Gesto de Documentos

Arquivsticos: uma realidade

para a ALMG

Welder Antnio Silva

(Arquivista da GDI/ALMG, Mestre em Cincia da Informao e
Professor da UFMG e da PUC-Minas)
Leandro Ribeiro Negreiros
(Bibliotecrio da GDI/ALMG, Mestre em Cincia da Informao e
Professor da UFMG e da PUC-Minas)

Por que os arquivos e os seus

documentos

precisam

organizados e conservados?

ser

Porque no nosso dia-a-dia utilizamos os documentos

em diversas situaes importantes, tais como:
para obter o esclarecimento ou o sentido de uma situao,
para melhor compreenso dos nossos problemas,
para decidir o que fazer e como fazer alguma coisa,
para prever determinados fatos e acontecimentos,
para verificar como aconteceram os fatos e aes,
para comprovar fatos e aes,
para planejar nossas metas e atividades,
para verificar os resultados,
para avaliar o nosso desempenho,
para fazer estimativas,
para garantir um direito,
para cobrar um dever ou obrigao etc.

Os documentos das instituies pblicas possuem dimenses

administrativas, jurdicas, polticas e sociais importantssimas.
Eles so instrumentos que:

- possibilitam a eficincia e atuao dos poderes pblicos;

- possibilitam a transparncia da ao dos poderes pblicos;
- protegem os indivduos, pois garantem e provam os direitos e deveres
da sociedade e dos poderes pblicos;
- possuem questes de interesse da sociedade e dos poderes pblicos;
- so importantes para a Poltica de Segurana do Estado e da
Sociedade;
- apoiam a cultura; e
- apoiam o desenvolvimento cientfico.

 por esses motivos que a Lei Federal n 8159 de 1991, no seu

artigo 1, decretou que:

dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo

especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.

Mas o que um Arquivo

Consideram-se

arquivos

(...)

os

conjuntos

de

documentos produzidos e recebidos por rgos

pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
Art. 2 da Lei Federal 8.159/1991

Esclarecendo....
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos
Suporte o meio onde est registrada a informao (papel, fotografia,
disquete, fita, CD-ROM, etc.). a forma fsica do documento.
Natureza a essncia ou propriedade do documento (qualidades e
caractersticas prprias, particularidades, contedo, aquilo que
constitui).
---------------------------------------------------------------------------------------O que determina se um documento arquivstico...
-

no a sua essncia ou propriedade e

nem a sua forma fsica,

... mas o fato dele ter sido produzido em decorrncia do exerccio de uma
atividade.

Sintetizando:
Um arquivo ...
... um conjunto de documentos...
... produzidos e recebidos naturalmente
instituies (pblicas ou privadas),

por

pessoas

ou

... em razo das atividades que desenvolvem ao longo de sua

existncia ou funcionamento.
Estes documentos independem do suporte utilizado para o
registro da informao, que pode ser o papel, o filme, a fotografia,
o CD-ROM, o DVD ou qualquer outro material.

Qual a principal funo de um Arquivo

A principal funo de um arquivo organizar e guardar os

documentos, possibilitando o acesso a eles e s informaes
neles contidas, sempre que necessrio.

UM ARQUIVO NO TEM SENTIDO E NO PODE CUMPRIR SUAS

FINALIDADES SE NO FOR POSSVEL ACESSAR OS SEUS
DOCUMENTOS E INFORMAES.

Um arquivo tem as seguintes finalidades:

- servir, em um primeiro momento, administrao para

fins administrativos, legais e fiscais;
- servir, em um segundo momento, como fonte de pesquisa
e

informao

administrao.

para

terceiros

para

prpria

O que um documento Arquivstico?

- um suporte fsico que registra por meio de smbolos uma
informao, uma noo ou ideia;
- que foi produzido ou recebido por uma pessoa fsica ou
jurdica no transcurso das suas atividades e funes;
- que surge por razes funcionais administrativas, legais ou
fiscais;
- que prova o ato nele contido;
- que testemunha alguma coisa.

Caractersticas prprias dos documentos

arquivsticos

Imparcialidade
Naturalidade
Autenticidade
Inter-relacionamento
Unicidade

INTER-RELACIONAMENTO

Valor Primrio:
Os documentos arquivsticos so valiosos para a consecuo dos
fins explcitos a que se propem (questes relacionadas s
atividades que provocaram a sua produo), tendo em vista seus
usos para fins administrativos, legais e fiscais. So as
qualidades inerentes s razes de criao dos documentos.
Valor Primrio

Administrativo

Legal / Jurdico

Fiscal

Valor Secundrio:
Possibilidade de uso dos documentos arquivsticos para fins diferentes
daqueles para os quais foram originalmente criados. Eles passam a ser
considerados fontes de pesquisa e informao para terceiros e para a
prpria administrao. So as qualidades informativas que os
documentos possuem, uma vez cumpridas as finalidades para as
quais foram criados.

Valor Secundrio
Informativo

Probatrio

Ciclo Vital e Teoria das Trs Idades

Os documentos arquivsticos passam por sucesso de fases idades (ciclo

vital) desde o momento em que so criados at a sua destinao final.
Sendo assim...
De acordo com a freqncia e a finalidade com que so utilizados e de
acordo com os seus valores, os arquivos e documentos podem ser:
- correntes,
- intermedirios, ou
- permanentes

Ciclo Vital e Teoria das Trs Idades

Documentos de 1 Idade Documentos Ativos Arquivo Corrente

Valor primrio bastante evidente e possvel valor secundrio

Documentos de 2 Idade Documentos Semi-ativos Arquivo Intermedirio

Valor primrio em decrscimo e possvel valor secundrio

Documentos de 3 Idade Documentos Inativos Arquivo Permanente

Interrupo do valor primrio e valor secundrio evidente

Ciclo vital dos documentos compreende esta sucesso de fases por que
passam os documentos, desde o momento em que so criados at a sua
destinao final.

Arquivo
Corrente

Transferncia

ou
Eliminao

Arquivo
Intermedirio
ou

Recolhimento

Eliminao

Arquivo
Permanente

Gesto de Documentos:
teoria e prtica

Cuidado !
Ter documentos em excesso pode ser to perigoso
quanto ter muito pouco. Entre outros problemas, pode
conduzir uma paralizao da capacidade de anlise,
tornando muito mais difcil encontrar a soluo correta
ou tomar a melhor deciso.

Quando voc precisa dos documentos,

voc se sente assim???

Quando voc precisa dos documentos,

voc se sente assim???

Diante da crescente produo de informaes e documentos, estes

precisam ser reunidos, analisados, selecionados, armazenados,
organizados e disponibilizados de forma eficiente e eficaz, utilizando
para isso o menor espao possvel e o menor custo possvel.

documento certo, na forma certa, para as pessoas certas, a um

custo adequado, no tempo e lugar oportunos.

Gesto de Documentos
De acordo com a Legislao Norte Americana (apud JARDIM, 1987, p. 35):
... o planejamento

... o controle

... a direo

... a organizao

... a capacitao,

... a promoo

... e outras atividades gerenciais relacionadas com:

- a criao de documentos

- a manuteno dos documentos

- o uso dos documentos

- a eliminao dos documentos

Gesto de Documentos
De acordo Lei Federal brasileira n 8.159, artigo 3:

Gesto de Documentos

Dicionrio

de

Terminologia

Arquivstica

do

Conselho Internacional de Arquivos (CIA):

a gesto de documentos diz respeito a uma rea de
administrao geral relacionada com a busca de
economia e eficcia na produo, manuteno,
uso, e destinao final dos mesmos [documentos].

As fases da gesto de
documentos

De acordo com a teoria arquivstica a gesto de documentos

apresenta trs fases:

Gesto de Documentos

Produo

Utilizao

Destinao Final

Produo
Ato de elaborar documentos em razo de atividades especficas de
um rgo ou setor.
Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem:
Planejar ...
- o formato adequado dos documentos,
- o suporte adequado dos documentos,
- o uso de tecnologias,
- a padronizao dos tipos e contedos dos documentos
- as quantidades necessrias dos documentos.

Utilizao
Fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento
de suas funes administrativas e sua guarda aps cessar seu
trmite.
Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem:
- recebimento e classificao,

- autuao e registro,

- distribuio dos documentos,

- tramitao,

- armazenamento,

- organizao,

- emprstimo e consulta.

Classificao: interpretao do contedo do documento, seguida de seu

enquadramento no plano de classificao e da sua correspondente codificao.

Classificar consiste em distribuir os documentos arquivsticos...

- de forma lgica,
- coordenada e
- hierrquica,
em...
- classes
- grupos
- sries

- subclasses
- subgrupos
- subsries

... segundo as funes e atividades que esto relacionados.

Atravs da classificao damos visibilidade s funes e atividades da instituio
que produziu e recebeu os documentos e deixamos claro o inter-relacionamento
entre eles.

Classificao
Na elaborao de um plano de classificao so considerados trs
elementos bsicos:
1 - A ao qual os documentos se referem (funes e atividades)
2 - A estrutura do rgo que os produziu e suas funes
3 - O assunto dos documentos

A elaborao do plano de classificao exige o trabalho criterioso de

uma equipe multidisciplinar - arquivistas, profissionais da
informao, administradores e tcnicos ligados aos temas dos
documentos da instituio.

Exemplo de Plano
de Classificao

PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

DA ADMINISTRAO PBLICA DO ESTADO DE SO PAULO:
ATIVIDADES-MEIO
Funo: 01 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA
Subfuno: 01.01 Ordenamento jurdico
Atividade: 01.01.01 Elaborao de atos normativos
Documento:
01.01.01.01 Decreto, estatuto, cdigo, regulamento, regimento,
instruo normativa, norma, resoluo, deliberao,
portaria

Exemplo de Plano
de Classificao

Atividade: 01.01.02 Habilitao jurdica e regularizao fiscal

dos rgos, entidades e empresas
Documentos:
01.01.02.01 Alvar de funcionamento
01.01.02.02 Certificado de matrcula no Cadastro Especfico do INSS
- CEI
01.01.02.03 Comprovante de atualizao de dados no Cadastro
Nacional do Trabalhador - CNT
01.01.02.04 Comprovante de inscrio e de situao cadastral no
Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica -CNPJ
01.01.02.05 Comprovante de inscrio no Cadastro de Contribuinte
Mobilirio - CCM
01.01.02.06 Comprovante de inscrio no Cadastro de Contribuintes
do ICMS
01.01.02.07 Comprovante de inscrio no Programa de Alimentao
do Trabalhador - PAT
01.01.02.08 Comprovante de matrcula na Junta Comercial
01.01.02.09 Processo de cadastramento no Fundo de Garantia por
Tempo de Servio - FGTS

Importncia da Classificao
Quanto melhor classificados os documentos mais facilmente pode-se
dar um destino final aos mesmos;
bsica para a eficiente administrao de documentos em fase
corrente;
Facilita o uso e a localizao dos documentos;
Todas as outras etapas que tm como objetivo o controle dos
documentos arquivsticos dependem da classificao;
Os documentos devem ser classificados de modo a refletir a
organizao e sua funo, sendo disposto em relao a ela;
O mtodo de classificao proporciona as bases para a avaliao e
preservao dos documentos.

Destinao
Anlise, seleo e fixao dos prazos de guarda dos documentos.
Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem:
- avaliao,
- eliminao,
- transferncia,
- recolhimento,
- microfilmagem.

Esclarecendo...
- avaliao: processo de anlise que visa
estabelecer a destinao (transferncia,
recolhimento, eliminao) dos conjuntos
documentais de acordo com os valores
que lhes forem atribudos.

Avaliao
A Avaliao processo de anlise que tem como finalidade estabelecer a
destinao dos conjuntos arquivsticos...
... de acordo com

os valores que lhes forem atribudos.

Neste processo so fixados os prazos de guarda dos documentos,

distinguindo

os

documentos

de

guarda

eventual,

temporria

permanente.
O produto da avaliao a Tabela de Temporalidade e Destinao de
Documentos

Avaliao
Esclarecendo...
A Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos o registro
esquemtico do ciclo de vida documental da instituio, uma vez que
determina:
- os prazos de reteno (guarda) dos documentos; e
- quando ser a transferncia, a eliminao, a microfilmagem ou
recolhimento dos documentos.

Exemplo de Tabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo elaborada pelo Conselho
Nacional de Arquivos - Resoluo n 14 do CONARQ.

Exemplo de Tabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade de Destinao de Documentos de arquivo para
as atividades mantenedoras da administrao pblica do Estado de Minas
Gerais

Atravs da aplicao da Tabela de Temporalidade e

Destinao de Documentos possvel:
Distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda
permanente;
Reduzir a massa documental;
Aumentar o ndice de recuperao da informao;
Garantir condies
permanentes;

para

preservao

dos

documentos

Conquistar espao fsico;

Aproveitar melhor os Recursos Humanos e Materiais;
Programao das rotinas de transferncia, recolhimento ou
eliminao

IMPORTANTE:
Uma Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos deve
ser aprovada por autoridade competente.
A elaborao desse instrumento exige trabalho criterioso de uma
equipe multidisciplinar - Comisso Permanente de Avaliao
(CPAD) composta por arquivistas, profissionais da informao,
administradores e tcnicos ligados aos temas dos documentos
da instituio.

Observao:
A Deliberao n 2.431/2008 da ALMG, apresenta a Tabela de Temporalidade e
Destinao de Documentos de ALMG e os procedimentos relativos eliminao de
documentos no mbito da ALMG.
Todavia, a Portaria da Diretoria-Geral N 39, de 29 de outubro de 2009, criou um
Grupo de Trabalho encarregado de:
(1) proceder a estudos e propor Plano de Classificao de Documentos de Arquivos
para a Assembleia Legislativa
(2) propor adequao da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
que trata a Deliberao da Mesa n 2.431, de 8 de setembro de 2008.

A gesto de documentos
e a legislao arquivstica
brasileira

A Constituio Brasileira e a questo documental:

Constituio Federal (1988) [1988 / dias atuais]

Determina: Cabem administrao pblica, na forma da lei, a
gesto da documentao governamental e as providncias para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (Art. 216 2)

Lei Federal n 8159 de 1991

Estabelece ...
... que dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos
de prova e informao.
... que a administrao da documentao pblica ou de carter pblico
compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais.
... que Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os
critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e
municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o
disposto na Constituio Federal, e na Lei 8.159.

Lei Federal n 8159 de 1991

Estabelece ....
... que assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
... responsabilizao
arquivstica;

legal

pelo

descumprimento

da

legislao

... que ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na

forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.
....

a Poltica Nacional de Arquivos.

Lei Federal n 8159 de 1991

Protege civil, penal e administrativamente os documentos pblicos
resguardando o direito de indenizao;
Admite que so sigilosos os documentos que pem em risco a
segurana do Estado, da sociedade e do cidado (Intimidade,
privacidade, honra, Imagem);
Admite que o Poder Judicirio pode determinar a exibio de
documentos sigilosos sempre que indispensvel defesa de
interesse prprio ou de interesse pessoal;
Garante o sigilo sob pena civil, penal e administrativa contra
aqueles que violarem.

Lei Federal n 8159 de 1991

Sobre a questo do acesso e do sigilo previstos em lei...
No para deslocar seu eixo de preocupao democrtica, mas
democratizar e garantir o acesso aos documentos pblicos e de
pesquisa sem violentar a segurana do Estado e da Sociedade.
Todos tm direito de receber de rgos pblicos informaes de
interesse particular, coletivo ou geral (informaes pblicas e
reservadas), porm o Estado no deve proteger a sua segurana e da
Sociedade e no pode permitir que intimidade, a vida privada, a honra
e a imagem das pessoas sejam violadas.
Todos queremos viver com SEGURANA e queremos preservar a
nossa INTIMIDADE.

Lei Federal n 8159 de 1991

Cria o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
Cria o Sistema Nacional de Arquivos SINAR
------------------------------------------------------------------------------------Finalidade do CONARQ: definir a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa, visando
gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
Finalidade do SINAR: implementar a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos
documentos de arquivo.
------------------------------------------------------------------------------------O SINAR tem como rgo central o CONARQ.

Os integrantes do SINAR

(DECRETO FEDERAL N 4.073/2002

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente,
passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do
CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.

Resoluo n 27 Do CONARQ
(Artigo 6)
Os programas de gesto de documentos arquivsticos do mbito dos
estados, do Distrito Federal e dos municpios, devero contemplar
obrigatoriamente:
I - Mecanismos para a elaborao e aplicao de plano de classificao de
documentos para as atividades-meio, em consonncia com as diretrizes
do CONARQ e determinao para a concepo de um plano de
classificao relativo s atividades finalsticas dos rgos e entidades de
seu mbito de atuao.
II - Estratgias para a elaborao e aplicao de tabelas de temporalidade
e destinao de documentos para as atividades-meio, em consonncia
com as diretrizes do CONARQ e determinao para a concepo das
tabelas de temporalidade e destinao de documentos relativas s
atividades finalsticas dos rgos e entidades do seu mbito de atuao.

Resoluo n 27 Do CONARQ
(Artigo 6)
Os programas de gesto de documentos arquivsticos do mbito
dos estados, do Distrito Federal e dos municpios, devero
contemplar obrigatoriamente:
III - Programa de preservao documental, contemplando as etapas
de produo, armazenamento e manuseio do documento arquivstico
em todos os suportes.
IV - Diretrizes para normalizao de instrumentos de pesquisa ou de
recuperao de informaes com base na Norma Brasileira de
Descrio Arquivstica - NOBRADE, aprovada pelo CONARQ, para
garantir o acesso documentao de valor permanente;

Resoluo n 27 Do CONARQ
(Artigo 6)
Os programas de gesto de documentos arquivsticos do mbito
dos estados, do Distrito Federal e dos municpios, devero
contemplar obrigatoriamente:
V - Determinao para que a aquisio ou o desenvolvimento de
sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos atenda
aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil - Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos
aprovado pelo CONARQ.

O documento arquivstico
eletrnico

O que documento eletrnico?

1. Arquivo em meio eletrnico

(ARQUIVO NACIONAL, 2005)
2. A unidade de registro de informaes,
acessvel por meio de equipamento
eletrnico (CONARQ, 2004).

O que documento arquivstico eletrnico?

Documento arquivstico codificado em

dgitos binrios, produzido, tramitado e
armazenado por um sistema computacional
(CONARQ, 2004).

Caractersticas do documento
arquivstico eletrnico:
- Contedo gravado em suporte, representado por
smbolos, que devero ser decodificados;
- Seu contedo tem que ser separado do suporte
original e ser transferido a outros tipos diferentes de
dispositivos sempre que for armazenado,
recuperado ou quando exigido pela obsolescncia
tecnolgica;
- Dependente do hardware e software;
- Vinculado aos metadados.

Complexidade de preservao do documento

arquivstico eletrnico:
- Contedo;
- Propriedades;
- Valores primrio e secundrio;
- Hardware e software;
- Cpias de segurana;
- Classificao de segurana.

O processo de automao de
gesto de documentos

Propostas que prometem solucionar em

curto prazo o complexo cenrio de acmulo
de documentos nas organizaes, tendem a
supervalorizar as tecnologias e negligenciar
a enorme estrutura que produziu, recebeu,
utilizou e necessita, ainda, utilizar os
documentos oriundos das atividades e
funes das instituies.

Trs situaes podem ocorrer:

FALSA
IMPRESSO

Trs situaes podem ocorrer:

DIGITALIZAO
DESENFREADA

Trs situaes podem ocorrer:

GESTO DA
INFORMAO

Uma prtica possvel...

Produo / Uso / Destinao

Para que essa prtica acontea preciso:

PLANO DE CLASSIFICAO
TABELA DE TEMPORALIDADE
CONJUNTO DE METADADOS
VOCABULRIO CONTROLADO
ESQUEMA DE CLASSIFICAO DE ACESSO E
SEGURANA

CONJUNTO DE METADADOS

Metadados so dados que descrevem atributos

de um recurso. Ele suporta um nmero de
funes: localizao, descoberta, documentao,
avaliao, seleo etc.;
Fornecem o contexto para entender os dados
atravs de tempo.
Ex.:

Prazo de Guarda: 5 anos

METADADO

DADO

DADOS SOBRE DADOS

VOCABULRIO CONTROLADO
um conjunto normalizado de termos que serve
indexao e a recuperao da informao. Permite
controlar a terminologia utilizada na indexao,
estabelecendo os termos aceitos pelo rgo ou
entidade e controlando o uso de sinnimos,
homnimos, abreviaturas e acrnimos. O significado
dos termos no definido, mas apenas algumas
relaes entre eles, como, por exemplo, relao entre
sinnimos.
Ex: ALMG no ALEMG

ESQUEMA DE CLASSIFICAO DE ACESSO E

SEGURANA

a definio das categorias de usurios e as

permisses de acesso e uso do sistema de gesto
arquivstica de documentos para criao, leitura,
atualizao e eliminao dos documentos.

E que sistema seria esse?

SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO

ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS
Uma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do documento
arquivstico; o cumprimento do ciclo vital dos documentos; o
impedimento de que esses documentos arquivsticos sofram
alteraes ou que sejam eliminados, exceto em situaes
previamente determinadas; a incluso de prazos de guarda e
controles de segurana rigorosos; a organizao eficiente e
eficaz da documentao arquivstica de acordo com as previses de
um plano de classificao; a formao de um repositrio seguro
de documentos arquivsticos necessrios para a realizao das
atividades e funes das organizaes; e, sobretudo, a facilidade de
acesso a esses documentos arquivsticos produzidos.

Mas e o GED?

GED X SIGAD

GED

SIGAD

DOCUMENTOS DA INSTITUIO

DOCUMENTOS DA INSTITUIO

DOCUMENTOS BIBLIOGRFICOS

DOCUMENTOS DE OUTRAS INSTITUIES

ETC

GED X SIGAD

GED

SIGAD

PODE INCLUIR ALGUNS PRAZOS DE GUARDA

TEM QUE INCLUIR PRAZOS DE GUARDA

RIGOROSOS

PODE PERMITIR QUE OS DOCUMENTOS

SEJAM ELIMINADOS PELOS PROPRIETRIOS
PERMITE QUE OS DOCUMENTOS SEJAM
MODIFICADOS E/OU QUE EXISTAM EM
DIVERSAS VERSES
PODE INCLUIR UMA ESTRUTURA DE
ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS QUE
PODE FICAR SOBRE O CONTROLE DOS
USURIOS

IMPEDE QUE OS DOCUMENTOS DE

ARQUIVO SEJAM ELIMINADOS , EXCETO
EM DETERMINADAS CIRCUNSTNCIAS
RIGOROSAMENTE CONTROLADAS
IMPEDE QUE OS DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS SEJAM MODIFICADOS
TEM QUE INCLUIR UMA ESTRUTURA RIGOROSA
DE ORGANIZAO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO (PLANO DE CLASSIFICAO) MANTIDO
PELO ADMINISTRADOR

Quando isso possvel?

GED

SIGAD

SIGAD
Captura

Registro / Classificao / Indexao / Restries de

acesso

Gerenciament
Gerenciament
o
o

Metadados

Armazenamen
Armazenamen
to
to

Avaliao / Temporalidade / Destinao

Preservao

Segurana : controle de acesso, trilhas de autoria e

cpias de segurana

Acesso

Pesquisa, localizao e apresentao de

documentos

Compreenso da organizao

Captura
Captura

Levantamento de requisitos
funcionais
Armazenamen
Armazenamen
to
to

ECM

Gerenciament
Gerenciament
o
o

Levantamento de requisitos
no-funcionais
Instrumentos que propiciem a
existncia da Gesto de
Documentos Arquivsticos

Preservao
Preservao

Acesso
Acesso

Objetivos bem definidos:

O que eu quero fazer com os
documentos da minha
organizao?

Requisitos funcionais

Para a gesto de documentos, so aqueles definidos previamente

a implementao do sistema, de acordo com as funes que se
deseja que o SIGAD realize. So definidos tendo como base a
teoria e as prticas arquivsticas:
Identificao
Recuperao
da informao

Captura

Requisitos
Funcionais

Controle e
segurana

Classificao

Reteno e
destino

Requisitos funcionais
PLANO DE CLASSIFICAO

Esforam-se por determinar a forma segundo a qual os

documentos sero organizados em dossis eletrnicos e as
relaes entre os dossis.
Se subdividem em:
1234-

Configurao do plano de classificao;

Classes e dossis;
Volumes;
Manuteno do plano de classificao.

Requisitos funcionais
CONTROLES E SEGURANA
Segurana de acesso: significa controlar o acesso aos documentos cuja
informao pessoal, comercial ou operacionalmente sensvel (graus de
sigilo)
Segurana dos documentos: compreende o controle e registro de todos os
usurios que acessaram os documentos capturados pelo sistema e todas as
atividades realizadas por eles com esses documentos.
Segurana da autenticidade dos documentos: garantir que os documentos
foram criados e conservados de acordo com os procedimentos regulares que
podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas.
Se subdividem em:
1- Acesso;
4- Acompanhamento de transferncias;
2- Rotinas de auditoria; 5- Autenticidade;
3- Backup e recuperao;
6- Categorias de segurana.

Requisitos funcionais
RETENO E DESTINO

Ter a tabela de temporalidade como um mdulo do sistema significa

poder ter, alm de um registro e controle esquemtico do ciclo de
vida dos documentos, mecanismos de aviso e de relatrios
automticos de destinao de documentos.
Se subdividem em:
1- Tabelas de temporalidade;
2- Reavaliao;
3- Transferncia, exportao e eliminao.

Requisitos funcionais
CAPTURA DE DOCUMENTOS

Abrange aqueles requisitos relacionados com a incorporao de

documentos de um arquivo num sistema. Compreende, portanto,
todo o tratamento arquivstico: registro, descrio,
arranjo/classificao e indexao.
Se subdividem em:
1234-

Captura;
Importao em bloco;
Tipos de documentos;
Gesto de correios eletrnicos (e-mails).

Requisitos funcionais
IDENTIFICAO

Especificao de um cdigo de referncia (ou um nmero

identificador) que identifique de maneira especfica a unidade
documental e estabelea uma ligao com a descrio que a
represente.
Os identificadores unificam cada entidade pertencente ao sistema.

Requisitos funcionais
RECUPERAO DA INFORMAO

Engloba as atividades de pesquisa e apresentao.

Se subdivide em:
1- Pesquisa e recuperao;
2- Apresentao (visualizao);
3- Apresentao (impresso).

Requisitos funcionais
FUNES ADMINISTRATIVAS E OUTRAS
FUNES
Compreende os requisitos de administrao geral do SIGAD: gesto de
parmetros, backup, reconstituio do sistema, gesto do sistema e gesto de
usurios.
Se subdividem em:
1- Administrao;
2- Elaborao de relatrios;
3- Alterar, apagar e truncar documentos de arquivo.

Gesto de documentos no eletrnicos;

Reteno e destino de dossis hbridos;
Gesto de documentos inorgnicos;
Fluxos de trabalho (Processos);
Assinaturas digitais;
Criptografia;
Marcas dgua eletrnicas;
Interoperabilidade e abertura.

Requisitos no-funcionais

So aqueles requisitos que sero definidos de acordo

com as exigncias das organizaes que
implementaro um SIGAD, de acordo com a estrutura
de cada uma, bem como suas caractersticas fsicas e
o ambiente operacional tcnico. Referem-se mais
especificamente usabilidade, desempenho do
sistema, disponibilidade do sistema, normas tcnicas
e regulamentares, obsolescncia tecnolgica etc.

Requisitos de metadados

Representam uma listagem de elementos necessrios

para a produo, gesto e utilizao de documentos
arquivsticos ao longo do tempo em um SIGAD.
Adotar esses metadados configurar o sistema como
sendo capaz de aliar a estrutura organizacional, as
funes existentes na organizao, os processos
arquivsticos, os procedimentos de software e as
exigncias documentais.

Ferramentas para levantamentos de requisitos:

DIGITALIZAO DE
DOCUMENTOS

Conceito e desafios

Transformar em eletrnico o documento arquivstico

tradicional;
- Apesar da transformao, garantir que os documentos
sejam originais, ou seja, aceitos jurdica, legal e
administrativamente.
-

Devo digitalizar todos os meus

documentos arquivsticos?

Questes a serem levantadas para se garantir uma

boa resposta
- Qual o uso desses documentos (valores, frequncia,
sigilo etc.)?
- H o respaldo da legislao?
- A iniciativa para liberar espaos?
- A iniciativa para garantir somente o acesso?
- Tenho a tecnologia necessria para o empreendimento?
- Tenho condies financeiras?
- Conheo as definies tcnicas para proceder com a
digitalizao?

ASSINATURAS DIGITAIS

Assinaturas digitais

Criada para ter o mesmo valor da assinatura analgica,

a assinatura eletrnica qualquer mecanismo utilizado para
identificar as pessoas que so partes e/ou assinam os
documentos eletrnicos.
O mtodo mais conhecido de assinatura digital a
criptografia, que , basicamente, a codificao de mensagens
em algoritmos matemticos inteligveis pela mquina.
Assinatura digital precisa de uma tecnologia capaz de
reconhecer a autenticidade do documento, garantir sua
integridade e sua validade jurdica.

Assinaturas digitais

Assinaturas digitais

No processo h tambm a presena de uma entidade

certificadora, que dever ser reconhecida oficialmente
e que ficar responsvel por distribuir as assinaturas
digitais, as chaves pblicas e privadas e reconhecer
seus usurios.
No Brasil, a Medida Provisria 2200-2, de 2001,
instituiu a Infra-estrutura de Chaves Pblicas
Brasileira (ICP-Brasil) que o rgo maior responsvel
no pas pelas transaes com assinaturas eletrnicas.

Cuidado!

No confundir com chancela:

Assinaturas digitais
Nada impede que uma instituio pblica utilize a assinatura
eletrnica, mas importante que cada instituio pblica
regule internamente a utilizao de assinatura eletrnica,
determine quais documentos arquivsticos eletrnicos podero
receb-la e siga as orientaes normativas estaduais e
federais.
No caso do Estado de Minas Gerais, por exemplo, o Decreto
43.888, de 2004, estabelece que a Companhia de Tecnologia
da Informao do Estado de Minas Gerais (PRODEMGE) a
entidade certificadora, alm de regular a utilizao das
assinaturas em mbito estadual.

Criptografia do documento como um todo

Gesto de Documentos Arquivsticos:

uma realidade para a ALMG ?
- Estamos cumprindo o que determina a legislao arquivstica brasileira?
- Onde esto os nossos documentos e como eles so tratados hoje?
- Qual o comprometimento dos servidores da ALMG em relao aos
documentos arquivsticos?
- Temos um programa de produo, utilizao e destinao de documentos
em suporte tradicional?
- Temos instrumentos que propiciem a gesto de documentos (Plano de
classificao e Tabela de Temporalidade)?
- A gesto de documentos tradicionais uma realidade? Se sim, essa
realidade j pode ser transposta para o meio eletrnico.

Obrigado!
Welder Antnio Silva
Ramal 7348
welder.silva@almg.gov.br
GDI - Gerncia de Memria Institucional

Leandro Ribeiro Negreiros

Ramal 7666
leandro.negreiros@almg.gov.br
GDI - Gerncia de Atendimento ao usurio