ASIGNATURA

ADMINISTRACION PUBLICA
VI SEMESTRE 2016 I
SISTEMA

NACIONAL
DE
RACIONALIZACION
LIC. ADM. GUINO GUTIERREZ TOLEDO
C.U. PUNO, 2016
1

Es el conjunto de rganos, normas,

procedimientos y tcnicas que orientan a las
entidades pblicas a implementar los procesos de
formulacin de polticas, formulacin y
actualizacin de documentos de gestin
institucional, diseos de modelos
organizacionales, programacin administrativa y
racionalizacin de procedimientos, a fin de
formalizar la actuacin de los organismos
pblicos.

OBJETIVO
Contribuir a lograr una gestin eficiente y eficaz
en todos los niveles de la organizacin.

ANTECEDENTES:

Con Decreto Ley 20316 se cre el Sistema

de Racionalizacin, cuya oficina central, la
Direccin Nacional de Racionalizacin
formaba parte del Instituto Nacional de
Planificacin - INAP.

Posteriormente el Instituto Nacional de

Planificacin fue desactivado, asumiendo
actualmente estas funciones la Secretara
de Gestin Pblica de la Presidencia del
Consejo de Ministros.

JERARQUIZACIN DE DOCUMENTOS DE
GESTIN INSTITUCIONAL EN LA
ADMINISTRACIN PBLICA
DOCUMENTOS DE GESTION

AMBITO

ROF
Reglamento de organizaciones y
funciones

Institucional

CAP
Cuadro para asignacin de
personal

Institucional

PAP
Presupuesto analtico de personal

Institucional

MOF
Manual de organizaciones y
funciones

MAPRO
Manual de procedimiento

TUPA
Texto nico de procedimientos
administrativos

RESPONSABLES

Oficina de
Racionalizacin

Oficina de personal
y presupuesto

Institucional
dependencia orgnica

Institucional
dependencia orgnica

Institucional

Oficina de
racionalizacin

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN
Y FUNCIONES - ROF

Es el documento tcnico normativo de gestin

institucional que formaliza la estructura
orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo
institucional y al logro de su misin, visin y
objetivos. Contiene las funciones generales de
la entidad y las funciones especficas de los
rganos y unidades orgnicas, estableciendo
sus relaciones y responsabilidades.

Debe ser empleado como un instrumento de

gestin administrativa, para establecer campos
funcionales, precisar responsabilidades y como
un medio para efectuar el proceso de direccin
y control.

El ROF no debe ser empleado para crear nuevas

unidades orgnicas de segundo nivel distintas a
las contenidas en la norma legal que da origen a
la Entidad, salvo que exista disposicin legal
que faculte este hecho. Tampoco se debe
emplear para la creacin de cargos. Solo deber
formalizarse las unidades orgnicas de tercer
nivel que se consideren necesarias y que se
encuentren justificadas en la fundamentacin
tcnica que elabore la Entidad.

Caractersticas:

Debe contener informacin pertinente, concreta

y clara.
Debe ser funcional, para permitir su fcil
manejo, identificacin y actualizacin.

Contenido del ROF:

Introduccin. Se describir la interrelacin entre

la naturaleza del organismo pblico y las polticas
y acciones de desarrollo que pretenden alcanzar
el sector o la institucin en el corto, mediano y
largo plazo.

ndice. Relacin clasificada de ttulos, captulos,

asuntos y anexos con su respectiva ubicacin
por el nmero de pgina que contiene el ROF.

Generalidades. Se consignar bsicamente la

informacin referida a los siguientes aspectos:
contenido y mbito de aplicacin del reglamento,
domicilio de la entidad y tiempo de
funcionamiento.

TITULO I

NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y

FUNCIONES GENERALES DE LA INSTITUCIN

Naturaleza. La esencia, la lnea de accin general de la

institucin, la caracterstica permanente de la entidad.
Finalidad. Se consignar la razn fundamental para la
que ha sido creada la institucin y a la que debe orientar
su existencia en forma permanente.
Objetivos. Son los resultados que la entidad pretende
alcanzar en el corto, mediano y largo plazo, en
cumplimiento de su finalidad.
Funciones Generales. Conjunto de acciones
fundamentales o actividades globales que debe realizar la
Entidad para lograr la finalidad u objetivos establecidos.

TITULO II

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA, FUNCIONES, FACULTADES

YATRIBUCIONES:

Se establece la estructura orgnica de la entidad

comprendidas hasta el tercer nivel organizacional, tambin
se establecer las funciones de cada rgano
administrativo, as como las facultades y atribuciones de
los actos administrativos de su competencia. Se desarrolla
a travs de los ttulos siguientes:

CAPITULO I: DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA

INSTITUCIN
CAPITULO II: DE LOS ORGANOS DE GOBIERNO DE LA
INSTITUCIN
CAPITULO III: DE LA ALTA DIRECCIN
CAPITULO IV: DE LOS ORGANOS DE CONTROL
CAPITULO V: DE LOS ORGANOS DE ASESORAMIENTO
CAPITULO VI: DE LOS ORGANOS DE APOYO
CAPITULO VII: DE LOS ORGANOS DE LINEA
CAPITULO VIII: DE LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS

TITULO III

DE LAS RELACIONES INTER INSTITUCIONALES

Se especificar la facultad que tiene el organismo, de mantener
relaciones con personas naturales o jurdicas, nacionales o
extranjeras, cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a
los fines que persigue la entidad.
TITULO IV
DEL REGIMEN LABORAL
Se debe consignar con precisin el o los regmenes laborales en los
cuales se encuentren comprendidos los funcionarios y servidores de
la Entidad.
TITULO V
DEL REGIMEN ECONOMICO
Se consignar los recursos con que contar el organismo, con
precisin de sus fuentes, as como el origen de su patrimonio.
TITULO VI
DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, TRANSITORIAS
Y FINALES Complementarias. Se considera todas aquellas
disposiciones que coadyuven a la mejor aplicacin de las normas
tipificadas en los rubros anteriores.

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ETAPAS DEL ROF:

FORMULACIN

Su formulacin debe ser compatible con las

normas legales que le sustentan
En lo posible se debe hacer corte de pgina en
los respectivos captulos y ttulos
El proyecto a nivel de documento y trabajo debe
ser opinado por los responsables de las
diversas reas
El proyecto final debe ser concordado en
relacin con las otras reas

APROBACIN

El ROF ser aprobado por el Titular del Pliego

mediante una Resolucin, salvo se disponga lo
contrario.
11

DIFUSIN

Ser distribuido necesariamente a nivel de la Alta

Direccin, Direcciones de Lnea, Apoyo, Asesora,
Oficina de Control, Oficina de Comunicacin e
Informacin, Biblioteca, Archivo y Oficina de
Racionalizacin.

ACTUALIZACIN

El responsable de su actualizacin, es la Oficina de

Racionalizacin Institucional, esta se realizar
cuando se apruebe o modifique una disposicin
que afecte directa o indirectamente la naturaleza,
funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la
entidad.

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CUADRO PARA ASIGNACIN DE

PERSONAL CAP
(Decreto Supremo N 043-2004-PCM)

Es un documento de gestin institucional que

contiene los cargos definidos y aprobados que una
entidad requiere para su normal funcionamiento en un
periodo determinado en que rige la organizacin
vigente, por tanto, es pues la planificacin de los
cargos que necesita una entidad y su elaboracin se
basa en el organigrama vigente establecido en el ROF.

A travs del CAP se determina los cargos que

permitirn cumplir las funciones sealadas en el ROF
y las metas indicadas en los planes operativos.

Es el punto de partida para elaborar el Presupuesto

Analtico de Personal (PAP) y permite efectuar la
descripcin de los cargos para efectos de
clasificarlos y de elaborar el MOF.

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Cargos contenidos en el CAP:

Los cargos contenidos en el CAP son

clasificados y aprobados por la propia entidad.

En el caso de Direcciones Regionales

Sectoriales y dems entidades con dependencia
funcional y tcnica con el Gobierno Nacional, la
clasificacin de cargos es aprobada por los
respectivos Ministerios.
En el caso de las Universidades Pblicas la
clasificacin de cargos de personal docente es
aprobada por la Asamblea Nacional de
Rectores.
En el caso de las empresas del Estado bajo el
mbito de la Ley de actividad empresarial del
Estado, la clasificacin de cargos es aprobada
por el Fondo Nacional de Financiamiento de la
Actividad Empresarial del Estado - FONAFE.

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CUADRO PARA ASIGNACION DE

PERSONAL
Terminologa y Equivalencia

DIRECTOR GENERAL
CARGO ESTRUCTURAL
CARGO CLASIFICADO
NIVEL REMUNERATIVO
NIVEL ORGANIZATIVO
NIVEL DEL CARGO
NIVEL JERARQUICO
NIVEL DE CARRERA

DIRECTOR SIST. ADVO IV

ESPECIALISTA OYM II

PROFESIONAL/TECNICO/
AUXILIAR

SPA STE SAA

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Ejemplo: DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA

Informe Previo a la Aprobacin del CAP:

El proyecto de CAP, debidamente visado por el

rgano responsable de su elaboracin; as como el
rgano de asesora jurdica, adjuntndose los
informes tcnico y legal respectivos, el Reglamento
de Organizacin y Funciones y su Organigrama,
debe ser remitido para informe previo tal como se
establece.

A la Secretara de Gestin Pblica de la

Presidencia del Consejo de Ministros, en el caso de
Ministerios y Organismos Pblicos
Descentralizados.
A la Oficina de Presupuesto y Planificacin del
respectivo sector, en el caso de entidades de
tratamiento empresarial.

19

A la Oficina de Presupuesto y Planificacin de la propia

entidad en el caso de:

Poder Judicial
Ministerio Pblico
Jurado Nacional de Elecciones
Oficina Nacional de Procesos Electorales
Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil
Consejo Nacional de la Magistratura
Defensora del Pueblo
Contralora General de la Repblica
Tribunal Constitucional
Universidades Pblicas
Superintendencia de Banca y Seguros
Banco Central de Reserva del Per
Gobiernos Regionales
Gobiernos Locales
Empresas Municipales y Organismos Pblicos
Descentralizados de Gobiernos Locales.

20

Al FONAFE en el caso de las empresas del Estado

que conforman la actividad empresarial del Estado,
debiendo el rgano respectivo emitir el informe previo.
El FONAFE mediante Directiva debe precisar las
disposiciones complementarias para la aprobacin del
CAP.

En el caso de las Direcciones Regionales Sectoriales y

dems entidades que mantienen dependencia
funcional y tcnica con los Ministerios, el Proyecto de
CAP se elaborar de conformidad con las
disposiciones complementarias que establezca el
respectivo Ministerio, debiendo el rgano encargado
de dicho Ministerio emitir opinin previa. De existir
opinin favorable, corresponde la remisin a la
Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial, la que debe emitir un
informe previo y elevar el proyecto de CAP para la
aprobacin por parte del Gobierno Regional.

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Aprobacin del CAP:

La aprobacin del CAP de las Entidades se efectuar de

la siguiente manera:
No proceder la aprobacin del CAP de aquellas
entidades que carezcan de un ROF vigente.

FORMAS DE APROBACIN DEL CAP EN LAS

ENTIDADES PBLICAS:

La aprobacin del CAP de las entidades se efectuar como

sigue:
Por Resolucin Suprema refrendada por el Titular del Sector
Gobierno Nacional, Ministerios, Organismos Pblicos
Descentralizados, Entidades de Tratamiento Empresarial.
Por Resolucin de Titular del pliego Poder Judicial, Ministerio
Pblico, Jurado Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de
Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificacin y
Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Defensora del
Pueblo, Contralora General de la Repblica, Tribunal
Constitucional, Universidades Pblicas, Superintendencia de
Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Per
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Por Ordenanza Regional Gobierno Regional

Por Ordenanza Municipal Gobierno Municipal
Por Resolucin del Titular de la Entidad
Empresas Municipales, Organismos Pblicos
Descentralizados de Gobiernos Locales.
Por Acuerdo de Directorio de FONAFE y las
empresas bajo su mbito
Por Ordenanza Regional Direcciones
Regionales Sectoriales

23

Modificacin del CAP:

Las entidades de la Administracin Pblica

debern modificar el Cuadro para Asignacin de
Personal en los siguientes casos:

Cuando la Entidad haya sufrido modificaciones

en su ROF que conlleve cambios en sus
funciones o en su estructura organizacional o
por motivo de una accin de racionalizacin o
mejoramiento de procesos.

Por motivo de reestructuracin o reorganizacin

aprobadas conforme a la normatividad vigente.

Por motivo de un reordenamiento de cargos

que conlleve una afectacin de su Presupuesto
Analtico de Personal - PAP.
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PRESUPUESTO ANALTICO DE
PERSONAL (PAP)

Es el documento que refleja la provisin remunerativa de

cada uno de los cargos definidos en el CAP, pero solo
cuando se tenga la provisin presupuestal
correspondiente.
Los PAP se elaboran del personal nombrado, eventual,
obrero permanente y obrero eventual, cada uno en un
formulario A, B, C, D respectivamente.

Los PAP se utilizan:

En la etapa de formulacin del Presupuesto de la entidad.

En la etapa de elaboracin del proyecto de presupuesto
de la entidad para la consolidacin correspondiente.
En al etapa de ejecucin del presupuesto aprobado, como
documento base para efectuar procesos tcnicos de
personal como nombramientos, ascensos, reasignaciones
y otros, as como para efectuar modificaciones del propio
PAP segn sea el caso.

25

Como base para la elaboracin de la Planilla nica de

Pagos - PUP.

Como fuente informativa para estudio del gasto pblico

en el rea de remuneraciones, tanto de la entidad como
de la administracin pblica.

Los PAP tendrn vigencia de conformidad con lo que

determinen las disposiciones legales en materia de
presupuesto y remuneraciones.

Los PAP se elaboran en dos formularios:

Formulario de Detalle (A, B, C, D)

Formulario de Resumen (A1, B1, C1, D1)

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El formulario de detalle
contiene la descripcin
de la distribucin de los
cargos con sus
correspondientes plazas
y montos, habilitados
para el funcionamiento
de la entidad, pudiendo
seguir en su formulacin
el orden de la estructura
orgnica contemplada en
el CAP, hasta el nivel de
desagregacin que se
requiera, pudiendo ser
cargo por cargo o
agrupndolos segn
denominacin,
remuneracin bsica y
duracin, o de acuerdo a
como ms convenga a la
entidad.
27

El formulario de
resumen, contiene el
consolidado de las
plazas cuya distribucin
a los cargos
correspondientes se ha
efectuado en el
formulario anterior, ms
los montos adicionales
para cubrir posibles
eventualidades no
susceptibles de ser
previstas
especficamente en los
casos exceptuados por
las normas de
austeridad respectivas.

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APROBACIN
El PAP ser aprobado por el Titular del Pliego
mediante una Resolucin incluyendo los formularios,
salvo se disponga lo contrario.
MODIFICACIN
Los PAP se modifican por las siguientes causales:
Por variacin de las remuneraciones bsicas de la
recategorizacin.
Por creacin de plazas, supresin, fusin o
modificacin de vacantes, legalmente autorizado.
Por reestructuracin de la entidad.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES - MOF

El Manual de Organizacin y Funciones es un

documento normativo que detalla la estructura,
funciones especificas a nivel de cargo o puesto
de trabajo, lneas de autoridad y
responsabilidad, relaciones de coordinacin,
requisitos y tareas correspondientes a las
diferentes unidades orgnicas de la Institucin.

Se desarrolla a partir de la Estructura Orgnica

y Funciones Generales establecidas en el
Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF), as como en base a los requerimientos
considerados en el CAP.

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Caractersticas:

El MOF no ser empleado para crear nuevas

unidades orgnicas distintas a las contenidas
en el ROF

No se utilizara el MOF para crear cargos al

margen de los establecidos en el CAP

El MOF se elaborara independientemente en

cada unidad orgnica establecido en el
segundo nivel organizacional

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Objetivos del MOF:

Indicar las funciones

bsicas que se
desarrollan en cada
unidad orgnica
Determinar la ubicacin y
las funciones especficas
que debe cumplir cada
cargo.
Precisar las lneas de
autoridad y
responsabilidad, as
como las interrelaciones
jerrquicas y funcionales
internas y externas de
cada unidad orgnica.

Ing. In
g.
Mkt.
Contador
Gerente

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Estructura:

estructura del MOF

introduccin
finalidad alcance
aprobacin y actualizacin
base legal
objetivos
polticas
lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin
funciones generales
organizacin
funciones de las unidades estructurales
cuadro orgnico de asignacin de cargos
funciones especificas a nivel de los cargos
organigrama
33

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS - MAPRO

El Manual de Procedimientos
Administrativos es una herramienta tcnica
que, coadyuva a lograr una adecuada
sistematizacin de los procedimientos
administrativos de las instituciones o
empresas.
Es un documento elaborado
sistemticamente en el cual se indican las
actividades, a ser cumplidas por los
miembros de un organismo y la forma en
que las mismas deberan ser realizadas,
ya sea conjunta o separadamente.
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Objetivos:

Presentar una visin integral de

cmo opera la institucin.
Precisar una secuencia lgica de las
actividades de cada procedimiento.
Precisar la responsabilidad operativa
del personal en cada unidad.
Proporcionar un mejor
aprovechamiento de los recursos
humanos y materiales.
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Elaboracin

Para la elaboracin del Manual de

Procedimientos Administrativos es
necesario tener en cuenta los siguientes
criterios:
Dividir la elaboracin del MAPR en
etapas definidas y en tramos cortos de
tiempo.
Determinar la secuencia lgica de dichas
etapas.
Estructurar en forma de flujo de secuencia.
Estimar el tiempo necesario para cada
etapa de la secuencia, as como la unidad
de medida a utilizar (hora, da, mes, etc)
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Contenido

Cartula o Portada. Es la identificacin del documento, debe

consignarse el nombre de la entidad, denominacin del manual,
cdigo del manual, lugar y fecha de aprobacin, nmero de la
correspondiente revisin o actualizacin cuando fuera el caso.
ndice. Es la estructura del contenido en forma organizada y la
localizacin por el nmero de pginas.
Introduccin. Es una breve descripcin del panorama general
del contenido del manual.
Base Legal. Son los dispositivos legales y/o normas
administrativas que regulan el procedimiento.
Organigrama. Representa grficamente la estructura de
organizaciones, describiendo la posicin de cada unidad
administrativa, sus relaciones, niveles jerrquicos, canales de
comunicacin, lneas de autoridad y asesora.
Procedimientos. Es la descripcin de la secuencia lgica de los
procedimientos correspondientes a una entidad administrativa
(diagrama de bloques), as como su representacin grfica a
travs de diagramas de flujo.

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Diagrama de Flujos:
- Inicio y Trmino
- Recepcin de documentos
- Tipo de documento
- Traslado o Transporte
- Conector
- Procesamiento de datos
- Decisin
- Archivo
- Documentos Varios

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Responsable

La elaboracin y actualizacin del MAPR es

responsabilidad de la Oficina de Racionalizacin en
cada una de las entidades del sector pblico.

Aprobacin
Para su aprobacin es necesaria la opinin tcnica
de la Oficina de Racionalizacin. Es aprobado por
los Directores Generales y Regionales, cuando los
procedimientos recorran nicamente por su
respectiva jurisdiccin, y por el Director Superior o
autoridad equivalente, cuando los procedimientos
fluyan por dos o ms dependencias administrativas
que tienen nivel de Direccin o equivalente.

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TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS - TUPA Ley 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General

Acto Administrativo:

Son actos administrativos las

declaraciones de las entidades que, en el
marco de normas de derecho pblico estn
destinadas a producir efectos jurdicos
sobre los intereses, obligaciones o derecho
de los administrados dentro de una
situacin concreta.
40

TUPA

El Texto nico de Procedimientos

Administrativos (TUPA), es el documento
unificado que contiene toda informacin
relativa a la tramitacin de los
procedimientos administrativos
(comnmente denominados trmites) que
se realizan ante las distintas dependencias
de cada entidad de la Administracin
Pblica.

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El TUPA contiene lo siguiente:

Todos los procedimientos requeridos por los

administrados para satisfacer sus intereses o derechos
mediante el pronunciamiento de cualquier rgano de la
entidad.
La descripcin clara y especifica de todos los requisitos
exigidos para la realizacin completa de cada
procedimiento.
La calificacin de cada procedimiento segn corresponda
entre procedimiento de evaluacin previa o de aprobacin
automtica.
En el caso de procedimientos de evaluacin previa si el
silencio administrativo aplicable es positivo o negativo.
Los supuestos en que procede el pago de derecho de
tramitacin, con indicacin de su monto (expresado en
porcentaje de UIT) y forma de pago.
Las vas de recepcin adecuadas para acceder a los
procedimientos contenidos.
La autoridad competente para resolver en cada instancia
del procedimiento y los recursos a interponerse para
acceder a ellas.
Los formularios que sean empleados durante la
tramitacin del respectivo procedimiento administrativo. 42