Analisis dan

Perancangan Sistem
Informasi

Kontrak kuliah

Email : asrulmuin@gmail.com
Hp 085242242565
Metode pembelajaran
Proses Penilaian
SAP

Perlunya Pe(ngemb/ranc)angan
Sistem

Adanya permasalahan-permasalahan(problem)

Meraih kesempatan-kesempatan (oportunities)

Ketidakberesan (kecurangan yg disengaja, kesalahan yg tidak

disengaja, inefisiensi, dsb)
Pertumbuhan organisasi (kebutuhan informasi meningkat,
perubahan organisasi, bertambahnya volume pekerjaan, dsb)
Kecepatan pertumbuhan teknologi informasi, menghadapi
kompetisi dari saingan, dsb

Adanya instruksi-instruksi (directives)

PP, UU, dsb.

Prinsip Pengembangan Sistem

Informasi
1.
2.
3.

Libatkan Pemilik dan Pengguna

Gunakan pendekatan Problem-Solving
Tetapkan tahapan dan aktivitas setiap tahapan

4.

Tetapkan Standard

5.

7.

Dokumentasi, kualitas, tools, teknologi

Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal

besar

6.

SDLC (System Development Life Cycle)

Semua alternatif yg ada harus diinvestigasi

Investasi yang terbaik harus bernilai

Jangan takut membatalkan projek atau mengubah scope

Rancang sistem untuk berkembang dan berubah
4

The Information Systems Development Process

Siklus Pengembangan Sistem

Informasi

Investigasi awal
Analisa sistem
Desain sistem
Implementasi sistem
Perawatan sistem

Penerapan tahap siklus hidup

1.

Air terjun (Waterfall)

2.

Pengulangan beraturan (spiral)

3.

Pengulangan tidak beraturan (Iterasi)

Waterfall
.
Perencanaan
Analisis
Perancangan
Implementasi
Pemeliharaan

Spiral
.
Perencanaan
Pemeliharaan
Analisis
Implementasi
Perancangan

Iteration
.
Perencanaan
Analisis
Perancangan
Implementasi
Pemeliharaan

SCOPE DEFINITION &

PROBLEM IDENTICATIONS

Scope Definition

Other names
Preliminary investigation phase
Initial study phase
Survey phase
Planning phase
Stakeholder involved
System analyst, systems owners
Input
Project request or assignment
Output
Project Charter
Techniques
Fact-finding and meeting with system owners
12

Investigasi awal
Investigasi awal akan menentukan kebutuhan apa saja
yang diperlukan bagi sistem informasi yang baru.

Mendefinisikan problem, informasi apa yang

dibutuhkan dan oleh siapa, kapan.
Menyarankan sistem alternatif
Mempersiapkan laporan singkat kepada tim
manajemen

13

Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa

memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa
hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah, antara
lain karena :

Waktu (overtime).

Lingkungan sistem yang berubah.

Perubahan prosedur operasional.

Masalah sistem informasi berhubungan dengan karakteristik informasi,
yaitu :

Relevansi (relevancy).

Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan

(completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).

Ketepatan waktu (timeliness).

Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan

biaya (cost).

Efisiensi (eficiency).

Dapat dipercaya (reliability).

Kegunaan (usability).
14

Kualitas Informasi

Kualitas Informasi :
Dimensi Waktu (Time) : informasi harus tersedia pada
saat dibutuhkan : ketepatan waktu
(timelines)

saat disediakan : kekinian (currency)

seberapa sering : frekuaensi (frequency)

dalam periode waktu yl, kini, yad : periode

waktu
(time periode)

Tepat Waktu & Ekonomi

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah

tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan
data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu
(ditunda/tertunda).
Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami
kenaikan.
Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff
pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu.
Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik
Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan
hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan
sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara
drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang
mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang
didapat.
17

Kualitas Informasi :
Dimensi Isi (Content) : informasi harus tersedia pada
bebas kesalahan : keakuratan (accuracy)

berkait kebutuhan : relevansi (relevance)

semua ada : kelengkapan (completeness)

hanya yang dibutuhkan : ringkas

(conciseness)

cakupan informasi : lingkup (scope)

mengukur kinerja : kinerja (performance)

Relevansi dan Kelengkapan

Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen
ditingkat operasional, taktis dan strategis. Jika tidak dapat digunakan, informasi
tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang
tidak lagi relevan, antara lain :

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan
disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila
sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari
kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala
ketidaklengkapan (incompleteness) :

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian

formulirnya tidak lengkap.
Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena
kesengajaan atau ketidaksengajaan.
Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari
sumber-sumber dokumennya.
19

Efisiensi

Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan
unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah
perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan
mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000 / 500.000 * 100 % = 20%

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :
Keluaran / nilai uang (troughput/dollar).
Keluaran / waktu untuk memasukkan data (troughput/data entry hours
worked).
Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of
programmers).
Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
20

Kebenaran dan Keamanan

Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari

field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari
ketidakbenaran, antara lain :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami
kenaikan.
Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah
kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas,
sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang

membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur
pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif
ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
21

Kualitas Informasi :
Dimensi Bentuk (Form) : informasi harus tersedia
pada
mudah dipahami : kejelasan (clarity)

secara rinci dan ringkas : rinci (detail)

urut berdasarkan tertentu : urutan (order)

bentuk narasi/gambar : presentasi

(presentation)

bentuk media cetak/visual : media (media)

Reliability & Usability

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan
masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian
komputer mengalami penurunan.
Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja
dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu
yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat
minggu.
Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu

menguranginya.

Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan
kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa
gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
23

The PIECES Problem-Solving

Framework
P

the need to improve performance

the need to improve information (and

data)

the need to improve economics, control

costs, or increase profits

the need to improve control or security

the need to improve efficiency of people

and processes

the need to improve service to customers,

suppliers, partners, employees, etc.
24

The PIECES Problem Solving

Framework and Checklist

PERFORMANCE
Throughput - the amount of work performed over some period of
time.
Response times - the average delay between a transaction or
request, and a response to that transaction or request.
INFORMATION (and Data)
Outputs

Lack of any information

Lack of necessary information
Lack of relevant information
Too much information - "information overload"
Information that is not in a useful format
Information that is not accurate
Information that is difficult to produce
Information is not timely to its subsequent use
25

The PIECES Problem Solving

Framework and Checklist

INFORMATION (and Data)

Data Inputs

Data is not captured

Data is not captured in time to be useful
Data is not accurately captured contains errors
Data is difficult to capture
Data is captured redundantly -- same data captured more than once
Too much data is captured
Illegal data is captured

Stored data

Data is stored redundantly in multiple files and/or databases

Same data items have different values in different files (poor data
integration)
Stored data is not accurate
Data is not secure to accident or vandalism Data is not well organized
Data is not flexible - not easy to meet new information needs from stored
data
Data is hot accessible
26

The PIECES Problem Solving

Framework and Checklist

ECONOMICS

Costs

Profits

Costs are unknown

Costs are untraceable to source
Costs are too high
New markets can be explored
Current marketing can be improved
Orders can be increased

CONTROL (and Security)

Too little security or control

Input data is not adequately edited

Crimes (e.g., fraud, embezzlement) are (or can be) committed against data
Ethics are breached on data or information -- refers to data or information getting
to unauthorized people
Redundantly stored data is inconsistent in different files or databases
Data privacy regulations or guidelines are being (or can be) violated
Processing errors are occurring (either by people, machines, or software)
Decision-making errors are occurring
27

The PIECES Problem Solving

Framework and Checklist

CONTROL (and Security)

Too much control or security

Bureaucratic red tape slows the system

Controls inconvenience customers or employees
Excessive controls cause processing delays

EFFICIENCY
People, machines, or computers waste time

Data is redundantly input or copied

Data is redundantly processed
Information is redundantly generated

People, machines, or computers waste materials and

supplies
Effort required for tasks is excessive
Material required for tasks is excessive
28

The PIECES Problem Solving

Framework and Checklist

SERVICE
The system produces inaccurate results
The system produces inconsistent results
The system produces unreliable results
The system is not easy to learn
The system is not easy to use
The system is awkward to use
The
system is inflexible to new or exceptional
situations
The system is inflexible to change
The system is incompatible with other systems
29

Deteksi Sumber-sumber Masalah

Keluhan pemakai (user complaints).

Perhatian top manajemen (top management concerns)
Penunjuk jalan (scouting).
Pengawas pemakai (user surveys).
Pengawas (audits).
Pengukur kinerja sistem (performance measurement
systems).

30

Analisa sistem
Data dikumpulkan tentang sistem yang sudah ada :
Mengumpulkan data, menggunakan teknik observasi,
interview, dan questionnaire dan melihat pada
dokumen-dokumen yang telah lalu seperti chart
organisasi
Menganalisa data menggunakan beberapa alat analisa
Menunjukkan hubungan antara input dan output dari
dokumen
Tabel keputusan yang menunjukan keputusan apa yang
harus diambil ketika kondisi-kondisi tertentu terjadi dan
hasil apa yang dapat diharapkan menggunakan system
flowchart dan juga data flow diagram.
31

Analysis

Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh system analyst untuk

:

Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau

sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan
sebagai dasar untuk memperbaiki sistem
Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.
Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini
Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :

Scope Definition

Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang

manfaatnya (memburuk). Mengevaluasi kelayakan dari suatu proyek/sistem
yang akan dikembangkan.
Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam
sistem serta apakah sistem layak untuk dikembangkan atau tidak

Problem Analysis

Tujuan : Menganalisis penyebab dan akibat permasalahan yang diidentifikasi

pada tahapan sebelumnya
Hasil : Penjelasan sistem saat ini.
32

Analysis (2)

Requirement analysis (determination of ideal systems)

Logical Design

Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem

informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan
jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu
ke komputerisasi).
Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.
Tujuan : Memodelkan kebutuhan-kebutuhan sistem
Hasil : Data model (ERD) dan Process model (DFD)

Selection of proper system

Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan

menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem yang
paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management/System
Owners.
Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem serta sistem yang direkomendasikan
33

Desain sistem

Mendesain sistem alternative menggunakan alat-alat

pemrograman. Sistem kemudian dievaluasi
feasibilitasnya secara ekonomi, teknikal, dan
operasional
Memilih sistem yang paling baik, yaitu sistem yang
fleksibel, aman, dan efektif dari sisi biaya
Menulis laporan desain sistem, mendeskripsikan fase
ini untuk manajemen. DFD biasanya digunakan untuk
dokumen dan untuk menganalisa data flow dan
informasi dalam sistem.

34

Design

Dalam tahap perancangan (design) memiliki tujuan, yaitu untuk :

Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang

dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

Output design

Input design

Tujuan : Merancang bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem informasi.

Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

Database design

Tujuan : Merancang bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.

Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

Tujuan : Merancang tabel-tabel yg dibutuhkan sesuai dengan data modelling (ERDiagram)

Hasil : Skema database

User Interface design

Tujuan: Merancang interface/tampilan sistem dengan menggunakan prinsip-prinsip user

interface
Hasil : Rancangan user interface berupa screen.
35

Implementasi sistem
Pengembangan sistem :
Pengembangan perangkat lunaknya
Pengadaan perangkat keras
Pengetesan sistem baru
Konversi dan Pelatihan
Konversi : proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru.
Tipe-tipe konversi:
Pendekatan langsung, meninggalkan sistem lama dan
langsung memakai sistem yang baru
Pendekatan parallel, mencoba sistem baru hanya pada satu
atau sedikit bagian dari organisasi
Pendekatan bertahap, yaitu implementasi sistem secara
gradual.
g
36

Implementation

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan
yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau
dikembangkannya.
Mengimplementasikan sistem yang baru.
Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :
Programming & testing

Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan

operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu,
dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul
program dapat berjalan secara benar.
Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

Training

Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,

persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan
pelatihan (buku-buku panduan sistem).
Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul latihan dan sebagainya.
37

Implementation (2)

Kegiatan (lanjutan)

System changeover

Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem baru dari sistem

informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan
tanggungjawab team designer ke pemakai sistem (user
organization).
Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

38

Perawatan Sistem

Audit sistem, analist dari sistem membandingkan

sistem yang baru dengan spesifikasi desain yang
telah ditentukan di awal untuk melihat apakah sistem
tersebut produktif
Evaluasi secara periodik dan diperbaharui bila
dibutuhkan.

39