FUNCIONES

DE LA
ADMINISTRACI
N

AGENDA
AGENDA
REVISIN DE CONCEPTOS
PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL

Planificacin
Planificacin

La PLANIFICACIN es la funcin administrativa

bsica que implica:
el establecimiento de objetivos
el planteamiento de las acciones necesarias
para cumplirlos,
apoyando la eficacia en la toma de decisiones y
el manejo adecuado de los recursos
organizacionales.

Planificacin
Planificacin

En conclusin, PLANIFICACIN es:

Proceso

de

establecer

lo

que

la

organizacin quiere lograr en el futuro,

por medio de la misin y los objetivos
organizacionales, definiendo resultados
claves

programas
alcanzarlos.

las
y

estrategias,

polticas,

procedimientos

para

Planificacin
Planificacin

Planes Estratgicos

Planes Operativos

Son los planes que

establecen
los
objetivos generales de
la organizacin y con
los cuales se intenta
posicionar a sta en
funcin
de
su
Son
aquellos que
ambiente.
especifican
los
detalles respecto a la
forma como se van a
alcanzar los objetivos
de la organizacin.
Se derivan de los
planes estratgicos.

Planificacin
Planificacin

PLANIFICACIN
ESTRATGICA

PLANIFICACIN
OPERATIVA

Misin

Objetivos
metas

Procedimientos

Reglas

Estrategias

Programas

Polticas

Presupuestos

Defnicin del Negocio

Planificacin
Planificacin

Consideraci
ones
estratgica
s

Anlisis
Externo

Misin FODA

ObjetivosPolticasEstrategia

Control
Implantacin de
estratgica
Gestin

Anlisis
Interno.

Metas
Diagnstico
Estratgico

Decisin
Estratgica

Programas

Implementacin Control
Estrategia
Estratgico

Planificacin
Planificacin

Definicin
Qu se est
A quin se est
del negocio satisfaciendo?
satisfaciendo?
Necesidades
Grupos de clientes
Cmo se estn del cliente
satisfaciendo las
necesidades del
cliente?
Habilidades
distintivas

Planificacin
Planificacin
MISION, es la que representa la razn de la existencia de un
organizacin, es la finalidad o motivo que condujo a la creacin de la
organizacin, y al que debe servir.

Quienes somos? = Identidad

Qu buscamos? = propsito
Qu hacer? = Principales medios para lograr el
propsito
Por qu lo hacemos? = Valores-Principios-Motivaciones
Para quienes trabajamos? = Clientes

QU SOMOS?
PARA QU
EXISTIMOS?

Planificacin
Planificacin
VISION es la imagen de lo que la institucin quiere
llegar a ser en un escenario futuro de largo plazo

Los aspectos a revisar son:

Qu tipo de empresa queremos ser?
En que tipo de negocio debe entrar la
empresa y cuales deben ser los objetivos y
rendimientos?
Lo que la empresa aspira a ser y no lo que
tiene que hacer.
QU QUEREMOS
SER?
A DNDE
QUEREMOS
LLEGAR?

Defnicin del Negocio

Planificacin
Planificacin

Consideraci
ones
estratgicas

Anlisis
Externo

Misin FODA

ObjetivosPolticasEstrategia

Control
Implantacin de
estratgica
Gestin

Anlisis
Interno.

Metas
Diagnstico
Estratgico

Decisin
Estratgica

Programas

Implementacin Control
Estrategia
Estratgico

Planificacin
Planificacin
ANLISIS EXTERNO

Pretende determinar Oportunidades y Amenazas.

Analiza cmo estas variables afectan el nivel de
utilidades y/o rentabilidad del negocio.
Sistema
poltico -legal

Competenci
a potencial
Clientes

Competenci
a indirecta

Sistema
econmic
o
Variables
tecnolgicas

Organizaci
n
Competenc
ia Directa
Estructura
de
distribuci
n y ventas

Medio
ambiente o
Ecosistema

Sistema
socio
cultural

Planificacin
Planificacin

ANLISIS INTERNO

Requiere de una evaluacin de la situacin actual

Se obtienen Fortalezas y Debilidades de la empresa a nivel interno.
de
la empresa.
Corresponde a la identificacin de las variables endgenas relevantes,
respecto de: la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos,
calidad de producto, estructura interna y de mercado, percepcin de los
consumidores, entre otros. Aspectos sobre los cuales la organizacin
tiene algn grado de control

Planificacin
Planificacin

El

F
D

O
A

anlisis

permite

FODA

definir

las

estrategias

para

aprovechar

las

fortalezas,

revisar

prevenir el efecto de
las

debilidades,

anticiparse

aprovechar

las

Defnicin del Negocio

Planificacin
Planificacin

Consideraci
ones
estratgicas

Anlisis
Externo

Misin FODA

ObjetivosPolticasEstrategia

Control
Implantacin de
estratgica
Gestin

Anlisis
Interno.

Metas
Diagnstico
Estratgico

Decisin
Estratgica

Programas

Implementacin Control
Estrategia
Estratgico

Planificacin
Planificacin

OBJETIVOS
Traducen la misin de la compaa a
resultados concretos y comprometen a la
direccin con esos resultados en un tiempo
determinado.
DEBEN SER

Alcanzables y Realistas

(Deben tener en cuenta el

anlisis interno y externo del negocio)

Medibles
y estar definidos en un Marco temporal

Planificacin
Planificacin

Recuerde que los OBJETIVOS DE MAYOR

VIABILIDAD son aquellos para los cuales
tenemos la confluencia de FORTALEZAS y
OPORTUNIDADES.
Aquellos de menor probabilidad de
ocurrencia son los objetivos para los cuales
tenemos la confluencia de DEBILIDADES y
AMENAZAS

Planificacin
Planificacin

POLTICAS
Enunciados o criterios generales que
orientan
o
encausan
el
pensamiento
durante la toma de decisiones en la
empresa.

Aseguran que las decisiones caigan dentro de

ciertas fronteras.
Usualmente no requieren accin, sino que
tienen el propsito de orientar a los
administradores en su compromiso con las
decisiones que tomaron en ltima instancia.

Defnicin del Negocio

Planificacin
Planificacin

Consideraci
ones
estratgicas

Anlisis
Externo

Misin FODA

ObjetivosPolticasEstrategia

Control
Implantacin de
estratgica
Gestin

Anlisis
Interno.

Metas
Diagnstico
Estratgico

Decisin
Estratgica

Programas

Implementacin Control
Estrategia
Estratgico

Planificacin
Planificacin

ESTRATEGIA
Plan unitario, general e integrado que relaciona las
ventajas estratgicas de la organizacin con los
desafos del medio ambiente, y que tiene por
finalidad garantizar que los objetivos bsicos de la
organizacin se cumplan mediante la realizacin
apropiada por parte de la organizacin.

Planificacin
Planificacin
LA ESTRATEGIA OPERA EN TRES NIVELES:

Corporativo En qu negocios debe o quiere estar

Competitivo En qu mercados est (Porter identific tres
estrategias genricas )
Funcional
funcionales

Determina cmo se dirigirn las actividades

Planificacin
Planificacin

PROCEDIMIENT
OS
Son planes que establecen un mtodo obligado para
manejar actividades futuras. Son guas para la accin y
describen la manera de realizar ciertas actividades, son
secuenciasEjemplos:
cronolgicas de acciones.
Procedimiento para solicitud de libros.
Procedimiento para contratos de prestacin de
servicios

Planificacin
Planificacin

REGLAS
Son normas o regulaciones que sirven para definir lo
que debe o lo que no se debe hacer. Son guas que
uniforman la accin, pero que no establecen una
secuencia como los procedimientos.

Ejemplo: la prohibicin de fumar

Planificacin
Planificacin

PROGRAMAS
Los

programas

son

un

conjunto

de

actividades

interrelacionadas y cronolgicamente ordenadas, que

describen las actividades que se tienen que realizar,
quines las van a realizar y cundo van a terminarse.

Planificacin
Planificacin

PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o
dinero asignado para la realizacin de una actividad o un
proyecto.

AGENDA
AGENDA
REVISIN DE CONCEPTOS
PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL

Organizacin
Organizacin // Estructura
Estructura

El Diseo Organizacional es la actividad

directiva de crear y modificar deliberadamente
patrones de la estructura.
Bedeian y Zummuto
La Estructura Organizacional se define como
patrones de coordinacin y control, de flujos de
trabajo, de autoridad y de comunicacin que
canalizan las actividades de sus miembros.
Robles-Alcrreca

Organizacin
Organizacin
La Organizacin es:

La
El
El
identificacin agrupamiento
agrupamiento
y clasificacin
de
de las
las
de actividades
actividades
actividades
requeridas
mediante
mediante las
las
cuales
cuales se
se
logren
logren los
los
objetivos
objetivos

La asignacin
de
agrupamiento
de actividades
a un
administrador

La
La
obligacin
obligacin
de
de realizar
realizar
una
una
coordinacin
coordinacin
horizontal
horizontal
yy
vertical
vertical

Organizacin
Organizacin
PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACIN:
La organizacin se fundamenta en la divisin del trabajo, lo que
provoca la especializacin. Y esto incrementa la cantidad y
calidad del trabajo realizado

PRINCIPIO DE LA DEFINICIN FUNCIONAL:

El trabajo de cada persona, organismo y las relaciones de autoridad y
responsabilidad, deben ser escritos

Organizacin
Organizacin
PRINCIPIO DE GRADACIN:
Cada persona debe saber a quin dar cuentas y sobre quin
posee autoridad.
PRINCIPIO DE IGUALDAD DE LA AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD:
La autoridad es el poder de dar rdenes y exigir obediencia a los
subordinados. La responsabilidad es el deber de dar cuentas al
superior y cumplir con el trabajo. Este principio destaca la
correspondencia entre la autoridad y la responsabilidad
atribuidas a cada persona u organismo.

Organizacin
Organizacin

Para
Paradefinir
definirla
laEstructura
Estructura

Diseo
Diseoorganizacional:
organizacional:Refleja
Reflejacmo
cmoel
elsistema
sistemadefine
define
eeinterrelaciona
interrelacionalos
loscomponentes
componentesyycaractersticas
caractersticas
del
delsistema
sistema

Organizacin
Organizacin // Estructura
Estructura

Modelos mecanicistas y orgnicos del diseo organizacio

1.- Modelo Mecanicista:
Diseo organizacional que destaca la importancia de conseguir
elevados niveles de produccin y eficiencia a travs de un amplio uso
de normas y procedimientos, centralizacin de la autoridad, y alta
especializacin laboral.

2.- Modelo Orgnico:

Un diseo organizacional que enfatiza la importancia de lograr altos
niveles de flexibilidad y desarrollo a travs del uso limitado de reglas
y procedimientos, descentralizacin de la autoridad y niveles de
especializacin relativamente bajos.

Organizacin
Organizacin // Estructura
Estructura
Estructuras Tradicionales Mecanisistas

1. Aprovecha al mximo
los recursos
2. Brinda los beneficios
de la especializacin
3. Es recomendada si el
entorno es estable

FUNCIONAL

GG

GO

GF

GM

GRH

1. Merma la cooperacin
2. Slo se resuelven
problemas con dueos
3. Resta importancia a
los objetivos globales

Organizacin
Organizacin // Estructura
Estructura
Estructuras Tradicionales Mecanisistas

1. Facilita la innovacin
2. Es posible utilizar
en entornos inestables
3. Realiza mejor asignacin
de recursos
4. Facilita comunicacin e
integracin entre disciplinas
1. Los trabajadores muestran
ms inseguridad en su vida
laboral
2. No concentra conocimientos
especialistas en forma esencial

POR PRODUCTO

GG

CERV

BEB

JUGOS

Organizacin
Organizacin // Estructura
Estructura
Estructuras Tradicionales Mecanisistas

TERRITORIAL

1. Coloca la responsabilidad
a un nivel inferior
2. Incentiva la participacin
local en la TD
3. Mejora la coordinacin de
actividades regionales
1. Requiere ms personas con
habilidades de adm gen.
2. Tiende a duplicar servicios
3. Puede dificultar el control
desde los altos niveles

GG

SUR

RM

NORTE

Organizacin
Organizacin // Estructura
Estructura
Estructuras Tradicionales Mecanisistas

1. Permite entregar distintos

mtodos de venta, servicios
2. Permite atender las
necesidades especficas
3. Permite rpida respuesta a
cambios del mercado

POR CLIENTE
GG

NIO

L BLANCA

DAMA

1. Puede haber descoordinacin

2. Puede haber subutilizacin
de especialistas

Organizacin
Organizacin // Estructura
Estructura
Nuevas Estructuras de tipo Orgnico

POR PROCESO
CIRCULAR
EN RED

AGENDA
AGENDA
REVISIN DE CONCEPTOS
PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL

Direccin
Direccin

Todo trabajo debe ser dirigido para

alcanzar los objetivos.
Si las personas que trabajan en una
empresa no conocen los objetivos
que deben alcanzar, sus esfuerzos
sern realizados sin un fin
determinado.

Direccin
Direccin

Principios que fundamentan la direccin

1.
2.
3.
4.

Principio de unidad de mando: cada subordinado un

superior
Principio de delegacin: todas las actividades en un nivel
que pueda ejecutarlas
Principio de mbito de control: nmero de subordinados
que cada jefe puede supervisar.
Principio de coordinacin: actividades coordinadas e
integradas segn un objetivo comn.

Direccin
Direccin

En cuanto a extensin...
1.

rdenes generales: a todos, corresponden a obligaciones

de todos.(formas de pago, marcacin, horarios, jornadas,
beneficios)

2.

rdenes especficas: son para algunos grupos o personas

y se relacionan con temas determinados acotados.
(proyecto, elaboracin de un informe, la venta de un
producto o rea)

Direccin
Direccin

En cuanto a la forma de transmisin...

1.

rdenes verbales: las ms frecuentes, contactos directos.

Necesitan ms explicacin para asegurar su comprensin.

2.

Ordenes escritas: carta, documento o correo. Mientras

ms grande la empresa, mayor la cantidad de rdenes de
este tipo.

Direccin
Direccin

Algunos procesos que facilitan la direccin...

1.

La motivacin

2.

El liderazgo

3.

La comunicacin

AGENDA
AGENDA
REVISIN DE CONCEPTOS
PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL

Control
Control
Qu es control?
Proceso que consiste en supervisar las actividades para
garantizar que se realicen segn lo planeado y corregir
cualquier desviacin significativa
Planificaci
n

Control
Estndares,
Medicin,
Comparacion
es y acciones
correctivas

Misin,
objetivos,
metas,
estrategias y
planes

Organizaci
n
Estructura
Asignacin,
administrac
in RRHH

Direccin
Motivacin,
comunicaci
n y Liderazgo

Control
Control
La empresa realiza una planeacin y define una estructura
organizacional para facilitar en forma eficiente el logro de los
objetivos motivando a los empleados por medio de un liderazgo
eficaz.
An as, no existe la seguridad de que las actividades se realicen
segn lo planeado, ni de que los objetivos que los gerentes
desean se estn logrando.
Por tanto, el control es importante porque es el vnculo final en las
funciones de gerencia y permite saber si se estn o no logrando
los objetivos de la empresa.

Control
Control
EL DESEMPEO DE LA ORGANIZACIN
El desempeo es el resultado final de una actividad. Por su parte el
desempeo de la organizacin est compuesto por los resultados
acumulados de los procesos y actividades laborales de toda la
organizacin.

Algunas medidas del desempeo organizacional son:

- Productividad de la Organizacin.
- Eficacia de la organizacin.
- Clasificaciones industriales.

Control
Control
Cmo se controla?...
A travs de un proceso que se conforma por tres etapas:
I.

Medicin del rendimiento real.

II. Comparacin del rendimiento real con una norma.

III. Toma de medidas administrativas para corregir
desviaciones o normas inadecuadas.

Control
Control

Qu herramientas existen para controlar?

Control anticipado, concurrente y de retroalimentacin.

Control financiero: Ratios de liquidez, apalancamiento, actividad y
rentabilidad.
Cuadro de Mando Integral: Perspectivas de finanzas, clientes,
procesos internos y crecimiento o desarrollo (capital humano,
tecnolgico y organizacional).
Control informtico: Datos (hechos sin procesar) / Informacin
(datos procesados y analizados).

Lectura Recomendada
Introduccin a la administracin, teora general administrativa:
origen, evolucin y vanguardia, Hernndez y Rodrguez. Cap. 13
Planificacin Estratgica.
Administracin, un enfoque basado en competencias, Hellriegel,
Jackson y Slocum, Cap.11 Diseo Organizacional
Administracin Hitt, Black y Porter, Cap. 16 Control.