The Expenditure Cycle

Sistem Pembelian
Prosedur Sistem Pembelian
1. Fungsi Gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi Pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi Pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok.
4. Fungsi Pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih
5. Fungsi Penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi Penerimaan menyerahkan barang kepada Fungsi Gudang untuk disimpan.
7. Fungsi Penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada Fungsi Akuntansi
8. Fungsi Akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari
pemasok tsb, Fungsi Akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
Debbianita

Sistem Pembelian
Fungsi yang Terkait :
1.
2.
3.
4.

Fungsi Gudang
Fungsi Pembelian
Fungsi Penerimaan
Fungsi Akuntansi
a. Fungsi Utang
b. Fungsi Kas

Debbianita

Sistem Pembelian
Dokumen yang digunakan :
1.

Surat Permintaan/ Pesanan Pembelian

dibuat oleh bagian Gudang untuk meminta Bagian Pembelian melakukan pembeliab
barang sesuai dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang disebutkan dalam Surat
Permintaan Pembelian.
Dibuat 2 rangkap, untuk bagian Pembelian dan arsip di bagian Gudang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya
tidak berulang kali.
3. Surat Order Pembelian
Dibuat 4 rangkap : Supplier, bagian Penerimaan, bagian Utang dan arsip bagian
Pembelian

Debbianita

Sistem Pembelian
Dokumen yang digunakan :
4. Laporan Penerimaan Barang
Dibuat oleh bagian Penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari
pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi mutu dan kuantitas spt yang tercantum dalam
Surat Order Pembelian.
Dibuat 2 rangkap : Bag Utang dan arsip
5. Bukti Kas Keluar

Debbianita

Sistem Pengendalian
Internal
ORGANISASI
1. Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi Penerimaan
2. Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi Akuntansi
3. Fungsi Penerimaan harus terpisah dari fungsi Penyimpanan Barang
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi Gudang, fungsi Pembelian, fungsi
Penerimaan dan fungsi Akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilakukan secara
lengkap oleh hanya 1 fungsi tsb.
SISTEM OTORISASI & PROSEDUR PENCATATAN
1. Surat Permintaan Pembelian diotorisasi oleh bagian Gudang
2. Surat Order Pembelian diotorisasi oleh bagian Pembelian
3. Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh bagian Penerimaan
4. Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh bagian Akuntansi

Debbianita

Sistem Pengendalian
Internal
PRAKTIK YANG SEHAT
1. Surat Permintaan Pembelian, Surat Order Pembelian dan Laporan Penerimaan
Barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
2. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai
pemasok
3. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian Penerimaan jika sudah menerima
tembusan Surat Order Pembelian dari Bag.Pembelian

Debbianita

Sistem Pembelian Kredit

-

Bagian Gudang pada saat titik reorder point membuat surat

permintaan pembelian 2 rangkap dimana lembar 1 ditujukan kepada bagian pembelian
dan lembar 2 diarsip sementara.
Setelah bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian dari bag. Gudang akan
membuat surat permintaan penawaran harga untuk beberapa supplier (karena barang
yang dibeli belum memiliki supplier tetap). Beberapa supplier akan memberikan
penawaran harga dan akan dipilih yang kualitas dan harganya terbaik, setelah itu baru
dibuat Surat Order Pembelian rangkap 4 dimana lembar 1 diberikan ke supplier, 2
diberikan ke bagian penerimaan, 3 diberikan ke bagian hutang dan yang 4 untuk diarsip.
Bagian Penerimaan menerima SOP 2 dan akan menerima surat jalan beserta barang
dari supplier, setelah dicocokan maka akan dibuat Laporan Penerimaan Barang 2
rangkap untuk diarsip dan bagian Hutang kemudian memberikan barang ke bagian
gudang untuk disimpan.
Bagian Gudang menerima barang dari bagian penerimaan akan dicocokan dengan Surat
Pesanan Pembelian, setelah cocok barang disimpan dan mengisi kartu gudang.
Bagian Hutang menerima SOP 3 dan LPB 2, apabila sudah cocok maka dibuat voucher
dan membuat jurnal dan laporan pembelian yang akan diserahkan ke manajer.

Debbianita

Sistem Pembelian Tunai

-

Bagian Gudang pada saat titik reorder point membuat surat

permintaan pembelian 2 rangkap dimana lembar 1 ditujukan kepada bagian pembelian
dan lembar 2 diarsip sementara.
Setelah bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian dari bag. Gudang akan
membuat Surat Order Pembelian rangkap 4 dimana lembar 1 diberikan ke supplier, 2
diberikan ke bagian penerimaan, 3 diberikan ke bagian kas dan yang 4 untuk diarsip.
Bagian Penerimaan menerima SOP 2 dan akan menerima surat jalan beserta barang dari
supplier, setelah dicocokan maka akan dibuat Laporan Penerimaan Barang 2 rangkap
untuk diarsip dan bagian Kas kemudian memberikan barang ke bagian gudang untuk
disimpan.
Bagian Gudang menerima barang dari bagian penerimaan akan dicocokan dengan Surat
Pesanan Pembelian, setelah cocok barang disimpan dan mengisi kartu gudang.
Bagian Kas menerima SOP 3 dan LPB 2, apabila sudah cocok maka dibuat Bukti Kas
Keluar untuk proses pembayaran ke supplier dan membuat jurnal dan laporan pembelian
yang akan diserahkan ke manajer.

Debbianita