Anda di halaman 1dari 18

Kelompok 1:

1. Rahmat Novriyan (15 158 033)


2. Tri Hartono Rianto (15 158 036)

Kasus: Siklus dalam Industri


Jasa Keuangan
Turbo Inc
Universitas Andalas, 26 Agustus 2016

Latar Belakang

Turbo Inc merupakan anak perusahaan National Engine Corporation,


berlokasi di Citiville, Ohio.
Penjualan selama tahun 2005 adalah sebesar $29.803.000 dengan Laba
sebelum Pajak sebesar $1.788.180.
Turbo memproduksi dan menjual turbocharge untuk mobil dan truk lama
maupun baru beserta suku cadang untuk memperbaiki turbocharge.
Pabrik biasanya mempekerjakan karyawan sekitar 40 jam kerja untuk
inspeksi, mesin, peakitan, handling material, shipping dan penerimaan,
setup mesin dan pemeliharaan.
Ken Bauer merupakan staff audit operasional dari National Engine
Corporation, yang mengakuisisi Turbo pada tahun 2003.
National Engine Corporation memiliki kebijakan untuk melakukan review
pembelian terhadap setiap anak perusahaan yang baru diakuisisi dalam
waktu dua atau tiga tahun pertama kepemilikan.
Pada awal tahun 2006, Ken dikirim ke Cityville untuk melakukan review ini.

Latar Belakang

Pada hari pertama, Ken meminta tur pabrik untuk memahami produk dan
proses pembuatannya. Untuk membantunya memahami produk, manajer
teknik manufaktur, Martha Johnson, memberinya Bill of Material (lihat
Exhibit 1).
Lebih dari 40.000 kombinasi model mungkin diproduksi, namun Turbo
hanya memproduksi sekitar 2.300 model turbocharger setiap tahunnya.
Selain itu, Turbo menjual spare part secara terpisah untuk ke bengkel untuk
digunakan dalam memperbaiki turbocharger.
Pabrik menggunakan system Material Requrements Planning (MRP) untuk
mengkonversi forecast penjualan turbocharger dan part dalam mesin dan
kebutuhan pembelian.
Setiap minggu departemen pembelian menerima jadwal (berbasis
komputer) pembelian bahan yang diproyeksikan selama enam bulan ke
depan.

Exhibit 1

Organisasi

Setelah memperlajari informasi perusahaan secara umum, Ken bertemu


dengan manajer pembelian, Doug Mitchell, yang memberikan Ken struktur
organisasi Departemen Pengadaan (Exhibit 2).
Doug menjelaskan bahwa ia telah membagi part dengan beberapa pembeli
sehingga setiap karyawan pembelian memiliki jumlah part yang sama untuk
dibeli.
Doug berkomentar bahwa Carl Potter merupakan karyawan pembelian yang
paling perform dengan rekor terbaik pada cost reduction, performa
pengiriman dan quality acceptance.
Doug juga memberikan Ken berupa list part yang dibeli selama tahun 2005
(Exhibit 3)

Exhibit 2

Exhibit 3

Diskon Korporat

Ken mereview list pembelian Turbo Inc dengan list diskon pembelian yang
dilakukan di kantor pusat National Engine. List tersebut terdiri atas barangbarang yang telah dinegosiasikan oleh induk perusahaan sehingga
mendapatkan harga yang lebih menguntungkan karena jumlah pembelian
yang besar yang dilakukan oleh gabungan seluruh anak perusahaan
National Engine.
Dalam pembelian yang dilakukan oleh Turbo, semua hardware dan barang
kemasan, beberapa bahan kimia produksi, dan perlengkapan kantor,
tersedia dalam program diskon perusahaan National Engine.
Jika Turbo melakukan pembelian dari vendor perusahaan, penghematan
pada tahun 2005 akan menjadi sebesar $ 30.354,30.
National Engine juga tengah melakukan negosiasi dengan pemasok
pengecoran Korea yang harganya jauh lebih rendah daripada di US.
Potensi penghematan atas vendor ini tidak dapat diukur, karena setiap
kontrak pembelian barang dibuat secara terpisah. Dalam diskusinya dengan
karyawan bagian pembelian, Ken menemukan bahwa mereka tidak
menyadari akan adanya program diskon korporat.

Sourcing (Pengadaan)

Mengingat Turbo hanya memiliki satu pemasok untuk item turbine wheels
dan compressor wheels, Ken menjadwalkan meeting dengan Art Gunn.
Art Gunn menjelaskan bahwa sangat sulit mencari item turbine wheels dan
tidak ada pemasok lain yang dapat dipercaya. Karena turbin wheels
memiliki suhu panas yang ekstrim saat digunakan pada mesin, kualitas
sangatlah penting.
Art merasa bahwa pengadaan compressor wheels mungkin bisa dialihkan
ke vendor lain. Namun teknisi tidak mengizinkannya untuk melakukan hal
itu sehingga vendor turbin wheels akhirnya juga memproduksi compressor
wheels. Art tidak setuju dengan pendekatan ini, namun ia terlalu sibuk untuk
menjelaskannya kepada Doug.

Sourcing (Pengadaan)

Saat mereview Exhibit 3, Ken menyadari bahwa saldo persediaan bearing


housings hampir setengahnya dari jumlah pembelian pada tahun 2005.
Ken meminta Art untuk menjelaskan situasi ini. Art menunjukkan Laporan
Keuangan Castco kepada Ken, salah satu vendor untuk part ini. Jelas
bahwa Castco mengalami kesulitan keuangan. Art merasa bahwa Castco
merupakan salah satu vendor penting yang bekerja keras untuk
memuaskan pelangannya sehingga ia membeli bearing housing dengan
jumlah lebih banyak untuk membantu Castco menghadapi kesulitan
keuangan.
Turbo tidak memiliki kebijakan resmi mengenai pembelian di luar
persyaratan produksi saat ini. Art tidak mendapatkan persetujuan dari Doug
mengenai hal tersebut karena menurutnya tidak akan ada masalah sebab
barang tersebut digunakan untuk semua model turbocharger sehingga dia
tidak melihat adanya resiko barang tersebut akan usang.

Tooling (Peralatan)

Ken khawatir dengan besarnya dana yang dihabiskan untuk peralatan,


sehingga ia menjadwalkan pertemuan dengan John Harris.
John menjelaskan bahwa sebagian besar biaya ($ 1.932.816 dari $
3.017.983 untuk peralatan dan perbaikan) adalah untuk pembuatan pola
dan cetakan logam dari pemasok untuk Turbo.
Setelah menerima gambar dan spesifikasi untuk sejumlah bagian baru,
vendor lalu membuat peralatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan
casting. Turbo membayar vendor untuk membuat peralatan ini, dan Turbo
memiliki peralatan tersebut, meskipun peralatannya berlokasi di tempat
vendor, untuk digunakan dalam memproduksi peralatan tambahan.
Pertama pola dari kayu dibuat sama dengan suku cadang yang akan
diproduksi. Lalu pola ini dibuat untuk membuat cetakan dari logam. Karena
sering digunakan, lama-kelamaan cetakan ini akan rusak dan harus dibuat
lagi.

Tooling (Peralatan)

John tidak pernah memeriksa peralatan tersebut di lokasi pemasok tapi dia
merasa bahwa biaya yang dibebankan ke Turbo terlalu besar namun ia
terlalu sibuk untuk mengkonfirmasi ke vendor sehingga ia menerima
tagihan-tagihan vendor.
Akhir-akhir ini dia mendengar kabar bahwa peralatan yang dimiliki oleh
Turbo di plant pemasok tersebut digunakan juga untuk memproduksi produk
untuk perusahaan lain.
Pada tahap ini, Ken kembali ke kantor pusat untuk membuat laporan audit
yang pertama sebelum kembali lagi ke Cityville untuk melengkapi
laporannya.

Questions No 1
Apa defisiensi operasional yang menjelaskan bahwa pembeli tidak menyadari
adanya program diskon korporat?

Adapun defisiensi operasional yang terjadi pada Turbo Inc sehingga tidak
menyadari adanya program diskon korporat adalah sebagai berikut:
Kesalahan fatal yang dibuat oleh Doug sebagai manajer pembelian adalah
dengan pembagian wewenang karyawan pembelian berdasarkan jumlah part
yang akan dibeli. Dengan model struktur organisasi pada Exhibit 2 dapat
dilihat bahwa stiap karyawan hanya akan fokus pada item yang menjadi
tanggung jawab mereka dan Doug pun selalu manajer pembelian juga tidak
mampu menangkap adanya potensi program diskon korporat ini.
Selain itu, masing-masing karyawan pembelian juga bertanggung jawab atas
kontrak pembelian atas item barang yang akan mereka beli. Hal ini
mengakibatkan kontrak pembelian barang dibuat secara terpisah sehingga
menghilangkan potensi program diskon korporat.

Questions No 2
Dengan cara apa defisiensi perusahaan dapat ditemukan?
National Engine memiliki kebijakan untuk mereview setiap anak perusahaan yang baru
diakuisisi setelah dua atau tiga tahun pertama kepemilikan. Ken, selaku staff audit yang
ditunjuk dalam penugasan ini melakukan langkah-langkah berikut sehingga defisiensi
perusahaan dapat ditemukan:

Pemahaman atas proses bisnis di pabrik baik produk, proses produksi maupun
pemenuhan kebutuhan bahan bakunya dengan MRP.
Mereview proses bisnis Departemen Pengadaan mulai dari struktur organisasi,
pembagian tanggung jawab dan wewenang masing-masing karyawan, list pembelian
serta melakukan analisa dengan membandingkan list pembelian Turbo Inc dengan list
pembelian National Engine, khususnya untuk item barang yang termasuk program
diskon korporat.
Melakukan evaluasi terhadap kesesuaian MRP (yang mengatur jadwal pemesanan
berdasarkan laju pakai dan jumlah minimal dan maksimal suatu item material) dengan
kondisi sebenarnya. Permasalahan muncul ketika Art Gunn (karyawan pembelian)
melakukan pembelian bearing housing dalam jumlah yang sangat banyak (sehingga
saldo pada saat audit adalah setengah dari jumlah pembelian pada tahun 2005)
dengan alasan membantu vendor yang mengalami kesulitan keuangan.
Ken juga melakuakn evaluasi terhadap investasi yang besar pada peralatan di Turbo
Inc yang berujung pada temuan bahwa alat yang diinvestasikan di beberapa vendor
juga digunakan untuk memproduksi produk perusahaan lain.

Questions No 3
Jika Nasional Engine memilih untuk membayar Vendor untuk membuat casting
molds, tindakan protektif apa yang harus diambil?
Berikut tindakan protektif yang dapat dibuat oleh National Engine dalam membayar
vendor untuk membuar casting molds:

National Engine bisa saja menginvestasikan dananya ke vendor casting molds yang
peralatannya dititipkan ke vendor, namun perlu pengawasan yang lebih ketat
terhadap vendor agar perusahaan tidak kecolongan sehingga vendor juga melayani
customer lain dengan menggunakan peralatan yang kita investasikan.
Perlu adanya tindakan protektif berupa kontrak/persetujuan mengenai hal-hal yang
mengikat vendor baik secara teknis berupa kualitas, kemampuan pasok (kuantitas),
maupun delivery time yang tepat waktu, maupun non teknis yakni mengenai
pelayanan produksi terhadap customer lain (khusus untuk peralatan yang
diinvestasikan perusahaan).
Di samping itu, perusahaan perlu menstandarkan jam jalan mesin dalam
memproduksi casting molds sehingga dapat dilakukan rekonsiliasi terhadap jumlah
produk yang dipasok oleh vendor dengan jam jalan mesin yang tercatat selama satu
periode tertentu (misalnya dalam satu bulan).

Questions No 4
Art Gunn telah mengorder bearing house dari Casto dalam jumlah yang sangat
besar untuk membantu mereka dalam masalah keuangan. Isu apa yang terkait
mengenai masalah ini?
Isu yang terkait mengenai tindakan yang dilakukan oleh Art Gunn adalah:

Tidak ada prosedur formal yang mengatur mengenai pembelian persediaan di atas
nilai seharusnya (yang dipersyaratkan oleh MRP) pada kebijakan pembelian Turbo
Inc.
Di samping itu, dapat disimpulkan masih terdapatnya kelemahan pada MRP system
Turbo Inc. Apabila MRP system terlah berjalan dengan baik, maka pembelian dengan
jumlah di luar batas maksimumnya tidak akan dapat diterima oleh system.
Tidak adanya pembatasan secara otomatis di system terhadap pembelian dengan
nilai tidak wajar ini. Jadwal pembelian berbasis computer yang dihasilkan oleh MRP
berdasarkan laju pakai suatu item material, delivery time dari vendor dan jumlah stok
minimum/ maksimum yang dipersyaratkan seharusnya dapat membatasi/ menolak
pembelian ini secara otomatis.
Selaku manajer pembelian, Doug mengaku tidak mengetahui mengenai situasi
pembelian ini. Berarti tidak ada approval berjenjang pada prosedur pembelian Turbo
Inc. Apabila approval dilakukan secara berjenjang di system, maka Doug tentu saja
akan mengetahui hal ini.

Questions No 5
Tuliskan bagian pertama dalam audit report yang dapat ditulis oleh Ken:

Review yang dilakukan Ken terhadap kebijakan pembelian Turbo Inc dapat menjadi
isu utama dalam audit reportnya, dengan rincian sebagai berikut:
a) Pemisahan tugas dan wewenang yang dibagi berdasarkan item material yang
dibeli oleh karyawan di Dept. Pembelian mengaburkan adanya potensi program
diskon korporat karena kontrak pembelian yang dibuat secara terpisah. Ken
dapat merekomendasikan untuk perubahan struktur organisasi pada
Departemen Pembelian yang memungkinkan Turbo Inc untuk memanfaatkan
program diskon korporat yang telah disepakati dengan beberapa vendor.
b) Perbaikan pada prosedur pembelian yang mengacu kepada MRP system
sehingga setiap pembelian akan mengikuti jadwal pembeliannya dan pada
jumlah yang tepat (dalam range maksimum dan minimum persediaan).
c) Perbaikan di system sehubungan dengan terjadinya pembelian pada jumlah
yang tak seharusnya oleh Art Gunn. Otorisasi bertingkat dari karyawan, manajer
hingga direksi dapat dibuatkan berdasarkan nilai pembelian yang dilakukan oleh
perusahaan.

TERIMA KASIH