Intro

Kandungan

1. Jenis-jenis Mesyuarat
2. Peranan dan Tanggungjawab AJK
3. Agenda Mesyuarat
4. Senarai Semak Tatacara dan Pengendalian*
5. Minit Mesyuarat
6. Bonus: Tindakan Susulan
*Dua tajuk dalam sukatan pelajaran digabungkan.

1 Jenis

1. Mesyuarat Jawatankuasa
2. Mesyuarat Agung Tahunan
3. Mesyuarat Agung Khas
4. Mesyuarat Agung Tergempar

MESYUARAT JAWATANKUASA
Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.
Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa

induk dan jawatankuasa kerja.

Kekerapan: bergantung pada kehendak

perlembagaan, peraturan tetap, keperluan

organisasi itu.
Notis sekurang-kurangnya 48 jam
Kuorum: lazimnya dua pertiga.

MESYUARAT AGUNG
Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun

keawangan. Notis tidak kurang daripda 14 hari.

Tujuan (bergantung pada perlembagaan):

membentangkan laporan tahunan

meluluskan penyata kira-kira
merancang aktiviti tahun berikutnya
memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu
meluluskan sesuatu usul
Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika kuorum tidak

cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklahlah

ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)

MESYUARAT AGUNG KHAS

Jarang berlaku dan dinamakan juga

mesyuarat agung luar biasa.

Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli

berdaftar dengan tujuan

membubarkan ajk yang ada dan memilih ajk

baharu
mengubah perlembagaan atas keperluan yang

mendesak
menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

MESYUARAT AGUNG KHAS

Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh

permintaan.
Paparan notis mesyuarat dan agenda

sekurang-kurangnya 48 jam sebelum

mesyuarat.
Kuorum mesyuarat agung diterima pakai.
Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat

hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk

tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam
tempoh enam bulan.

MESYUARAT KHAS
Kekerapan: berdasarkan keperluan.
Tujuan: membincangkan satu isu

penting sahaja.
Minit khas: disediakan dan diluluskan

dalam mesyuarat jawatankuasa yang

berikutnya.

MESYUARAT TERGEMPAR
Subjenis mesyuarat

jawatankuasa; lebih kurang

mesyuarat khas.
Tujuan: membincangkan isu yang

memerlukan kata putus segera.

Contoh: hendak memecat ahli
yang melanggar disiplin.

2 Peranan

Tercatat dalam perlembagaan

Peranan utama dimainkan oleh pengerusi
Peranan urus setia/setiausaha terdapat

dalam senarai semak dan pengurusan

minit
Akses kendiri & e-pembelajaran: rujuk

contoh perlembagaan di
http://www.geocities.com/jpmmpks/

KUALITI PENGERUSI
Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang
tenang, peramah, mesra
boleh berfikir secara objektif dan jelas
berpengetahuan cukup tentang tatacara

mesyuarat
berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa

berhubung rapat dan bekerjasama dengan

setiausaha.

KUASA PENGERUSI
Kuasanya mengatasi semua yang hadir

dalam mesyuarat.
Keputusannya tentang tatacara mesyuarat

muktamad.
Dia mempunyai undi pemutus; digunakan

apabila berlaku persamaan undi antara

pencadang dengan pembangkang.
Dia sahaja yang boleh memula dan

menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan

tepat pada waktunya.

PERLAKUAN PENGERUSI
Pengerusi Duduk Ketika ahli mesyuarat

sedang berucap, pengerusi perlu duduk

kerana tiada sesiapa pun dibenarkan
bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.
Pengerusi Berdiri Ketika berucap

pengerusi perlu berdiri kecuali dalam

mesyuarat jawatankuasa.
Ahli Berdiri Ahli juga hendaklah berdiri

semasa berucap kecuali dalam mesyuarat

jawatankuasa.

SASARAN PEMBICARAAN
Sasaran pembicaraan ialah pengerusi.

Soalan, komen atau pandangan mestilah

ditujukan kepadanya pengerusi, bukan
kepada orang tertentu dalam mesyuarat.
Gunakan pembuka bicara yang sopan

apabila memulakan ucapan seperti Tuan

Pengerusi, izinkan saya mengemukakan
pertanyaan kepada . dan Tuan
Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan
kepada kami ."

JIKA PENGERUSI BERTANDING

Jika pengerusi bertanding untuk

mempertahankan kedudukannya sebagai

pengerusi, dia tidak boleh
mempengerusikan mesyuarat itu semasa
pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau
seorang pengerusi sementara mesti
mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia
dilantik semula, dia bolehlah
mempengerusikan mesyuarat seterusnya
jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

PENYINGKIRAN PENGERUSI
Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli

mengemukakan usul undi tidak percaya kepada

pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan
kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu
mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti
mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat
perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau
dilantik pengerusi baharu.
Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa

untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku,

lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.

3 Agenda

Maksud: kertas yang menyenaraikan

perkara yang akan dibincangkan dalam

mesyuarat.
Panduan 1: pengerusi berbincang dengan

setiausaha tentang isi kandungan agenda.

Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda

jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak

pengurusan; dapat dilaksanakan secara
bersurat atau melalui telefon.

BENTUK AGENDA
Rangka Tajuk sahaja; paling lazim.
Lengkap Tujuan setiap agenda dan rangka

ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.

Salinan Pengerusi Lengkap dan ada

ruangan kosong di bahagian tepi kertas

agenda untuk catatannya.
Salinan Setiausaha Sama dengan yang

dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi

memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

PENDAPAT KARUT
Pendapat yang mengatakan agenda boleh

dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat

adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan
orang yang serius melakukan persediaan
sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN Kawasan
Utara, 22 November 2000.)

4 Semak

(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)

Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.

Contoh yang disediakan berasaskan PKPA
2/1991, standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman personal.

Dapat disusun semula berdasarkan

tanggungjawab individu dalam urus setia.

Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar

dan perkembangan semasa.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.

Butiran

Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat

1.
mesyuarat bersama pengerusi.

2.

Merancang peruntukan masa setiap agenda.

3.

Menempah bilik mesyuarat.

4.

Menempah minuman.

5.

Menyediakan fail.

Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda

6.
dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.
7.

Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.

Butiran

8.

Memberitahu pihak yang akan menyediakan

kertas kerja (jika ada).

9.

Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh

1 hari sebelum mesyuarat.

10. Menyediakan salinan kertas kerja.

11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja

melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan

pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang

lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas
kerja, hal-hal lain, dan penutup.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.

Butiran

13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi

maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh
dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa
dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi,
jenis pakaian.

14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput

dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan,
jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen

berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum
mesyuarat.

16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih

dan kemas.*

*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.

Butiran

17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi

disediakan dan jika perlu.*

18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli

mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *

19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan

berfungsi. *

20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,

jika perlu. *

21. Memastikan overhead projector dan peralatannya

disediakan, jika perlu. *

22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah

dibuat. *

*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil.

Butiran

23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk

menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.

24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari

sebelum mesyuarat diadakan.

25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan

bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul,
dua hari sebelum mesyuarat.

26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara

memberi penghormatan (address) kepada pengerusi
dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.

27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu

pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat
meninggalkan mesyuarat.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Bil.

Butiran

1.

Mengedarkan buku kehadiran.

2.

Menyimpan buku kehadiran.

3.

Mencatat minit mesyuarat.

4.

Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.

5.

Memastikan minuman diterima pada masanya.

6.

Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli

terpilih, jika perlu.

7.

Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh

pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil
sesuatu di pejabat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil.

Butiran

1.

Memastikan peralatan dan sisa minuman

dikemaskan.

2.

Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas

mesyuarat.

3.

Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.

4.

Menaip draf minit.

5.

Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas

mesyuarat.

6.

Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas

mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil.
7.

Butiran
Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari
selepas tarikh mesyuarat.

8.

Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh

pengerusi.

9.

Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.

10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam

tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.

11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang

tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang
diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua
minggu.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil.

Butiran

12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada

mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit
mesyuarat diedarkan.
13. Mengutip semula borang tindakan susulan.

14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan

membuat ringkasan).

15. Menyemak tindakan susulan.

16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.

17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada
semua ahli mesyuarat.

5 Minit

10 fakta berasaskan PKPA 2/1991,

standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman
personal perlu dijadikan panduan.

1.Format PKPA 2/1991 Format minit

mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan
Malaysia terdapat dalam Lampiran A
Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2
Tahun 1991 (PKPA 2/1991).
1.Sediakan Secepat Mungkin Draf
minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah
dikemukakan kepada pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada
tiga hari selepas tarikh mesyuarat
diadakan.

1.Pengedaran Minit Minit mesyuarat yang

telah disemak oleh Pengerusi hendaklah
diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak
lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat
diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus
sebelum mesyuarat berikutnya bermula*.
1.Minit Padat Minit direkodkan secara
padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara
yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan
nota yang menunjukkan sama ada tindakan
lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja.
PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).
* Ada kontroversi.

1.Tiada Kolum PKPA 2/1991 tidak

mencatatkan keperluan kolum untuk minit.
INTAN dan agensi kerajaan yang utama
mematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPA
dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan
Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh
MAMPU, " kata Encik Shahril Annuar Ahmad,
Pegawai INTAN Kawasan Utara.

1.Tindakan Perkataan "Tindakan"

dihitamtebalkan dan dikanankan.

1.Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu

Tidak perlu nama dan tandatangan
setiausaha di akhir minit. Kenyataan
disemak oleh pengerusi, ruangan
tandatangan dan namanya juga tidak perlu.
Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam
senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan
oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh
pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.
Penomboran Baik ikut sistem perpuluhan atau
gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam
kurungan dan angka Roman kecil dalam
kurungan.

1.Ada Sistem Pengesanan Urus setia

bertanggungjawab mengesan pelaksanaan
keputusan mesyuarat dengan
menggunakan borang khas (Lampiran B).
PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).
1.Penutup Tidak perlu ditulis tajuk bagi
bahagian penutup.

6
Susulan

Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.

Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat
maklum balas.

Catatkan petikan minit dan hantar kepada

semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat
yang berikutnya.

Dapatkan respons melalui telefon atau secara

bersemuka.

TINDAKAN SUSULAN
JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X
Bil.

Para

Perkara

3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri

Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid
yang Diluluskan
Mesyuarat maklum, mengikut Surat
Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan
murid yang layak menerima RMT pada
tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan
ini sama dengan tahun 2000-2004.
Semakan audit mendapati pertambahan
murid yang layak sehingga tahun 2004
ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan
RMT dapat dimanfaatkan kepada semua
murid yang layak. JPN telah
mengurangkan bilangan hari RMT dari
190 hari kepada 92 hari sahaja.
3.21 .

Tindakan Maklum Balas

JPN
Sabah

TINDAKAN SUSULAN
MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X
Agenda

Perkara

Tindakan

1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama

di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum
ialah sebanyak 75% berbanding 25%
pengurusan kokurikulum dan bidangbidang lain.

Telah dimaklumkan kepada

staf akademik melalui memo
dalaman.

4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan

pelajar lemah. Oleh hal yang demikian,
semua pihak perlu turun padang untuk
menangani masalah ini bermula pada hari
pertama persekolahan.

Isu ini diberi perhatian

dalam Projek PensianganSalinatan dan Teaching
School.

5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab,

PPG, PPD dan juga pihak jabatan
pendidikan negeri perlu diperkemas agar
aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat
dilaksanakan dengan lebih berkesan.

Pemuafakatan maktab
dengan PPG dan PPD amat
baik. Semua program/projek
KPKM, Teaching School,
Pensiangan-Salinatan, dll.
tidak menghadapi masalah.

TK