Anda di halaman 1dari 48

DOKUMENTASI

&
REKAMAN

DOKUMENTASI
Sebutkan dokumen apa saja yang dimiliki
saat ini , baik yang dimiliki oleh
Badan Usaha maupun di Proyek
????????????????????????

REFERENSI
ISO/TR 10013:2001,
Guidelines for quality management system
documentation

ISI RMK YANG TERKAIT DENGAN


DOKUMENTASI & REKAMAN
1. Umum
2. Informasi Kegiatan
3. Sasaran Mutu
4. Persyaratan Teknis & Administrasi
5. Struktur Organisasi
6. Tugas, tanggung jawab dan wewenang
7. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan
8. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
9. Jadwal Peralatan
10. Jadwal Material
4

ISI RMK
11. Jadwal Personil
12. Jadwal Arus Kas
13. Rencana & metoda verifikasi, validasi,
monitoring, evaluasi, inspeksi dan pengujian &
kriteria penerimaannya
14. Daftar Kriteria Penerimaan
15. Daftar Induk Dokumen
16. Daftar Induk Rekaman / Bukti Kerja
17. Lampiran

DOKUMENTASI :
1.Dokumentasi dalam SMM & Hyerarchy
2.Penerbit Dokumen
3.Kontribusi Dokumen
4.Harapan
5.Pengertian
6.Nilai Dokumen
7.Jenis Dokumen
8.Penyusunan dokumen
9.Keuntungan penggunaan dokumen
10.Sasaran Mutu, Prosedur & Instruksi Kerja
11.Pengendalian Dokumen
12.Proses Penyiapan Dokumentasi
13.Metoda persiapan penyusunan Dokumentasi
14.Rekaman
15.Pengendalian Rekaman
6

1. DOKUMENTASI DALAM SMM

Dokumentasi dalam penerapan SMM mempunyai nilai sebagai


instrumen yang memungkinkan terciptanya / terjadinya komunikasi
tentang maksud suatu proses/kegiatan dan konsistensinya.

Dokumentasi menjadi salah satu bentuk persyaratan yang pokok


dalam penerapan SMM (ISO 9001 : 2015 : Documented Information)

Dokumen :

1. Acuan tata cara pelaksanaan kegiatan , dan


2. Bukti penerapan tata cara tsb (Rekaman/Records/Bukti Kerja)

HIRARKI DOKUMENTASI
VISI & MISI ORGANISASI
KEBIJAKAN MUTU

2. PENERBIT DOKUMEN
Dokumen yang digunakan sebagai acuan dalam

pelaksanaan kegiatan :
1. Yang diterbitkan oleh Organisasi/Badan

Usaha
2. Yang diterbitkan oleh Pengguna Jasa
3. Peraturan dan Perundangan yang terkait
dengan pelaksanaan kegiatan

DOKUMEN YANG DITERBITKAN OLEH


ORGANISASI
1. Peraturan Perusahaan
2. SOP Persiapan kegiatan
3. SOP Mobilisasi Personil dan Peralatan
4. SOP terkait kegiatan di lapangan : SOP Teknis &

SOP Manajerial
5. SOP Pemeriksaan
6. SOP PHO & FHO
7. Dst

10

DOKUMEN YANG DITERBITKAN OLEH


PENGGUNA JASA
1. Kerangka Acuan Kerja
2. Dokumen persyaratan pelaksanaan

pekerjaan (RKS)
3. Spesifikasi Teknik
4. Gambar Perencanaan
5. Peraturan Kementerian PUPR

11

DOKUMEN
PERATURAN & PERUNDANGAN
1. Undang2 Jasa Konstruksi
2. Undang-undang Keselamatan Kerja
3. Perpres No. 54 : Pengadaan Barang & Jasa
4. SNI, Standar Internasional
5. Dst

12

3. KONTRIBUSI DOKUMEN
Proses-proses tertentu dilakukan sesuai standar
kerja yang terdokumentasi akan memberikan
kontribusi kepada hasil kegiatan yang konsisten.
Karena semua petugas melaksanakan proses
yang standar.
KONSISTENSI PRODUK

13

4. H A R A P A N
1. Peserta mengenal & paham :
a. Bagaimana penyusunan dokumentasi Sistem
Manajemen Mutu
b. Bagaimana mengendalikan Dokumen Sistem
Manajemen Mutu
2. Peserta menerapkan di proyeknya

14

5. PENGERTIAN
1. Dokumentasi adalah informasi dan

media pendukungnya
2. Informasi adalah data yang ada artinya
Dokumentasi : adalah data yang ada
artinya dan media pendukungnya

15

6. NILAI DOKUMENTASI
1.

Memberikan kontribusi pada pencapaian kesesuaian


persyaratan pelanggan dan perbaikan mutu. Persyaratan
pelanggan (mutu) dalam setiap pelaksanaan kegiatan harus
didokumentasikan, karena akan digunakan sebagai kriteria
untuk memeriksa kesesuaian produk/hasil kegiatan.
Bentuk penjaminan kesesuaian karena
persyaratan pelanggan didokumentasikan

2.

Proses kerja tertentu yang didokumentasikan sebagai acuan


kerja disusun dalam upaya untuk menjamin konsistensi
produk/hasil kegiatan.
Dokumen tersebut sangat membantu untuk memberikan
gambaran bagi personil baru dalam memahami proses-proses
kegiatan di organisasi dan dapat dijadikan bahan untuk
melatih para personil sesuai dengan kebutuhannya masingmasing.
16

3. Mampu ulang dan mampu telusur. Bila proses-proses


kegiatan didokumentasikan dalam bentuk acuan kerja, maka
setiap pihak dapat dengan mudah menelusuri
urutan/tahapan dari proses-proses kegiatan tersebut.
Bila suatu saat terjadi kegagalan atau ketidaksesuaian,
maka dengan mudah akan dapat dilihat pada langkah /
proses mana terjadinya ketidaksesuaian.
4. Pemberian bukti obyektif. Bukti Kerja/Rekaman atas
pelaksanaan suatu proses kegiatan yang dinyatakan dalam
setiap acuan kerja yang didokumentasikan akan menjadi
bukti obyektif dari penerapan suatu acuan kerja. Semua
pihak akan membuat bukti kerja yang sama untuk suatu
proses kegiatan yang sama.

17

7. JENIS DOKUMENTASI
Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu biasanya mencakup :
1. Kebijakan Mutu (Quality Policy)
yaitu dokumen yang
berisikan
pernyataan
pimpinan
puncak
dalam
mengarahkan organisasi dalam hal mutu.
2. Sasaran Mutu (Quality Objective) yaitu dokumen yang
berisikan sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi
(fungsi-fungsi yang strategis) dalam hal mutu.
3. Pedoman Mutu (Quality Manual) yaitu dokumen yang
memberi informasi yang konsisten secara internal maupun
eksternal, tentang SMM yang dimiliki oleh suatu organisasi.
4. Prosedur yang terdokumentasi yaitu dokumen yang
berisikan tentang urutan proses kegiatan yang melibatkan
berbagai fungsi di organisasi.
18

Instruksi Kerja yaitu dokumen yang berisi urutan kerja


yang dilakukan oleh satu fungsi di organisasi.
6. Formulir yaitu dokumen yang digunakan untuk merekam
data yang diperlukan oleh SMM.
7. Rencana Mutu (Quality Plan) yaitu dokumen yang
menguraikan bagaimana SMM diterapkan pada suatu
produk, proyek atau kontrak tertentu
8. Spesifikasi (Specification) yaitu dokumen yang
menyatakan persyaratan
9. Dokumen Eksternal yaitu dokumen yang dibuat oleh
pihak luar organisasi tetapi digunakan sebagai acuan
untuk kegiatan di organisasi
10. Rekaman (Record) yaitu dokumen yang dapat memberi
bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil
yang dicapai
5.

19

8. PENYUSUNAN DOKUMEN
Setiap organisasi dapat dengan bebas mengembangkan
dokumentasi tersebut , sejauh mana diperlukan dan jenis
medianya.
PENDOKUMENTASIAN BUKAN TUJUAN AKHIR, TETAPI
MERUPAKAN KEGIATAN PERTAMBAHAN NILAI
Pertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Jenis dan besarnya organisasi
2. Kerumitan proses-proses kegiatan dan interaksinya
3. Jenis produknya
4. Persyaratan pelanggan dan persyaratan perundangan yang
berlaku
5. Tingkat kemampuan personil yang dimiliki organisasi
20

Dokumentasi dapat menggunakan berbagai


jenis media, seperti hard copy atau media
elektronik.

21

TUJUAN DAN KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN


DOKUMENTASI
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.

Memberikan acuan untuk melakukan pekerjaan


Menyediakan sebuah kerangka operasi yang jelas dan efisien
Menyediakan dasar pelatihan bagi pegawai baru dan pelatihan
kembali yang berkala bagi pegawai yang lama
Menyediakan dasar pengauditan (dijadikan kriteria audit )
Menyediakan informasi bagi kelompok cross-functional sehingga
mereka lebih mengerti interrelationships
Membantu para pegawai untuk mengerti peran mereka dalam
organisasi, jadi dapat memberikan peningkatan dalam tujuan dan
kepentingan pekerjaan mereka
Menyediakan pengertian bersama antara pegawai dan manajemen

22

KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN
MEDIA ELEKTRONIK
1.
2.
3.
4.
5.

Personel tertentu memiliki akses pada informasi yang terbaru


pada setiap saat
Perubahan dan akses mudah untuk dibuat dan dikontrol
Pendistribusian akan lebih cepat dan mudah dikontrol dengan
adanya pilihan mencetak pada hard copy
Terdapat akses pada dokumen yang lokasinya jauh
Penarikan dokumen sepenuhnya sangat mudah dan
sederhana

23

10. SASARAN MUTU


Merupakan sasaran yang ingin dituju dalam hal mutu,
2. Ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan dalam
organisasi germasuk di proyek
3. Konsep penyusunan, SMART
S = Spesifik, M = Measurable, A = Achievable, R = Realistic,T
= Time Oriented
1.

Sasaran yang terkait dengan keberhasilan dan kesesuaiannya


dengan persyaratan proses & produk kegiatan

24

Contoh :
1. Mempertahankan Rencana Anggaran Perusahaan yang

telah ditetapkan Perusahaan


2. Selama pelaksanaan kegiatan, tidak terjadi komplain
terhadap personil (kompetensi) (Zero Komplain Personil)
3. Respons terhadap komplain dari pelanggan (pengawas
lapangan) ditanggapi tidak melebihi 1 hari.
4. Tidak terjadi keterlambatan pengiriman laporan-laporan
yang dipersyaratkan (Pengiriman Laporan Tepat waktu)
5. Tidak terjadi Pekerjaan rework (Zero rework)
6. Tidak terjadi keterlambatan pelaksanaan pekerjaan
(Keterlambatan tidak melebihi 2 % dari progres rencana)

25

11. PROSEDUR & INSTRUKSI KERJA &


FORMULIR

26

PROSEDUR
1. Struktur dan Format
Struktur dan format dari prosedur yang didokumentasikan (baik
dalam bentuk hard copy atau media elektronik) harus dijelaskan
oleh organisasi dalam bentuk tulisan, bagan alir, tabel atau
kombinasi lainnya.
Prosedur yang didokumentaskan harus berisikan informasi yang
diperlukan dan juga harus mempunyai identifikasi yang berbeda.
Prosedur yang didokumentasikan akan menjadi referensi bagi
instruksi kerja, yang menjelaskan bagaimana suatu kegiatan
dilakukan.
Merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh suatu
fungsi tertentu di suatu organisasi (Siapa, apa, kenapa, dimana,
kapan 5 W)

Merupakan penjabaran lebih rinci dari Pedoman Mutu yang

bertujuan untuk memberikan penjelasan bagaimana sesuatu


fungsi melaksanakan hal-hal yang ditulis dalam Pedoman
Mutu.
Merupakan
sarana
bagi
manajemen
untuk
mengkomunikasikan apa yang harus dikerjakan oleh masingmasing pegawai dan kapan dilaksanakannya.
Prosedur yang didokumentasikan secara umum menjelaskan
kegiatan-kegiatan yang mengatur beberapa fungsi yang
berbeda, sedangkan instruksi kerja secara umum hanya
mengatur bagaimana kegiatan dilakukan oleh hanya satu
fungsi saja.
Merupakan sarana untuk menyimpan pengetahuan yang
diperoleh organisasi

Menjaga agar operasi dapat tetap berlangsung, meskipun

terjadi penggantian personil dan merupakan alat untuk


pelatihan bagi personil baru.
Mencegah proses yang berubah tidak terkendali.
Memberikan referensi dalam melakukan penilaian terhadap
suatu proses kegiatan.
Harus bersifat dinamis mengikuti situasi & kondisi organisasi.
Yang baik adalah sederhana dan dapat diterapkan.

2. Isi Prosedur antara lain :


1. Judul

Judul harus jelas dalam mengidentifikasikan prosedur.


2. Tujuan
Tujuan dari prosedur harus tegas.
3. Lingkup
Lingkup dari prosedur, baik aktivitas maupun wilayah yang
akan dicakupdan wilayah-wilayah yang belum, semuanya
harus dijelaskan.
4. Tanggung jawab dan wewenang
Tanggung jawab dan wewenang dari fungsi orang atau
organisasi, juga hubungan internalnya yang diasosiasikan
dengan proses dan aktivitas dalam prosedur, harus
diidentifikasi.

5. Penjelasan kegiatan
Tingkat kerincian sangat beragam tergantung pada kerumitan
aktivitas, metoda yang digunakan, dan tingkat keahlian dan pelatihan
dari pegawai yang penting bagi mereka untuk menyelesaikan
aktivitas mereka.
Aspek-aspek berikut ini harus dipertimbangkan dalam penetapan
suatu prosedur :
a. Menetapkan kebutuhan organisasi, pelanggan dan pemasoknya.
b. Menjelaskan proses-proses dengan istilah teks atau flow chart
yang berhubungan dengan syarat aktivitas.
c.
Menentukan apa yang akan dikerjakan, oleh siapa atau oleh
fungsi organisasi yang mana, kenapa, kapan, dimana dan
bagaimana.

Menjelaskan kontrol proses dan kontrol dari aktivitas yang


telah diidentifikasi.
e. Menetapkan sumber daya untuk penyelesaian aktivitas
(bisa berupa personel, pelatihan, peralatan, material).
f. Menetapkan dokumentasi yang sesuai yang berhubungan
dengan syarat aktivitas.
g. Menetapkan input dan output proses
d.

6. Rekaman
Rekaman yang berhubungan dengan aktivitas dalam
penjelasan kegiatan harus ditetapkan. Bila rekaman berbentuk
Formulir, maka rekaman ini harus applicable..

7. Lampiran
Lampiran berisi informasi pendukung terhadap prosedur
harus ada, seperti tabel, grafik, flow chart dan formulir.
8. Review, pengesahan dan revisi
Bukti dari review dan pengesahan, status dan tanggal revisi
dari prosedur harus ditunjukan.
9. Identifikasi perubahan
Dalam praktek, keaslian perubahan harus diidentifikasi
dalam dokumen.

INSTRUKSI KERJA
1. Struktur dan format
Instruksi kerja harus dikembangkan dan dipertahankan untuk
menjelaskan pelaksanaan semua pekerjaan yang mungkin
akan terpengaruhi karena kurangnya instruksi.
Instruksi kerja harus memiliki judul dan identifikasi yang
berbeda.
Struktur, format dan tingkat kerincian yang digunakan dalam
instruksi kerja harus ditujukan kepada kebutuhan dari
personel organisasi dan tergantung pada kerumitan
tugasnya, metoda yang digunakan, pelatihan yang sudah
dijalani, dan keahlian dan kualifikasi dari personel.

2. Struktur Instruksi Kerja.


a. Daftar isi
Instruksi kerja harus menjelaskan aktivitas yang kritis, uraian
yang tidak lagi memberi kontrol pada aktivitas harus
dihindarkan.
(Dengan adanya pelatihan bagi para pegawai untuk mengerjakan tugasnya dengan
benar dan informasi2 penting, akan dapat mengurangi kebutuhan instruksi kerja,).

b. Jenis-jenis instruksi kerja

Walaupun tidak ada syarat struktur atau format tertentu dari


instruksi kerja, instruksi kerja harus dapat menyampaikan
tujuan dan lingkup pekerjaan dan objektivitas.
Instruksi kerja harus berupa suatu rangkaian dari operasi, yang
secara akurat merefleksikan syarat dan aktivitas yang relevan.
Untuk mengurangi kebingungan dan ketidakpastian, sebuah
format yang konsisten atau struktur, harus dibuat dan
dipertahankan.

c. Review, pengesahan dan revisi


Organisasi harus menyediakan bukti yang jelas dari review,
pengesahan instruksi kerja dan tanggal revis
d. Rekaman
Rekaman dari instruksi kerja harus ditetapkan. Identifikasi
perubahan serta keaslian perubahan harus diidentifikasi
dalam dokumen.
KEGUNAAN INSTRUKSI KERJA :
Memberikan pedoman bagi pelaksana pekerjaan bagaimana
melakukan suatu kegiatan secara detail atau setahap demi
setahap sehingga menghasilkan suatu produk. (how & by what)

FORMULIR

Formulir dikembangkan dan dipelihara untuk merekam


data yang diperlukan
Formulir harus memiliki sebuah judul, nomor identifikasi
dan tanggal revisi.
Formulir harus ada di dalam manual mutu, prosedur
dokumentasi, proses, proyek atau kontrak.

12. PENGENDALIAN DOKUMEN


Organisasi harus mengatur dan mengendalikan
pendistribusian dokumen-dokumen yang berupa acuan
pelaksanaan kegiatan yang dibutuhkan oleh proyek (SOP,
Peraturan perundangan, Standar-standar, Spesifikasi)
Organisasi harus menjamin agar Dokumen Acuan tsb
adalah yang berlaku atau valid dan dikendalikan agar
mudah ditelusuri keterlacakannya
Disarankan agar Organisasi memiliki SOP Pengendalian
Dokumen tsb. (penomoran, perubahan, penyimpanan,
pendistribusian)
38

CONTOH
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

untuk menyetujui dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan


untuk meninjau dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan
menyetujui kembali
untuk memastikan bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru
diidentifikasi
untuk memastikan bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk
digunakan
untuk memastikan bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah
dikenal
untuk memastikan bahwa dokumen berasal dari luar yang ditentukan oleh
organisasi, telah diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan.
untuk mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki

39

12. PROSES PENYIAPAN DOKUMENTASI


Tanggung jawab penyusunan Dokumen
1. Dokumentasi harus disusun oleh konseptor yang paham
tentang proses kegiatan yang didokumentasikannya. Hal ini
ditujukan agar dokumen SMM yang disusun hasilnya akan
efektif dan memadai.
2. Waktu penyusunan akan lebih singkat bila organisasi
mempunyai referensi dokumen SMM.

40

13. METODE PERSIAPAN PENYUSUNAN DOKUMENTASI SMM


Langkah-langkah untuk menyusun dokumen SMM:
1.Pilih dan tetapkan jenis dokumen SMM yang akan digunakan
dan buat standar formatnya
2.Kumpulkan informasi atau referensi yang sudah ada dan
proses-proses yang sudah ada pengaturannya seperti formulirformulir yang berlaku, laporan-laporan, peraturan dan
perundangan lainnya yang digunakan sebagai acuan kerja.
3.Lakukan pelatihan kepada personil yang akan terlibat dalam
penyusunan dokumen SMM.

TULIS APA YANG BIASA DILAKUKAN


(WRITE WHAT YOU DO)
41

14. REKAMAN

1.

2.

3.

Rekaman merupakan bukti yang mengindikasikan bahwa


ketentuan-ketentuan proses yang terdapat dalam prosedur
dan instruksi kerja atau ketentuan dalam RMK telah
dilaksanakan
Setiap prosedur dan instruksi kerja maupun RMK harus
mengidentifikasikan Rekaman yang diperlukan sebagai bukti
bahwa persyaratan telah dipenuhi .
Rekaman biasanya tidak direvisi karena rekaman bukanlah
subjek yang berubah.

43

REKAMAN YANG HARUS DIKENDALIKAN ANTARA LAIN :


1. Bukti-bukti bahwa Tim Pelaksana Kegiatan telah

melaksanakan proses sesuai rencana dalam RMK


2. Bukti bahwa Produk yang telah dihasilkan memenuhi
persyaratan yang ditetapkan oleh Pengguna Jasa
3. Bukti pelaksanaan Rapat/pertemuan baik internal maupun
dengan pihak eksternal
4. Hasil test/pemeriksaan/Inspeksi/pengawasan/validasi
5. Laporan-laporan yang dipersyaratkan
6. Gambar konstruksi (As Built Drawing)
7. Foto-foto sebagai dokumentasi dari mulai kegiatan sd
selesainya proyek

44

15. PENGENDALIAN REKAMAN

1.

Rekaman : adalah bukti kerja yang harus dapat


ditunjukkan setiap diperlukan dan bukti yang dapat
diverifikasi ( spt: data, catatan rapat, laporan ).

2.

Rekaman yang timbul dari setiap


kegiatan di organisasi harus dipelihara dan disimpan
dengan baik.

45

Ketentuan dalam pengendalian rekaman menyangkut:


1. Tatacara penempatan dan penyimpanan rekaman (agar
selalu mudah diambil, ditunjukkan dan dibaca.)
2. Tatacara identifikasi, penyimpanan, perlindungan dan
pengambilan rekaman.
3. Aturan masa simpan (retensi) rekaman dan tatacara
pemusnahannya

46

CONTOH PENYIMPANAN
1.
2.
3.
4.
5.

Label
Daftar Isi
Nomor Rekaman
Pengendalian Pendistribusian Rekaman
Daftar Induk Rekaman

47

TERIMA KASIH

48