Laporan Audit Manajemen PT

Serat Sutra

Pabrik tenun
tradisional dengan fasilitas produksi berupa Alat Tenun Bukan Mesin
Latar
Belakang
(ATBN)
PT.
Mulai Serat
tahun 1995Sutera
perusahaan ini secara total meningkatkan ATBN untuk produksi

komersialnya dan menggunakan teknologi modern dengan investasi yang cukup

besar.
Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil
untuk memenuhi persediaan.
Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minimum untuk menjaga
stabilitas keuangannya.
PT Serat Sutera menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang
berbeda.
Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia
cukup di dalam negeri.
60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan sutra adalah untuk tujuan
ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7 hari
dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri.

Perusahan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan

kapasitas produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan
dasar sutra dan 4.750 meter untuk kain yang tidak berbahan dasar sutra.

Dari kapasitas operasi yang dimiliki, perusahaan beroperasi sebesar

85% dari kapasitas penuh.

Pengendalian kualitas produk dimulai dari pengendalian bahan baku

(input), proses produksi dan penanganan produk jadi (output).

Produksi disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan

optimalisasi pengolahan bahan yang tersedia.

Struktur organisasi perusahaan

Struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur

Utama

Direktur Akt
Divisi

& keuangan

Penjualan

: Ny. Shri Utami

: Ny. Trini Ray
: Tn Hendro Sukantja

Tujuan Audit

Tujuan dilakukannya audit adalah:

Keterlambatan

pengiriman terjadi karena

keterlambatan proses produksi.

Kebijakan

pengiriman produk yang terlalu cepat.

Kesimpulan audit

1.

2.
3.

4.

5.

KONDISI
Dari catatan penerimaan bahan baku tahun 2006 rata-rata
terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari
kebutuhan produksi.
Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan
sering belum siap karena masih diperbaiki.
Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya
pememesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak,
sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi
yang telah ditetapkan.
Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas
produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan
pemesanan dari pelanggan.
Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check)
program
antara
bagian
produksi, pembelian bahan
baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi

Kriteria
1.Jadwal

produksi disusun berdasarkan rencana penjualan,

yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang
dengan jadwal produksi setiap jenis produksi.
2.Jadwal produksi harus mampu meminimumkan.
1.
2.
3.
4.

Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi

setiap bulan untuk setiap jenis barang.
Biaya penyetelan (setup) mesin
Upah lembur, dan
Penggangguran sumber daya.

Kriteria
3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :
a)

Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi
pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai

Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap

untuk dioprasikan
c)
Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja
sejak pesanan diterima
4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan
kapasitas produksi
5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang
lain
6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal
produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan
pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang
telah terjadwal.
b)

PENYEBAB
Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan sering tidak
tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat.
Jadwal pemeliharaan mesin terkadang tidak tepat dengan
jadwal penggunaannya.
Perusahaan tidak (belum) memliki pedoman tertulis sebagai
dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika
terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.
Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi
dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda.
Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor
memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk
yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun
belum waktunya diproses

AKIBAT

Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90%

dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan
pelanggan yang sesuai dengan jadwal pengiriman yang
telah ditetapkan.
Terjadinya waktu tunggu untuk aktifitas produksi rata-rata
1 jam dalam setiap hari.
Tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2
hari untuk setiap pemesanan.
Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam 1
minggu.
Terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15%
untuk produk nonsutra.

REKOMENDASI
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan
yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan
datang, yaitu:
Keterlambatan pengiriman terjadi karena keterlambatan
proses produksi
Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat.

Rekomendasi:
Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang
perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh
adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar
tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman
yang telah terjadwal
Mekanisme penyesuaian program antara bagian
produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan
fasilitas produksi.

Ruang Lingkup Audit

Sesuai

dengan penugasan yang kami terima, audit

yang kami lakukan hanya meliputi masalah bagian
produksi pada PT Serat Sutra. Audit kami
mencakup penilaian atas kecukupan pengendalian
manajemen bagian produksi, dan aktivitasaktivitas produksi itu sendiri.