HABILIDADES

DIRECTIVAS
LUIS OCEJO
HENRY BURGOS
UNIVERSIDAD PRIVADA DE LA PENINSULA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO

QUE ES EL TIEMPO?
Perodo determinado durante el
que se realiza una accin o se
desarrolla un acontecimiento.

ADMINISTRACIN
La administracin es un Proceso muy
particular que consiste en actividades de
prevencin, planeacin, organizacin,
ejecucin, direccin y control desempeadas
para determinar y alcanzar los objetivos
sealados en este intervienen los seres
humanos y otros recursos.

QUE ES LA ADMINISTRACIN DEL

TIEMPO?
Es el arte de hacer que el tiempo sirva para beneficio de
las personas y de las sociedades, ya que el tiempo no
existe en si.
Muchos autores lo definen como la administracin del
tiempo es una forma de ser y administrar la vida.

MANEJO DEL TIEMPO

Uno de los elementos que tradicionalmente equilibra el
balance entre el trabajo, estudio y familia es el factor
tiempo. Se divide en un sistema de cuatro ejes.

ENFOQUES SOBRE LA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Enfoque de organizacin (orden):
Organizacin de las cosas: ordenar todo, desde el
espacio de la oficina hasta el espacio de la cocina.
Organizacin de las tareas: establecer orden y la
secuencia de los asuntos pendientes.
Organizacin de las personas: especificar lo que usted
puede hacer y lo que los dems pueden hacer.
Tiempos y movimientos: analizar el proceso y flujo de
sus funciones (cual primero y por que?).

ENFOQUE 101 (HABILIDADES)

Se cree que es un paradigma!
Para desempearnos con efectividad en el mundo actual
tenemos que denominar ciertas actividades bsicas:
Usar un planificador o una agenda.
Confeccionar listas de asuntos pendientes.
Fijarnos metas.
Delegar.
Organizar.
Priorizar.

ENEMIGOS DEL TIEMPO

Administrativamente, se le llama enemigos del tiempo a
todas aquellas interrupciones, actitudes, ruidos o
sistemas deficientes que roban el tiempo o perjudican a
este.

PERSONALIDAD DEL EJECUTIVO QUE

SABE ADMINISTRAR SU TIEMPO
La personalidad del ejecutivo y directivo que tiene
control de su tiempo es resultado de cmo acta
administrativamente en su equipo de trabajo.

Actividades
Identificacin de hbitos personales
Objetivo: Identificar los propios enemigos del tiempo y
buscar su posible solucin, para mejorar la habilidad de
la administracin del tiempo.

 Haz dos listas identificando tus propios enemigos del

tiempo, destacando los cinco principales. Jerarquiza
por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima
gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra
lista de los enemigos internos.
-Telefono. -Falta de Informacin. -Excesivo Flujo de
Papeles. -Falta de Aplicacin de Pliticas y
Procedimientos. -Fallas de comunicacin.
-Intentar hacer muchas cosas a la vez. -Dejar cosas
para despus. -Objetivos claros. -Falta de planes. -Falta
de prioridades.

Solucin
Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de
cada uno de los problemas en la lista anterior.

El uso del tiempo

El resultado de examinar cmo gastamos nuestro
tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un
sentido personal del mismo: en qu se nos va y en qu
debera rsenos.
El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos
de la misma cantidad y debe gastarse a razn de 60
segundos por minuto.
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas
las tuyas?

Actividad
A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un
crculo la que corresponda a cada punto.
Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y
trato de manejarlos en ese orden.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas
utpicas o improductivas.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

 Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas,

as como algo inesperado.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de
inmediato y decidiendo sobre ella.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con
mi tiempo destinado a asuntos pendientes.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
En forma habitual prctico la relajacin para reducir tensiones.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

 Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de

semana.
4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi
siempre
Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o
desagradables de mi trabajo.
4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi
siempre
Sientes que tienes un buen control sobre la forma en
que utilizas el tiempo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi
siempre

Puntaje
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que
marcaste, y tu resultado ser el siguiente:
Entre 10 y 28:
disciplinarte!.
Entre 29 y 36:
Entre 37 y 44:
Entre 45 y 52:

Mal, tienes serios problemas, debes

Bien, pero puedes mejorar.
Muy bien.
Excelente, sigue as.

Evaluacin periodica
Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte
por mejorar la administracin de tu tiempo, completa el
siguiente examen. Este te indicar las reas donde todo
va bien y donde an necesitas prestar atencin.
Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente,
2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no se aplica, NA.

 Has escrito una lista bien definida de tus objetivos?

Plneas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y
semanal?
Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?
Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?
T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado
en actividades o conversaciones importantes?
Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas?
Delegas todo lo que es posible?
Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?
Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo
correcto para lograr alcanzar tus objetivos?
Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la
semana pasada?

 Crees tener un pleno control de tu tiempo?

Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de papales
amontonados?
Has eliminado o reducido alguna causa de prdida de tiempo durante
las juntas?
Has dominado tu tendencia a los retrasos?
Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?
Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades
improductivas?
Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo
esperndote
Cumples con tus fechas lmite?
Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora
de tus resultados?
Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis semanas?

 Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas

atendiendo a los visitantes inesperados?
Controlas eficientemente las interrupciones y a los
visitantes inesperados?
Has dominado la habilidad de decir no cuando as
debe ser?
Ests al da con las lecturas que ms te interesan?
Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones,
estudio, servicio comunitario, familia?

 Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras

menos puntos, mejor. Observa especialmente las
preguntas que hayas calificado con 4 o 5. Estos
aspectos representan reas de mejora. Se sincero, el
nico que se ver beneficiado al contestar este
cuestionario honestamente sers t.
Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras
los viejos hbitos vayan presentndose, buscando
reducir el total en cada aplicacin.