KETERAMPILAN KOMPUTER

DAN PENGELOLAAN
INFORMASI (KKPI)
KELAS XI SEMESTER GENAP

BAHAN AJAR
OLEH : Iwan Setiyawan, S.Pd.I

Standar Kompetensi :
Mengoperasikan Sistem operasi
software

Kompetensi Dasar :
Mengoperasikan software aplikasi basis
data

berni_design

A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA

Software basis data merupakan

software pengolah data yang
digunakan untuk menyimpan dan
mengolah data sehingga data
dapat tersimpan dengan baik dan
dapat diakses dengan muda oleh
pengguna.
Kumpulan
data
ini
biasanya
saling
berhubungan satu sama lain yang biasa
disebut database. Salah satu perangkat lunak
yang
diperuntukkan
untuk
mengolah
database yaitu Microsoft Access 2007
berni_design

1.Fungsi Microsoft Access 2007.

Banyak kemudahan yang diperoleh dalam
menggunakan/ bekerja dengan Ms. Access,
diantaranya
dapat
melakukan
proses
pengaturan data, pembuatan tabel data,
pembuatan form, menyaring data, dan
pembuatan laporan.

berni_design

2.Memulai Microsoft Access 2007.

Untuk menjalankan atau memulai Ms. Access
2007, ikuti langkah berikut :
a. Klik Start
b. Pilih All Programs
c. Pilih Microsoft Office
d. Pilih dan Klik Microsoft Access 2007.

berni_design

3. Objek dalam Access 2007

Dalam mengolah database,Microsoft Access 2007
memiliki
sarana
atau
objek
yang
dapat
mempermudah dalam membangun sebuah database.
Adapun objek objek tersebut antara lain :
Tabel : merupakan tempat atau sarana untuk
penyimpanan data.
Query : digunakan untuk menyaring data dengan
berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan
Form : digunakan
untuk
memasukkan
dan
mengubah data atau informasi yang ada
didalam
suatu
database
dengan
menggunakan tampilan formulir
Report : digunakan untuk menampilkan atau
mencetak data atau informasi dalam bentuk
laporan
berni_design

B. MEMBUAT,
MEMBUKA,
MENYIMPAN FILE BASIS DATA

DAN

I. Pengertian database, table, field, record,

dan primary key
Sebelum memulai Micosoft Access, terlebih dahulu
harus mengenal apa itu basis data dan apa saja
komponen yang ada didalamnya.
Basis Data merupakan kumpulan data yang
tersusun dalam tabel yang terintegrasi menjadi satu
kesatuan yang saling berhubungan. Pengertian lain,
Basis data (database) adalah kumpulan data yang
berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan
khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku
telepon, buku kamus, katalog buku di perpustakaan.
berni_design

Tabel merupakan kumpulan dari

beberapa record dan field.
Field
merupakan atribut
dimiliki oleh suatu tabel,

yang

Record merupakan isian data yang

dimiliki oleh tabel.
Primary Key berfungsi sebagai
pembeda antar record-record
yang ada. Jadi data pada field
ini tidak ada yang sama.
berni_design

Sebagai contoh, misalnya ingin membuat sebuah

basis data untuk menyimpan nilai-nilai siswa
sebuah SMK maka basis data ini diberi nama
Data Akademik.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan
membuat sebuah data base adalah :

untuk

1. Analisis jenis jenis field yang perlu dibuat

Untuk data akademik diperlukan No. Induk
Siswa, Nama, Program Pilihan, Nilai PKN,
Nilai Bahasa Indonesia, Nilai Matematika,
Nilai Bahasa Inggris, dan Keterangan
Jenis jenis field yang telah dirancang
sebelumnya dibuat dalam tabel ringkas
berikut:
berni_design

Tabel. Data Akademik

FIELD

No.
Induk

R
E
C
O
R
D

Nama

Prog.
Bah.
Bhs Mate
Piliha PKN
Inggr
Indo
m
n
is

Ket.

001 Heru

TKJ

Perfect

002 Zoraya

TKJ

Cukup

003 Tutik

TKJ

Mengula
ng

004 Daysi

TKJ

Baik

005 Bimo

TKJ

Cukup

berni_design

2. Analisis tipe tipe data dari data yang akan

dimasukkan.
Ada beberapa tipe data yang perlu diketahui
yaitu sebagai berikut :
Tabel
Tipe
Keterangannya

Tipe
Data

tipe

data

dan

Keterangan

Text

Merupakan tipe data yang sering digunakan (alfabetik dan

numerik), panjang maksimum 255

Number

Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik

Data/time

Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam

Memo

Mampu menampung nilai sampai 65.535 karakter

Currency

Digunakan untuk nilai mata uang

Autonumber

Berisi angka urut yang muncul secara otomatis dan nilainya

tidak dapat berubah

Yes/No

Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/False dan On/Of

OLE Object

Digunakan untuk eksternal objek, misalnya gambar, suara, dsb

Hyperlink

Gabungan dari Text dan Number yang disimpan dalam bentuk

teks. Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web.

LookupWizard

Untuk memilih sebuah nilai dari tabel

lain atau List Box atau
berni_design
Combo Box

II. Membuat, membuka, menyimpan

software basis data
1. Membuat File Basis Data
Untuk membuat sebuah database baru, lakukanlah
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Di bagian tampilan awal pilih Blank Database atau
bisa juga memilih New Blank database pada bagian
Office Button.
b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file
database, isikan nama file database secara manual
atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan
secara otomatis.
c. Klik tombol Create untuk membuat sebuah
database atau tombol Cancel untuk
membatalkan proses pembuatan file database.
berni_design

2. Membuka File Basis Data (Database)

Untuk membuka file database dapat dilakukan
dengan cara:
a. Klik Office Button
lalu klik Open.
b. Di dalam daftar folder, cari folder atau
alamat tempat disimpannya file database.
c. Ketika sudah menemukan file database
yang diinginkan, pilih salah satu langkah
di bawah ini :
1. Double
klik
file
database
untuk
membukanya
2. Pilih file database yang diinginkan lalu
klik tombol Open untuk membukanya.
berni_design

Gambar.
Dialog
database

Open

berni_design

3.

Menyimpan
(Database)

File

Basis

Data

Untuk menyimpan file database dapat

dilakukan dengan cara:
a. Klik Office Button
lalu klik Save.
b. Cara lain yang lebih cepat adalah dengan
menekan tombol Ctrl+S pada keyboard

berni_design

4. Menutup Microsoft Access 2007.

Menutup Program Ms. Access 2007 berarti
keluar dari program Ms. Access 2007.
untuk keluar dari program Ms. Access
2007 dapat dilakukan dengan berbagai
cara yaitu :
a. Klik Office Button
Exit Access
b. Atau klik tombol close pada titlebar
dibagian sudut kanan atas jendela
Ms.Access
c. Atau tekan tombol kombinasi Alt+F4
pada keyboard
berni_design

III.Membuat
2007

Tabel Pada Ms. Access

Membuat Tabel pada Ms. Access

2007.
Langkah-langkanya sebagai berikut :
- Setelah Database dibuat,
kemudian klik icon Design view
-Setelah icon Design view ditekan, isi
table name sesuai yang diinginkan pada
kolom Save As, lalu tekan Ok.
berni_design

-Kemudian setelah langkah-langkah diatas dilakukan

maka akan muncul tabel dan masukkan nama Field
dan Tipe datanya seperti tampilan berikut ini :

Pada jendela tabel diatas terdapat 3 kolom yaitu :

a. Field Name (nama field), berfungsi memasukkan
nama-nama field dari suatu tabel.
b. Data Type (tipe data), ada berbagai macam tipe data
yang ada di access meliputi : text, number,
date/time, memo, currency, autonumber,
Yes/No, OLE Object, Hyperlink, lookup wizard.
c. Description (deskripsi), sebagai keterangan yang akan
mempermudah dalam memahami nama field
berni_design

- Setelah nama field dan tipe data

dimasukkan, lalu klik ikon View
-Setelah mengklik ikon View maka akan muncul
Tabel dan masukkan data yang diinginkan
kedalam Tabel tersebut, seperti tampilan dibawah
ini :

berni_design

C. MENGOLAH FILE BASIS DATA/DATA BASE

1. Memasukkan Record
sebelum memasukkan record, harus
membuka tabel yang akan diisi dengan
data. Pilih tabel yang baru dibuat dan
lakukan langkah-langkah berikut :
. Klik ganda tabel yang baru dibuat
hingga muncul tampilan berikut

Nilai pada tabel diatas masih kosong

berni_design
karena belum memberikan
nilai apapun

 Isi tabel dengan data data yang

telah dikumpulkan sebelumnya dan
Tekan Enter untuk berpindah dari
satu record ke record berikutnya.

Simpan data dengan menekan Ctrl+S,

atau klik Office Button Save atau
icon save
berni_design

2. Mengubah Record
Untuk mengubah record yaitu dengan
membuka tabel yang ingin diubah, dan
klik tepat pada kolom yang ingin
dihapus kemudian ganti data yang
akan diganti.
3. Menghapus Recod
Jika ada record yang tidak sesuai denga
keinginan, bisa menghapusnya dari tabel.
Langkah langkah menghapus record
sebagai berikut :
.Buka tabel yang record-nya akan dihapus
.Pilih record yang akan dihapus dengan
cara mengklik area dibagian kiri record
yang akan dihapus.
berni_design

 Kemudian klik kanan, dan pilih Delete

Record.
(Perhatikan gambar dibawah ini)

Setelah itu akan muncul kotak dialog yang

menginformasikan bahwa setelah menghapus
record
tersebut,
maka
tidak
bisa
lagi
mengembalikan
record
tersebut
kecuali
menambah record baru
setelah itu record akan hilang dari tabel seperti
terlihat pada gambar dibawah ini

berni_design

D. PENCETAKAN FILE BASIS DATA/DATA BASE

MENCETAK TABEL
Untuk mencetak tabel yang telah dibuat,
langkah-langkahnya
adalah
sebagai
berikut :
Buka basis data tempat tabel
yang akan dicetak berada.
Kemudian klik Office Button
dan pilih Print, seperti pada
gambar disamping ini.

berni_design

Selanjutnya muncul jendela Print dan

lakukan pengaturan pada jendela
Print
Selanjutnya klik OK

berni_design

Soal Praktek.
1. Buatlah File database dengan nama :
Latihan 1
2. Buatlah tabel siswa yang terdiri dari
beberapa field, kemudian tentukan jenis
DATA
tipe
datanya
:
FIELD NAME
DESCRIPTION
TYPE

*NIS
NAMA SISWA
TEMPAT LAHIR
TGL LAHIR
ALAMAT

Number
Text
Text
Date/time
Text

Nomor Induk Siswa

Nama Siswa
Tempat Lahir
Tanggal Lahir
Alamat Siswa

berni_design

Soal Praktek.
3. Simpan tabel dengan nama : Data
Siswa dan isi tabel tersebut dengan 6
data sebagai
berikut
:
NAMA
TEMPAT
ALAMA
NIS

SISWA

LAHIR

TGL LAHIR

100

BUDI

RATAHAN

12 JAN 1990

101
102

RAMA
SINTA

TOMBATU
RATAHAN

05 DES 1992
03 SEPT 1991

103

HERU

LOWU

01 AGUST 1992

104

DELIA

LOWU

15 DES 1990

105

SANTI

TOMBATU

20 JUN 1991

T
TOSURAY
A
WAWALI
WAWALI
TOSURAY
A
KALATIN
TOSURAY
A

4. Ubah alamat Heru (data ke-4)

menjadi Kalatin
5. Hapus data ke-3 (Data Sinta)
berni_design
6. Cetaklah Tabel Data Siswa
tersebut.

Sumber Bahan Ajar :

1. Buku KKPI untuk SMK dan MAK
Kelas XI
Penerbit : Erlangga, Tahun 2008
Pengarang : - Anjrah Mintana,
S.Kom
- Drs. T. Adi Wijaya, M.T
II. Internet

berni_design