Quality Management System

Mutu (Quality)?
The degree to which a set of inherent
properties of a product, system or
process fulfils requirements. (ICH Q9)

QA v.s QC?

Pemastian Mutu adalah suatu konsep luas yang mencakup semua hal,

baik secara tersendiri maupun secara kolektif, yang akan memengaruhi

mutu dari obat yang dihasilkan. Pemastian Mutu adalah totalitas semua
pengaturan yang dibuat dengan tujuan untuk memastikan bahwa obat
dihasilkan dengan mutu yang sesuai dengan tujuan pemakaiannya.
Karena itu Pemastian Mutu mencakup CPOB ditambah dengan faktor lain
di luar Pedoman CPOB, seperti desain dan pengembangan produk.

Pengawasan Mutu adalah bagian dari CPOB yang berhubungan dengan

pengambilan sampel, spesifikasi dan pengujian, serta dengan organisasi,

dokumentasi dan prosedur pelulusan yang memastikan bahwa pengujian
yang diperlukan dan relevan telah dilakukan dan bahwa bahan yang belum
diluluskan tidak digunakan serta produk yang belum diluluskan tidak
dijual atau dipasok sebelum mutunya dinilai dan dinyatakan memenuhi
syarat.

 Industri farmasi harus membuat obat sedemikian rupa agar

sesuai dengan tujuan penggunaannya, memenuhi persyaratan
yang tercantum dalam dokumen izin edar (registrasi) dan tidak
menimbulkan risiko yang membahayakan penggunanya karena
tidak aman, mutu rendah atau tidak efektif
Kebijakan Mutu memerlukan partisipasi dan komitmen jajaran
di semua departemen di dalam perusahaan, para pemasok dan
para distributor
Untuk mencapai tujuan mutu secara konsisten dan dapat
diandalkan, diperlukan sistem Pemastian Mutu yang didesain
secara menyeluruh dan diterapkan secara benar serta
menginkorporasi Cara Pembuatan Obat yang Baik termasuk
Pengawasan Mutu dan Manajemen Risiko Mutu

Struktur organisasi
Dalam organisasi, bagian Pemastian Mutu adalah bagian yang membangun,
mengembangkan dan memonitor pelaksanaan Sistem Mutu dari suatu perusahaan
dan memastikan penerapan CPOB dalam tiap langkah pembuatan obat.

Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian

pengawasan mutu
menyetujui atau menolak bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan
dan produk jadi;
memastikan bahwa seluruh pengujian yang diperlukan telah dilaksanakan;
memberi persetujuan terhadap spesifikasi, petunjuk kerja pengambilan sampel, metode
pengujian dan prosedur pengawasan mutu lain;
memberi persetujuan dan memantau semua analisis berdasarkan kontrak;
memeriksa pemeliharaan bangunan dan fasilitas serta peralatan di bagian pengawasan
mutu;
memastikan bahwa validasi yang sesuai telah dilaksanakan; dan
memastikan bahwa pelatihan awal dan berkesinambungan bagi personil di
departemennya dilaksanakan dan diterapkan sesuai kebutuhan

Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian

Manajemen mutu (Pemastian Mutu)
memastikan penerapan (dan, bila diperlukan, membentuk) sistem
mutu;
ikut serta dalam atau memprakarsai pembentukan manual mutu
perusahaan;
memprakarsai dan mengawasi audit internal atau inspeksi diri
berkala;
melakukan pengawasan terhadap fungsi bagian Pengawasan Mutu;
memprakarsai dan berpartisipasi dalam pelaksanaan audit eksternal
(audit terhadap pemasok);

Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian

Manajemen mutu (Pemastian Mutu)
memprakarsai dan berpartisipasi dalam program validasi;
memastikan pemenuhan persyaratan teknik atau peraturan Badan
Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM) yang berkaitan dengan
mutu produk jadi;
mengevaluasi/mengkaji catatan bets; dan
meluluskan atau menolak produk jadi untuk penjualan dengan
mempertimbangkan semua faktor terkait.
obat tidak dijual atau didistribusikan sebelum kepala Manajemen Mutu (Pemastian Mutu)
menyatakan bahwa tiap bets produksi dibuat dan dikendalikan sesuai dengan persyaratan
yang tercantum dalam izin edar dan peraturan lain yang berkaitan dengan aspek produksi,
pengawasan mutu dan pelulusan produk

Quality Risk Management (Manajemen Risiko

Mutu)

VS

Risiko (risk)
effect of uncertainty on objectives and an effect is a positive or
negative deviation from what is expected
(ISO 31000 (2009), Risk Management)
the combination of the probability of occurrence of harm and the
severity of that harm
(ICH Q9 Guideline, Quality Risk Management)
kombinasi kemungkinan terjadi kerusakan (pada kesehatan
masyarakat) dan tingkat keparahan dari kerusakan tersebut
(CPOB aneks 14)

CPOB 2012 aneks 14

Berbagai pihak mungkin memiliki persepsi kerusakan
potensial yang berbeda, memberikan nilai probabilitas
yang berbeda dan tingkat keparahan yang berbeda bagi
tiap kerusakan yang terjadi
Terkait dengan obat, walaupun terdapat kepelbagaian
pihak yang berkepentingan, termasuk pasien dan praktisi
kesehatan juga industri dan pemerintah, perlindungan
terhadap pasien mutlak dipertimbangkan sebagai yang
terpenting dalam penilaian risiko terhadap mutu produk

Manajemen Risiko Mutu

Sebuah proses sistematis untuk mengkontrol,
mengkomunikasikan, menilai, dan mengkaji risiko terhadap
kualitas produk selama siklus hidup produk

mendukung pengambilan keputusan berbasis ilmu pengetahuan

dan pengetahuan praktis yang diintegrasikan ke dalam sistem
mutu

CPOB 2012 aneks 14

penggunaan Manajemen Risiko Mutu dapat
membuat pengambilan keputusan lebih baik bila
terjadi masalah mutu
Dua prinsip utama dalam Manajemen Risiko Mutu
adalah:
Evaluasi risiko terhadap mutu hendaklah berdasarkan pengetahuan ilmiah
dan dikaitkan dengan perlindungan pasien sebagai tujuan akhir
Tingkat usaha, formalitas, dan dokumentasi pengkajian risiko mutu
hendaklah setara dengan tingkat risiko yang ditimbulkan

Tujuan QRM terhadap Risiko

Identifikasi
Pengukuran
Mengurangi
Hingga nil risiko???
Hingga level tertentu yang dapat diterima

Implementasi pengkajian risiko

Implementasi sistem mutu
Pengembangan produk
Penentuan desain mesin, bangunan
Perawatan dan kalibrasi
Validasi Proses, Validasi Pembersihan, Kualifikasi alat / perangkat lunak
Fungsi Pengawasan Badan POM
dll

Langkah dalam memulai proses Manajemen Risiko

Mutu
Tetapkan masalah dan/atau risiko yang dipersoalkan,
termasuk asumsi terkait yang mengidentifikasi potensi
risiko.
Kumpulkan latar belakang informasi dan/ atau data bahaya
potensial, ancaman atau pengaruh pada kesehatan manusia
yang relevan untuk penilaian risiko.
Tentukan pemimpin dan sumber daya yang diperlukan.
Tetapkan batas waktu, hasil yang akan dilaporkan dan
tingkat pengambilan keputusan yang layak untuk proses
manajemen risiko.

Penilaian Risiko
RISIKO, merupakan kombinasi dari:
Probabilitas terjadinya kerusakan (harm)
Keparahan (severity) dari kerusakan yang timbul

RISIKO = PROBABILITAS X KEPARAHAN

(probability)
(Severity)
*) Risiko dapat diperkecil dengan menurunkan nilai salah satu
aspek diatas

Penilaian Risiko
Kemampuan Deteksi akan berpengaruh terhadap
Risiko
Kemampuan
deteksi rendah,
risiko tinggi

Kemampuan
deteksi tinggi,
risiko rendah

Penilaian risiko

What might go wrong?

Identifikasi risiko

Informasi digunakan secara sistematis

untuk mengidentifikasi bahaya

Analisis risiko

Estimasi terhadap risiko terkait bahaya

yg diidentifikasi

Evaluasi risiko

Membandingkan risiko yg diidentifikasi

dan dianalisis terhadap kriteria risiko yg
ditentukan

What is likelihood (probability) it will go

wrong?

What are the

consequences
(severity)?

Penilaian risiko
Numeris

Kuantitatif
OUTPUT

Kualitatif

Deskripsi
e.g: tinggi, sedang,
rendah

Pengendalian Risiko
Penetapan keputusan untuk:
Mengurangi risiko hingga tingkat yg dapat diterima, dan atau
Menerima sisa risiko

Diperlukan pemahaman secara optimal mengenai risiko yg timbul (benefit-cost

analysis)

Fokus dalam pengendalian risiko:

Apakah risiko tersebut melebihi tingkat yang dapat
diterima?
Apa yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau
menghilangkan risiko?
Bagaimana keseimbangan yang layak antara keuntungan,
risiko dan sumber daya?
Apakah muncul risiko baru sebagai hasil identifikasi risiko
yang sedang dikendalikan?

METODOLOGI MANAJEMEN RISIKO (MRM)

Perangkat (Tools) QRM (CPOB 2012):
Metode dasar manajemen risiko (flowcharts, check sheets, dll)
Failure Mode Effects Analysis (FMEA)
Failure Mode, Effects and Criticality Analysis (FMECA)
Fault Tree Analysis (FTA)
Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP)
Hazard Operability Analysis (HAZOP)
Preliminary Hazard Analysis (PHA)
Penyaringan dan pemberian skala (pemeringkatan) risiko
Perangkat statistik pendukung

Metode dan tools

Tidak ada tool yang salah
Lebih baik menggunakan tool yang sederhana (simpel)
Beberapa metode analisa umumnya bisa saling
menggantikan (interchangeable)
Metode/tool dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan
Informasi yang tersedia dan beberapa pertanyaan risiko
yang dapat terjadi akan membantu dalam pemilihan tool

FMEA (Failure Mode Effects Analysis)

RPN (Risk Priority Number) =
Keparahan (Severity) x Kejadian (Occurance) x Kemampuan deteksi (Detectability)

RISIKO

RPN

Prioritas Penyelesaian

Minor

Rendah

Mayor

Sedang

Kritikal

20

Tinggi

Contoh tingkat keparahan (Severity)

Contoh tingkat kejadian(Occurance)

Contoh tingkat Deteksi

Studi kasus

Studi kasus
Sebuah perusahaan farmasi sedang merencanakan importasi vaksin dari
produsennya di luar negeri. Agar memperoleh biaya importasi yang murah, bagian
supply chain telah mendisain cara pengiriman seperti pengiriman produk tablet yang
pernah dilakukan yaitu:
Kemasan menggunakan box biasa (bukan insulation box).
Cara pengiriman/transportasi produk melalui laut (sea freight) dengan kondisi suhu kamar
(ambient) dan tanpa dilengkapi dengan ice-pack.
Selama pengiriman tidak dilengkapi dengan alat perekam suhu (data logger)
Pada penandaan produk vaksin disebutkan Simpan di tempat dingin (2-8oC).

Bagaimana implementasi QRM pada kasus ini?

Penilaian tingkat S,O,D

severity

nilai

kondisi

Rendah

Cara pengiriman produk menunjukkan risiko yang rendah

terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta
tidak menyebabkan gangguan kesehatan pada pasien

Sedang

Cara pengiriman produk menunjukkan risiko kerusakan yang

sedang terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk,
serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan pada pasien.

tinggi

Cara pengiriman produk menunjukkan risiko kerusakan yang

tinggi terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk,
serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan yang parah
pada pasien.

Penilaian tingkat S,O,D

occurance

nilai

kondisi

Rendah

Kurang dari 1% produk akan mengalami risiko

kerusakan

Sedang

> 1-5 % produk akan mengalami risiko kerusakan

tinggi

> 5% produk akan mengalami risiko kerusakan

Penilaian tingkat S,O,D

detectability

nilai

kondisi

Rendah

Pemantauan suhu produk tidak dapat dideteksi selama

proses pengiriman berlangsung

Sedang

Pemantauan suhu produk selama pengiriman dapat

dilakukan namun ada delay waktu, misal: pembacaan
suhu selama pengiriman dapat dilakukan setelah
produk sampai di gudang.

tinggi

Pemantauan suhu produk selama pengiriman dapat

dilakukan segera, misal: setiap box pengiriman
mempunyai pencatatan/pembacaan suhu produk
selama proses pengiriman sedang berlangsung

SxO

D
1

81

81

243

729

27

27

81

243

27

81

27

SxO

27

27

81

Risiko rendah

1-3

Risiko sedang

9-81

Risiko tinggi

243-729

Penilaian FMEA
Tahapan
Proses

Kejadian yang
dapat
menyebabkan
resiko pada
mutu produk

Kondisi kejadian
yang dapat
menyebabkan
keparahan pada
kualitas, keamanan,

S Tingkat
kemungkinan
(probabilitas)
kejadian
terhadap
keseluruhan
produk

Importasi
dan
Pengirima
n
Vaksin

Pengiriman
vaksin pada
suhu kamar
(ambient) dan
tanpa
dilengkapi
dengan

Cara pengiriman
Produk menunjukkan
resiko kerusakan yang
tinggi terhadap kualitas,
keamanan, dan khasiat
produk, serta dapat
menyebabkan

O Kemampuan
alat
pendeteksian
yang saat
ini terpasang

Semua atau > 5% 9

produk akan
mengalami
resiko
kerusakan

Pemantauan
suhu produk
tidak dapat
dideteksi
selama proses
pengiriman
berlangsung

RP

729

mitigasi
Tahapan
Proses

S O D RPN Tindakan perbaikan yg

Target implementasi

O D

RPN

Importasi
dan
Pengiriman
Vaksin

9 9 9

Studi pengiriman akan

dilakukan sebelum
importasi
Desain pengiriman akan
diimplementasikan sejak
impor lot pertama

direkomendasikan

729

Menggunakan box khusus yg

dapat menjaga suhu
(insulation box)
Menggunakan ice packs agar
suhu tetap dingin
Diberikan data logger untuk
memantau suhu
Menggunakan air freight
Akan dilakukan study
pengiriman dengan kondisi
tersebut

Tugas
Sebagai Apoteker yang bekerja di bagian Produksi, anda memperoleh laporan dari
Operator pencetakan tablet dimana bulk tablet PCT 500 mg yang sudah dicetak
menjadi tablet terkontaminasi serpihan logam (stainless steel).
Pada akhir proses produksi diketahui lebih dari 5% tablet di-reject oleh mesin
pendeteksi logam (metal detector) yang terpasang di mesin cetak tablet. Kondisi ini
adalah out of trend (OOT).
Setelah dilakukan investigasi diketahui ayakan (screen) mesin penghalus/milling
yang digunakan rusak dan menyebabkan serpihan logam (stainless steel)
mengkontaminasi tablet yang sedang diproduksi.
Bagaimana implementasi QRM pada kasus ini?

Inspeksi diri
mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu industri
farmasi memenuhi ketentuan CPOB
Program inspeksi diri hendaklah dirancang untuk mendeteksi kelemahan
dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan tindakan perbaikan yang
diperlukan
Anggota tim hendaklah dipilih personil yang:
1. menguasai CPOB dan mengetahui cara penerapannya,
2. berpengalaman pada bidangnya, dan
3. independen dari bagian yang diinspeksi.

Tingkat kekritisan
Tingkat Kekritisan
Kritis (C)
Adalah kekurangan yang memengaruhi
mutu obat dan dapat mengakibatkan
reaksi fatal terhadap kesehatan konsumen
sampai kematian.
Berdampak Besar (M)
Adalah kekurangan yang memengaruhi
mutu obat tetapi tidak berdampak fatal
terhadap kesehatan konsumen

Berdampak Kecil (m)

Adalah kekurangan yang kecil

Terdiri dari antara lain

Pencemaran silang bahan atau produk.

Produk steril diletakkan terbuka di daerah nonaseptis.
Air Murni atau Air untuk Injeksi tercemar.
Salah penandaan.
Personil yang belum terlatih bekerja di daerah pengisian
steril / aseptis.

Peralatan ukur utama tidak dikalibrasi atau di luar batas

kalibrasi.
Penyimpangan dalam proses tidak didokumentasi dengan
benar.
Ketidaklengkapan pengisian catatan bets.
Tidak dilakukan inspeksi terhadap perusahaan penerima
kontrak.
Pembersihan gudang tidak sesuai jadwal.
Permukaan dinding retak.

Fokus pada tujuan:

menemukan hal yg
perlu diperbaiki

Inspeksi diri
Mencari kesalahan
orang

Laporan:
Semua temuan, tingkat kekritisan, saran perbaikan (CAPA)

Penanganan keluhan dan penarikan kembali

terhadap produk
Keluhan dan semua
informasi terkait
kemungkinan kerusakan
obat
Produksi, QC, gudang,
pemasaran

dalam

luar

Pasien, Apt, dr, paramedic,

klinik, RS, distributor, BPOM

Pengkajian dan penanganan

secara teliti seusai prosedur
tertulis
Untuk menangani semua kasus yang mendesak, hendaklah disusun suatu sistem, bila perlu
mencakup penarikan kembali produk yang diketahui atau diduga cacat dari peredaran
secara cepat dan efektif.

keluhan
Tiap keluhan hendaklah diselidiki dan dievaluasi secara menyeluruh
dan mendalam serta mencakup:
a. pengkajian seluruh informasi mengenai laporan atau keluhan;
b. inspeksi atau pengujian sampel obat yang dikeluhkan dan diterima
serta, bila perlu, pengujian sampel pertinggal dari bets yang sama;
dan
c. pengkajian semua data dan dokumentasi termasuk catatan bets,
catatan distribusi dan laporan pengujian dari produk yang
dikeluhkan atau dilaporkan.

Penarikan kembali
proses penarikan dari satu atau beberapa bets atau seluruh
bets produk tertentu dari rantai distribusi karena keputusan
bahwa produk tidak layak lagi untuk diedarkan.
Keputusan ini dapat bersumber dari Badan POM atau dari
industri

Pelaksanaan penarikan kembali

1. Tindakan penarikan kembali produk hendaklah dilakukan segera setelah

diketahui ada produk yang cacat mutu atau diterima laporan mengenai reaksi
yang merugikan;

2. Pemakaian produk yang berisiko tinggi terhadap kesehatan, hendaklah

dihentikan dengan cara embargo yang dilanjutkan dengan penarikan kembali
dengan segera. Penarikan kembali hendaklah menjangkau sampai tingkat
konsumen;
3. Sistem dokumentasi penarikan kembali produk di industri farmasi, hendaklah
menjamin bahwa embargo dan penarikan kembali dilaksanakan secara cepat,
efektif dan tuntas; dan
4. Pedoman dan prosedur penarikan kembali terhadap produk hendaklah dibuat
untuk memungkinkan embargo dan penarikan kembali dapat dilakukan dengan
cepat dan efektif dari seluruh mata rantai distribusi.

Dokumentasi
Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen

bagian esensial dari pemastian mutu.

memastikan bahwa tiap personil menerima uraian tugas yang relevan secara jelas
dan rinci sehingga memperkecil risiko terjadi salah tafsir dan kekeliruan yang
biasanya timbul karena hanya mengandalkan komunikasi lisan

Jenis dokumen

INSTRUKSI: Perintah,
Persyaratan
DOKUMEN
CATATAN dan/atau LAPORAN

 Semua catatan terkait dengan proses produksi dan

pemeriksaan bahan awal yaitu: Catatan Pengolahan Bets,
Catatan Pengemasan Bets produk, catatan pengambilan
sampel, pemeriksaan serta pelulusan bahan awal dan bahan
pengemasnya

Disimpan selama paling sedikit satu tahun setelah tanggal

daluwarsa

Dokumen Spesifikasi
Bahan awal
Bahan pengemas
Produk antara dan Produk ruahan
Produk jadi

Dokumen Produksi
Dokumen Produksi Induk, berisi formula produksi dari suatu
produk dalam bentuk sediaan dan kekuatan tertentu,

Prosedur Produksi Induk , terdiri dari Prosedur Pengolahan Induk

dan Prosedur Pengemasan Induk, yang masing-masing berisi prosedur
pengolahan dan prosedur pengemasan yang rinci untuk suatu produk
dengan bentuk sediaan, kekuatan dan ukuran bets spesifik

Catatan Produksi Bets , terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan

Catatan Pengemasan Bets, yang merupakan reproduksi dari masingmasing Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk,
dan berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan
pelaksanaan produksi dari suatu bets produk

Dokumen prosedur dan catatan

Penerimaan ( tiap pengiriman tiap bahan awal, bahan pengemas
primer dan bahan pengemas cetak)
Pengambilan Sampel
Pengujian
Lain-lain (validasi, perakitan, kualifikasi, kalibrasi peralatan,
perawatan, pembersihan, sanitasi, pemantauan lingkungan,
pengendalian hama, keluhan, penarikan kembali, prosedur pelulusan
dan penolakan, catatan distribusi tiap batch, prosedur pengoperasian
peralatan utama, log book, dll)

referensi
Pedoman CPOB 2012
POPPCPOB 2012 jilid II 2014
Ganggas Cahyono, 2016, MANAJEMEN RISIKO MUTU (QUALITY RISK
MANAGEMENT) disampaikan dalam workshop dan rakerda HISFARIN JATIM 14
Me1 2016

Terima Kasih