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SEMANA 2

3.1 Actividad de reflexin inicial


Inicialmente recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso
archivstico: EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
El Dato: representa una parte mnima de un contenido, que describen una parte de la realidad.
La Informacin: Conjunto de datos organizados.
El Documento: es un instrumento que contiene informacin la cual puede ser testimoniad, contiene informacin
de inters para una determinada materia
Video Importancia de los Archivos
Cules podran ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivstico.
Existen muchas fallas en el proceso de archivo de documentos, eso depende de la empresa, sus manuales y el
personal capacitado para las reas, entre las ms resaltantes y comunes que puedo observar y comentar estn:

No contar con el personal acorde a las funciones, de orden y bsquedas de documentos.


Espacio insuficiente o inadecuado para uso exclusivo de archivo y orden de carpetas.
Acumulacin de documentos sin organizar ni archivar en carpetas.
Falta de archivos o carpetas organizadoras.
No tener una forma de organizacin clara, de inventario, cdigos, entre otras formas.
Descontrol en consultas y prstamos de documentos, y falta de devolucin a sus archivos originales.

3.2 Actividad contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje


Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique la pregunta planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnticas, mapas,
borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos y discos duros.
A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo. Teniendo en
cuenta lo anterior, determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.
En mi oficina ordenara los documentos por orden cronolgico, por su forma (sin son fsico o magntico), y una vez clasificados establecera
un orden segn tipo, y su contenido:

Documentos fsicos como (oficios enviados, recibidos, memorndum, otros), y textuales como (Notas, borradores, apuntes rpidos).

Los magnticos y documentos especiales como (cintas magnticas, videos, disco duro, pendrive, y otros).
Para finalizar guardarlos por orden y secuencia y con etiquetas visibles de acuerdo al contenido
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.

Clasificacion

Documentos fisicos
y textuales

Fisicos como
Oficios enviados y
recibidos,
memorandum, otros

Textuales como
(Notas,
borradores,
apuntes rpidos).

Documentos
magneticos y
especiales

Magneticos
como videos,
cinta
magneticas,
disco duro,
pendrive

Especiales no
textuales
(mapas,
dibujos,
cuadros y
fotografias)

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)


Realice el ejercicio interactivo denominado: MIS CONOCIMIENTOS
Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento


Foro Temtico
Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.
Etapas de un dato

RECOLECCION: Medida en la que se recogen los datos.

PROCESAMIENTO. Proceso por el cual se le da un orden.

TRANFORMACION: Llevar a cabo la transformacin en informacin.

Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administracin documental.

Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos como los oficios, cartas comerciales, circulares, informes ejecutivos y presupuestales, (Son muy
importantes ya que segn estos documentos se ve el proceso operativo de una empresa u otra).
Documentos contables: Son aquellos registros que soportan las operaciones comerciales que se producen en la empresa, tales como los presupuestos, facturas, recibos de caja,
comprobantes, entre otros, (Son sumamente importante para darle legalidad y credibilidad a los documentos que deben usar soportes de compras o ventas).

Documentos legales: Son aquellos que tienen un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, tales como los registros civiles, cedula de identidad, partidas
de nacimientos, hojas de vida, e incluso registros de pagos y cobros. (Estos documentos son importantes debido a que mayormente no caducan por el valor que tienen, su
resguardo mayormente es original y perdura durante los aos).

Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos cobran caracteres diferentes en forma y expresin, y constituyen ciertas expresiones, por ejemplo los soportes
electrnicos. Imgenes o audiovisuales, la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las certificaciones, las escrituras, (Tienen su importancia ya que se lleva
registro y continuidad de los documentos, certificados de los mismos de acuerdo a los originales, y tambin ya que la tecnologa ha invadido los espacios, y muchas
transacciones virtuales y deben guardarse soporte de tramites de las mismas).

Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el porqu de sus aportes.
a.
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia el buen manejo para la supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello es preciso que
todos estn involucrados en la labor para que el archivo sea fcil de manejar.

b.

Para unificar buenos criterios de archivo es importante establecer normas o manuales de archivo, para llevar y mejorar la gestin de un documento, permitiendo aplicar la
organizacin de documentos u obtener un mayor control de las actividades.

PANTALLAZO DE ENVIO DE ACTIVIDAD AL FORO


TEMATICO

3.4. Actividades de evaluacin


Realizar en una herramienta ofimtica como: Power point, prezzi, entre otras, la que usted prefiera, una presentacin creativa.
Diferencias y caractersticas de EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO

Dato

Ca
r

Pequea unidad
Puede ser representado a
travs de un smbolo, letra o
nmero
Identificar una cualidad o una
cantidad.
Se clasifican por funcionalidad
Se da por etapas y fases

El dato se diferencia

de la informacin
porque hace referencia
a una pequea parte
de la informacin
Los datos se convierten
en informacin cuando
su creador les aade
significado

Di
fe

Informacin

La informacin es el
volumen de datos que
corresponden a un
documento con ciertas
caractersticas
A diferencia de los
datos, la informacin
tiene significado
(propsito). No slo
puede formar
potencialmente al que
la recibe, sino que esta
organizada para algn
propsito.

re

nc
ia

ac
te
r s

Conjunto de Datos organizados


Establece de manera
comparativa una situacin o
fenmeno
Su objetivo es trasmitir un
mensaje
Permite tomar decisiones
personal o empresarial

Documento
El documento es la
presentacin de la
informacin de manera
formal creada a base
de datos.

tic
a

Instrumento que tiene


la informacin
Trasmite el
conocimiento humano
Facilita el acceso a
temas especficos
Se clasificacin por
tipos y se agrupan
segn su naturaleza