Program Management Supporting

Processes

Program Communication
Management

Program Communication
Management
Proses

untuk memastikan informasi mengenai

program informasi mengenai proyek akan
sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan
tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan
diatur dengan tepat pula.

Tahapan Program Communication

Management
Communication
Information
Program

Planning

Distribution

Perfomance Reporting

Communication Planning
Aktifitas dalam menentukan kebutuhan informasi dan
komunikasi dari program stakeholders berdasarkan siapa
membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan
membutuhkan informasi, dan bagaimana informasi akan
diberikan atau disampaikan kepada mereka.
Output:
Rencana Komunikasi
Pencatatan dan korespondensi kebutuhan komunikasi
Stakeholders

Information Distribution
Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi
pada waktu yang tepat dan akurat bagi setiap stakeholder
Informasi yang didistribusikan meliputi:
Status informasi dalam program, proyek atau pekerjaan lainnya
Pemberitahuan perubahan kepada tim dan respon sesuai dengan perubahan
Informasi anggaran internal untuk dieksekusi dan kendalikan
Informasi anggaran Eksternal untuk dibuka ke publik
Presentasi
Public Announcements
Press Release
Interview Media dan updates benefits

Information Distribution
Isu penting dalam distribusi informasi
Penggunaan

teknologi
Cara formal atau informal
Penanganan informasi yang sangat penting agar
dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau
berkelompok
Teknik menyampaikan berita buruk
Pengaturan jumlah jalur komunikasi

Information Distribution
Program Communication Considerations

Program
Manager
harus
mempunyai
skill
berkomunikasi.
Progam Manager berkomunikasi kepada semua
level secara efektif
Mempunyai skill presentasi yang baik

Information Distribution
Pengumpulan Informasi dan Sistem Pengambilan
Informasi dapat dikumpulkan dan diambil melalui:
Filling

System
Electronic Database
Software
Sistem yang dapat mengakses dokumen teknis

Information Distribution
Metode Pendistribusian Informasi
Face

to face meetings, hard copy documents, manual filling

systems dan shared-acces electronic database
Komunikasi

elektronik dan alat konferensi (email, fax,

telephone etc)
Alat

elektronik untuk manajemen program (web interface

untuk penjadwalan dan software manajemen proyek, etc)
Media

Sosial (internet based group communication tools)

Komunikasi

informal

Information Distribution
Lessons Learned Database
Didapat dari program yang menyerupai atau relevan
yang telah / pernah dilaksanakan sebelumnya

Output:
Sistem

informasi manajemen program (if applicable)

Lessons

learned

Pengarsipan

data dan instruksi pengambilan data