PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

&
IMPLEMENTASI ISO 30301 DAN
ISO 15489
DI BANK INDONESIA
UNIT KEARSIPAN BANK INDONESIA
DEPARTEMEN PENGELOLAAN LOGISTIK DAN FASILITAS
JAKARTA, 18 AGUSTUS 2016

STRUKTUR ORGANISASI BANK INDONESIA

DEPARTMEN
PENGELOLAAN LOGISTIK
DAN FASILITAS

KETERTIBAN PENGELOLAAN DOKUMEN BANK INDONESIA

VISI
MENJADIKAN
KEARSIPAN BANK
INDONESIA
YANG KREDIBEL DAN
TERBAIK DI REGIONAL

MISI
MEWUJUDKAN MANAJEMEN
KEARSIPAN BERDASARKAN
PRINSIP - PRINSIP TATA
KELOLA TERBAIK

TEMA
TEMA TRANSFORMASI
TRANSFORMASI
BANK
BANK INDONESIA
INDONESIA
1.POLICY
1.POLICY EXCELLENT
EXCELLENT (KUALITAS
(KUALITAS
DAN
DAN EFEKTIFITAS
EFEKTIFITAS KEBIJAKAN)
KEBIJAKAN)
2.OUTSTANDING
2.OUTSTANDING EXECUTION
EXECUTION
(EFISIENSI,
(EFISIENSI, KETEPATAN
KETEPATAN WAKTU
WAKTU DAN
DAN
KUALITAS
KUALITAS PROSES)
PROSES)
3.INSTITUTIONAL
3.INSTITUTIONAL LEADERSHIP
LEADERSHIP
(PROGRAM-PROGRAM
(PROGRAM-PROGRAM YANG
YANG
LEADING
LEADING DAN
DAN INOVATIF)
INOVATIF)
4.MOTIVATED
4.MOTIVATED ORGANISATION
ORGANISATION
(PENINGKATAN
(PENINGKATAN SKILLS,
SKILLS, KAPABILITAS
KAPABILITAS
DAN
DAN MOTIVASI)
MOTIVASI)
5.STATE
5.STATE THE
THE ART
ART OF
OF TECHNOLOGY
TECHNOLOGY
(PEMANFAATAN
(PEMANFAATAN TEKNOLOGI
TEKNOLOGI DAN
DAN
PENDEKATAN
PENDEKATAN MUTAKHIR)
MUTAKHIR)

KERANGKA MDBI
TUJUAN
1.Pengelolaan dokumen yang selektif, efektif dan effisien.
2.Menyediakan dokumen autentik, legal dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah
3.Mendukung akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan tugas dan wewenang Bank Indonesia

KEBIJAKAN DAN STRATEGIS

PENGELOLAAN DOKUMEN
PENERIMAAN DAN
PENGIRIMANN
PELAPORAN

PEMBERKASAN

PENYUSUTAN

PENYIMPANAN DAN
PENGGUNAAN
PEMELIHARAAN DAN
PENGAMANAN

TEKNOLOGI INFORMASI
SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

 KEBIJAKAN DAN STRATEGI KEARSIPAN

BANK INDONESIA

VISI

MISI

OUTCOME
SS1. PENGELOLAAN DOKUMEN YANG
SELEKTIF, EFEKTIF, DAN EFISIEN
SESUAI KETENTUAN DAN PRAKTIK
TERBAIK
1.1 AKREDITASI ANRI
1.2 ISO 9001 QUALITY MANAGEMENT; ISO 30301 MANAGEMENT SYSTEM
FOR RECORDS; ISO 15489 RECORDS MANAGEMENT

PROSES KERJA
UTAMA

1.

2.

3.
4.
5.

SS3. KEBIJAKAN

SS2. TERLAKSANANYA MDBI YANG TERTIB,

AMAN DAN MUDAH DIAKSES DALAM
RANGKA MENDUKUNG KELANCARAN
PELAKSANAAN TUGAS BANK INDONESIA
2.1

SS4. IMPLEMENTASI
APLIKASI TEKNOLOGI
INFORMASI

SURVEY TINGKAT KEPUASAN SATKER / STAKEHOLDER

TERHADAP LAYANAN KEARSIPAN )

SS5.
PENGELOLAAN
ARSIP

SS6. PEMBINAAN

APLIKASI :
PRINSIP: SATU PINTU DK/DM; KLASIFIKASI
1.BI-RMS, INTEGRASI KP, DN, LN
SS7.
MASALAH (SIMPAN ARSIP); KLASIFIKASI
2.DIGITALISASI DOKUMEN
PENGAMANAN DAN AKSES DOKUMEN
PENGAWASAN
PERBANKAN, INTEGRASI KP DAN DN
(PENGGUNAAN ARSIP), JADWAL RETENSI
3.BISASKA, KANTOR PUSAT
(PENYUSUTAN)
TATA KELOLA TERBAIK SESUAI SKN (GOOD
ENABLERS
GOVERNANCE = AKUNTABILITAS,
SS10. MEMBANGUN
RESPONSIBILITAS, SISTEM, INTENSIF,
SS9. PRASARANA
KERJASAMA
PERFORMA NCE DISINGKAT ARSIP
DAN SARANA
DENGAN LEMBAGA
MEMANFAATKAN TEKNOLOGI INFORMASI
LAIN
SS11.
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
SS8. MENINGKATKAN
ANGGARAN
PENGEMBANGAN (SISTEM MDBI, PRASARANA,
KUALITAS SDM
SARANA, TI DAN SDM KEARSIPAN)
(BI INSTITUTE)

MANUAL

APLIKASI BI-RMS

BI-RMS

INPUT DATA
KMJRBI, PERIHAL, TAHUN DOKUMEN,
LOKASI SIMPAN,
8

DAFTAR
ARSIP
TANDA
PENGENAL PELENGKAP
(ISI: KODE KLASIFIKASI, JRA,
PERIHAL, THN DOKUMEN)

ALAMAT LOKASI
SIMPAN ARSIP

-9

STATE THE ART OF TECHNOLOGY

APLIKASI BISASKA
SENTRAL KHAZANAH ARSIP
HASIL

INPUT

DAP

1. Buka BLINK
2. Klik menu LAYANAN
3. Klik PENCARIAN ARSIP SKA

APLIKASI DIGITAL DOKUMEN

PERBANKAN

Pencarian Dokumen Digital

Melalui Aplikasi Digitalisasi Dokumen Bank Indonesia

Jakarta, 18 Agustus 2016

MEMILIKI 3 (TIGA)
SERTIFIKAT COMPLIANCE ISO
1. ISO 30301 Management System for Records (MSR)
Standarisasi terkait dengan Kebijakan Pengaturan dan Pengelolaan
Kearsipan, yaitu: penetapan Kebijakan, Prinsip, Pendekatan
Proses, dan Peran Aktif Manajemen (ISO UK Bank Indonesia)
2. ISOLEMARI
15489 Records
Management
ARSIP
ROLL (RM)
O PACT DI
Standarisasi terkait dengan Proses Pengelolaan Dokumen/Arsip di
RUANG
SENTRAL
KHAZANAH
Kantor (Implementasi
Pengelolaan
Dokumen. ARSIP
3. ISO 9001:2008 Quality Management System (QMS)
Standarisasi terkait dengan Mutu Layanan Kearsipan

WORKPLAN - COMPLIANCE ISO 15489 RECORDS MANAGEMENT

BANK INDONESIA
1.TAHAP I
a.Persiapan di Satker
b.Penilaian Ketertiban Dokumen Satker oleh Tim Divisi Arsip
c.Tindaklanjut penyelesaian oleh Satker
2.TAHAP II
a. UK BI Kantor Pusat :
1)Melakukan Verifikasi Laporan Satker
2)Menyelenggarakan Training Audit Internal Dokumen ISO 15489 (bersertifikat)
b.Satker melaksanakan Internal Audit ISO 15489 dan Tindaklanjut
3.TAHAP III
UK BI KP melakukan penilaian (akhir) kesiapan audit compliance ISO 15489
4.TAHAP IV
Pre- Audit Compliance
ISO 15489 oleh Konsultan
ISO 15489 Independen
5.TAHAP V
Audit Compliance ISO
15489 oleh Badan
Sertifikasi Internasional
(Lembaga Independen)

ASPECT PENILAIAN DALAM ISO

I.TECHNOLOGI INFRASTRUCTURE
II.LEGAL ASPECT
III.PROSES (SASARAN MANAJEMEN MUTU)
a.Pemberkasan
b.Penyimpanan,
c.Penggunaan/peminjaman
d.Penyiangan
e.Clean desk policy
f.Pemeliharaan dan pengamanan
g.Pelaporan

Sekian & Terima Kasih

- 15 -