SUBDIRECCION DE EDUCACION Y CULTURA

EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

INSTITUTO DE EDUCACION COMFENALCO

PROCEDIMIENTOS

1.Clasificacin
documental

ACTIVIDADES
-Identificacin
de
unidades
administrativas funcionales
-Aplicacin de la tabla de retencin
y/o valoracin de la dependencia
-Conformacin de series y subseries
documentales (Estructura
de un
Fondo Documental).
-Identificacin de tipos documentales
de la
tabla de retencin yo
valoracin y de los documentos de
apoyo
-Control en el tratamiento y
organizacin de los documentos

ENTIDAD
DEPENDENCIA DE
MAYOR JERARQUIA
GRUPOS DE
TRABAJO
L
TA
EN
M s
CU fico
DO ec
RA sp
TU s E
UC nto
TR su
ES A

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservacin de los documentos
dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen.

GERENCIA
GERENCIA

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

CONTABILIDAD
CONTABILIDAD

JURIDICA
JURIDICA

Ordenacin interna de un fondo

documental debe mantener la
secuencia original que dieron los
trmites durante el servicio activo.

CARACTERISTICAS
INTERNAS:
TEMA:
SERIE: CONCEPTOS
SUBTEMA: SUBSERIE:
CONCEPTOS
TECNICOS

Organizacin de Archivos
de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)
1. Primer paso : Clasificacin
Documental

Labor de anlisis documental, mediante la

cual se agrupa la documentacin que se
refiere a un mismo asunto.(por ejemplo:
ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS,
INFORMES etctera) e identifica cada uno
de los grupos encontrados sin olvidar el
nombre al que corresponda.
SERIE (Tema) ACTAS

Subserie (subtema) (A. de Comit Interno)

Organizacin de Archivos
de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)
Segundo paso: Identificacin de
Documentos de Apoyo
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados
en cada serie documental (tema) y son generados por
otras dependencias, son considerados documentos de
apoyo y no se deben transferir al archivo central (por
ejemplo, normas, informes de otras dependencias..),
identifquelos djelos en un sitio aparte, donde pueda
consultarla, si an los necesita.
DO
CU
ME
NT
OS
D

EA
PO
YO

PROCEDIMIENTOS

2. Ordenacin documental

ACTIVIDADES

-Relaciones
entre
unidades
documentales, series, subseries y tipos
documentales
-Conformacin y apertura de expedientes
-Determinacin de los sistemas de
ordenacin
-Organizacin de series documentales de
acuerdo con los pasos metodolgicos
-Foliacin

Tercer paso: Ordenacin Documental

Fase del proceso de

organizacin, que consiste
en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones
documentales definidas en
la fase de clasificacin.

Organizacin de Archivos
de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)
Tercer paso: Ordenacin Documental
La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por
carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta
debe encontrarse el primer documento que gener el
trmite y al final de la carpeta la ltima actuacin del
expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de
los trmites.

SISTEMAS DE ORDENACIN

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)

Sistemas de Ordenacin
A
L
F
A
B
E
T
I
C
O

ALFABETICO
GENERAL

A,B,C,D,E...

ONOMSTICO

Acosta, Cesar
Barrera, Luis
Castro, Omar
Zea, Oliver

ASUNTO O
TEMAS (SERIES)
TOPONIMICO

ACTAS
BOLETINES
CONTRATOS
INFORMES
ARMENIA
BOGOTA
CALI
MEDELLIN

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)

Sistemas de Ordenacin
N
U
M
E
R
I
C
O

NUMRICO SIMPLE
CRONOLGICO

TOPOGRFICO

DECIMAL

1,2,3,4,5...
01-Ene. 1999
27-Mar. 1999
15 May. 2000
10 Jul. 2000
SALA 1
SECCION B
ESTANTE 6
CIUDAD
VEREDA
1
1.1
1.2
2
2.1
2.1.1

Organizacin de Archivos
de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)

Cuarto paso: Seleccin Documental y Retiro

de material metlico
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos
documentos que no son de archivo como por ejemplo:
documentos en blanco, fotocopias, duplicados,, tarjetas
de invitacin o felicitacin, recortes de prensa, entre otros.
La documentacin deber estar libre de material metlico,
como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Organizacin de Archivos
de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)
Quinto paso: Foliacin
La foliacin es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya
numeracin se aplica solamente a esta, de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trmites.
Finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad,
entendida esta ltima como respeto al principio de orden original y la
conservacin de la integridad de la unidad documental o unidad
archivstica
La foliacin es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias
(archivo de gestin al archivo central) como secundario (archivo central
al archivo histrico).
Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lpiz
de mina negra y 4blanda (HB), en forma legible y sin enmendaduras.
3

2
1

Quinto paso: Foliacin

5

La foliacin es el respaldo tcnico y

legal de la gestin administrativa.
Permite ubicar y localizar de manera
puntual un documento.
La foliacin es necesaria para
diligenciar diferentes instrumentos
de control (inventarios, formatos de
control de prstamo) y de consulta
(inventarios, guas, catlogos).

En la Cara RECTA, escribir el nmero

en la esquina superior derecha, en el
mismo sentido del texto.

Se debe numerar de manera

consecutiva, es decir, sin omitir ni
repetir nmeros.

Quinto paso: Foliacin

9
8

8
7
7
6
5

Si existen errores en la
foliacin, sta se anular
con una lnea oblicua,
evitando tachones

En unidades documentales que

se
generan
foliadas
por
impresora, se dejar esta
foliacin siempre y cuando en
una unidad de conservacin no
haya mas de una, en caso
contrario, cuando haya ms de
una, deber refoliarse toda la
unidad de conservacin

Quinto paso: Foliacin

No se deben foliar documentos en soportes distintos al

papel (casetes, discos digitales CDs-, disquetes, videos,
etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la
unidad documental a la que pertenecen, en el rea de
notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta
por separar este material se har la correspondiente
referencia cruzada

NO SE DEBE HACER

Foliar con numerador

5A

Foliar sobre texto

9
8
7
5

Omitir nmeros

No se deben foliar las pastas ni las

hojas-guarda en blanco

No se debe foliar
utilizando nmeros con
el suplemento A, B, C,
bis.

NO SE DEBE HACER
8

7
5

9
7

Varias foliaciones
4

Foliar cara recta en fotografas

2 2

Numerar folios en blanco

Repetir nmeros
Foliar Documentos en otros soportes
5

Se
Co rie:
nt
ra
to

sE

st
at

ale
s

Ubicacin
de Tipos Documentales
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL.
al interior de las Carpetas, en atencin
al principio de orden original

Historia Laboral
Roberto Rojas

a
Ev

r
Te

r
Da

ar
M

Historia Laboral
Carlos Soto

a
M

dr
n
A

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Ji

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Ar

Co

d
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ez
n

tr
as

as

r
de

Transferencias Documentales
La transferencia documental, consiste en el traslado
ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su
tiempo de retencin (estipulado en la TRD), previo
diligenciamiento del formato de inventario de documentos,
segn calendario de transferencias previamente
programado.

CLASIFICACIN Y
ORDENACIN POR
SERIES SEGN TRD

INVENTARIO
DOCUMENTAL

TRANSFERENCIA

UBICACIN FISICA EN
EL A. CENTRAL

Inventario de caja

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las cajas y carpetas deben conservar un orden

alfabtico y secuencial de izquierda a derecha,
partiendo desde la fecha mas antigua hasta la fecha
mas reciente.

SEALIZACIN DE ESTANTERIA FIJA