MANAJEMEN &

ORGANISASI

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen = ilmu & seni merencanakan,

mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi
tenaga manusia dengan bantuan alat-alat
untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan
Fungsi manajemen perusahaan :
1.Perencanaan
4. Pengkoordinasian
2.Pengorganisasian
5. Pengawasan
3.Pengarahan

Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :

Adanya keinginan, kebutuhan & informasi
Mendorong orang/perusahaan utk
melakukan suatu kegiatan
Kegiatan : ada tujuan, shg perlu
perencanaan (apa, bagaimana,
mengapa, kapan dilakukan?)
Perencanaan

 Siapa yang akan melakukan, bagaimana

pembagian kerja, bagaimana wewenang

& tanggungjawab, serta
pertanggungjawaban masing-masing
kegiatan
pengorganisasian
Mengarahkan & mendorong agar supaya
karyawan bersedia menyumbangkan
tenaganya semaksimal mungkin untuk
mencapai tujuan
pengarahan

 Agar tidak terjadi kontradiksi antara

fungsi satu dg lainnya utk menuju

sasaran yg sama
Dibutuhkan pengkoordinasian
Utk menjaga agar penyimpangan2 dr
rencana yg terjadi tdk terlalu jauh
Diperlukan pengawasan/pengendalian
Mencari kemungkinan tjd penyimpangan
Mencegah agar tdk tjd penyimpangan

 Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen

KEINGINAN &
KEBUTUHAN

PERENCANAAN

PENGORGANISASI
AN
INFORMASI
PENGARAHAN

PENGKOORDINASIA
N

PENGAWASAN

TUJUAN

B. JENJANG MANAJEMEN
1. Manajemen puncak/eksekutif

Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci

Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2
Tugas :
a. Menyusun rencana umum perusahaan
b. Mengambil keputusan2 penting (produk baru,
pengeluran saham,dll)

2. Manajemen madya/manajemen

administratif

Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik

Tugas : menyusun rencana operasi

3. Manajemen operasional/manajemen

supervisori

Contoh : manajer operasional/kandang,

mandor
Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat
oleh manajemen madya

C. FUNGSI PERENCANAAN
Bentuk2 perencanaan :
1.Tujuan

Semua orang/karyawan harus tahu

tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai

2.Policy / kebijakan

Suatu pernyataan utk menyalurkan

pikiran dlm mengambil keputusan thd
tindakan2 utk mencapai tujuan

3.Strategi

Tindakan penyesuaian dr rencana yg

telah dibuat

4. Prosedur

Rangkaian tindakan yg akan

dilaksanakan utk waktu yg akan datang

5. Aturan/rule

Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn

bagian dr prosedur

6. Program

Campuran antara kebijakan prosedur,

aturan & pemberian tugas yg disertai
dg suatu anggaran/budget

 Kegunaan perencanaan :
1.Mengurangi ketidakpastian serta

perubahan waktu mendatang

2.Mengarahkan perhatian pd tujuan
3.Memperingan biaya
4.Mrpkn sarana utk mengadakan
pengawasan
Langkah2 penyusunan perencanaan :
1.Menetapkan tujuan
2.Menyusun anggapan2
3.Menentukan berbagai alternatif tindakan

4. Mengadakan penilaian thd

alternatif2 tindakan yg sudah dipilih

5. Mengambil keputusan
6. Menyusun rencana pendukung
misal : perusahaan ayam broiler
merencanakan penambahan jumlah
ayam mk perlu merencanakan juga
jumlah karyawan tambahan, teknis
pemeliharaan & perencanaan
pemasaran

D. FUNGSI
PENGORGANISASIAN
Fungsi pengorganisasian = suatu
proses menciptakan hub. antara
berbagai fungsi, personalia & faktor2
fisik agar semua pekerjaan yg
dilakukan dpt bermanfaat serta terarah
pd suatu tujuan
Hubungan2 yg timbul :
1.Hub. Informal

Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja

Hub. di luar tugas
Hub. tdk resmi

b. Hub. Formal

Dilakukan dengan sengaja

Ditunjukkan dlm bagan organisasi,
pedoman organisasi /deskripsi jabatan
yg ada

Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :

c. Tanggung jawab

Mrpkn kewajiban2 bg individu utk

melaksanakan tugas yg telah ditetapkan
dg cara sebaik mungkin menurut
kemampuan serta pengarahan yg
diterima

 Faktor2 yg membatasi perencanaan :

1.Sulitnya mencari anggapan secara

teliti
2.Perubahan yg sangat cepat
3.Kekakuan internal
Dpt berupa :

Kekakuan psikologis
Kekakuan karena prosedur & kebijakan
Kekakuan sumber daya & dana
Kekakuan ekternal
Waktu & biaya

b. Wewenang

Mrpkn hak utk mengambil keputusan

ttng apa yg harus dilakukan oleh
seorang & hak utk meminta pd orang
lain utk melakukan sesuatu

c. Pertanggungjawaban

Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg

berwenang / pemberi tugas

Frekuensi hub.antara pimpinan &

bawahan dipengaruhi oleh beberapa
faktor :
1. Latihan dr bawahan
Latihan yg sempurna akan mengurangi

frekuensi hub.dg pimpinannya

2. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas &

pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan2

3. Perencanaan
Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan,

wewenang dr pelaksana & sejauh mana para

pelaksana dpt memahaminya
sangat
mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan

4. Teknik komunikasi

Dasar2 penggolongan bagian di

dalam organisasi :
1. Didasarkan pd suatu angka

Misal : pd organisasi militer

Divisi IV, Kodam IV Diponegoro

2. Didasarkan pd waktu

Misal : tugas2 di pabrik

berhub.
dg jam kerja perusahaan
jam
kerja 8 jam (shift) :
I = 07.00 15.00, II = 15.00 23.00

3. Didasarkan pd fungsi perusahaan

Berhub.dg kegiatan perusahaan ,

misal : bgn produksi & pemeliharaan,
bgn pemasaran, bgn keuangan

4. Didasarkan pd luas daerah operasi

Perusahaan peternakan dg operasi yg

luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah
Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll

5. Didasarkan pd jenis barang yg

dihasilkan

Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga

kerja menurut macam barangnya, karena
msng2 jenis barang memiliki karakteristik
yg berbeda2
Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk
terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan
Ternak, Divisi Pasca Panen Hasil Ternak

6. Didasarkan pd jenis langganan

Langganan dpt berupa konsumen rumah
tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll
Penggolongan karyawan & aktivitas
perusahaan ( misal : promosi, distribusi)
menurut jenis langganan perusahaan :

Karyawan
Karyawan
Karyawan
Karyawan

tetap
freelance
kontrak/honorer
sukarela

 Terdapat 3 fungsi utama dlm

perusahaan :
1.Fungsi pemasaran
2.Fungi produksi
3.Fungsi pembelanjaan
Pd perusahaan perseorangan ,ketiga
jenis fungsi tsb dpt ditangani oleh
pemilik, tp dg bertambah
kompleksnya fungsi2 tsb, mk perlu
ditangani orang lain. Hal tsb disebut
diferensiasi fungsi

 Banyaknya fungsi yg dpt diawasi

oleh seseorang
1.Kemampuannya
2.Kemampuan bawahan
3.Kompleksitas fungsi
4.Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain
Makin besar volume usaha,
kompleksitas fungsi yg diperlukan
utk melaksanakan kegiatan
bertambah lebih cepat/besar.

 Ada 3 macam struktur organisasi dasar :

1.Struktur garis

Bila tanggungjawab, kekuasaan &

pelaporan diciptakan satu arah
Menunjukkan suatu rangkaian
kekuasaan/perintah dr manajemen ke
bawah melalui bermacam2 bgn pd
tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada
garis dr atas ke bawh

2.Struktur fungsional

Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada

dlm perusahaan
Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd
organisasi

 Urusan ketenagakerjaan mjd

tanggungjwb personal manajer

Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd
mandornya

3. Struktur garis dan staf

Kombinasi dr organisasi garis & staf yg

tugasnya memberikan nasehat2

Spesialis disini tidak menjalankan
pengawasan/kekuasaan apapun.

E. FUNGSI PENGARAHAN
Merupakanfungsi manajemen yg

menstimulir tindakan agar betul2

dilaksanakan.
Prinsip pengarahan :
1.Mengarah pd tujuan

Makin efektif proses pengarahan, makin

besar sumbangan bawahan terhdp
usaha mencapai tujuan bersama

2.Keharmonisan dg tujuan

2. Keharmonisan dg tujuan

Orang bekerja utk memenuhi

kebutuhan, yg mungkin tdk persisi
sama dg tujuan perusahaan, shg
diusahakan kebutuhan mreka dpt
dijadikan sbg pelengkap &
harmonis/sejalan dg kepentingan
perusahaan

3. Kesatuan komando

Penting utk menyatukan arah tujuan

&tanggungjwb pd bawahan

 Cara pengarahan :
1.Orientasi
Cara pengarahan dg memberikan
informasi yg perlu spy kegiatan dpt
dilakukan dg baik
pegawai baru
Informasi dpt berupa :

Tugas
Tugas lain yg berhubungan
Ruang lingkup tugas
Tujuan dr tugas
Delegasi wewenang
Cara melaporkan
Cara mengukur prestasi kerja
Hub.antar masing2 tenaga kerja

2. Perintah

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Permintaan khusus yg diberikan utk

memulai serta mjd pedoman pelaksanaan
kerja
Agar perintah dpt berhasil, perlu
diperhatikan :
Berhub.dg keadaan sesungguhnya
Beralasan sesuai dg sarana, waktu,
kemampuan personalia
Lengkap
Jelas, singkat & konsisten
Nada perintah harus menstimulir orang utk
melaksanakannya
Berupa saran /bukan paksaan

 Perintah dpt berupa :

a. Perintah umum & khusus
b.Perintah lisan & tertulis
c. Perintah formal & informal

3. Delegasi wewenang
Pimpinan melimpahkan sebagian

wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg

tugas2 yg diberikan harus jelas
Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang
dpt menimbulkan keengganan bawahan
utk mengambil suatu tindakan

4. Motivasi

Adalah suatu bentuk dorongan, supaya

apa yg diusahakan dpt mencapai
keberhasilan
Motivasi positif = proses
mempengaruhi orang lain utk
melaksanakan kehendaknya dg cara
memberikan imbalan (insentif, promosi,
dll)
Motivasi negatif = proses
mempengaruhi orang lian dg cara
menakut-nakuti.

 Berbagai jenis motivasi positif :

a. Pujian

Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya

b. Pemberian informasi

Merasa diajak ikut serta mengelola

perusahaan

c. Memperhatikan bawahan

Menimbulkan rasa informal &

persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif

d. Persaingan

Memuji hasil2 pekerjaan yg baik

dibandingkan dg hasil2 lain sehingga
akan mendorong bekerja lebih baik

e. Partisipasi

Memberi kesempatan pd bawahan utk

ikut serta mengambil keputusan shg
bawahan dpt menerima perintah2
pimpinan

f. Kebanggaan

Dg pujian, persaingan didorong utk

berbagga pd diri & hasil pekerjaannya,
shg orang akan mudah menerima
perintah & memberinya semangat kerja

g. Delegasi kekuasaan

Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima

delegasi ) harus menghasilkan sesuatu
karena telah dipercaya)

h. Uang

Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk

bekerja lebih giat & aktif

F. FUNGSI KOORDINASI
Merupakan usaha mensinkronkan

serta menyatukan kegiatan dr

sekelompok orang
Usaha yg terkoordinir
yaitu
bila kegiatan2 itu harmonis, terarah
& diintegrasikan menuju tujuan2
bersama

Utk melakukan koordinasi diperlukan :

Sistem & prosedur yg jelas
Sistem & prosedur yg jelas
menggambarkan apa yg harus
dikerjakan meliputi urutan,melalui
bagian apa saja & siapa saja yg
menanganinya juga kapan tugas harus
selesai
Sistem komunikasi
komunikasi yg baik membantu keg.
Koordinasi
Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr
kertas2 kerja, formulir2

 Informasi umpan balik

Arus informasi yg memungkinkan

faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg

hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan
standar yg telah ditentukan lebih dahulu

G. FUNGSI PENGAWASAN
Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan

segala sesuatu yg telah dijalankan dg

standar /rencananya, serta melakukan
perbaikan2 bilamana tjd penyimpangan
Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah
dicapai sesuai dg apa yg telah
direncanakan
Langkah2 pengawasan :
1.Menciptakan standar
Standar = suatu kriteria utk mengukur
hasil pekerjaan yg sudah dilakukan

 Terdpt 2 bentuk :
a. Standar kuantitatif

terukur
dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja
mesin, ongkos, pendapatan,dll
b. Standar kualitatif
tdk terukur
Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh,
dll

2. Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg

standar utk mengetahui seberapa jauh

adanya penyimpangan yg telah tjd
3. Tindakan2 koreksi
Utk memperbaiki & menyempurnakan
segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil
kerja yg tdk sesuai dg rencana /standarnya.

 Syarat2 pengawasan yg baik :

1.Melaporkan setiap penyimpangan yg

tjd
2.Mendukung sifat & kebutuhan
kegiatan
3.Mempunyai pandangan ke depan
4.Obyektif, teliti & sesuai dg standar
5.Luwes
6.Serasi dg pola organisasi
7.Mudah dimengerti
8.Diikuti dg perubahan