MANAJEMEN PROYEK

KULIAH 05
Hendi Warlika Sedo Putra, ST., M.Sc

TENDER 01

Dokumen Tender Tata Cara Penawaran & Evaluasi

 Tender merupakan suatu proses

penawaran yang dilakukan oleh
kontraktor yang akan dilaksanakan di
lapangan sesuai dengan dokumen
tender.

DOKUMEN
TENDER

DOKUMEN PELELANGAN
Umumnya dokumen pelelangan
dibagikan sebelum diadakan
pelelangan pekerjaan. Dokumen
pelelangan meliputi :
1. Gambar Bestek,
2. Uraian Rencana Kerja Dan Syarat
Syarat (Rks)
3. Serta Lampiran-lampiran
(Appendices).

1. GAMBAR BESTEK
Gambar bestek merupakan penjelasan secara
visual (potret) dari proyek yang akan
didirikan dimana diperlihatkan lingkup dan
bentuk pekerjaan yang harus dibuat.
Gambar harus jelas, lengkap, relevan dengan
proyek dan konstruksinya dan mudah
dibaca oleh pelaksana lapangan serta
menghasilkan interpretasi yang sama.

1. GAMBAR BESTEK
Gambar bestek terdiri dari gambar:
1. Gambar Prarencana (Preliminary Drawings);
Gambar ini dibuat untuk memberikan konsepsi kasar dari
idea yang akan dilaksanakan. Hal ini bisa dikerjakan
bilamana pekerjaan akan dilelangkan dengan sistem
Design & Build Contract dan Negotiated Contract.
2. Gambar Informasi (Information Drawings)
Pada waktu pelelangan seringkali ditampilkan gambar ini,
untuk memungkinkan para peserta lelang menghitung
dan mengajukan pena-warannya. Hal ini diadakan karena
waktu pele-langan, gambar desainnya belum selesai,
namun gambar ini sudah dapat dipergunakan untuk
kalkulasi membuat penawaran
3. Gambar Proyek (Site-Drawings);
Pada gambar proyek, diperlihatkan denah lokasi proyek,
topographi lapangan dan fasili-tas2 sarana dari
keseluruhan proyek. Gambar tampak dari berbagai
penjuru. Gambar proyek dapat juga terdiri dari gambar2

1. GAMBAR BESTEK
4. Gambar Kerja (Shop Drawings/Detailed Working
Drawings).
Disebut juga gambar pelaksanaan dan memberikan
penjelasan visual pada tiap-tiap bagian konstruksi dengan
gambar potongan2 memakai skala yang memadai.
Gambar harus teliti, jelas dan akurat. Gambar-gambar
inilah yang biasanya merupakan gambar yang dibaca oleh
para pekerja lapangan di tingkat pelaksana. Gambar
proyek dan gambar kerja disebut juga gambar rancang
bangun.
5. Gambar jadi (As-Built Drawings)
Pada proyek yang memakai tipe Design & Built Contract;
kontraktor memproduksi gambar-gambar kerjanya sendiri
dan pada akhir proyek dibuatkan gambar As-Built, artinya
gambar yang benar2 cocok dengan keadaan sebenar-nya
yang telah dibangun di lapangan.

2. RENCANA KERJA DAN SYARAT

(RKS)
Di dalamnya diuraikan Penjabaran Tugas (Job
Description) untuk pemborong, sampai hal yang
sekecil-kecilnya. Secara luas dikenal isi dari bestek
adalah:
a. Kondisi Umum (General Condition)
Memuat persyaratan2 yang berlaku untuk umum untuk
semua macam proyek konstruksi.

b. Kondisi Khusus (Special Condition)

Kondisi khusus memuat persyaratan2 yang berlaku
khusus untuk proyek tersebut, misalnya : siapa pemilik
proyek, siapa perencana, kapan diadakan pelelangan dan
sebagainya.

c. Spesifikasi teknis (Technical Specification)

Meliputi merk produk yang dipakai, mutu yang
dihasilkan dan cara pengerjaannya.

3. LAMPIRAN-LAMPIRAN
(APPENDICES)
Pada bagian terakhir dari dokumen pelelangan,
baiknya disediakan lampiran2 yang merupakan
keterangan tambahan seperti:
1. Daftar kwantitas pekerjaan (Bill of quantity)
2. Daftar analisa harga satuan dan upah kerja.
3. Tabel harga bahan
4. Surat jaminan penawaran (Tender Bond/Bid
Bond)
5. Surat Jaminan Pelaksanaan (Performance
Bond); Maksud diadakan jaminan pelaksanaan ini,yaitu untuk
memberikan keamanan bagi pemilik, bahwa pemborong tidak
akan melarikan diri apabila pemborong pada waktu pengerjaan
proyek berubah pikiran untuk meninggalkan pekerjaan krn
ternyata pekerjaannya sulit dilakukan dari segi teknis atau
karena alasan lain.

6. Bentuk surat perjanjian kerja

DOKUMEN TENDER
Dokumen tender adalah semua dokumen yg
di-sebutkan diatas ditambah dengan
addendum.
Addendum adalah hasil penjelasan pada
waktu penjelasan pekerjaan (aanwijzing)
yang dihadiri dari pihak owner, rekanan,
panitia lelang, konsultan perencana dan
konsultan
manajemen
konstruksi,
kemudian dokumen tersebut dibukukan
yang nantinya merupakan bagian dari
dokumen kontrak yang mengikat.

DOKUMEN KONTRAK
Dokumen kontrak merupakan dokumen tender
ditambah dengan surat-surat klarifikasi dan surat
perjanjian kerja.
1. Surat Surat Klarifikasi
pada tahapan penelitian surat penawaran yang masuk, kadang2
terdapat hal-hal yang perlu ditanyakan oleh pemilik/owner
kepada rekanan untuk mendapatkan penilaian yang sebenarnya
terhadap dokumen penawaran dari para rekanan tersebut.
Surat klarifikasi dibuat apabila :
. Ada kesalahan kalkulasi hitungan
. Ada pernyataan yang tidak jelas dalam surat penawaran
pemborong
. Ada item yang terlupa dan lain-lain

2. Surat Perjanjian Kerja

Merupakan bukti tertulis yang legal antara pemberi kerja sebagai
pihak pertama dengan yang diberi pekerjaan sebagai pihak
kedua mengenai proyek yang akan dilaksanakan.

DOKUMEN PROYEK
Dokumen proyek merupakan dokumen
kontrak ditambah dengan lampiranlampiran pekerjaan tambah kurang, as
build drawing, berita acara mengenai
segala sesuatu yang terjadi selama
proyek berlangsung, addendum dan
gambar-gambar.

DOKUMEN PROYEK
Dokumen proyek merupakan dokumen
kontrak ditambah dengan lampiranlampiran pekerjaan tambah kurang, as
build drawing, berita acara mengenai
segala sesuatu yang terjadi selama
proyek berlangsung, addendum dan
gambar-gambar.

PROSES
TENDER

PROSEDUR DAN PROSES

PELELANGAN (TENDER)
Proses dan prosedur pelelangan dapat dijelaskan
dengan diagram sebagai be-rikut:
1. Prakwalifikasi
2. Pengumuman pelelangan,
3. Penjelasan pekerjaan,
4. Pembukaan tender,
5. Proses evaluasi tender,
6. Penetapan dan pembukaan pemenang.

1. PRAKWALIFIKASI
Untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang lingkup pekerjaan, maka diperlukan prakwalifikasi
badan2/organisasi seperti konsultan perencana,
pengawas maupun pemborong.
Yang dimaksud dengan kemampuan dapat dijabarkan
seperti: modal kerja, jumlah tenaga ahli, jum-lah
peralatan, pengalaman kerja dan fasilitas kerja.
Sedangkan
ruang lingkup pekerjaan meliputi
bidang2 keahlian pekerjaan yg dikuasai oleh badan
badan tersebut.

2. PENGUMUMAN LELANG
Cara yang dipakai untuk mengumumkan
pelelangan sebuah proyek biasanya memakai
iklan di media massa yang ditujukan kepada
publik seperti misalnya lewat surat kabar,
majalah teknis profesi dsbnya.
Bila proyeknya bersifat internasional, maka
iklannya dibuat dalam bahasa inggris dan juga
lewat bantuan kedutaan asing yang ada.

TENDER TERBUKA
Tender Terbuka adalah tender yang diumum-kan kepada
publik, dimana pekerjaan proyek tersebut dapat
dikerjakan oleh umum. Tentunya oleh badan-badan yang
sudah lulus prakwalifikasi. Biasanya tender terbuka
dilakukan oleh proyek-proyek
pemerintah
dan
perusahaan swasta yang besar.
Dalam undangan untuk tender terbuka yang diiklankan,
disebutkan antara lain apa hakekat pekerjaannya, siapa
pemiliknya, dan siapa pemberi dananya (misalnya dana
proyek yang dipinjam dari bank luar negeri). Para
peminat dapat mengambil dokumen tender dari proyek
yang akan dilelang dan setelah mempelajari-nya
sampailah pada tahapan yang ketiga yaitu Rapat
Penjelasan Pekerjaan.

TENDER TERTUTUP
Tender tertutup merupakan kebalikan dari
tender terbuka, dimana pekerjaan yang akan
dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh
beberapa badan yang sudah dikenal dan
memiliki
kekhususan
tersendiri
(keahlian
khusus yang be-lum dimiliki badan lain).
Pemberitahuannya lewat surat undangan/
secara lisan , lewat telepon dsbnya. Proyek
konstruksi dgn cara tender tertutup ini banyak
dilakukan oleh pihak swasta dan pemerintah yg
membangun proy yg sifatnya rahasia.

3. RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN

(AANWYZING)
Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka antara
para peminat pekerjaan/calon kontraktor dengan
pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik diwakili oleh
konsultan perencana. Biasanya untuk proyek2
pemerintah rapat ini diseleng-garakan oleh panitia
pelelangan. Pembicaraan berkisar kepada dua
bidang yaitu bidang ad-ministratif dan bidang
teknis proyek.

Bidang Administratif
Pada bidang administratif dijelaskan akan persyaratan
persyaratan yang tercantum dalam dokumen tender
seandainya terdapat hal hal yang masih meragukan
misalnya tentang syarat2 pelelangan, bentuk surat
penawaran, referensi bank, NPWP dan lain-lain.

Bidang Teknis
Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain
modifikasi baru atau ukuran ukuran gambar yang tidak
cocok dengan yang tertulis dalam spesifikasi teknis
pelaksanaan,
gambar2
konstruksi
yang
sulit
dimengerti/dibaca serta kesalahan2 tulis yang terjadi.

Hasil dari pertemuan ini dibuatkan Berita Acara

Penjelasan (aanwijzing) dan ditanda tangani oleh dua
wakil dari calon peserta pekerjaan, tergantung dari
peraturan pelelangan setempat. Dokumen Berita
Acara ini kemudian menjadi bagian yang mengikat
sebagai dokumen tender tambahan (addendum).
Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan yg
pertama ini dirasakan belum menyelesaikan semua
masalah pelelangan dengan tuntas, maka dapat
diadakan pertemuan yang kedua. Biasanya hal itu
dapat terjadi setelah diadakan peninjauan ke
lapangan oleh calon peserta. Peninjauan ke lapangan
oleh calon kontraktor sebelum mereka membuat
penawarannya amat penting artinya. Banyak hal2
yang tdk dpt dilihat dg jelas di lapangan.

4. PEMBUKAAN TENDER (BIDOPENING)

Pada hari yang telah ditentukan, semua calon

peserta
membawa penawarannya dan dimasukkan ke dalam kotak
pelelangan yang telah disediakan dan dilakukan sebelum
tender dibuka.

Pada jam yang telah ditentukan dimana pemasukan surat2

penawaran dinyatakan ditutup, barumasing2 amplop
penawaran dibuka satu persatu dihadapan yang hadir.
Rekanan yang ikut dalam penawaran pekerjaan pemborongan
ini diharuskan untuk memberi-kan jaminan tender
(Tender/Bid-Bond) kepada pemilik.
Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyata-an bahwa
mereka sungguh2 dlm melakukan pekerjaan ini dan
bilamana mereka mengun-durkan diri, maka jaminan
tender tsb akan masuk ke kantong Pemilik. Besarnya
jaminan berkisar 1 % - 3 % dr biaya total pek fisik proy.

5. PROSES EVALUASI TENDER

Pada proyek2 yang besar, kadang2 terdapat data
penawaran yang meragukan dan umumnya
calon kontraktor dimintai keterangan secara
tertulis (clarification letters).
Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu
beberapa hari atau lebih. Sistem evaluasi bisa
bermacam-macam caranya dan umumnya cara
yang banyak dipakai yaitu dg cara sistem
bobot/sistem skoring.

Masing masing aspek dari calon kontraktor dibe-ri

nilai misalnya : metode kerjanya, peralatan yang
dipakai, kwalifikasi personil yang akan di-pakai,
bonafiditas perusahaan, harga pena-warannya,
kelengkapan administrasinya dan lain-lain.
Calon kontraktor yang paling banyak mengumpulkan angka biasanya yang ditunjuk sebagai
calon pemenang.

6. PENETAPAN DAN PENUNJUKAN

PEMENANG
Untuk proyek2 pemerintah, berdasarkan hasil
evaluasi
diatas,
maka
Panitia
pelelangan
menetapkan
calon-calon
pemenang
yang
diusulkan kepada instansi yang berwenang, yang
ke-mudian menetapkan pemenangnya.
Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia
Pelelangan mengumumkan hasilnya. Bila tidak
ada sanggahan atau penolakan atau apabila
semua sanggahan telah dijawab maka tugas
panitia Pelelangan telah selesai.

Proyek Non Pemerintah

Calon peserta yang telah diputuskan untuk memenangkan tender ini oleh panitia evaluasi kemudian diberitahu secara tertulis, dan sifat
pemberitahuannya dapat terdiri dari dua hal
yaitu:
Dengan memakai SPK (Surat Perintah Kerja).
Dengan memakai Surat Pemberitahuan (Letter
of Award) yang isinya menjelaskan bahwa
calon kontraktor telah menang.