RANCANGAN PROYEK

PERUBAHAN
WIDYAISWARA / TIM FASILITATOR

03:02 PM

DIKLATPIM TINGKAT
IV
JAWA TENGAH

AGENDA PROYEK PERUBAHAN

1.
2.
3.
4.
5.

PENJELASAN PROYEK PERUBAHAN

COACHING (TAKING OWNERSHIP / BT i)
MERANCANG PROYEK PERUBAHAN
SEMINAR RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
PENJELASAN IMPLEMENTASI PROYEK
PERUBAHAN
6. COACHING (LABORATORIUM KEPEMIMPINAN /
BT II)
7. SEMINAR LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
8. EVALUASI KEPEMIMPINAN

PERANAN AGENDA PROYEK

PERUBAHAN
1. MUARA DARI SEMUA AGENDA
PEMBELAJARAN
2. AKTUALISASI DARI:
1. PROSES PEMBELAJARAN
2. GAGASAN / RANCANGAN PERUBAHAN
3. KOMPETENSI KEPEMIMPINAN PESERTA
(SESUAI SCOPING)

3. JANTUNGNYA DIKLATPIM (MENENTUKAN

KOMPETEN / TIDAK KOMPETEN PESERTA)

Rancangan Proyek Perubahan

1. JUDUL / IDENTIFIKASI PROYEK
A. JUDUL
1.Nama gagasan ProPer yang menjelaskan
inovasi terobosan yang diusulkan peserta
2.Mengingat gagasan ProPer ini harus dituliskan
dalam sebuah kertas kerja, maka diperlukan
sebuah judul.
3.Penulisan judul ini tidak ada format yang baku
tetapi diharapkan bisa secara jelas
mempresentasikan terobosan atau inovasinya
serta manfaat perubahan.
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

B. DESKRIPSI
1.Deskripsi ProPer merupakan terobosan inovasi
yang jelas dan konkrit.
2.Penjelasan deskripsi ProPer ini merupakan
anatomi dari terobosan atau inovasi yg berperan
sebagai alat atau sarana untuk melakukan
perubahan menuju kondisi yang diinginkan.

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Burning issues adalah alasan mengapa diperlukan

terobosan ProPer.
Burning issues ini bisa karena ada permasalahan pelaks
tugas org yg perlu dicari solusinya, atau adanya
tantangan tugas organisasi karena kompetisi tugas yang
harus dijawab dengan sebuah terobosan inovasi.
Penulisan burning issues yang menjadi latar belakang
diharapkan bisa langsung masuk kepada materinya dan
tidak perlu menuliskan hal-hal yang tidak ada kaitannya
langsung dengan permasalahan, tantangan atau
peluang yang ada pada organisasi

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

2. LATARBELAKANG (lanjutan)

Sebelum menjelaskan, diharapkan peserta melakukan

network of forces scanning untuk melihat dan
menemukenali apa permasalahan dan tantangan yang
ada atas pelaksanaan tugas selama ini.
Dalam rangka menemukenali permasalahan digunakan
analisis Diagnostic Reading
Kemudian dipilih permasalahan dan tantangan yang
mempunyai nilai strategis (isu strategis) untuk dicarikan
terobosan inovasi dalam rangka perwujudan perubahan
berupa peningkatan kinerja organisasi

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

3. TUJUAN
a. Mencerminkan

apa yang perlu dihasilkan dengan adanya

terobosan atau inovasi ini, serta bagaimana perubahan
kondisi yang dinginkan
b. Kondisi perubahan yg diinginkan (melalui terobosan inovasi)
4. MANFAAT
tsb, bagaimana hubungannya
dengan peningkatan kinerja
organisasi.
Tujuan ditulis
beberapa
Manfaat proyek
perubahan
: point yang tersirat
mencakup c.d.e dibawah ini

a. dalam mendukung reformasi birokasi

c. Tujuan
jangka
pendek (selama
b. dalam
perbaikan
kinerjaBreakthrough
unit kerja II / 2 bulan)
d. Tujuan jangka menengah ( kurang lebih satu tahun)
c. dalam
peningkatan
kualitas
pelayanan
publik
e. Tujuan
jangka
panjang (lebih
dari satu
tahun)
yang menjadi tanggung jawab instansinya.
d. bagi stakeholders / pengguna
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

4. MANFAAT
Manfaat proyek perubahan, mencakup :
a. dalam mendukung reformasi birokasi
b. dalam perbaikan kinerja unit kerja
4. MANFAAT
c. dalam peningkatan kualitas pelayanan publik yang menjadi
Manfaat
proyek
perubahan :
tanggung
jawab
instansinya.
dalam
mendukung
reformasi
d. a.
bagi
stakeholders
/ pengguna
(dirincibirokasi
siapa saja)

b. dalam perbaikan kinerja unit kerja

c. dalam peningkatan kualitas pelayanan publik
yang menjadi tanggung jawab instansinya.
d. bagi stakeholders / pengguna
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Gagasan Proyek Perubahan

5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN
a. Penjelasan

Ruang Lingkup ini merupakan dasar membuat

rencana Pentahapan (milestone) ProPer. Oleh sebab itu, ruang
lingkup harus bisa menjelaskan sejauhmana cakupan
terobosan / inovasi yang akan ditangani sesuai waktu yang
direncanakan
b. Ruang lingkup juga diartikan sebagai penjelasan tentang aspek
penting apa saja yang perlu dikerjakan dlm rangka mewujudkan
perubahan kondisi yang diinginkan.
c. Penentuan ruang lingkup ini perlu mempertimbangkan
ketersediaan sumber daya yang bisa digerakkan dan kapasitas
organisasi yang akan melaksanakan
d. Bisa diartikan juga, merupakan kegiatan kegiatan penting yang
akan dilakukan dalam ProPer
e. Rumusan kegiatan tsb disesuaikan dengan rumusan tujuan
f. Ruang lingkup ProPer sama dengan scoping yaitu ruang
lingkup tugas-tugas pejabat eselon ybs.
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

6. MILESTONES (Rencana Tahapan beserta Capaian Antara)
a. Milestone

merupakan bagian dari roadmap atau langkah

tahapan menuju kondisi yang diinginkan tercapai.

b. Penjelasan

milestone (rencana pentahapan beserta

capaian antara) tsb perlu dijabarkan terutama sampai
pada titik waktu selesainya masa diklat serta bagaimana
tahapan selanjutnya sampai kondisi yang diinginkan
terwujud.

c. Penjelasan

tentang tahapan2 utama dalam pencapaian

tujuan ProPer beserta capaian2 antara sangat penting
(key output deliverables) sehingga perlu diperhatikan
demi menjamin terlaksananya ProPer tepat waktu dan
tepat sasaran

d. Penjelasan

tentang Milestone berbeda dengan

rancangan kegiatan yang akan diuraikan lebih lanjut

Lembaga Administrasi Negara RI

Target
waktu
pelaksa
naan
(minggu,
bulan)

Target
waktu
pelaksa
naan
(minggu,
bulan)

CONTOH MILESTONE / TAHAPAN

TAHAPAN
A. JANGKA PENDEK
1. Pembentukan Tim Kerja
a. Penyusunan draft SK Tim Kerja
b. Perumusan pembagian tugas Tim
c. Penyusunan jadwal kegiatan Tim
2.Sosialisasi
a. Penyiapan bahan / materi
sosialisasi
b. Penentuan target / sasaran
sosialisasi
c. Pelaksanaan sosialisasi
d. Analisis hasil sosialisas
3.Membangun MoU dengan Pihak III
a. Rakor penyusunan draft MoU
b. Pelaksanaan MoU
4.Tahapan ke 4 (misal : inovasi teknologi)
5.Tahapan ke 5 (misal : uji coba)
6.Monev
B. JANGKA MENENGAH
C. JANGKA PANJANG

OUTPUT TAHAPAN

JANGKA
WAKTU

Terbentuknya Tim Kerja

dengan SK

3 hari /
minggu ke
1

Terlaksananya sosialisasi

10 hari /
minggu ke
2 dan 3

Terbangunnya MoU
dengan Pihak III

7 hari

Terlaksananya tahapan 4
Terlaksananya tahapan 5
Tersusunnya hsl monev

3 minggu
3 minggu
1 minggu

Rancangan Proyek Perubahan

7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

a. Penjelasan

indikasi Stakeholder ini dimaksudkan untuk

memetakan siapa saja yang akan terkait (terkena
dampak) dan terlibat dengan adanya ProPer ini, baik
berupa instansi atau perorangan.
b. Selain itu, dengan identifikasi stakeholder ini untuk
mengetahui sejauhmana dukungan para stakeholder
terkait dalam pelaksanaan ProPer.
c. Keberhasilan dalam menggalang dukungan stakeholder ini
menjadi bagian dari penilaian.

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER (Lanjutan)
1.
2.
3.
4.
5.

Identifikasi stakeholders internal dan

eksternal
Masukkan dalam Net Map lengkap dengan
pengaruh +/- dan score nya
Tentukan stakeholders utama / kunci, primer
dan sekunder
Masukkan dalam kuadran Promoters, Latents,
Defenders, dan Apatetics
Tulis upaya dalam memobilisir stakeholders

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

8. TATA KELOLA PROPER DAN TIM EFEKTIF
a. Menjelaskan

siapa saja yang terlibat dalam ProPer dari

stakeholder yang terkait, dengan syarat bahwa yang
terlibat tsb mempunyai komitmen yang kuat dan
mempunyai kompetensi sesuai peran tugasnya dalam
melaksanakan ProPer.
b. Tata kelola ProPer merupakan struktur organisasi tim
efektif dalam pelaksanaan ProPer.
c. Struktur Organisasi Tim ini menjelaskan siapa bertanggung
jawab apa dari bagian kegiatan pelaksanaan ProPer

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

8. TATA KELOLA PROYEK (lanjutan)
Struktur

Gambarkan struktur
tim/orang yang
terlibat dalam
penyelenggaraan
proyek perubahan

Deskripsi
Penjelasan peran dan urgensi
tim / pokja dalam pelaksanaan
proyek perubahan

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Mentor .........
Project Leader .
Coach .
Pokja.

Contoh :
Mentor

Project
Leader

Coach

Pokja
03:02 PM

Pokja

Rancangan Proyek Perubahan

8. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
NO

DESKRIPSI

a. Informasi tugas dan kewenangan masing-masing

anggota Tim Kerja
b. Penjelasan masa berlaku Tim Kerja
c. Etika dan mekanisme Tim Kerja
1) Etika dan mekanisme kerja Tim
2) Apa alat monitoring dan evaluasi (monev) yg
digunakan utk memantau kegiatan
3) Format pelaporan yg digunakan

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Contoh (bisa dikembangkan)

ETIKA DAN MEKANISME KERJA TIM
Untuk mendukung kelancaran proses pelaksanaan ProPer, tim kerja
menyusun etika dan mekanisme kerja yang telah disepakati bersama :
1. Dalam pelaksanaan kegiatan ProPer, tim kerja berpedoman pada
jadwal yang telah disusun bersama
2. Dalam pelaksanaan kegiatan ProPer, tim kerja harus menerapkan
budaya kerja dengan perilaku kerja yang tercermin al : kerja keras,
ulet, disiplin, produktif, tg jawab, kreatif, konsisten, responsif, dll
3. Rapat koordinasi tim kerja minimal satu minggu sekali untuk
membahas progres ProPer juga hambatan dan kendala dilapangan
4. Laporan progres ProPer tim kerja dibuat satu minggu sekali
5. Tim kerja saling koordinasi dan komunikasi sehingga terjalin
keharmonisan dan sinergi antar tim Kerja sesuai dengan tahapan
(milestone)
6. Apabila membutuhkan biaya untuk mendukung ProPer, tim kerja
akan melakukan koordinasi kepada project leader, yang selanjutnya
akan dilaksanakan sesuai dengan tata kelola keuangan yang ada.

ALAT MONEV (contoh)

Seluruh pekerjaan akan dilakukan monitoring
melalui beberapa media sebagai berikut:
1.Kunjungan ke lokasi proyek perubahan
2.Laporan berkala dari masing-masing Pokja
3.Rapat koordinasi yang dilakukan minimal setiap
satu minggu sekali
4.Melalui hasil liputan yang dilakukan baik oleh
media maupun Pokja
5.Hasil dari seluruh monitoring tersebut akan
digunakan untuk bahan evaluasi guna
penyempurnaan pelaksanaan proyek perubahan
03:02 PM

FORMAT PELAPORAN TIM (contoh)

Laporan tertulis melalui blanko yang telah
disiapkan
Melalui drop box yang sudah menjadi
media laporan online yang ada di unit
kerja
Laporan secara lisan oleh masing-masing
Pokja

03:02 PM

Rancangan Proyek Perubahan

9. IDENTIFIKASI MASALAH / KENDALA DAN SRATEGI
MENGATASI KENDALA

a. Peserta

membuat antisipasi kendala dan masalah yg

kemungkinan terjadi selama pelaksanaan seluruh tahapan
ProPer, serta menyusun usaha-usaha preventif guna
kelancaran pelaksanaan ProPer.
b. Penyusunan usaha-usaha preventif yang merupakan
strategi mengatasi kendala ini merupakan bagian dari
rencana kegiatan ProPer.

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

9. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH
(lanjutan)
NO

DESKRIPSI
c.

d.

e.

Informasi tentang potensi kendala yang akan

menghambat kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan proyek perubahan
(kemungkinan hambatan dalam pelaksanaan)
Penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi
bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan sesuai target waktu yang telah
ditetapkan
Penjelasan strategi mengatasi kendala / masalah

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

10. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Perlu dibuat sebagai panduan peserta untuk lebih fokus
memperhatikan faktor-faktor ini dalam manajemen
pelaksanaan ProPer
11. RENCANA KEGIATAN DAN SCHEDULE
PELAKSANAAN
a. Adalah penjabaran tahapan (milestone) kedalam daftar
kegiatan yang lebih detail untuk mencapai tujuan setiap
tahapan, beserta pengaturan waktu yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan tsb.
b. Penyusunan rencana kegiatan dan schedule ini sangat
berguna untuk me-manage penggunaan sumberdaya,
karena dengan schedule yg jelas bisa diketahui kapan
sumberdaya tsb akan digunakan sehingga dapat
dipersiapkan ketersediaannya.
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Rancangan Proyek Perubahan

11. RENCANA KEGIATAN DAN SCHEDULE
PELAKSANAAN (lanjutan)
Penjelasan tentang kegiatan pelaks Proyek Perubahan,
beserta siapa melakukan apa, target waktu penyelesaian,
kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan.
No

Kegiatan

Pelaksana /
Penanggung
Jawab

Output
Kegiatan

Waktu

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

LAMPIRAN

LEARNING PRODUCT BT I
(GAGASAN PROPER 7 LANGKAH)

03:02 PM

GAGASAN
PROYEK PERUBAHAN

15:02

Gagasan Proyek Perubahan

1. IDENTITAS PROYEK
Nama / deskripsi singkat gagasan ProPer yg menjelaskan
inovasi terobosan strategi kebijakan yg diusulkan peserta
2. LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)
a. Penjelasan

mengenai alasan mengapa terobosan /

inovasi strategi kebijakan dipilih peserta.
b. Sebelum menjelaskan, diharapkan peserta melakukan
network of forces scanning untuk melihat dan
menemukenali apa permasalahan dan tantangan yang
ada atas pelaksanaan tugas selama ini.
c. Kemudian dipilih permasalahan dan tantangan yang
mempunyai nilai strategis (isu strategis) untuk dicarikan
terobosan inovasi dalam rangka perwujudan perubahan
berupa peningkatan kinerja organisasi

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Gagasan Proyek Perubahan

3. TUJUAN PERUBAHAN
Adalah kondisi perubahan yg diinginkan yg akan dicapai
melalui terobosan inovasi strategi kebijakan yag akan dilakukan
dan bagaimana hubungannya dg peningkatan kinerja org,
tersirat mencakup :
a. Tujuan tahap jangka pendek (selama Breakthrough II / 2
bulan)
b. Tujuan tahap jangka menengah ( kurang lebih satu tahun)
c. Tujuan tahap jangka panjang (lebih dari satu tahun)
4. MANFAAT PERUBAHAN
Bagaimana hasil perubahan dapat :
a. Mendukung peningkatan kinerja kebijakan
b. Mendukung peningkatan pelayanan publik
c. Mendukung reformasi birokasi
d. Bermanfaat bagi stakeholders / pengguna (dirinci siapa saja)
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Gagasan Proyek Perubahan

5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN
Penjelasan tentang aspek penting apa saja yang perlu yang
perlu dikerjakan dlm rangka mewujudkan perubahan kondisi
yang diinginkan. Penentuan ruang lingkup ini perlu
mempertimbangkan ketersediaan sumber daya yang bisa
digerakkan dan kapasitas organisasi yang akan
melaksanakan
a. Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam
ProPer
b. Rumusan kegiatan tsb disesuaikan dengan rumusan
tujuan
c. Ruang lingkup ProPer sama dengan scoping yaitu ruang
lingkup tugas-tugas pejabat eselon II (Strategi Kebijakan)

Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Gagasan Proyek Perubahan

6. MILESTONES (Tahapan Kegiatan dan Capaian Jangka Pendek,
Menengah, dan Panjang
Tahap Utama

Waktu

Penjelasan tentang tahapan2 utama dalam pencapaian

tujuan ProPer beserta capaian2 antara yang sangat penting
(key output deliverables) sehingga perlu diperhatikan demi Target
waktu
menjamin terlaksananya ProPer tepat waktu dan tepat
pelaksa
sasaran
naan
(minggu,
Penjelasan tentang Milestone berbeda dengan rancangan bulan)
kegiatan yang akan diuraiakn secara lebih rinci pada buku
panduan BT II

Lembaga Administrasi Negara RI

Gagasan Proyek Perubahan

6. MILESTONES (Tahapan Kegiatan dan Capaian Jangka Pendek,
Menengah, dan Panjang
Tahap Utama

Penjelasan setiap tahapan, yaitu tahap jangka pendek,

menengah ataupun jangka panjang.
Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian
yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam
menjamin terlaksananya proyek perubahan.
Harus ada kejelasan antara inovasi dan hasil yang
diharapkan serta tahapan perubahan (milestone)
tergambar dengan jelas.

Lembaga Administrasi Negara RI

Waktu

Target
waktu
pelaksa
naan
(minggu,
bulan)

CONTOH MILESTONE / TAHAPAN

TAHAPAN
A. JANGKA PENDEK
1. Pembentukan Tim Kerja
a. Penyusunan draft SK Tim Kerja
b. Perumusan pembagian tugas Tim
c. Penyusunan jadwal kegiatan Tim
2.Sosialisasi
a. Penyiapan bahan / materi
sosialisasi
b. Penentuan target / sasaran
sosialisasi
c. Pelaksanaan sosialisasi
d. Analisis hasil sosialisas
3.Membangun MoU dengan Pihak III
a. Rakor penyusunan draft MoU
b. Pelaksanaan MoU
4.Tahapan ke 4 (misal : inovasi teknologi)
5.Tahapan ke 5 (misal : uji coba)
6.Monev
B. JANGKA MENENGAH
C. JANGKA PANJANG

OUTPUT TAHAPAN

JANGKA
WAKTU

Terbentuknya Tim Kerja

dengan SK

3 hari /
minggu ke
1

Terlaksananya sosialisasi

10 hari /
minggu ke
2 dan 3

Terbangunnya MoU
dengan Pihak III

7 hari

Terlaksananya tahapan 4
Terlaksananya tahapan 5
Tersusunnya hsl monev

3 minggu
3 minggu
1 minggu

Gagasan Proyek Perubahan

7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
a. Penjelasan

tentang berbagai instansi / individu yg

mempunyai kepentingan dan memiliki pengaruh terhadap
tercapainya tujuan akhir dari ProPer.
b. Pengaruh tersebut dapat bersifat positip (mendukung)
atau negatif (menghambat).
c. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal
(masih dalam satu instansi) dan eksternal, yaitu instansi
lain atau individu yang berkaitan dan mempunyai
pengaruh terhadap tercapainya tujuan ProPer
DISETUJUI ATASAN LANGSUNG
TGL / BULAN / TAHUN

Tanda tangan
Nama dan Jabatan
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah

Thank You for Your

Attentive and Active
Participation

15:02