untuk meningkatkan layanan pelanggan maupun manajemen arus kas.

Secara
spesifik, Linda meminta Elizabeth, Trevor, dan Ann untuk mengatasi isu-isu
sebagai berikut :
Bagaimana AOE dapat meningkatkan layanan pelanggan? Informasi apa yang
diperlukan oleh pemasaran untuk menjalankan tugasnya dengan lebih baik?
Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi pelanggan dan pasar yang paling
menguntungkan?
Bagaimana AOE dapat meningkatkan pengawasan rekening kreditnya?
Bagaimana setiap perubahan dalam kebijakan kredit memengaruhi penjualan
dan piutang tidak tertagih?
Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penerimaan kasnya?
Kasus AOE tersebut menunjukkan bagaimana kekurangan dalam sistem
informasi yang digunakan untuk mendukung aktivitas siklus pendapatan dapat
menciptakan masalah signifikan bagi sebuah organisasi.

Pendahuluan
siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa
kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut
(Figur 12-2).
Informasi mengenai aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi
lainnya. Sebagai contoh, siklus pengeluaran dan produksi menggunakan informasi
mengenai transaksi penjualan untuk memulai pembelian atau produksi atas persediaan
tambahan untuk memenuhi permintaan.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang
tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut,
manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut :
- Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan
keinginan pelanggan individu?
- Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut
harus ditempatkan?
- Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan
menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau mengalihdayakan (outsourcing) ke pihak
ketiga yang berspesialisasi dalam bidang logistik?
- Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
- Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa
yang seharusnya ditawarkan? Seberapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk
setiap pelanggan?
- Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah

organisasi menjalankan empat aktivitas dasar pada pada siklus pendapatan yang
digambarkan di Figur 12-3:
1. Entri pesanan penjualan
2. Pengiriman
3. Penagihan
4. Penerimaan kas
Sistem Informasi Siklus Pendapatan
Seperti sebagian besar organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem enterprise
resource planning(ERP). Figur 12-4 menunjukkan bagian dari sistem ERP yang
mendukung aktivitas bisnis siklus pendapatan AOE.

UR 12-2 : Diagram Konteks Siklus Pendapatan

R 12-3 : Diagram Arus Data Tingkat 0; Siklus Pendapatan

PROSES
Para pelanggan AOE dapat menempatkan pesanan secara langsung melalui internet.
Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon,
faks,
atau surat. Sistem tersebut dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit
pelanggan, mengecek ketersediaan persediaan, dan memberitahu departemen gudang
dan pengiriman mengenai penjualan yang disetujui.
Para pegawai gudang dan
pengiriman memasukkan data mengenai aktivitas mereka segera setelah aktivitas
dijalankan, sehingga memperbarui informasi mengenai status persediaan secara real
time.
Setiap malam, program faktur berjalan dalam modus kelompok (batch),
menghasilkan faktur kertas atau elektronik bagi para pelanggan yang memerlukan
faktur. Beberapa pelanggan AOE masih mengirimkan cek kepada salah satu bank daerah
yang AOE telah menetapkan peti uang elektroniknya, tetapi peningkatan jumlah yang
menggunakan layanan pembayaran tagihan secara online bank mereka. Setiap hari,
bank tersebut mengirimkan AOE sebuah file yang berisi data pengiriman uang, yang
digunakan kasir untuk memperbarui saldo rekening kas perusahaan dan digunakan
petugas piutang untuk memperbarui rekening pelanggan.

FIGUR 12-4 : Ikhtisar Desain Sistem ERP Mendukung Siklus Pendapatan

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 12-4 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database
terintegrasi yang berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga. Oleh karena itu,
ancaman umum pertama yang tercantum dalam Tabel 12-1 adalah data induk yang tidak akurat
atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat menyebabkan pengiriman barang
ke lokasi yang salah, penundaan dalam pengumpulan pembayaran karena mengirimkan faktur ke
alamat yang salah, atau menjual kepada pelanggan yang melebihi batas kreditnya. Kesalahan
dalam data induk harga dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena penagihan yang
berlebihan atau pendapatan yang hilang karena penagihan yang berkurang.
Pengendalian dalam Tabel 12-1 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk menanggulangi
ancaman pada data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan berbagai
pengendalaian integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data. Penting
juga untuk menggunakan pengendlian autentikasi dan otorisasi untuk membatasi akses ke data
dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya para pegawai yang diotorisasi (berwenang) yang
dapat membuat perubahan data induk (pengendalian 1.2 dalam Tabel 12-1. Karena setiap
pengendalian preventif tidak bisa 100%
efektif,
Tabel 12-1(pengendalian 1.3)
juga
mengindikasikan bahwa sebuah pengendalian detektif yang penting adalah secara teratur
menghasilkan sebuah laporan atas seluruh perubahan terhadap data induk dan meninjaunya
guna memverifikasi bahwa database tetap akurat

Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah
terhadap informasi sensitif, seperti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi
mengenai para pelanggan. Tabel 12-1 (pengendalian 2.1) menunjukkan bahwa salah
satu cara untuk menanggulangi risiko dari ancaman ini adalah mengonfigurasi sistem
untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat
menampilkan informasi tersebut. Penting juga untuk menkonfigurasi sistem untuk
membatasi kemampuan para pegawai dalam menggunakan kemampuan pencarian yang
melekat pada sistem untuk mengakses hanya tabel dan bidang tertentu yang relevan
guna menjalankan tugas yang telah diberikan. Organisasi seharusnya juga mendesain
situsnya untuk menggunakan SSL guna mengenkripsi informasi yang diminta dari para
pelanggan saat informasi tersebut sedang dalam transit melalui Internet.
Ancaman umum ketiga dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan kehilangan
atau kehancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko dari ancaman ini
adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana (pengendalian 3.1) yang
didiskusikan di Bab 10. Sebuah praktik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP
sebagai tiga contoh yang terpisah . Satu contoh, disebut sebagai produksi, digunakan
untuk menghasilkan aktivitas harian. Contoh yang kedua digunakan untuk pengujian dan
pengembangan. Sebuah contoh ketiga seharusnya dipelihara sebagai sebuah backup
online terhadap sistem produksi untuk memberikan pemeliharaan yang terdekat secara
real time.

Data induk yang akurat memungkinkan manajemen menggunakan dengan lebih baik
kemampuan pelaporan ekstensif dari sistem ERP untuk mengawasi kinerja (lihat
ancaman 4 dalam 12-1). Para akuntan harus menggunakan pengetahuan mereka
mengenai proses bisnis yang mendasari untuk mendesain laporan yang inovatif
(pengendalian 4.1)
yang menyediakan manajemen dengan wawasan diluar yang
disediakan
oleh
laporan
keuangan
tradisional.
Sebagai contoh, perusahaan selalu diawasi secara ketat dengan trend penjualan.
Informasi tambahan diperlukan, meskipun demikian, untuk mengidentifikasi penyebabpenyebab perubahan dalam ukuran tersebut. Metrik seperti margi pendapatan dapat
menyediakan informasi tersebut. Jadi, margin pendapatan mengintegrasikan efek dari
perubahan, baik dalam produktivitas maupun perilaku konsumen. Pertumbuhan dalam
margin pendapatan mengindikasikan bahwa para pelanggan merasa puas (seperti yang
ditunjukkan penjualan berulang), produktivitas meningkat (ditunjukkan dalam biaya
yang berkurang setiap penjualan), atau keduanya. Sebaliknya, margin pendapatan yang
menurun mengindikasikan masalah dengan retensi pelanggan, produktivitas, atau
keduanya.
Margin pendapatan adalah sebuah metrik untuk mengevaluasi keseluruhan kinerja dari
aktivitas siklus pendapatan. Sebagaimana yang akan kita lihat pada bagian-bagian
berikutnya, para akuntan dapat membantu manajer mendesain laporan detail dan
metrik yang relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis

TABEL 12-1 : Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus

Pendapataan
AKTIVITAS

ANCAMAN

PENGEDALIAN (NOMOR
PERTAMA MENGACU PADA
ANCAMAN YANAG SESUAI)

Masalah umum didalam

siklus pendapatan

1.Data induk yang tidak

akurat
2.Pengungkapan yang tdk
diotorisasi atas informasi
sensitif
4.Kinerja buruk
Kehilangan atau
penghancuran data

1.1 Pengendalian integritas

pemrosesan data
2.1 pengendalian akses, enkripsi
3.1 backup dan prosedur
pemulihan bencana
4.1 laporan manajerial

Entri pesanan penjualan

5. Pesanan yang tdk

lengkap
6.Pesanan yang tdk
tertagih
7. Piutang tak tertagih

5.1 pengendalian edit entri data ,

pembatasan akses ke data induk
6.1 tanda tangan digital atau
tanda tangan tertulis
7. Batas kredit, otorisasi spesifik,
penuaan piutang

Pengiriman

8. Memilih barang yang

salah atau kuantitas yang
salah
9. pencurian, persediaan

8.1 teknologi kode batang dan

RFID
9.1 Pembatasan akses fisik ke
persediaan, kode batang

lanjutan
AKTIVITAS

ANCAMAN

PENGENDALIAN
(NOMOR PERTAMA
MENGACU PADA
ANCAMAN YANG
SESUAI)

Penagihan

11. Kegagalan untuk

menagih
12.Kesalahan penagihan
13.Kesalahan posting
dalam piutang

11.1 pemisahan fungsi

penagihan dan
pengiriman,rekonsiliasi
secara periodik atas faktur
dengan pesanan
penjualan, dll
12.1 konfigurasi sistem
untuk memasukkan data
harga secara otomatis ,
pembatasan akses ke data
induk harga
13.1 pengendalian entri
data, rekonsiliasi total
batch

Penerimaan kas

14. Pencurian kas

15. Masalah arus kas

14.1 pemisahan tugas

orang yang menangani
(setoran) pembayaran dari