Anda di halaman 1dari 143

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP)

BIL. 5 TAHUN 2007


TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia

an
d
AN WAB
N
A GJA
L
R
A
E
W
P
U N NG A
G
G
E
N
P
A
I
T
WA
A
PEG

Aset Alih
diurus
teratur

berkesan
cekap

Tubuh Unit Pengurusan Aset


Melantik: Pegawai Aset
Pegawai Pemeriksa Aset
Lembaga Pemeriksa
Jawatankuasa Penyiasat
Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK)
Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac iaitu: Laporan Harta Modal dan Inventori
(KEW.PA-8)
Laporan Pemeriksaan Harta Modal &
Inventori (KEW.PA-12)
Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-20)
Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib
(KEW.PA-32) dan Laporan Tahunan
Kehilangan dan Hapuskira (KEW.PA-33)

*SAP 12 Mac 2010 - Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH


KERAJAAN (JKPAK)
BIDANG TUGAS JKPAK
Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua
aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
TEMPOH MESYUARAT
Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.
Bil Mesyuarat

Tarikh

Laporan

Tempoh

Bil 1/ 2010

Jan 2010 Suku Tahun Keempat Tahun sebelumnya Okt - Dis 2009

Bil 2/ 2010

Apr 2010

Suku Tahun Pertama Tahun Semasa

Jan - Mac 2010

Bil 3/ 2010

Jul 2010

Suku Tahun Kedua Tahun Semasa

Apr - Jun 2010

Bil 4/ 2010

Okt 2010

Suku Tahun Ketiga Tahun Semasa

Jul -Sept 2010

sambungan
3 bulan sekali
Hasil
JAWATANKUASA mesyuarat
PENGURUSAN dilapor dalam
JPKA
ASET ALIH

KERAJAAN
(JKPAK)

Laporan
Tindakan
Pelupusan

Laporan
Tindakan
Surcaj
Tatatertib

Pengerusi
Guru Besar/
Pengetua

Ketua Panitia
Guru berkaitan
Kerani
Setiausaha
Pegawai
Aset

Kedudukan
Semasa
Aset
Alih

Agenda
Mesyuarat
JKPAK

Hasil Laporan
Pemeriksaan
Aset Alih

Isu Berbangkit
Mengenai
Pengurusan
Aset Alih

PELAKSANAAN
Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatan
sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam
Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-4 dan Senarai Daftar
Inventori KEW. PA-5.
Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314)
hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3)
dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan
Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

KANDUNGAN TPA
PENDAHULUAN
BAB F
KEHILANGAN &
HAPUS KIRA

BAB E
PELUPUSAN

BAB D
PENYELENGGARAAN

BAB A
PENERIMAAN

BAB B
PENDAFTARAN

BAB C PENGGUNAAN,
PENYIMPANAN &
PEMERIKSAAN

PENDAHULUAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia

KITARAN HAYAT ASET

DEFINISI ASET
>RM1,000
@
Ada Penyelenggaraan
Berjadual
Infrastrukt
urTanah

ASET TAK ALIH


Bangunan

HARTA
INTELEK

ASET ALIH
Harta
Modal

Inventor
i

Haiwan
Ikan

ASET
HIDUP
Tumbuhan

Loji
@
Jenter
a
Berat

Kenderaa
n

Kelengkap
an @
Peralatan

<RM1,000 & Tiada


Penyelenggaraan
Berjadual Kelengkapan
@ Peralatan
Tanpa Kira Nilai Perolehan
Asal

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang boleh


dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang
dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.

10

KUMPULAN ASET ALIH

11

HARTA MODAL
(a)

Aset

Alih

yang

harga

perolehan

asalnya

RM1,000.00 dan ke atas setiap


satu; atau
(b)

Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan


secara berjadual tanpa mengira harga perolehan
asal.
(Penyelenggaraan berjadual adalah
penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di
dalam manual/ buku panduan pengguna)

12

KATEGORI HARTA MODAL


Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:
(i) Loji/ Jentera Berat
(ii) Kenderaan
(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/
Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/
Dapur/ Sukan

13

CONTOH HARTA MODAL

14

INVENTORI
(a)

Aset

Alih

yang

harga

perolehan

asalnya

kurang
daripada
RM1,000.00
setiap satu dan tidak memerlukan
penyelenggaraan
(b)

Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan


mangkuk tanpa mengira harga perolehan

15

KATEGORI INVENTORI
Empat (4) kategori Inventori iaitu:
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000.00 dan
tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:
(i)

Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/


Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/
Bengkel/ Dapur/ Sukan

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:


(ii)
(iii)
(iv)

Perabot
Hamparan, hiasan dan langsir
Pinggan mangkuk
16

CONTOH INVENTORI

17

sambungan

Kod Klasifikasi Aset

http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase
18

A:

BAB
PENERIMAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia

19

BAB A - PENERIMAAN

Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi


tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset
yang diperolehi.
Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki
kepakaran dalam bidang tertentu.

20

sambungan
Objektif Penerimaan:
(a) Memastikan setiap aset diterima menepati
spesifikasi yang ditetapkan.
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut
pesanan.
(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,
sempurna dan selamat untuk digunakan.

21

PERATURAN PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima


menepati spesifikasi.

(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah (bila perlu)

(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima


aset:

Semak butiran dalam dokumen.


Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta
sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka


dokumen dicatat Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang dan diuji.
22

sambungan
(d)

Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1


jika terdapat kerosakan/ perselisihan.

(e)

Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua


Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau
syarikat pembekal.

(f)

Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta


Surat Jaminan daripada pembekal.

(g)

Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama


manual penggunaan dan penyelenggaraan.
23

24

B:

BAB
PENDAFTARAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia

25

SKOP
CARTA ALIRAN DAN
PROSES KERJA

OBJEKTIF
TEMPOH MENDAFTAR

LAPORAN TAHUNAN
HARTA MODAL &
INVENTORI

PENDAFTARAN
PENGESAHAN
PENDAFTARAN
URUSAN PENDAFTARAN
ASET ALIH

PENDAFTARAN ASET
HADIAH
PENDAFTARAN ASET
LUCUTHAK

PUNCA MAKLUMAT
DOKUMEN PENDAFTARAN

BUTIRAN MAKLUMAT
26

OBJEKTIF PENDAFTARAN
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat
dan kemaskini
Memudahkan pengesanan dan pemantauan
Membolehkan keadaan aset diketahui
Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan
penggantian aset

27

TEMPOH MENDAFTAR

dari tarikh pengesahan penerimaan.

28

PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicop


pada dokumen punca maklumat yang
berkaitan seperti contoh berikut:
Telah direkodkan pada ..(tarikh). No. siri
pendaftaran aset .. seperti nombor pada
daftar.

29

URUSAN PENDAFTARAN
(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/
Jabatan/PTJ menggunakan Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2) & Daftar Inventori (KEW.PA-3).
(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan
Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5)disediakan.
Pendaftaran melalui sistem berkomputer:
(a) Format yang sama diguna pakai.
(b) Daftar hendaklah dicetak.
(c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
30

Kementerian/Jabatan: Perbendaharaan

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

Bahagian: Kawalan dan Pemantauan

(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1

BAHAGIAN A

Kod Nasional
Kategori

Peralatan ICT

Sub Kategori

Komputer

Jenis/Jenama/Model

DELL/L1506

Buatan

Malaysia
Harga Perolehan Asal

RM8,500

Tarikh Diterima

13 April 2007

No. Pendaftaran (Bagi kenderaan)

No. Pesanan Rasmi Kerajaan

LO A5624

KOMPONEN/AKSESORI

Tempoh Jaminan

1 Tahun

CPU
Monitor

Nama Pembekal Dan Alamat

Jenis dan No. Enjin

DP/NO7N22

No. Casis/Siri Pembuat

Papan Kekunci
Tetikus
Speaker

Computer System Sdn. Bhd


No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi
KUALA LUMPUR
PENEMPATAN

Lokasi

PKP(P)

Tarikh

17 April 2007

Nama Pegawai

Ahmad
Hishamuddin

Tandatangan

Tandatangan Ketua Jabatan:


Nama: Norrizan bt. Shafie
Jawatan: Pengetua
Cop
Tarikh 17 April 2007

PEMERIKSAAN

Tarikh
Status Aset

Nama Pemeriksa
Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan

Tarikh

Kaedah Pelupusan

Tandatangan

31

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL


BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil. Tarikh

1.

21.6.200
7

Butiran

Tempoh
jaminan

Kos (RM)

Penggantian CPU

1 tahun

1,000

Nama dan
Tandatanga
n

32

Kementerian/Jabatan: Perbendahraan

KEW. PA-3
(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5

DAFTAR INVENTORI

Bahagian: Kawalan dan Pemantauan

Kod Nasional
Kategori

Perabot

Sub Kategori

Almari

Jenis

Almari Buku Bercermin

Kuantiti

Harga Perolehan Asal

RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran

buah

Tarikh Diterima

17 Mei 2007

Tempoh Jaminan

1 Tahun

No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh

LO CT3456

Nama Pembekal dan Alamat


Syarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.
Lot 50, Jalan Tuanku Abdul Rahman
Kuala Lumpur

Tandatangan Ketua Jabatan:


Nama: Nooorizan bt. Shafie
Jawatan; Pengetua
Tarikh: 22 Mei 2007
Cop
PENEMPATAN

Kuantiti

No. Siri Pendaftaran

KK/BKP10/1//07/1

KK/BKP10/1//07/2

KK/BKP10/1//07/3

KK/BKP10/1//07/4

KK/BKP10/1//07/5

Lokasi

SBKP

TSBKP(A&p)

TSBKP(S)

Pkp(p)

PPT(P)

Tarikh

22 Mei 2007

22 Mei 2007

22 Mei 2007

22 Mei 2007

22 Mei 2007

Nama Pegawai

Noorrizan bt. Shafiie

Tajol Azhar

Nik Hassan

Ahmad Hishamuddin

Henry Chong

Tandatangan

PEMERIKSAAN
Tarikh

22.6.2007

22.6.2007

22.6.2007

22.6.2007

22.6.2007

Status Aset

Sedang digunakan

Sedang digunakan

Sedang digunakan

Sedang digunakan

Rosak

Nama
Pemeriksa

Hisham &
Ahmad

Hisham &
Ahmad

Hisham &
Ahmad

Hisham &
Ahmad

Hisham &
Ahmad

Tandatangan

&

&

&

&

&

PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Tarikh

Rujukan

Kaedah Pelupusan

Kuantiti

Lokasi

Tandatangan

3.7.2007

KK/BDSWP 10/767/2(81)

Buang

PPT(P)

33

URUSAN PENDAFTARAN

(d)

Daftar aset dikemaskini bila berlaku:


(i)

Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan

(ii)

Pemeriksaan aset

(iii)

Pelupusan

(iv)

Hapus kira

34

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara


melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda

Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempat


yang tidak mudah dilihat.

35

PELABELAN ASET
PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran


seperti panduan berikut:
KPM/BPPA12/J-JB-0101/H/08/1234

Kod Kementerian (Singkatan Kementerian)


Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod
Fail (MAMPU)
Kod Tambahan (Jika Perlu)
Kod Pengkelasan Aset
Tahun
No. Siri
36

URUSAN PENDAFTARAN

Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod
pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
KEW. PA-6.

Penyimpanan Daftar

KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit


keras dalam kabinet berkunci.
Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.
Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan
simpan di lokasi.
37

SENARAI ASET DI LOKASI


Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan
hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset
menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.

1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala


1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat


perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai
bertanggungjawab.

38

KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN


BAHAGIAN

: KAWALAN DAN PEMANTAUAN

LOKASI

:BILIK MESYUARAT UTAMA

(a)

BIL

KETERANGAN ASET

1.

Kerusi Mesyuarat
(Pengerusi)

2.

Kerusi Mesyuarat

60

3.

White Board

4.

Skrin Putih

Disediakan oleh:
Tandatangan:

KUANTITI

(b)

Disahkan oleh:
Tandatangan

Nama: Ahmad Hishamuddin.

Nama : Henry Chong

Jawatan: PKP(P)

Jawatan:PPT(P)

Tarikh: 15 Mac 2007

Tarikh :15 Mac 2007

39

URUSAN PENDAFTARAN
(c)

Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan


secara tahunan seperti berikut:
(i)

Pendaftaran di peringkat PTJ


Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii)

Pendaftaran Peringkat Jabatan


Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai
daftar Jabatan dan kemukakan kepada
Kementerian.

40

URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian


Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan
Kementerian bagi membolehkan
Kementerian mengetahui dan memantau
keseluruhan aset di bawah kawalannya.

41

CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) DAN


SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

PERBENDAHARAAN
KEW. PA-8

KEMENTERIAN

Bahagian-bahagian

IBU PEJABAT

Jabatan

PTJ

PTJ

Jabatan

PTJ

PTJ

Jabatan

PTJ

PTJ

Jabatan

PTJ

PTJ

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5


42

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007


BIL

NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN

NAMA ASET

TARIKH
PEROLEHAN

HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)

1.

KK/BKP10/H/07/1

Komputer Riba
Dell/L1506

13 April 2007

RM8,500

2.

KK/BKP10/H/07/2

Kamera Digital
Sony Model DSCW1

17 April 2007

RM2,500

3.

KK/BKP10/H/07/3

Kamera Digital
Sony Model DSCW1

17 April 2007

RM2,500

4.

KK/BKP10/H/07/4

Kamera Digital
Sony Model DSCW1

17 April 2007

RM2,500

5.

KK/BKP10/H/07/5

Komputer Riba
Dell/L1506

24 Mei 2007

RM8,500

JUMLAH

RM24,500

43

KEW.PA-4

BIL

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN


2007
NOMBOR SIRI
NAMA ASET
TARIKH
HARGA
PEROLEHAN PEROLEHAN
PENDAFTARAN
ASAL (RM)

1.

KK/BKP 2004-KD/3

Kamera Digital
Sony Model DSCW1

21/12/2004

RM2,500

2.

KK/BKP 2004-KD/4

Kamera Digital
Sony Model DSCW1

21/12/2004

RM2,500

3.

KK/BKP 2004-FAX/1

Mesin Fax Canon


L250

17 /4/ 2005

RM2,500

4.

KK/BKP 2005-MT/1

Mesin Taip
Elektronik

15 /4/2006

RM1,900

5.

KK/BKP 2006-TV/1

Televisyen Sony
21 Model F229

15 /4/ 2006

RM1,350

JUMLAH

RM10,750

44

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007


BI
L

NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN

NAMA ASET

TARIKH
PEROLEHAN

HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)

1.

KK/BKP10/I/07/1-5

Almari Buku
Bercermin

2 Mei 2007

RM1,750

2.

KK/BKP10/1/07/6-10

Meja Pegawai

2 Mei 2007

RM1,200

3.

KK/BKP10/1/07/11-15

Kerusi Pegawai

2 Mei 2007

RM750

JUMLAH

RM3,700

45

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007


BIL

NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN

NAMA ASET

TARIKH
PEROLEHAN

HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)

1.

KK/BKP 2004-AB/13

Almari Buku
Bercermin

02 Mei 2004

RM1,750

2.

KK/BKP 2005/MP/15

Meja Pegawai

15 April 2005

RM1,200

3.

KK/BKP 2006/KP/1-5

Kerusi Pegawai

15 Jun 2006

RM750

JUMLAH

RM3,700

46

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN


INVENTORI

KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

47

C:

BAB
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
DAN PEMERIKSAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia

49

OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN


PEMERIKSAAN
Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap,
mahir dan teratur bagi tujuan:
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)

Mengurangkan pembaziran
Menjimatkan kos
Mencapai jangkahayat
Mencegah penyalahgunaan
Mengelakkan kehilangan

50

PENGGUNAAN
(a)

Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b)

Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c)

Dikendali oleh pegawai yang mahir dan


berkelayakan.

(d)

Perlu direkodkan.

(e)

Melapor kerosakan dalam Borang Aduan


Kerosakan KEW. PA-9.

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah


mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan.
Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya
atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.
51

PENGGUNAAN

Peraturan mengenai Penggunaan,


Pengurusan dan Penyelenggaraan
Kenderaan adalah mengikut peraturan
semasa yang berkuatkuasa.

(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)

52

PENYIMPANAN

Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat


dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.
Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa


kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah
tanggungjawabnya.

Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah


sentiasa di bawah kawalan maksima.

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan


tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta
Prosedur Kewangan 1957.

53

PEMERIKSAAN

Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:


(a) Fizikal
(b) Rekod
(c) Penempatan

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:


(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod
yang lengkap, tepat dan kemaskini;
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
seperti yang tercatat dalam daftar.
54

PEMERIKSAAN

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya


2 orang Pegawai Pemeriksa.

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurangkurangnya sekali setahun.

Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan


Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan
Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)
kepada Ketua Jabatan.

55

Kew. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL


Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
Bil

No. Siri
Pendaftaran

Jenis
Harta
Modal

Lokasi
Mengiku
t Rekod

Daftar Kew. PA-2

Sebena
r

Lengkap

Kemaskini

Ya

Ya

Tidak

Keadaaan
Harta
Modal

Tidak

1.

NRE/JAS/JH25/
07/1

Komputer
Riba Dell
N520

Sharifah
Azlina

Sharifa
h
Azlina

Sedang
digunaka
n

2.

NRE/JAS/JH25/
072

Set PC HP
Pavillion
DC 345

Hashim
Ahmad

Hashim
Ahmad

Sedang
digunaka
n

Tandatangan :

Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said

Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh

Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat

Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)

Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007

Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

Catatan

Kew. PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI


Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian
Bil

1.

: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

Jenis
Inventori

Kerusi
Mesyuara
t

Daftar

Lokasi

Lengkap

Kemaskini

Ya

Ya

Tidak

Kuantiti

Mengikut
Rekod

Sebenar

Mengiku
t Rekod

Sebena
r

Bilik
Mesyuar
at Utama

Bilik
Mesyuar
at Utama

40

38

Keadaan
Inventori

Catata
n

Digunak
an

2 di
Bilik
Bincan
g

Tida
k

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad

Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)

Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL


Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia
Bahagian: Jabatan Kastam Diraja Malayia
Bil

No. Siri
Pendaftaran

Jenis
Harta
Modal

Lokasi
Mengiku
t Rekod

Daftar Kew. PA-2

Sebena
r

Lengkap

Kemaskini

Ya

Ya

1.

KK/KDRM
115/H/07/1

Kompute
r Riba
Dell
N520

Sharifa
h
Azlina

Sharif
ah
Azlina

KK/KDRM11
5/07/2

Set PC
HP
Pavillion
DC 345

Hashim
Ahmad

Hashi
m
Ahma
d
Tandatangan:

Tandatangan :

Tidak

Keadaaan
Harta
Modal

Catatan

Tidak

Sedang
digunak
an

Sedang
digunak
an

Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said

Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh

Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat

Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)

Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007

Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

58

KEW. PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI


Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia
Bahagian
Bil

1.

: Jabatan Kastam Diraja Malaysia

Jenis
Inventori

Kerusi
Mesyuar
at

Daftar

Lokasi

Lengkap

Kemaskini

Ya

Ya

Tidak

Kuantiti

Mengikut
Rekod

Sebenar

Mengiku
t Rekod

Sebena
r

Bilik
Mesyuar
at
Utama

Bilik
Mesyuar
at
Utama

40

38

Keadaan
Inventori

Catata
n

Diguna
kan

2 di
Bilik
Binca
ng

Tida
k

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad

Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

59

PEMERIKSAAN

Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11


bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
dan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan


KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum
15 Mac tahun berikutnya.

Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri


pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan
peraturan ini dipatuhi.

60

KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA


Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di
Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti
berikut:
Bil Jab/Bhgn/PTJ
Tarikh

Perbendaharaan

27.9.2007-29.11.2007

2.

KDRM

12.2.2007-8.1.2008

3.

JPPH

29.1.2008

4.

PM Sarawak

31.12.2007

Tandatangan : .
Nama Pegawai Pengawal : Tan Sri Dr Wan Abdul Aziz bin Wan Abdullah
Tarikh

: 13 Mac 2008

Cop Kem/Jab
61

D:

BAB
PENYELENGGARAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia

62

OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara


berterusan dan selamat digunakan.
Memelihara dan memanjangkan jangkahayat
Meningkatkan keupayaan
Mengurangkan kerosakan
Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan
Menjamin keselamatan pengguna
Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta
produktif
Memelihara imej Kerajaan
63

JENIS PENYELENGGARAAN
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk
memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen
atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi
dengan lancar secara berterusan.
(b) Penyelenggaraan Pemulihan(Corrective Maintenance)
Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber
fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang
ditetapkan.
64

PENYELENGGARAAN

MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan
aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk
tindakan penyelenggaraan.

65

PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/
Jabatan:
(a) Menyedia Senarai Aset Yang Memerlukan
Penyelenggaraan (KEW. PA-13).
(b) Merancang penyelenggaraan
(c) Melaksana program penyelenggaraan
(d) Merekod penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan
Harta Modal (KEW. PA-14)
(e) Menilai program penyelenggaraan
(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta.
66

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN


PENYELENGGARAAN

KEW. PA-13

(Diisi oleh Pegawai Aset)


KEMENTERIAN

: KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

Jabatan/Bahagian

:JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR

Bil

No. Siri Pendaftaran

Jenis/Jenama/
Model

Lokasi Aset

Catatan

1.

NRE/JAS/JH25/H/07/6

Split Air Conditioner


Philip

Bilik Mesyuarat 1

6 bulan sekali

2.

NRE/JAS/JH25/H/07/7

Split Air Conditioner


Philip

Bilik Mesyuarat 2

6 bulan sekali

3.

NRE/JAS/JH25/H/07/8

Pacuan 4 Roda Perodua


Kembara

Pentadbiran

3 bulan sekali

KEW. PA-14

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL


(Diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori: Kereta

No. Siri Pendaftaran

:NRE/JAS/JH25/H/07/08

Jenis

Lokasi

: Pentadbiran

: Perodua Kembara

(a)
Tarikh

(b)
(Butir-butir Kerja)

(c)
No.
Kontrak/
Pesanan
Kerajaan
dan Tarikh

(d)
Nama
Syarikat/Jabatan
Yang
Menyelenggara

(e)
Kos

(f)
Nama dan
Tandatangan

16 Jun
2007

Pembaikan/Penyelengga
raan hawa dingin dan
compress air clucth
booster.

AA 982615

MS Cooling Sdn.
Bhd.

RM1,150.00

Masri bin Jamil

BAB

E:

PELUPUSAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia

69

SKOP
PINDA
KAEDAH

DEFINISI

LANJUT
TEMPOH

JUSTIFIKASI

E) TINDAKAN
SELEPAS
KELULUSAN
C) TINDAKAN
SEMASA
PELUPUSAN
B) LAPORAN
LEMBAGA
PEMERIKSA

OBJEKTIF

KUASA
MELULUS

PELUPUSAN

URUSETIA
PELUPUSAN
KAEDAH
PELUPUSAN

A) PERAKUAN
PELUPUSAN

PROSES
PELUPUSAN
70

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk


mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang
ditetapkan.

71

OBJEKTIF PELUPUSAN
Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan
aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan;
Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat;
Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan
dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas
sebab-sebab tertentu
72

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki

Pembekal tidak lagi memberi


khidmat sokongan

Usang/Obselete

Disyor selepas pemeriksaan


aset

Rosak dan tidak boleh


digunakan

Tiada alat ganti

Luput tempoh penggunaan

Perubahan Teknologi

Keupayaan aset tidak lagi


di peringkat optimum

Melebihi keperluan

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan


73

KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah


Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh
mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana
pegawai lain.
74

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai

Perolehan

Asal

(NPA)

satu

RM200,000.00 atau jumlah


lebih RM1,000,000.00 bagi

aset

lebih

keseluruhannya
semua kaedah

pelupusan

75

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

Kementerian
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset

kurang

RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya


kurang RM1,000,000.00 bagi semua
kaedah pelupusan
Kuasa Melulus:
Ketua Setiausaha/ Timbalan KSU/
Bahagian (Pengurusan Aset)

Setiausaha
76

KUASA MELULUS JABATAN


Jabatan
Peringkat Negeri:
Nilai

Perolehan

Asal

(NPA)

satu

aset

kurang

RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya


kurang
RM100,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Kuasa Melulus:
Pengarah Negeri/ Timbalan Pengarah Negeri (Jab.
Persekutuan Peringkat Negeri)
77

KUASA MELULUS

PERBENDAHARAAN
KEMENTERIAN
IBU PEJABAT
BAHAGIAN
NEGERI

KUASA MELULUS PELUPUSAN


ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang
diagihkan kuasa di Jadual A di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285

URUSETIA PELUPUSAN
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa
mengikut Kew. PA-15
Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew.
PA-16
Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa
Kew.PA-17
Menyemak dan memastikan permohonan
pelupusan lengkap dan teratur
Mengemukakan permohonan pelupusan kepada
Kuasa Melulus
Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan
untuk tindakan

UNIT PENGURUSAN
ASET KEMENTERIAN/
JABATAN

LEMBAGA PEMERIKSA
Pelantikan Lembaga Pemeriksa

Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan


Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan
tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun

Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada:


i.
ii.
iii.
iv.

Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak


terlibat secara langsung dalam pengendalian aset;
Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset;
Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan
Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh dilantik, jika
perlu.
80

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16


(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal
dan
Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan
komputer di Kembaran B.
(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang
mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar
khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.
(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan
oleh
Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.
(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai
kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.
(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk
tempoh

82

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Sedia dan kemuka jadual pemeriksaan kepada


Urusetia Pelupusan Jabatan
Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu
(1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan
Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan
yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan
Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)
Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai
Tandatangani KEW.PA-17 dan kemuka kepada
Urusetia Pelupusan

84

85

sambungan

Dokumen sokongan:
(i) Surat permohonan Kementerian/ Jabatan
bagi pelupusan secara pindahan,
(ii) Surat permohonan organisasi, pertubuhan
sukarela atau badan-badan yang
dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan bagi
pelupusan secara hadiah
(iii) Justifikasi tukar beli (trade in) dan tukar
barang (barter trade).

86

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Tempoh Tindakan Pelupusan


Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan
hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan
dari tarikh surat kelulusan.

Pelanjutan Tempoh Pelupusan


(a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada
Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat
tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya
dibenarkan sekali sahaja.
(b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan
dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan
permohonan baru hendaklah dikemukakan.
87

KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender

Tukar Beli (Trade In)

Jualan Sebutharga

Tukar Ganti (Cannibalize)

Jualan Lelong

Pindahan

Jualan Sisa

Hadiah

Tukar Barang
(Barter Trade)

Musnah (tanam/ bakar/


buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai

88

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN


PELUPUSAN

Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/


Jabatan pada aset dipadamkan
JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya
pendaftaran kenderaan dibatalkan
Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli
kecuali pelupusan secara jualan sisa
Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus
dikecualikan daripada semua jenis cukai

93

PINDA KAEDAH PELUPUSAN


Permohonan hendaklah dikemukakan kepada
Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh
kelulusan.
Jika tempoh pelupusan tamat, kelulusan terbatal
dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

94

TINDAKAN SELEPAS PELUPUSAN SELESAI

Kemas kini Daftar Harta Modal/Daftar Inventori

Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 disediakan dan


kemukakan kepada Kuasa Melulus bersama:
-

Resit jualan

Surat Akuan Terima

Sijil Penyaksian Pemusnahan

95

URUSETIA PELUPUSAN
Memohon pelanjutan tempoh pelupusan
Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan
Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19)
bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan
Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus;
dan
Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset
(KEW.PA-20) ke Perbendaharaan

UNIT PENGURUSAN
ASET KEMENTERIAN/
JABATAN

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

KEW. PA-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

99

KEW.PA-20
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN : 2007
KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
BIL

KEMENTERIAN/
JABATAN

JUMLAH
NILAI
PEROLEHAN
ASAL
(RM)

HASIL
PELUPUSAN
(RM)

1.

JABATAN ALAM
SEKITAR

2,000,000

100,000

2.

JABATAN
PENGAIRAN DAN
SALIRAN

5,000,000

200,000

Tandatangan Pegawai Pengawal


Nama:
Jawatan: KETUA SETIAUSAHA
Tarikh:10 Mac 2008

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA


(RM)

JUALAN

PINDAHAN

MUSNAH

1,500,000

400,000

RM100,000

4,000,000

900,000

100,000

Cop Jabatan:

KAEDAH
LAIN

BAB

F:

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia

101

SKOP
DEFINISI

OBJEKTIF

E) TINDAKAN
SELEPAS
KELULUSAN

D) LAPORAN
AKHIR

C)
JAWATANKUASA
PENYIASAT

KUASA
MELULUS

URUSETIA
KEHILANGAN &
HAPUSKIRA

HAPUSKIRA
PROSES
HAPUSKIRA

B) LAPORAN
AWAL

A) MELAPORKAN
KEHILANGAN
102

DEFINISI
KEHILANGAN
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam
simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan,
kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau
kecuaian pegawai awam.
HAPUSKIRA
Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset
yang hilang.

103

sambungan

PEGAWAI PENGAWAL
Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian

KETUA JABATAN
Ketua Jabatan termasuk Ketua sesuatu cawangan, daerah,
daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah

104

KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah


Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh
mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana
pegawai lain.
105

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih


RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya
lebih RM1,000,000.00 bagi semua
kaedah hapus kira untuk semua jenis aset
kecuali
kehilangan
yang
melibatkan
kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai
awam

106

KUASA MELULUS KEMENTERIAN


Kementerian
Nilai

Perolehan

Asal

(NPA)

satu

aset

kurang

RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya


kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah
hapus kira untuk semua jenis aset kecuali
kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan
kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus:
Ketua Setiausaha (KSU)
107

KUASA MELULUS JABATAN


Jabatan
Peringkat Negeri:
Nilai

Perolehan

Asal

(NPA)

satu

RM10,000.00 atau jumlah


kurang RM100,000.00 bagi

aset

kurang

keseluruhannya

semua kaedah
hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan
yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian
pegawai awam
Kuasa Melulus:
Pengarah Negeri (Jab. Persekutuan Peringkat Negeri)
108

KUASA MELULUS

PERBENDAHARAAN
KEMENTERIAN
IBU PEJABAT
BAHAGIAN
NEGERI

KUASA MELULUS HAPUSKIRA


ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang
diagihkan kuasa di Jadual A di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285

KUASA MELULUS
Sila ambil perhatian!
***tukar ATAU kepada
DAN

KUASA MELULUS HAPUS KIRA


ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan
kuasa di
Jadual B di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285

CONTOH KES HAPUS KIRA


Kehilangan sebuah notebook bernilai RM 5950 kerana
kecuaian meninggalkan notebook di bilik mesyuarat
hotel kerana
mengandaikan pihak hotel akan menjaga keselamatan bilik
tersebut
Kehilangan 474 unit peralatan pejabat yang hendak dilupuskan
bernilai RM902,679.80 kerana telah dicuri
Kehilangan tiga unit tengkorak (peralatan makmal) dan disedari
semasa pemeriksaan aset dilakukan
Kehilangan sebuah notebook HP dan sebuah LCD Projektor
bernilai RM16,200 kerana rumah dipecah masuk
Kehilangan sebuah notebook Mimos Tetra bernilai RM6840 kerana
kecuaian meninggalkan aset di dalam boot kereta

sambungan
Kehilangan sebuah notebook Compaq NX9000 kerana kecuaian
meninggalkan aset di atas meja untuk keluar rehat tengah hari
Kehilangan sebuah notebook Dell Latitude C640 bernilai
RM5,800.00 di Bilik Guru sesi akibat diletak di atas meja di bilik guru
kerana pergi mengajar.
Kehilangan notebook Dell bernilai RM5,100.00 di tempat letak
kereta sekolah kerana kecuaian meninggalkan notebook tersebut
di dalam kereta tanpa mengunci dan mematikan enjin.
Kehilangan sebuah notebook Acer Travelmate bernilai RM3988.00
kecuaian meninggalkan aset di atas kerusi di ruang makan hotel.
Beg Laptop telah ditukar dengan beg yang kosong

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

nit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab


sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

T
U
G
A
S

(a)

(b)

(c)

(d)

Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang


Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan
Daftar Inventori KEW. PA-3.
Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada
Ketua Jabatan.

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis


kepada Pegawai Pengawal.
Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat
menggunakan contoh format KEW.PA-29.
113

sambungan
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T
U
G
A
S

(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripada


Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syo


daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan


hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal


dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
diperolehi.
114

PROSES HAPUS KIRA


1. MELAPORKAN KEHILANGAN
(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada
Ketua Jabatan dengan serta merta.
(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab
ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang
mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan
kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu
kehilangan diketahui.

115

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan


yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah
disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu
Pejabat.

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera


dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
Laporan Polis terus kepada:
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku;
dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada


Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua
Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
116

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh


Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
i.

Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan


daripada bahagian/unit yang sama;
ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;
iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan
sebagai Pengerusi.
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal
dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang
tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai
Jawatankuasa Penyiasat.
117

KEW. PA-29
Kepada:
Encik Muhamad Azmi bin Bakar
Penolong Pengarah Kanan Kastam

No. Rujukan Fail: SULIT.KE.HG.


(80)347/02(4)
Tarikh:01 Jun 2007

Cawangan Penilaian dan Pasca Import


Ibu Pejabat
(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)
PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam
Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3))
2.

Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes
kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan
Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.

3.

Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini
mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007.

Tandatangan :.
Nama Pegawai Pengawal :Dato Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah
Kementerian/Jabatan

:Perbendaharaan Malaysia

4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB


JAWATANKUASA PENYIASAT
a)
b)
c)
d)
e)

Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan


Memeriksa sendiri tempat kejadian.
Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.
Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA)
dan Arahan Keselamatan dipatuhi
f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud.
g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak
berulangnya kejadian kehilangan.
h) Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

119

5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan


Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan
dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.
Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh
dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan


Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen


sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori,
salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar
lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke
Perbendaharaan.
120

sambungan

(d)

Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang


ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis
belum diperolehi.

(e)

Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil


siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:
(i)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang


hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
kedua-duanya sekali, atau

(ii)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang


hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii)

Menandatangani sendiri syor dan ulasan.


121

sambungan
(f)

(g)

Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil


siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh
mengarahkan siasatan semula.
(i)

Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa


Penyiasat sedia ada; atau

(ii)

Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk


menjalankan siasatan.

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai


Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan
kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh
Laporan Awal dikemukakan.

122

KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:
1. Keterangan Aset Yang Hilang
(a)
Jenis Aset : Note Book
(b)
Jenama dan Model: Dell Latitude C640
(c)
Kuantiti: 1
(d)
Tarikh Perolehan: 18.11.2002
(e)
Anggaran Nilai Semasa: RM5,800
2. Perihal Kehilangan
(a)
Tarikh diketahui
18.6.2007
(b)
Tarikh Sebenar berlaku
18.6.2007 (1.40 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)
(c)
Tempat Kejadian
Bilik Guru SMK Tok Janggut Lumut
(d)
Bagaimana kehilangan diketahui
Apabila hendak mengambilnya untuk dibawa balik ke rumah di dapati aset
tiada.
(e)
Bagaimana kehilangan berlaku
Dicuri semasa ketiadaan guru-guru di Bilik Guru.

sambungan
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila
sertakan.
Belum diterima.
4. Nama pegawai yang:
(i)
Secara langsung menjaga aset tersebut.
Encik Asri bin Ali
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia
Puan Azura bt. Jamal
(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.
Encik Asri bin Ali
(b) Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:
(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
PPP Lepasan Diploma DGA 29
(ii) Tugasnya serta senarai tugas
(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)
Tetap dan berpencen
(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan
peraturan atau arahan tertentu.
Tiada

sambungan
(v)

Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan


27.10.2020

(vi)

Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada,
berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
Tiada

(vii)

Maklumat lain, jika ada.

5.

Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan


Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang
tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak
diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA
Bab C.

6.

Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya


kejadian ini.
Semua guru diingatkan supaya menjaga aset yang dibekalkan pada tahap
maksimum dan menyimpan ditempat yang berkunci dan tidak terdedah pada
pandangan umum.

sambungan
7.

Rumusan Siasatan
Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note
book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan
keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliau
sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidak
meninggalkan begitu sahaja dan
perlu sentiasa melihat aset berkenaan
ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.

8.

Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan
memberikan justifikasi.
Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Encik Asri bin Ali untuk memastikan
note book disimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan
Nama
Jawatan
Tarikh

:
:
:
:

Pengerusi

Tandatangan
Nama
Jawatan
Tarikh

:
:
:
:

Ahli

sambungan
9.

Syor dan Ulasan


Syor
Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas
Encik Asri bin Ali.
Ulasan
Tindakan surcaj dikenakan kepada Encik Asri bin Ali di atas kecuaiannya
memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.

Tandatangan

Nama

Jawatan

Tarikh

Cop Kemeterian

Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ


BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH
(ELEKTRONIK) YANG HILANG
melalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN


BERTARIKH 5 FEBRUARI 2009

sambungan

S.A.P 5 FEBRUARI 2009

Bagi menambah baik sistem penyampaian, Perbendaharaan


bersetuju supaya kehilangan peralatan, elektronik,
telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi
melebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripada
tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik
mengikut nilai semasa
Kaedah ini berkuatkuasa kepada permohonan yang dikemukakan

pada atau selepas 5 Februari 2009

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009


i.

Bayaran balik terhad untuk:


walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba,
palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA),
pemain CD/DVD dan smartphone

ii.

Kuasa melulus: (a) Ketua Setiausaha Kementerian atau


(b) Ketua Pengarah Jabatan

iii. Nilai semasa


Adalah nilai semasa berlaku kehilangan aset
Berdasarkan anggaran susut nilai yang
dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset
Diperakukan oleh JKPAK peringkat Kementerian atau Jabatan

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009


iv.

Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan perlu melaporkan


kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan

v.

Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28


sebagaimana keperluan PP5/2007

vi.

Laporan Polis dan Laporan Awal perlu dikemukakan kepada


Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan
untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira.
Sebelum meluluskan sebarang bayaran balik dan hapus kira,
pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan
Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan

sambungan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009


vii. Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam
kod hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)

viii. Bayaran balik hendaklah direkodkan dalam Buku Perkhidmatan


pegawai berkenaan

ix.

Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal


(KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) Daftar Inventori

x.

Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah selesai,


satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA


TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI
HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG
melalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN


BERTARIKH 31 Julai 2009

sambungan

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009


i.

Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT


yang nilai semasa tidak melebihi RM5,000 belum diputuskan oleh PBT
termasuk kes-kes sebelum SAP bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkan
adalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik

ii.

Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai


atau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilangan
itu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian;
dan

sambungan

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

iii.

Skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan meliputi semua


aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000.00 kecuali
aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata api
atau aset yang sukar diperoleh, peralatan/komponen strategik atau
aset yang digunakan bagi maksud kepentingan negara. Kehilangan
aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitan
dengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.

Carta Aliran Kerja


A

Tentukan
Nilai Semasa

Laporan
polis

Perakuan
JKPAK

Laporan
Awal

Kemuka Pada
KSU/KP untuk
kelulusan

Bayar
Balik?

Ya

Lulus ?

Surat
Bayar Balik

Lantik J/k
Penyiasat

Laporan
Akhir

Rekod Buku
Perkhidmatan

Syor & Ulasan

Ya

Kemaskini
Rekod

tiada

Surcaj @
Tatatertib?
ada

Tidak

Tidak

Laporan ke
Perbendaharaan

Lembaga
Tatatertib

6. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN


SELEPAS KELULUSAN
(a)

Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta


Modal atau Inventori.

(b)

Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa


Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset
(KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c)

Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak


Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam
tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d)

Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib


kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh
kelulusan Perbendaharaan.
137

KEW. PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset)


Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk.
29).bertarikh 6 Julai 2007
Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/ Inventori
berkenaan telah dikemaskini.
Bil

Jenis Aset

No. Pendaftaran

1.

Note Book Acer Travel Mate

KKM/SMKT 12/H/07/01

Tandatangan Ketua Jabatan

Nama
Jawatan
Tarikh
Kementerian/Jabatan

:
:
:
:

BADRUL HISHAM BIN AMIN


Pengetua
23 Julai 2007
SMK Tawau
138

LAPORAN TAHUNAN

KEW. PA-32 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.

139

KEW. PA-32
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN 2007
KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA
Bil

1.

Ruj.Kelulusa
n
Perbendaharaan

Kem/
Jab

KK/BKP
10 /
291/20Jld.
3(sk. 29)
Tarikh: 6
Julai 2007

SMK
Tawa
u
Saba
h

Jenis
Aset

Note
Book
Acer
Travel
Mate

Punca
Kehilangan

Nilai
Peroleha
n
Asal
(RM)

Nilai
Semasa
(RM)

Dicuri

6,840

6,840

JUMLAH

Tindakan Surcaj

Tindakan Tatatertib

Amaun
Surcaj
(RM)

Tarikh
dikenaka
n

Jenis
Hukuma
n

Tarikh
Dikenaka
n

6,840

6,840

4 Sept
2007

Tiada

Tiada

6,840

6,840

Tandatangan Pegawai Pengawal:


Nama : Tan Sri Dr. Zulkurnain Hj Awang
Jawatan: Ketua Setiausaha KPM
Tarikh: 10 Mac 2008

140

RUMUSAN
Terima Aset
Tentukan
Kumpulan
Aset
Daftar Aset

Kemaskini senarai daftar


aset
(Mengikut tahun semasa)
Tempatkan Aset

Cetak dan kemaskini KEW.PA7


(Senarai aset mengikut
lokasi)
Simpan kad untuk tujuan
kemaskini

Tentukan klasifikasi aset (kategori


dan jenis aset)
Daftar Aset mengikut kumpulan Harta
Modal (KEW.PA-2)/ Inventori (KEW.PA-3)

Pengesahan
Pegawai

Rekod
Penyelenggar
aan

Cetak
KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3

Rekod
Pemeriksaan

Cetak
Label Aset

Rekod
Penempatan
Rekod
Pergerakan

Kemaskini
KEW.PA-7

Kawalan dan Pemantauan

Kemaskini
KEW.PA-4 atau
KEW.PA-5

Terima Aset bersama punca


maklumat

Proses
Pelupusan
Proses
Kehilangan

Simpan Daftar
Aset
Database

141

PERTANYAAN

Unit Pengurusan Aset Alih,


Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
Kementerian Pelajaran Malaysia
Aras 5, Blok E2, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya

03-8884 9400/ 6834/


9214/ 6836/6838/6873

BAB A-D: mas.zainul@moe.gov.my


BAB E: hylmee.zain@moe.gov.my
BAB F: shazana.noorzakri@moe.gov.my
rizuani.arahman@moe.gov.my
03-8884 6894 / 6800
142

SEKIAN, TERIMA KASIH


http://www.moe.gov.my/bppa

143