PENYUSUTAN ARSIP

Anyta Rahayu Pratiwi

Nur Azizah
Rufaidah Karimah

Pengertian Penyusutan Arsip

kegiatan pengurangan arsip dengan
cara pemindahan arsip, pemusnahan
arsip dan penyerahan

Tujuan penyusutan
Memusnahkan arsip lama tidak
berguna
Mempertahankan arsip legal, bisnis
dan bernilai historis
Meminimalisasi kebutuhan peralatan
dan ruang penyimpanan
Mengamankan disks dan tape
magnetic computer untuk
penggunaan kembali secepat
mungkin

Jadwal Retensi
jadwal pemindahan dan pemusnahan
arsip sesuia dengan masing-masing
jenis arsip di simpan pada file aktif,
file in-aktif kemudian dimusnahkan.
Jadwal ini sebaiknya hanya
mencantumkan jenis atau macam
arsip misalnya kuitansi, surat
pesanan, surat keputusan, dana
sebagainya

Pemindahan Arsip
Ada 2 cara pemindahan warkat, yaitu
:
a.Berkala
Pemindahan berkala adalah pada
selang waktu tertentu di lakukan
pemindahan dari lemari arsip aktif ke
lemariarsip pasif ataupun ke ruang
lain khusus untuk itu. Pada jenis ini,
pemindahan arsip di bedakan dalam
3 macam cara yaitu :

 Pemindaian satu kali

Pemindaian dua kali
Pemindaian maksimum dan minimum

B. Berulang-ulang
Pemindahan warkat berulang-ulang
adalah pada waktu yang tidak tentu di
lakukan pemindahan arsip dari lemari
arsip aktif ke lemari arsip pasif atau ke
ruang khusus untuk itu.

Pemusnahan Arsip
aktivitas menghancurkan arsip yang
telah habis guna. Pemusnahandapat
dilakukan dengan jalan mengubah,
dibakar, atau dihancurkan dengan
bahan kimia

 Di dalam melakukan kegiatan

pemusnahan arsip, terdapat
beberapa tahap yang tidak boleh
diabaikan, seperti :
a.Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk
mengetahui apakah arsip-arsip
tersebut benar-benar telah habis
jangka simpannya atau habis
nilaigunanya

 b.Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai
arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat
daftarnya
c.Pembentukan Panitia Pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki
retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka
perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika
arsip yang akan dimusnahkan memiliki
retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu
dibuat kepanitiaan, tetapi cukup
dilaksanakan oleh unit yang secara
fungsional bertugas mengelola arsip

 d.Penilaian, Persetujuan dan

Pengesahan
Setiap menyeleksi arsip yang akan
dimusnahkan, perlu melakukan
penilaian arsip.
Hasil penilaian tersebut menjadi
dasar usulan pemusnahan

 e.Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip
merupakan salah satu dokumen
pemusnahan arsip yang sangat
penting. Karena itu setiap pemusnahan
arsip harus dilengkapi dengan Daftar
Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara
( BA), bahwa pelaksanaan
pemusnahan dilakukan secara sah.
Selain itu, juga berfungsi sebagai
pengganti arsip yang dimusnahkan.

kesimpulan
Jadi kesimpulannya adalah kegiatan
pengurangan arsip melalui
pemindahan arsip inaktif di unit kerja
pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak
bernilaiguna dan atau habis jangka
simpannya dan penyerahan arsip
statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan
Daerah, atau Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggipu