Manuales

administrativos

Concepto
Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medio de comunicacin y coordinacin
para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica tanto informacin de la organizacin
(antecedentes, estructura, objetivos, polticas,
sistemas, procedimientos, elementos de calidad,
etc.), como las instrucciones y lineamientos
necesarios para que desempee mejor sus tareas.

Objetivos
Presentar una visin de conjunto de la organizacin
Precisar las funciones asignadas a cada unidad
operativa, para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos
que la componen.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de
funciones pues evitan la repeticin de instrucciones y
criterios de actuacin.
Relacionar las estructuras jerrquicas funcionales
con los procesos de negocio.

Promover el aprovechamiento racional de los

recursos de las labores encomendadas a todo el
personal.
Fortalecer la cadena de valor de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin, induccin,
socializacin, capacitacin y desarrollo del personal.
Servir como una fuente de informacin para conocer
la organizacin.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin
con otras organizaciones.

Clasificacin bsica
Por su naturaleza o rea
de aplicacin
Por su contenido
Por su mbito

Por su naturaleza o rea de aplicacin

Microadministrativos
Corresponden una sola organizacin
Se refiere a ella de modo general o se circunscriben
a alguna de sus reas en forma especfica.
Macroadministrativos
Son los documentos que contienen informacin de
ms de una organizacin.
Mesoadministrativos
Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especifico.

Por su contenido
De organizacin
Contienen
informacin
detallada
sobre
los
antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura
orgnica,
organigrama,
misin
y
funciones
organizacionales.
De procedimientos
Incluye informacin sobre la sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones concatenadas entre s,
que se constituyen en una unidad para la realizacin
de una funcin, actividad o tarea especfica en una
organizacin.
De gestin de calidad
Describen y consignan los elementos del sistema de
gestin de la calidad, el cual incluye informacin

De historia de la organizacin
Refieren a su creacin, crecimiento,
evolucin, situacin y composicin.

logros,

De polticas
Incluyen guas bsicas que sirven como marco de
actuacin para realizar acciones, disear sistemas e
implementar estrategias en una organizacin.
De contenido mltiple
Estos manuales concentran informacin relativa a
diferentes aspectos de una organizacin.
De puestos
Precisa relaciones, funciones y responsabilidades
asignadas a los puestos de una organizacin.

De tcnicas
Detalla los principios y criterios necesarios para el
desempeo de las actividades.
De ventas
Es un compendio de informacin especfica para
apoyar sta funcin.
De produccin
Representa un elemento de soporte para dirigir y
coordinar procesos de produccin en todas sus fases.
De finanzas
Manual que respaldan el manejo y distribucin de los
recursos econmicos de una organizacin en todos
los niveles.

De personal
Condiciones de trabajo
Organizacin y control de personal
De operacin
Estos manuales se utilizan para orientar el uso de
equipos y apoyar funciones que deben desarrollase.
De sistema
Instrumento
funcionamiento
administrativos,
organizacin.

de apoyo para conocer el

de sistemas de informacin,
informticos,
etc.,
de
una

Por su mbito
Generales
Contienen informacin general de una organizacin,
segn su naturaleza, sector y giro industrial,
estructura, forma y mbito de operacin y tipo de
personal.
Especifico
Concentran informacin de un rea o unidad
administrativa de una organizacin.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Documento que contiene informacin referente al
directorio administrativo, antecedentes, legislacin,
atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades
administrativas que integran la institucin, sealando
los niveles jerrquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicacin y
coordinacin, asimismo, contiene organigramas que
describen en forma grfica la estructura de organizacin.

IDENTIFICACIN

Este manual debe incluir, en primer termino, los

siguientes datos:
Logotipo de la organizacin
Nombre de la organizacin
Denominacin y extensin del manual (general o
especifico). En caso de corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de esta.
Lugar y fecha de elaboracion
Numero de paginas

 Sustitucin de paginas (actualizacin de informacin)

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y
autorizacin.
Clave de la forma: en primer termino se deben escribir
las siglas de la organizacin: en segundo, las de la
unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar
el formulario; en tercero, el numero consecutivo del
formulario y, en cuarto, el ao.

INDICE O CONTENIDO

RELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS QUE

CONSTITUYEN EL CUERPO DEL DOCUMENTO.

PROLOGO, INTRODUCCIN O AMBOS

EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA
PRESENTACION QUE HACE DEL MANUAL
ALGUNA AUTORIDAD DE LA
ORGANIZACIN. LA INTRODUCION ES UN
BREVE EXPLICACION DEL CONTENIDO
DEL DOCUMENTO, COMO SE
ESTRUCTURA, PROPOSITOS, AMBITO DE
APLICACIN Y LA NECESIDAD DE
MANTERLO VIGENTE.

LEGISLACIN O BASE LEGAL

contiene una lista de ttulos de los principios
ordenamientos jurdicos que norman las actividades
de la organizacin, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades. Se recomienda que las
disposiciones legales sigan este orden jerrquico:
constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos,
decretos, acuerdos y circulares

ATRIBUCIONES
Transcripcin textual y completa del
articulo, clausula, considerando o punto
que explica las facultades conferidas a la
organizacin, de acuerdo con las
disposiciones jurdicas que fundamentan
su quehacer.

ESTRUCTURA ORGANICA
Descripcin ordenada de las unidades administrativas
de una organizacin en funcin de sus relaciones de
jerarqua.
La estructura debe corresponder a la representacin
grafica en el organigrama.
Codificar de tal forma que sea posible visualizar con
claridad los niveles de jerarqua.

Ejemplo:

1.0
1.0.1
1.0.2
1.1
1.1.1
1.1.2

Direccin general
Asesora
Auditoria interna
Gerencia general
Gerente divisional A
Gerente divisional B

ORGANIGRAMA

Es la representacin grafica de la estructura de una

organizacin o bien de alguna de sus areas, la cual
muestra que unidades administrativas la integran y
sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos,
canales formales de comunicacin, lneas de
autoridad, supervisin y asesora.

MISION

Este enunciado sirve a la organizacin como gua o

marco de referencias para orientar sus acciones y
enlazar lo deseado con lo posible.

FUNCIONES

Es la representacin de las tareas inherentes a cada una

de las unidades administrativas que forman parte
estructura orgnica, necesarias para cumplir con las
atribuciones encomendadas a la organizacin.
Aspectos para la presentacin de las funciones:
Que los ttulos de las unidades correspondan a los que
se utilizan en la estructura orgnica.
Que se sigan el orden que se estableci en la
estructura.
Que la redaccin se inicie con un verbo en infinitivo.

tarEstandarizarRegistrarDistr
endarEstudiarSistematizarEn
arGirarEstandarizarSupervisa

DESCRIPCIN DE PUESTOS
En la resea bsica de los puestos que componen cada
unidad administrativa, que incluye la informacin siguiente:
Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de
operacin, etc.)
Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos
subordinados y facultades de decisin, as como las
relaciones de lnea y especificas.
Funciones generales y especificas.
Responsabilidades o deberes
Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos
dentro de la organizacin, as como las que deban
establecer externamente.
Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos,
experiencias iniciativa y personalidad.

Manual de procedimientos

Qu es un manual de procedimientos?

Es el documento que contiene la descripcin de

actividades que deben seguirse en la realizacin de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos
mas de ellas.

UTILIDAD

Permite conocer el funcionamiento interno.

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y

capacitacin del personal.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de

un sistema.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas
de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control
interno y su evaluacin.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.

SE CONFORMA POR:
A)IDENTIFICACIN
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
)Logotipo de la organizacin.
)Nombre oficial de la organizacin.
)Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
)Lugar y fecha de elaboracin.
)Nmero de revisin.
)Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
)Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guin o diagonal.

B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIN.

Prologo es la presentacin que hace del
manual alguna autoridad de la organizacin y
es del mas alto nivel jerrquico,.
Introduccin es una exposicin de lo que es el
manual, su estructura, propsitos, su
aplicacin y la necesidad de mantenerlo
vigente.

C) NDICE
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que
forman parte del documento.

D)CONTENIDO
Lista de los procedimientos que integran el contenido del
manual ya sea general o especfico.

E) OBJETIVO
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los
procedimientos.

F) AREAS

DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS

PROCEDIMIENTOS
Esfera de accin que cubren los procedimientos.

G) RESPONSABLES

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los

procedimientos en cualquiera de sus fases.
H) POLTICAS

O NORMAS DE OPERACIN

Criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en

forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimiento.
I) CONCEPTO.

Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el

procedimiento.

J) PROCEDIMIENTO
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu
consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen,
sealando los responsables de llevarlas a cabo.
K)

DIAGRAMAS DE FLUJO

Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de

un procedimiento.
L) FORMULARIOS

O IMPRESOS

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se

intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin
de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica
de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas
en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

M) GLOSARIO DE TERMINOS.
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados
con el contenido y tcnicas de elaboracin de
los manuales de procedimientos.

Manual de gestion de la calidad

identificacion
Se deben de incluir en primer termino los
siguientes datos:
Logotipo de la organizacin
Nombre de la organizacin
Nombre del manual
Codigo que lo identifica
Nivel o numero de revision
Pagina
Edicion(fecha de la revision)
Unidades responsables de su elaboracion,
revision y autorizacion

logotipo
Nombre de la
organizacion

sello

Manual de gestion de calidad

codigo

elaboro

Fecha de
revision

reviso

Numero
pagina
de revision

autorizo

Indice o contenido
Relacion de los capitulos o apartados que
contiene el documento, debe incluir, la
seccion o capitulo, la referencia o renglon
especifico del documento y la pagina
correspondiente

Generalidades

introduccion
Presenta la situacion, compromisos y
lineamientos para la implementacion del
sistema de gestion de la calidad basado en
normas ISO 9000:2000

Alcance
Es el Area de influecia establecida para la
aplicacin del sistema de gestion de la
calidad. De acuerdo con el giro y
necesidades de la organizacin, la
cobertura variara debido a las exclusiones
que se realicen.

Directrices de calidad

Politica de calidad
Son los objetivos que establecen un
compromiso de lograr la satisfaccion de
clientes y una buena relacion con
proveedores, a travez del mejoramieno
continuo de precios, calidad, servicio,
comunicacin e innovacion tecnologica

Objetivos de calidad
La satisfaccion de los clientes cumpliendo
con sus expectativas
Rentabilidad
La mejora de procesos
Liderazgo en el mercado
El trabajo en equipo para crear valor
El desarrollo del capital humano

Responsabilidad y autoridad del sistema de

gestion de la calidad

Estructura organizacional

Matriz de responsabilidades
Son enunciados que formula cada unidad
administrativa de la organizacin a nivel
direccion y gerencia, en los que se
establece en forma general la
responsabilidad que asumen en relacion
con el sistema de la calidad

Mapa de procesos
INTERACCION DE PROCESOS:
Es la interrlacion de procesos clave
(procesos operativos criticos para el xito
de una organizacion), con procesos
estrategicos (procesos orientados a la
correcta gestion de la alta direccion que
proporcionan directrices a todos los
demas procesos), y con procesos de
soporte (procesos de tipo administrativo
que apoyan al resto de los procesos)

Requisitos generales y de la documentacion

Es la documentacion que sustenta el
sistema de gestion de la calidad la cual
esta integrada por las generalidades,
manual de calidad, control de documentos
y control de documentos y control de
registros.

Procesos operativos
Revision de los procesos para elaborar los productos y
prestar los servicios considerando los elementos
siguientes:
1.- planificacion
2.-procesos relacionados con el cliente
Determinacion de requisitos
Revision de requisitos
Comunicacin con el cliente
3.- diseo y desarrollo
4.-compras
5.-control de la elaboracion del producto, prestacion del
servicio o ambas cosas
6.-control de los dispositivos de seguimiento y
medicion

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA

LA ELABORACIN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Diseo del proyecto

En el diseo del proyecto los datos tienen que

asentarse con exactitud y objetividad.

RESPONSABLES
Debe asignarse
a un
coordinador
general,
auxiliado por un equipo
tcnico integrado por
lideres
de
proyecto,
asistentes y analistas.
El equipo tcnico debe
estar
integrado
por
personas con un buen
manejo de las relaciones
humanas y que conozca
los objetivos, estructura,
funciones, procesos y
personal
de
la
organizacin.

COORDINADOR

Delimitacin del universo de estudio

Los responsables deben evaluar el nivel
tcnico requerido para el manejo de los
contenidos, las cargas de trabajo y la
jerarqua de necesidades de acuerdo con
las prioridades de la organizacin.

Estudio preliminar
Indispensable para conocer los procesos, funciones
y actividades que se realizan en el rea o reas
donde se va a actuar.

Fuentes de informacin
Personas y mecanismos donde se
puede obtener informacin de donde
pueden obtenerse datos para la
investigacin como:

 Instituciones

Archivos de la organizacin

Directivos y empleados

Clientes y / o usuarios

Mecanismos de informacin

PREPARACIN DEL PROYECTO

Una vez recabados los documentos preliminares el documento de
partida quedara integrado de la siguiente manera:

Propuesta tcnica que debe incluir:

Naturaleza
Tipo de manual
Alcance rea de
Necesidad
Justificacin
influencia
del manual
Manuales
anteriores
Antecedentes
Logros
Objetivos
Ruta para orientar los cursos de
Estrategia
accin
Actividades o iniciativas para
Acciones
Humanos, materiales y tecnolgicos
elaborarlo
Recursos
CostoBeneficios que se esperan obtener
Resultados
Material e
Informacin complementaria
investigaciones

Programa de trabajo, que debe especificar:

Identificacin
Nombre del
Responsable (s)
manual
Unidad o grupo quien tendr a
rea
cargo la elaboracin
Estructura orgnica
Clave
Nmero progresivo de las
Actividades
actividades
Pasos para captar y procesar los
Fases
datos
Orden
Calendario secuencial
Fechas para el inicio y terminacin de cada
Representacin grfica fase Cuadros e
imgenes
Presentacin del
Formato
programa
Reportes de avance
Seguimiento de las
Tiempo para informar avances
Periodicidad
acciones

Presentacin del proyecto de manual a las autoridades competentes

A los participantes
Para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parmetros y
determinar su viabilidad operativa, es necesario presentarlo a las
siguientes unidades.
1. rea que intervendr directamente en su aplicacin
2. rea responsable del manejo de los recursos econmicos
3. reas de la organizacin

Al responsable de su autorizacin
El proyecto debe someterse a la aprobacin del titular de la organizacin.
Una vez autorizado del responsable debe divulgar entre todos los niveles
jerrquicos de la organizacin el propsito que persegua la elaboracin del
manual, resaltando los beneficios que se obtendrn.

Captacin de los datos

Debe obtenerse una lista del personal que va a
participar en el levantamiento de los datos.
Capacitacin del personal: Una vez integrado el
equipo debe capacitrsele, en todo el proceso que seguir
para preparar el manual.
Cuando el equipo de trabajo sea numeroso, se debern formar
equipos distribuyendo a cada uno actividades diferentes.

Levantamiento de los datos: Los esfuerzos de

recopilacin deben enfocarse en el registro de hechos que
permitan conocer y analizar datos tiles para el manual.
Para recabar informacin puede utilizarse alguna informacin
de tcnicas de recopilacin siguientes:

a)
b)
c)
d)

Investigacin documental
Observacin directa
Consulta a sistemas de informacin
Cuestionario
Cdula
Entrevista: Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva es
conveniente:
Tener claro el objetivo
Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo
Concertar previamente la cita
Atender al compromiso

Integracin de los datos

Una vez que se cuenta con los datos de las reas
involucradas en la elaboracin del manual se deben
ordenar y sistematizar para preparar su anlisis
Resguardo
Clasificacin
Objetivos
Estrategias
Antecedentes
Estructura orgnica
Recursos presupuestales
Situacin actual:
Normas y polticas administrativas

Instrumento jurdico administrativo

Funciones
Procedimientos
Procesos
Infraestructura tecnolgica
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
Control
Relaciones en el entorno

Anlisis de datos: Se deben revisar los datos que se captaron

y debe efectuarse desde dos perspectivas:
1. DE EXAMEN
.
.
.
.
.
.
.

Conocer
Describir
Descomponerlo
Examinarlo crticamente
Ordenar cada elemento
Definir las relaciones
Identificar y explicar su comportamiento

2.-DE EVALUACION
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

Objetivos
Estrategias
Estructura orgnica
Recursos presupuestales organizados
Normas y polticas administrativas
Instrumentos jurdico administrativos
Funciones
Procedimientos
Procesos
Infraestructura tecnolgica
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
Control
Relaciones con el entorno

Tcnicas de apoyo al anlisis

Comprende los recursos tcnicos que se emplean para
examinar la informacin obtenida y estn directamente
relacionadas con el origen del proyecto, as como con
la formacin tcnica del lder o responsables.

Preparacin del manual

El coordinador general debe convocar a todos los
miembros del o de los equipos de trabajo para revisar el
contenido y presentacin de cada apartado.

Validacin: La informacin debe presentarse a

las personas entrevistadas para que firmen de
conformidad en un espacio especfico.
Estructuracin: El equipo tcnico debe
reunirse las veces que sean necesario para
compaginar e integrar el proyecto final del
manual.

Formulacin de
recomendaciones
Se convierten las conclusiones y observaciones en

propuestas especficas, es decir, en recomendaciones. La

elaboracin de un manual relaciona aspectos como los
siguientes:

Redefinicin de objetivos
Reorientacin de estrategias
Modificacin de estructuras
Resignacin de recursos
Fortalecimiento de normas y polticas administrativas
Cambios de los instrumentos jurdico administrativos
Reorganizacin de funciones
Ajuste de procesos y procedimientos
Refuerzo de la plataforma tecnolgica
Redistribucin del espacio y organizacionales
Cambios en los mtodos de trabajo
Mejor aprovechamiento de la fuerza de trabajo
Mejora de la calidad de productos y servicios
Reorientacin de los controles
Replanteamiento de las relaciones con el entorno

Elaboracin del informe

Los resultados deben incluirse en un informe.
Es necesario presentar el informe de manera explicita y con un
lenguaje exento de tecnicismos; un informe consta de estos
elementos: Introduccin, Cuerpo o parte principal, Conclusiones y
recomendaciones y apndices o anexos.

Presentacin del manual para su aprobacin

Cuando el manual ha quedado estructurado, el
coordinador general debe someterlo a la
aprobacin de las instancias procedentes.
A los niveles directivos
Al rgano de gobierno
A otros niveles jerrquicos

Reproduccin del manual

Una vez que el equipo responsable de la elaboracin del manual haya
recabado e integrado las observaciones sugeridas en los diferentes
niveles de decisin , tiene que coordinarse con la unidad o rea que
maneja los recursos econmicos con el fin de que el documento se
reproduzca para su distribucin e implementacin.

Caratula: Tiene como objetivo su identificacin a travs de los

siguientes elementos:
Nombre oficial de la organizacin
Logotipo oficial
Nombre genrico del manual en relacin con su contenido
Nombre de la unidad administrativas responsable de su elaboracin.

Implementacin del manual

Representa el momento para traducir las propuestas y recomendaciones en
acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin,
agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinmica y
componentes organizacionales.

Mtodos de implementacin: Estn estrechamente

relacionados con elementos de las estructuras tales
como: Tipo de manual, cobertura, naturaleza jurdica y
tamao de la organizacin, recursos asignados,
personal de apoyo, cultura organizacional y entorno.

Difusin del manual

Es conveniente definir un programa para la presentacin del
manual; tambin se pueden llevar a cabo reuniones de
sensibilizacin y se deben emprender campaas de difusin
mediante revistas, boletines, folletos, paneles, etc.

Revisin y actualizacin
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de
su informacin, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por
medio de revisiones peridicas.

Mecanismos de seguimiento y evaluacin: Son

aquellos que ponen en practica con la finalidad de establecer los
flujos adecuados para que la informacin administrativa llegue gil
y claramente a las reas y niveles que las necesiten.