Definisi Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi eksekutif (SIE) adalah

sistem

berbasis

menyediakan

komputer
(bagi

yang

eksekutif)

kemudahan akses terhadap informasi

internal dan eksternal yang relevan
terhadap

faktor

kritikal

keberhasilan

mereka

Ciri-ciri SIE :

SIE dibuat untuk pemakai individual/eksekutif

Data diuraikan, disaring, dipadatkan dan dapat
ditelusuri tingkat kritikalnya
Menyediakan fasilitas :
Status akses
Exceptional report
Drill down, yang memungkinkan eksekutif
mengakses data rinci dari informasi summary
yang ada pada tampilan SIE
Mengakses data dan mengintegrasikan sejumlah
besar data internal dan eksternal
User friendly, dan sedikit memerlukan pelatihan
bagi pemakai
Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa bantuan

Perusahaan
Tanpa EIS

Informasi dan data lingkungan

Manajer
puncak

Sistem
informasi
pemasaran

Sistem
informasi
manufaktur

Sistem
informasi
keuangan

Informasi dan data lingkungan

Sistem
informasi
SDM

Perusahaan
Dengan EIS

Informasi dan data lingkungan

Sistem
informasi
eksekutif

Sistem
Sistem
informasi
informasi
pemaasaran manufaktur

Sistem
informasi
keuangan

Sistem
informasi
SDM

Informasi dan data lingkungan

Perbedaan EIS dan ESS

Definisi EIS dan ESS dapat saling dipertukarkan.
Namun ESS mempunyai pengertian lebih luas
karena kapabilitasnya sebagai berikut :
Mendukung

electronic communication (e-mail,

computer conference, word processing)
Kemampuan analisis data (spreadsheet, query,
SPK)
Kemampuan sebagai alat mengorganisasi
informasi (e-calendar, tickler files, dll)

Contoh tampilan layar SIE

Keterangan gambar tampilan layar

Layar menunjukkan hasil penjualan (sales) sampai

bulan Desember 1998, yang merupakan informasi upto-date waktu itu
Untuk menampilkan layar ini, eksekutif melakukannya
dengan memasukkan pilihan F1 sebagai nomor
screen yang terdapat di pojok kiri atas
Tampilan ini juga dapat terjadi secara otomatis jika
nomor screen tadi dipakai di dalam salah satu pilihan
menu (dengan memilih memakai mouse)
Nama penanggung jawab yang
menyediakan
informasi screen ini ditampilkan di pojok kanan atas,
lengkap dengan nomor tilponnya. Hal ini agar bila
eksekutif ingin data yang lebih rinci dapat
menghubungi langsung
7

Keterangan gambar tampilan layar

(lanjutan-1)

Dibawah penanggung jawab terdapat nomor

dokumen sebagai sumber informasi
Layar dibagi menjadi tiga bagian :
di bagian atas, ditampilkan gambar yang
menyajikan informasi visual yang impresif
di bagian tengah informasi grafis, dapat berupa
tabular-data
Tombol-tombol yang menyatakan pilihan yang
akan ditampilkan ditempatkan di bagian bawah

Grafik menampilkan informasi yang lalu (19911995), informasi yang berjalan (Januari
Desember) dan forecast (19962000) yang
dinyatakan dengan bar-chart atau grafik garis
8

Keterangan gambar tampilan layar

2)

(lanjutan-

Rancangan layar dibuat semudah mungkin

sehingga dimengerti pemakai, dengan cara
menyederhanakan
isinya,
agar
tidak
menimbulkan salah pengertian
Pada diagram batang, warna kuning
menunjukkan actual sales, sedangkan
anggaran sales dinyatakan dengan warna
biru
Warna dan ketebalan batang digunakan
secara konsisten untuk menempatkan data
actual dan anggaran
Data pendukung disiapkan dalam bentuk
tabular-data
9

Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan3)

Warna-warna (seperti pada lampu lalulintas) digunakan
untuk menonjolkan kondisikondisi khusus. Merah
menyatakan kondisi yang tidak menyenangkan atau
penurunan sales, sedangkan hijau menyatakan kondisi
baik/normal artinya proyek sesuai dengan jadwal.
Beberapa sistem memungkinkan user meng-click pada
data yang diwarnai untuk melihat data rinci (disebut :
drill-down) yg menjelaskan alasan terjadinya kondisi
khusus tersebut
Informasi berupa teks menjelaskan :

- alasan terjadinya sesuatu,

- apa dampaknya dan berapa lama hal tersebut dapat

berpengaruh,
- koreksi apa yang harus dilakukan,
- apa yang perlu dilakukan untuk menjamin hal itu tidak terjadi lagi

10

Perkembangan (history) SIE

Tahun 1970 EIS pertama kali dibuat oleh Northwest

Industries and Lockheed
John Rockart dan Michael Treacys membuat The CEO
Goes On-Line pada tahun 1982
Pertengahan 80-an beberapa produsen perangkat lunak
memproduksi EIS-software seperti Pilot Software Command
Center dan Comshares Commander
Akhir tahun 80-an banyak seminar tentang EIS, salah
satunya International Data Corporation
Tahun 1990 terjadi perubahan pandangan terhadap EIS.
Jika pada versi sebelumnya (1985) EIS lebih diarahkan
untuk eksekutif, mulai saat itu juga dibuat untuk keperluan
para manajer dan analis, mereka menjadi salah satu
pemakainya.
Informasi dalam EIS menyatakan bagaimana perusahaan
dapat dilihat kinerjanya melalui KPI dan CSF, biasanya luas
tetapi global.
EIS saat ini berisi data yang lebih beragam, seperti
informasi financial, customer related data, bisnis proses
dan informasi eksternal

11

Perkembangan (history) SIE

12

Alasan diperlukan SIE

Menurut Watson dan Rainer (1991), SIE

menyajikan :

informasi yang lebih tepat waktu

mengakses data operasi lebih banyak
mengakses database organisasi lebih
banyak
menampilkan informasi yang relevan
menampilkan informasi baru atau update
menampilkan informasi lingkungan
eksternal, dll

13

Alasan diperlukan EIS (lanjutan-1)

EIS meningkatkan kinerja eksekutif :

meningkatkan komunikasi
menampilakn informasi trend
meningkatkan efektifitas dan efisiensi
pertemuan dilakukan melalui jaringan
Model mental
meningkatkan perencanaan dan pengawasan,
dll

EIS mendukung tujuan organisasi :

meningkatkan respons thd kebutuhan

pelanggan
meningkatkan kualitas produk
menyederhanakan organisasi

14

Perbandingan SIM, SPK, SIE

SIM mengelola data yang lalu, saat ini dan projeksi, yang
berkaitan dengan kegiatan internal dan pengamatan eksternal.
SIM mendukung perencanaan, pengawasan dan pelaksanaan
kegiatan dengan menyediakan informasi periodik untuk
membantu mengambil keputusan (Kennevon, 1970)

SPK adalah sistem informasi berbasis computer utk mendukung

pengambilan keputusan untuk permasalahan yang semi dan
tidak terstruktur dengan dukungan data dan model-model
analisis.

SPK lebih dangkal dibandingkan SIE, karena dirancang untuk

keperluan yang spesifik, tugas-tugas pengambilan keputusan
semi dan tidak terstruktur, menggunakan model matematika
seperti simulasi atau linier program.

Meskipun demikian beberapa SIE memasukkan SPK sebagai

komponen didalamnya, hal ini memudahkan eksekutif untuk
melakukan analisis.
(lihat tabel 1.1 Perbandingan EIS, MIS dan DSS)
15

Apa yang tidak ada di SIE ?

SIE tidak dapat mengeliminasi kebutuhan

organisasi terhadap pengolahan data. Artinya
meskipun sudah ada EIS, tetapi masih tetap
diperlukan TPS
Untuk
menghasilkan
laporan-laporan
yang
standar, periodik, query dan sebagainya lebih
baik menggunakan SIM
Untuk melakukan analisa hal-hal yang spesifik
lebih baik menggunakan SPK
Meskipun knowledge based dapat dimasukkan ke
dalam SIE, tetapi beberapa tugas lebih cocok jika
digunakan sistem pakar tersendiri
SIE tidak mengubah peran eksekutif secara
langsung, tetapi lebih sebagai dukungan terhadap

16

Tiga Perspektif SIE :

EIS Staf, yaitu staf pengembang dan

pemelihara SIE
User, yaitu eksekutif sebagai pemakai
SIE untuk mendukung tugas-tugas
mereka
Vendor dan Konsultan, menyediakan
perangkat dan jasa untuk
pengembangan SIE

17

Perspektif struktural

Dorongan organisasi dalam mengembangkan SIE

Contoh :
Jika dalam perusahaan hutang (debt)
meningkat, solusinya adalah mengurangi
personil
Jika pimpinan tidak puas dengan tampilan
laporan, solusinya sistem harus dirancang
kembali
Jika akan meningkatkan revenue, perusahaan
harus fokus ke customer
18

Perspektif struktural

19

Perpektif struktural (lanjutan)

Sponsor eksekutif
Biasanya terdiri dari presiden direktur dan wakil
direktur
Bertugas : inisiasi proyek, alokasi resources,
pengguna sistem dan mengurangi resistance
Sebenarnya SIE tidak memerlukan Cost benefit
analysis, mengingat cost dapat dihitung sedangkan
benefit (karena sifatnya yang intangible) baru dapat
dihitung setelah SIE berhasil diimplementasikan.
Tetapi hal ini dapat menjadi pertimbangan dalam
menilai efektifitas sebuah SIE
20

Perspektif struktural (lanjutan)

Sponsor operasi
Penunjukan eksekutif untuk mengamati development EIS
Tugasnya memilih staf, merencanakan development dan melakukan
pengawasan kegiatan

EIS Staf

Manajer EIS Staff

Merumuskan proses-proses bisnis dan requirement

eksekutif

technical support

Melakukan evaluasi hardware,software, LAN, download

data

Information Analyst Merumuskan informasi apa saja yang akan ditampilkan

Data supplier

Merumuskan data apa saja yang akan dimasukkan ke SIE

21

Perspektif struktural (lanjutan)

Personil Area Fungsional

Pemakai system yang biasanya ikut serta merumuskan
requirement informasi
Bekerja bersama-sama information analyst, staf EIs dan eksekutif
merumuskan jenis informasi yang akan ditampilkan di EIS

Data
Data berada pada Functional area/bisnis
Data dapat berasal dari eksternal, misalnya dari : Dow Jones,
published data, data pelanggan, data pemasok
Hard data : data yang berada/ berasal dari dalam perusahaan
Soft data : data yang dikumpulkan dari luar perusahaan

22

Dialog

Action language
Bagaimana pemakai memerintah system
Misal : keyboard, e-mail, mouse, trackball, touchscreen
Berbentuk menu, berisi pilihan informasi,keyword index

Presentation Language
Bagaimana sistem menyediakan informasi untuk user
Berbentuk teks, grafis, tabular-data
Perlu dibuat rancangan layar, pengaturan warna, grafis,
kadang-kadang voice atau image.

Knowledge base
Eksekutif perlu mengetahui kemampuan atau dukungan
apa saja yang ada pada SIE. Harus user friendly, log-on
prosedur, memudahkan pengoperasian.
23

Soft Information
Hard information : adalah semua data yang diperoleh
secara konvensional seperti laporan periodik tentang
finansial, sales order, inventory control. Informasi ini
disajikan secara terjadwal, sesuai dengan permintaan
serta query. Informasi diperoleh dari pengolahan
database perusahaan. Umumnya informasi seperti ini
lebih bermanfaat bagi low level management
Soft Information : Soft informasi meningkatkan
pemahaman kejadian-kejadian yang lalu, saat ini dan
y.a.d.
Ketepatan & manfaatnya bergantung dari kesesuaian
terhadap keadaan saat ini yang dipahami oleh user.
Ditampilkan dalam bentuk, teks, grafik, image, voice,
berasal dari saluran formal dan informal baik internal
maupun eksternal. Informasinya berbentuk prediksi,
opini, news, ide-ide, rumor, dll .
24

Hasilnya (lihat gambar 12.3)

Rumors, gosip, desas-desus

9,4 %
Opini, feelings, ide
15,6 %
Prediksi, spekulasi, prakiraan, estimasi
78,1 %
Penjelasan, justifikasi, penilaian, interpretasi
65,6 %
Jadwal, rencana formal
50,0 %
Berita, trend industri, hasil survai eksterna
62,5 %

25

Gambar 12.3

26

Alasan perlunya soft informasi

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Eksekutif lebih membutuhkan soft informasi

Budaya organisasi berdampak perlunya soft
informasi dimasukkan ke EIS
Eksekutif belum tentu bersedia memasukkan soft
informasi ke dalam EIS
Soft informasi meningkatkan perhatian pada isu
kritikal
Soft informasi meningkatkan perkembangan
organisasi
Soft informasi menambah variasi industri
Soft informasi yang berisi data pesaing
meningkatkan nilai usaha
Soft informasi tidak selalu dimasukkan ke dalam EIS

27

Alasan perlunya soft informasi

9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Nilai soft informasi bergantung pada waktu

Bertambahnya kualitas dan kuantitas soft
informasi meningkatkan dukungan kepada staf
Beragamnya soft informasi meningkatkan nilai
EIS
Organisasi dapat meningkatkan kuantitas dan
kualitas soft informasi
Identifikasi terhadap sumber, meningkatkan nilai
soft informasi
Penyajian soft informasi melalui EIS bergantung
teknologi
Rumor, gosip dan desas-desus kurang bagus
dimasukkan ke dalam EIS, sebaliknya prediksi,
prakiraan, estimasi sangat tepat dimasukkan ke
dalamnya
28

Keys to EIS Success

SIE
dikatakan
sukses
bila
memenuhi
kebutuhan
user,
dapat
meningkatkan
produktifitas dan meningkatkan komunikasi.
SIE yang tidak mendukung sasaran bisnis,
dapat dikatakan telah gagal.
Tiga pihak yang berperan dalam suksesnya
SIE adalah Sponsor Eksekutif, EIS Staf dan
User.
Perspektif
lainnya
berhubungan
dengan
manajemen data, penanganan hambatan nonteknis serta penggunaan metode prototyping
untuk meningkatkan kepuasan user.
29

ModeI SIE yang Sukses

Tahap : Development
1.
2.

Keterlibatan
eksekutif
(Executive
involment)
Kerjasama eksekutif dengan Staff SIE
(Relationship between executive and providers)

3.

Staf SIE

Tahap : Pengoperasian
4. a. Kualitas informasi
b. Dampak pada tugas Eksekutif
c. SIE yang berfungsi
d. Kemudahan pemakaian
e. Isu-isu pemanfaatn SIE
30

Model Key Success SIE

31

Keterlibatan Eksekutif

Proyek pengembangan SIE harus didukung oleh

Sponsor Eksekutif
Peran Sponsor eksekutif memberi dukungan/motivasi
dan komitmen terhadap sumberdaya
Didukung oleh Top Management
Mempertimbangkan biaya
Penugasan oleh Eksekutif kepada staf operasional
agar ikut aktif di dalam proyek SIE

32

Kerjasama Eksekutif dengan Staff SIE

Mengembangkan dan memelihara SIE

Menguasai skill teknis dan skill bisnis, serta
keahlian interpersonal
Mampu memilih software yang sesuai
Mampu merumuskan kebutuhan sistem dan
informasinya
Mampu bekerjasama dengan eksekutif dan user
untuk menentukan isi tampilan SIE

33

Peran Staff SIE

Mengelola data internal dan kesternal

Mengelola penyebaran informasi
Menjamin adanya sinergi akibat luasnya
pemakaian SIE
Penyerahan aplikasi SIE secepatnya
Menghubungkan SIE dng kebutuhan bisnis
spesifik
Membentuk
tim
pengembangan
SIE
&pemeliharaan
Menjamin diperolehnya data & pemutakhiran
data
Mengelola jaringan komputer, memelihara
sistem
Mengembangkan
sistem
yang
mudah
34
digunakan

Kualitas Informasi SIE

Timely
Akurat
Relevan
Convenience
Concise
New, uniques
Comprehensive

35

Dampak pada tugas Eksekutif

Meningkatnya efisiensi
Meningkatkan komunikasi
Adaptive terhadap perubahan
organisasi

36

SIE yang berfungsi

a.Menyediakan status access

b.Menyediakan exception reporting
c. Definisi data yang standar
d.Memungkinkan data dari eksternal
e.Menyediakan fasilitas drilldown
f. Menyediakan soft informasi (human
resources)
g.Menyediakan data internal
h.Akuntabilitas data
i. Menyediakan tampilan grafis
j. Menyediakan informasi trend analysis
k.Menyediakan fungsi decision support
l. Integrasi data keseluruhannya
37

Kemudahan pemakaian SIE

a.Mudah dioperasikan
b.Tidak memerlukan training khusus bagi
user
c.Respon times cepat
d.Sistem reliabel

38

Isu-isu pemanfaatan SIE

a.Bentuk output yang beragam

b.Warna
c. Mudah memperoleh hard-copy
d.Mudah dipelihara
e.Fasilitas help secara visual
f. Menu yang mudah
g.Berbagai kemungkinan cara menemukan
informasi

39