions
damlioration
Le style est libre, mais nanmoins factuel (on peut
employer le temps prsent)
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Le rapport est cohrent avec la pratique de


lorganisme

Utilisation du modle de rapport daudit prconis,


reflet de la culture de lorganisme
Sa diffusion est matrise, une note denvoi du
responsable daudit vers le client, avec suggestions
et commentaires sur le droulement de laudit, peut
aider la comprhension
Les actions:
De capitalisation: les carts +
Damlioration: traitement puis solde des carts
Seront aussi aisment que possibles mises en uvre, le
suivi trac!
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Cohrence du rapport daudit

De la premire page: cadre, champ, unit rfrentiel, acteurs


et fonctions,dates, rfrences,libell explicite de laudit
(de SM, de processus)
Des aides la lecture: page dexplications
De la page de synthse: contexte, points forts, points
amliorer
Du tableau de synthse des items examins, avec le repre
des carts (codificationNC1, R2,)
De la liste des documents examins
Du corps du rapport
Des fiches defficacit: fiches dcart ngatif (remarques,
non conformits), et fiches dcart positif ?codifies
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Un libell des carts factuel

Cest le constat des faits:


Ex: Il nexiste pas de de document qui explicite le
programme daudits internes de lorganisme.

Ce ne sont pas des recommandations ou pire des


directives: ex laudit doit.
Cest formul par rapport aux exigences et
attentes:
De la norme
Du client
a bien identifier (rfrences!.. de la norme, des
exigences client)
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Le rapport est concis

Certains organismes nutilisent que les fiches


dcart, avec une page de prsentation.un peu
juste!dautres pratiquants font un laus!
1 page (5 au total): prsentation, aide la lecture,
synthse, tableau de synthse, liste des documents
Quelques pages pour le corps du rapport
1 page par fiche defficacit (+ et -)
Le total doit tre compris entre 5/6 pages et moins
de 20!.au del on peut douter de la lecture!
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Cl 13 : Clture de l'audit
Convenir de :

Conserver ou dtruire les documents relatifs


l'audit.

L'audit est fini lorsque toutes les activits du


plan d'audit ont t ralises et que le rapport
d'audit approuv a t diffus.
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Cl 14 :
Apprcier les actions correctives
valuer pour faire voluer :

pertinence des propositions d'actions correctives

le suivi des actions par le commanditaire

Risques : des actions de changement qui gnrent


limmobilisme,
audits non exploits.
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page 36

ati
fic

ap
D

r s

on

valuation du risque
Remarque ou non-conformit ?

i
ert
C
dy
oRemarque

: Concerne une faon de procder qui ne rpond pas


totalement aux exigences pour le critre considr (dfauts de
matrise ou insuffisance de formalisme), mais qui est sans
consquence sur la qualit du produit ou de la prestation.

Non-conformit : Caractrise un cart par rapport au rfrentiel


ou aux exigences spcifies pour le critre considr, qui a ou qui
pourrait avoir des consquences sur la qualit du produit ou de
la prestation et qui ncessite imprativement une action corrective
et/ou prventive.

Pour l'apprciation des consquences, l'auditeur prendra, si


besoin, lavis dun expert du domaine audit.

valuation par rapport aux consquences


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La valeur ajoute de l'audit

. participer au changement

ap
D

r s

ert
C
y
od

ati
fic

on

. participer la simplification du systme en place


. non l'alignement, oui la cohrence et
l'harmonie
. contribuer mettre en rsonance : l'organisation,
le systme qualit et les modes de management QSE

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L auditeur et l'organisme audit


Etre attentif aux caractristiques du SQ en place

ap
D

r s

ert
C
y
od

n
tio
a
fic

. Efficience, efficacit
. Originalit
. Pertinence
. Capacit d amlioration

Essuyer ses "lunettes" et remettre en cause


. Ses intimes convictions
. Ses habitudes
. Ses marottes ...

Etre "OK"
. Enveloppe culturelle
. Comptences
. Mode de communication

Etre un acteur dynamique de l'volution du SQ en


place
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Le mode de communication des auditeurs

conscience de soi
gestion de soi
relation aux autres

a
D

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p r

oo

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C
y

if

ti
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on

intelligence sociale

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ap
D

r s

ert
C
y
od

ati
fic

on

CONCLUSION :

Dans notre rle d'auditeur, nous touchons


l'ensemble du "mystre
de l'tre humain" et des organisations,
tout en abordant
des ralits extrmement concrtes
(Moody Certification)

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MERCI

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