Manajemen Resiko Proyek

Pendahuluan
Biasanya manajemen proyek berkonsentrasi pada

masalah jadwal dan biaya.

Sejak 1980, perusahaan mulai menyadari perlunya
kebutuhan mengintegrasikan risiko teknis ke
dalam jadwal dan biaya.
Proses manajemen risiko dikembangkan dan
diimplemntasikan sehingga informasi mengenai
risiko tersedia bagi pengambil keputusan kunci.

Manajemen risiko meliputi:

Langkah memahami & mengidentifikasi masalah

potensi yang mungkin terjadi.

Mengevaluasi bagaimana risiko ini mempengaruhi
keberhasilan proyek.
Memonitoring dan penanganan risiko

Risiko
Kombinasi dari probababilitas suatu kejadian dan

konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak

menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu
konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi
bisa merupakan hal yang positif maupun negatif.

Jenis-jenis risiko
Risiko operasional
Risiko yang berhubungan dengan sistem organisasi,
proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia.
Risiko finansial
Risiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkat suku
bunga termasuk risiko pemberian kredit, likuditas dan
pasar.
Hazard risk
Risiko yang berhubungan dengan kecelakaan fisik
seperti kejadian atau kerusakan yang menimpa harta
perusahaan dan adanya ancaman perusahaan.
Strategic risk
Risiko yang berhubungan dengan strategi perudsahaan,
politik, ekonomi, peaturan dan perudangan. Risiko yang
berkaitan dengan reputasi organisasi kepemimpinan
dan termasuk perubahan keinginan pelanggan.

Manajemen risiko
Adalah proses menyeluruh yang dilengkapi dengan

alat, teknik, dan sains yang diperlukan untuk

mengenali, mengukur, dan mengelola risiko secara
lebih transparan.
Tujuan:
Mencegah atau meminimisasi pengaruh yang tidak baik

akibat yang tidak terduga melalui menghindari risiko atau

mempersiapkan rencana kontingensi yang berkaitan dengan
risiko tersebut.

Definisi manajemen risiko

Risiko proyek (project risk)
Suatu peristiwa atau kondisi yang tidak pasti, jika terjadi
mempunyai pengaruh positif maupun negatif pada tujuan
proyek. Suatu risiko mempunyai penyebab, dan jika
terjadi, membawa konsekuensi.
Secara umum
Sebagai proses, mengidentifikasi, mengukur dan
memastikan risiko dan mengembangkan strategi untuk
mengelola risiko tersebut.

Tiga kunci yang perlu diperhatikan dalam

manajemen risiko agar bisa efektif
Identifikasi, analisa dan penilaian risiko pada

awal proyek secara sistematis dan

mengembangkan rencana untuk menanganinya.
Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak
yang paling sesuai untuk mengelola risiko
Memastikan bahwa biaya penanganan risiko
cukup kecil dibanding dengan nilai proyeknya.

Toleransi terhadap risiko

Ada beberapa perilaku orang, individu atau tim

dalam menghadapi rikiso.

Setidaknya ada 3 tipe bagaimana individu atau
kelompok dalam menghadapi risiko, yaitu:
Penghindar risiko
Netral
Pencari risiko

Kepastian, risiko dan

ketidakpastian

Pengambilan keputusan secara umum bisa masuk

ke dalam tiga kategori, yaitu:

Dalam keadaan pasti

Di bawah risiko, ada probabilitas (kemungkinan)
Dalam keadaan tidak pasti

Contoh
Misalkan suatu investasi untuk pembuatan produk dilakukan. Ada

3 strategi pengembangan produk dan ada tiga kondisi pasar.

Ketiga kondisi pasar adalah kuat, sedang dan rendah.
Pada tabel mengambarkan kungkinan profit yang akan didapatkan
untuk masing-masing strategi dan masing-masing kondisi pasar.

Strategi
S1
S2
S3

Besar
50
50
100

Sedang
40
50
80

Rendah
-50
60
90

Strategi S3 adalah strategi terbaik yang harus dipilih karena dalam kondisi pasar apapun
selalu lebih baik dibanding strategi yang lain dilihat dari kemungknan profitnya.

Risiko
Pengambilan keputusan dalam keadaan di bawah

risiko, perlu menghasilkan kemungkinan laba dari nilai

ekspektasi total dari setiap strategi.
Tabel profit untuk masing-masing strategi dan status
Strategi

Besar (peluang Sedang

Rendah
0,25)
(peluang 0,25) (peluang 0,5)

S1

50

40

90

S2

50

50

60

S3

100

80

-50

S1 adalah yang paling besar nilai ekspektasinya, jadi strategi S1 yang paling
menguntungkan.

Proses Manajemen Risiko

Proses yang dilalui dalam manajemen risiko adalah:
Perencanaan manajemen risiko
Identifikasi risiko
Analisis risiko kualitatif
Analisis risiko kuantatif
Perencanaan respon risiko
Pengendalian dan monitoring risiko

Perencanaan Manajemen Risiko

Perencanaan meliputi langkah memutuskan bagaimana

mendekati dan merencanakan aktifitas manajemen

risiko untuk proyek.
Dengan melihat lingkup proyek, rencana manajemen
proyek dan faktor lingkungan perusahaan, tim proyek
bisa mendiskusikan dan menganalisa aktifitas
manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu.

Yang diperlukan untuk perencanaan:

Project charter
dokumen yang dikeluarkan manajemen senior yang
secara formal menyatakan adanya suatu proyek.
Memberikan otoritas kepada manajer proyek untuk
menggunakan sumberdaya organisasi pada aktifitas
proyek.
Kebijakan manajemen risiko organisasi
Beberapa organisasi mungkin sudah mempunyai
pendekatan tertentu untuk analisis risiko dan respon
yang harus diterapkan untuk proyek tertentu.
Susunan peran dan tanggungjawab
Jika sudah ada tingkatan peran, tanggungjawab dan
wewenang, yang diterapkan sebelumnya untuk membuat
keputusan yang akan mempengaruhi perencanaan.

Toleransi stakeholder terhadap risiko

Bagaimana sikap atau tolenransi stakeholder terhadap
risiko akan mempengaruhi bagaimana rencana
manajemen risiko yang dibuat suatu organisasi atau
perusahaan
Template untuk rencana manajemen risiko

organisasi

Beberapa organisasi mungkin sudah mempunyai format

standar atau templet untuk pembuatan rencana

manajemen risiko yang akan digunkan tim proyek.

Work breakdown structure

Output dari rencana manajemen risiko adalah risk

manajemen plan yang berisi bagaimana identifikasi

risiko, analisis kualitatif dan kuantitatif, rencana
respon, monitoring dan pengendalian akan disusun dan
dikerjakan selama siklus hidup proyek.

Hal-hal yang tercakup dalam risk manajemen plan:

Metodologi
Mendefinisikan alat, pendekatan dan sumber data yang mungkin
digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu.
Peran dan tanggungjawab
Definisikan tanggungjawab dan peran utama, pendukung dan
keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan dalam
risk manajemen plan.
Budget
Rencana anggaran untuk manajemen risiko proyek.
Waktu
Berisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko akan
dilakukan selama siklus hidup proyek.
Scoring dan interpretasi
Metode scoring dan interpretasi yang sesuai untuk tipe dan waktu
untuk analisa risiko kualitatif dan kuantatif yang akan dilakukan.

Identifikasi Risiko
Mengenali jenis-jenis risiko yang mungkin

dihadapi oleh setiap pelaku bisnis.

Identifikasi bisa dilakukan dengan melihat asal
dan problemnya.

Analisis sumber
Internal risiko (di bawah kontrol manajer proyek): Nontechnical Risks (manusia, material, finansial). Keterlambatan
jadwal, Cost overruns, Interruptions in cash Flow, Risiko teknis,
desain, konstruksi, operasi.
Risiko eksternal ( di luar kontrol manajer proyek) : perubahan
peraturan, bencana alam.
Analisis problem
Risiko berhubungan dengan kekhawatiran sebagai contoh:

khawatir kehilangan uang, melanggar informasi yang bersifat

privat atau khawatir akan terjadi kecelakaan dan korban.

Metode identifikasi risiko yang umum:

Identifikasi risiko berdasarkan tujuan
Perusahaan dan tim proyek mempunyai tujuan-tujuan. Setiap
kejadian yang membahayakan pencapaian tujuan secara sebagian
atau menyeluruh diidentifikasikan sebagai risiko
Identifikasi risiko berdasarkan skenario
Dalam analisa skenario, skenario-skenario yang berbeda diciptakan.
Skenario-skenario mungkin menjadi jalan alternatif untuk mencapai
tujuan, atau sebuah analisa dari hubungan kekuatan.
Identifikasi risiko berdasarkan taksonomi
Taksonomi adalah breakdown sumber risiko yang mungkin.
Berdasarkan taksonomi dan pengetahuan praktek yang ada, daftar
pertanyaan disusun. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan
menunjukkan risiko yang ada.
Common-risk checking
Ada beberapa daftar risiko yang sudah biasa terjadi dan di sini
dilakukan pemilihan mana yang sesuai untuk proyek yang ditangani.

Teknik mengidentifikasi risiko

Brainstroming
Mendaftar semua kemungkinan risiko yang ada tanpa melakukan
judgement terhadap ide-ide yang muncul di tahapan awal.
Tim meneliti kembali daftar, mengklasifikasikan, memasukkan
risiko-risiko yang sama dalam satu kelompok dan menambahkan ideide baru.
Menggunakan informasi tentang proyek yang sama di masa lalu,
masalah-masalah harus diperhitungankan atau dipertimbangkan, dan
masalah-masalah yang dihindari.
Interviewing
Melakukan interview dengan para stakeholder dari proyek
Delphi technique
Mendengar masukan dari para pakar yang relevan dengan proyek
Checklist
Dapat menyelesaikan arahan-arahan yang berguna pada wilayah di
mana organisasi memiliki pengalaman yang sangat dalam, khususnya
untuk proyek yang standar atau rutin.

Analisis risiko/kualitatif
Rangkaian proses yang dilakukan dengan tujuan

untuk memahami signifikansi dari akibat yang

akan ditimbulkan suatu risiko, baik secara
individual maupun portofolio, terhadap tingkat
kesehatan dan kelangsungan proyek.
Pemahaman yang akurat tentang signifikansi
tersebut akan menjadi dasar bagi pengelolaan
risiko yang terarah dan berhasil guna.

Secara umum terdapat 2 metodologi analisa risiko:

Kuantitatif
Analisa berdasarkan angka-angka nyata (nilai finansial)
terhadap besarnya kerugian yang terjadi.
Kualitatif
Sebuah analisa yang menentukan risiko tantangan organisasi
di mana penilaian tersebut dilakukan berdasarkan intuisi,
tingkat keahlian dalam menilai jumlah risiko yang mungkin
terjadi dan potensi kerusakannya.

Analisis kualitatif
Proses menilai impak dan kemungkinan dari risiko

yang sudah diidentifikasi.

Proses ini dilakukan dengan menyusun risiko
berdasarkan efeknya terhadap tujuan proyek.
Cara menentukan bagaimana pentingnya
memperhatikan risiko-risiko tertentu dan bagaimana
respon yang akan diberikan.

Contoh hasil dari analisa kualitatif

(Impak suatu risiko pada tujuan proyek)
Tujuan
proyek

Sangat
rendah 0,05

Rendah
0,1

Menengah
0,2

Tinggi 0,4

Sangat tinggi
0,8

Biaya

Peningkatan
biaya tidak
signifikan

Peningkat
an
biaya<5%

Peningkatan
biaya 510%

Peningkatan Peningkatan
biaya 10biaya >20%
20%

Jadwal

Perubahan
jadwal yang
tidak
signifikan

Perubahan Perubahan
jadwal
jadwal 5<5%
10%

Perubahan
jadwal 1020%

Perubahan
jadwal >20%

Lingku
p

Perubahan
lingkup yang
tidak terlalu
kelihatan

Sedikit
area yang
terpengar
uh

Banyak
area yang
terpengaru
h

Penguranga
n lingkup
tidak bisa
diterima
oleh klien

Hasil proyek
tidak berguna

Kualita
s

Penurunan
kualitas yang
tidak terlalu
kelihatan

Hanya
sedikit
aplikasi
yang sulit
yang
terpengar
uh

Penguranga
n kualitas
memerluka
n
persetujuan
klien

Penguranga
n kualitas
tidak bisa
diterima
klien

Hasil proyek
tidak bisa
digunakan

Analisa risiko/kuantitatif
Mengidentifikasi risiko kemungkinan kerusakan

atau kegagalan sistem dan memprediksi besarnya

kerugian.
Berdasarkan formula-formula matematis yang
yang berhubungan dengan nilai-nilai finansial.
Digunakan untuk mengambil langkah-langkah
strategis mengatasi risiko yang teridentifikasi.
Proses menganalisa secara numerik probabilitas
dari setiap risiko dan konsekuensinya terhadap
tujuan proyek.

Tahap-tahap analisa risiko kuantitaif

Menentukan nilai informasi dan aset baik secara

tangible dan intangible.

Menentukan estimasi kerugian untuk setiap risiko
yang teridentifikasi.
Melakukan analisa risiko
Memperoleh risiko yang berpotensi terjadi.
Memilih langkah-langkah atau strategi penanganan
untuk setiap risiko.
Menentukan aksi untuk merespon risiko yang ada.

Faktor yang paling signifikan dalam manajemen

risiko lebih pada:
Penilaian risiko yang lebih sering dilakukan

Dilakukan dengan menggunkan metode yang paling

sederhana yang tersedia.

Metode yang digunakan dalam analisa kuantitatif:

Interview
Dilakukan terhadap para stakeholder proyek dan para ahli yang
berkompeten.
Langkah awal dalam analisis kuantitatif
Analisis decision tree
Semua alternatif yang mungkin dihitung tingkat risikonya.
Dilakukan dengan peluang dan pengaruh yang ditimbulkan untuk
setiap alternatif.
Alternatif dengan nilai ekspektasi paling besar (profit) atau paling
kecil (biaya) itu yang dipilih.
Simulasi
Dalam simulasi ketidakpastian dimasukkan sebagai faktor yang
akan mempengaruhi tujuan proyek.
Suatu teknik dengan cara melakukan simulasi proyek berulang kali
untuk menghitung suatu distribusi dari hasil yang mungkin keluar.

3 kelas klasifikasi
Tinggi
Dapat menimbulkan kerugian yang sangat besar pada organisasi
dan menyangkut kemampuan organisasi untuk terus beroperasi.
Sedang
Sering terjadi dengan kerugian yang masih dalam toleransi yang
ditetapkan.
Risiko pada klasifikasi ini akan sangat mengganggu kinerja
organisasi bila dilihat dari besar kerugian dan frekwensi
kejadiannya.
Rendah
Tidak mengganggu kinerja perusahaan dan nilai kerugiannya
berada dibawah ambang batas yang ditentukan.
Frekuensinya kejadian risiko pada klasifikasi ini sangat jarang
terjadi.

Penanganan risiko (risk response planning)

Proses yang dilakukan untuk menimimalkan tingkat

risiko yang dihadapi sampai pada batas yang diterima.

Secara kuantitatif upaya untuk meminimalisasi risiko
ini dilakukan dengan menerapkan langkah-langkah yang
diarahkan pada angka hasil ukur yang diperoleh dari
proses analisis risiko.
Dilakukan dengan cara mengembangkan opsi-opsi dan
menentukan aksi untuk menambah kesempatan dan
mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek.
Meliputi langkah identifikasi dan penugasan individu
atau kelompok untuk bertanggungjawab terhadap
penanganan risiko.

Secara umum teknik yang diterapkan untuk menangani risiko

dikelompokan beberapa kategori:
Menghindar risiko
Reduksi risiko
Menerima risiko
Transfer risiko