UNIDAD V

ADMINISTRACIN DE
REGISTROS Y ARCHIVOS

M.A.P. Jess G. Sotelo

Asef

5.1 EL TRABAJO DE OFICINA

La funcin bsica en el trabajo de oficina es la
creacin de documentos y su disposicin
para satisfacer las necesidades de la
empresa; este trabajo debe ser considerado
principalmente como un servicio.
Puede consistir en registrar datos, elaborar
formas,
mecanografas
documentos,
computar informacin o cualquier otra labor
de oficina. Despus de completarse esta
primera etapa, pasan a la segunda en la que
se realiza otra labor de oficina. Despus de
completarse esta primera etapa, pasan a la
segunda en la que se realizan otra
operacin, y as sucesivamente hasta que
cumplen su propsito o queden archivados

5.2 RECOPILACIN DE LA INFORMA

Existen en toda oficina siete elementos considerados
como factores de anlisis, que influyen en a
organizacin y en el trabajo de una oficina. Estos
elementos son:
1. formas
2. informes o reportes
3. archivos
4. equipo de oficina
5. personal
6. espacio
7. actividades

La recopilacin se efecta por medio de un

inventario que debe realizarse con cada elemento.
En este punto conviene hacer la aclaracin de que
por inventario debe entender el recuento no solo
de las cantidades, sino sobre todo, de las
cualidades existentes dentro se cada uno de los
elementos citados anteriormente.
Las encuestas analticas son el la practica sencilla;
consiste en elaborar listas tabuladas, en cada uno
de los elementos, de todas las clases o variedades
de renglones en uso.

5.3 FORMAS
Las formas pueden clasificarse en generales, de oficina y
de interoficina. Estos tipos se deben separar para
facilitar su anlisis.
a)

b)

c)

Formas generales: son aquellas que se elaboran

indistintamente en varias oficinas de la empresa.
Formas de oficina: son aquellas que normalmente se
elaboran para que sean manejadas solo dentro de la
oficina donde se prepararon.
Formas de interoficina: son aquellas que se originan en
una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus
copias o todos los juegos.

EL ANLISIS DE FORMAS
El anlisis se lleva acabo con el objeto de estudiar la
necesidad y el mtodo de uso de una forma. La
necesidad y el uso se establecen generalmente
cuando se origina la forma, pero las condiciones
cambiantes y la rotacin de empleados pueden
alterarlas.
La ultima fecha de revisin de una forma es importante
para determinar la atencin que debe drsele e el
estudio previo.
El estudio de los factores fsicos de la forma puede
determinar si los costos de imprecisin o de oficina
pueden ser reducidos.

En conclusin todos los datos

que se habrn de utilizar en el
anlisis de forma son:
Objeto de la forma.
Ultima revisin.
Numero de copias del juego.
Distribucin de las copias.
Mtodo de registro.

5.4 INFORMES Y REPORTES

El informe o reporte es un medio para remitir
informacin a otras personas. Estas informacin por
lo general expresa los hechos en forma cuantitativa
y su principal propsito es constituirse en elementos
de juicio para medir la eficiencia y tomar decisiones.
Los reportes se usan para informar a varias unidades
administrativas, y por ello se elaboran con varias
copias. Para que los informes tengan un valor real
deben establecer comparaciones, es decir, que los
hechos actuales deben ser comparados con los
anteriores, de tal manera que las personas que
reciben el reporte puedan evaluar los resultados.

Los informes son indispensables en todas las

empresas, ya que son la base de las
decisiones de la direccin. Cuando los
informes
son
imperfectos
y
no
corresponden a las necesidades actuales
deben ser eliminados.
El inventario de informes se realiza en la
practica conjuntamente con el de formas.

EL ANLISIS DE LOS INFORMES

El anlisis de los informes se efectan con el objeto de estudiar las
necesidades y el uso que se da.
Los datos para analizar un informe son:
Objeto del inform
Ultima revisin
Descripcin del informe
Fuente de informacin
Periodo cubierto
Fecha de emisin
Distribucin de copias
Mtodo de preparacin
Costo (mensual, anual)
Factor fsico que lo producen

5.5 ARCHIVOS
Por medio del inventario de archivos se descubre
que en cada oficina, dentro de una unidad
administrativa, existe gran variedad de gavetas
individuales, carpetas, tarjetas de referencia, etc.
La informacin bsica que debe contener el listado
de archivos es: el nombre del sistema de archivo
y la clase de material archivado, el tamao del
documento, el mtodo de archivo, el equipo de
archivo, y el sistema de archivo a base de ndices
alfabticos, numricos, alfabtico numricos,
geogrficos, temticos, etc.

EL ANLISIS DE LOS ARCHIVOS

Los sistemas y mtodos de archivos son por lo comn las
herramientas mas descuidadas en el trabajo de oficina.
El anlisis no debe perder de vista que los sistemas de
archivos sirven para tres propsitos que son:
a) Acumular materiales suelto dndole un orden, de
manera que los documentos puedan ser localizados
fcilmente y rpidamente.
b) Compilar estadsticas o informacin en documento
individuales de manera sistemtica.
c) Pre archivar informacin de manera sistemticas, para
futuras referencias.

El

anlisis de archivo incluye los

aspectos siguientes.
Su objeto
Ultima revisin
Descripcin del sistema de archivo
Su utilizacin
Requerimiento fsicos
Numero diario de papeles archivados
Mtodo de clasificacin
Descarga de documentos

5.6 EQUIPO DE OFICINA

Puesto que el equipo de oficina es costoso y
ocupa bastante espacio, se debe insistir en
que cada unidad se utilice racionalmente.
La nica manera de llevar acabo una buena
investigacin, es usando una lista para
recoger la informacin relativa al equipo
utilizando en l oficina que investigamos.
Esta lista nos sirve para seleccionar los
muebles y maquinas que debern se objeto
de un anlisis detallado.

ANLISIS DEL EQUIPO

Es importante elaborar registros y diagramas que
cubran la utilizacin de las maquinas para
determinar el tiempo de trabajo, el tiempo de
reparacin y el tiempo periodo en periodos de
una semana o de un mes, esto para que se
puedan preparar itinerarios de trabajo
en
forma mas adecuada, para as incrementar su
utilizacin. Estos registros tambin ofrecen
medios para verificar el tiempo de operacin y
el tiempo en que estn paradas; de esta
manera se puede determinar el porcentaje de

EL DIAGRAMA DE RESUMEN DE USO DE EQUIPO

Este diagrama sirve para demostrar

grficamente el porcentaje de tiempo
productivo, de tiempo de reparacin
y de tiempo ocioso de cada maquina
de un departamento. Cuando no se
dispone de un anlisis similar,
generalmente el supervisor no tiene
idea del tiempo de utilizacin de las
maquinas en su departamento.

5.7 ESPACIO DE OFICINA

Para realizar una investigacin de este
tipo, se requiere un plano a escala de la
superficie en estudio, que muestre
paredes, decisiones, puertas, pasillos
principales, etc. El plano puede ser
mercado con lneas punteadas para
delimitar unidades administrativas, en
el caso de que en una misma rea
trabajen
personas
de
distintas
unidades.

ANLISIS DE ESPACIO
La utilizacin del espacio en la oficina es un factor
mu importante para una operacin eficiente; el
espacio cuesta dinero y hay que renacionalizar
su utilizacin. Por lo que se le debe usar de tal
forma, que provea de las condiciones de trabajo
mas practicas.
Cada oficina y cada unidad administrativa tiene
sus propsitos y peculiares problemas de
distribucin. Cada uno debe ser estudiado
individualmente. Existen varias formas de
resolver problemas de espacio.

Arreglar
el
rea
actual
para
acomodar mas personal o equipo.
Expandir
el rea para eliminar
congestiones.
Darle mximo uso al equipo.
Mejorar el flujo de trabajo.
Mejorar la apariencia.
Fijar areas de trabajo.

5.8 PERSONAL
Los datos necesarios sobre este factor se
obtienen mediante una lista de personal; la
informacin puede ser obtenida en el
departamento de personal o en la seccin de
nominas. Esta lista puede ser utilizada para
elaborar organigramas, para determinar
costo de tareas por unidades administrativa
y tasas de incremento de personal por
unidad. La lista de personal contiene el
numero de empleado, el puesto que ocupa y
alguna otra informacin.

ANLISIS DEL PERSONAL

Este anlisis se lleva a cabo para estudiar la necesidad y utilizacin
de recursos humanos en la empresa. Como podr observar, se
trata de aspectos sumamente importantes dentro de al vida de
una empresa, ya que normalmente se busca mantener un nivel
ideal, en lo que a funciones de personal se refiere. Se busca:
Que el personal tenga en cada puesto y nivel, la capacidad
necesaria.
Que todo el personal presente a al empresa su mas amplia
colaboracin.
Hay que hacer contacto con el personal dentro de una unidad
administrativa. La lista del personal es esencial para el anlisis
sobre todo cuando se estudian las actividades que se desarrollan
en la oficina.

5.9 ACTIVIDADES
Este elemento tratado como factor de anlisis es de suma
importancia, ya que es necesario conocer todo el trabajo que se
ejecuta en una oficina; que empleados desempean las diversas
actividades, as como el tiempo necesario para su realizacin.
Uno de los principios bsicos de una buena administracin consiste en
mantener una distribucin adecuada del trabajo; de tal forma que
sean debidamente utilizadas las habilidades de los empleados.
Siempre hay dos o mas personas trabajando juntas, se presentara el
problema de la distribucin del trabajo. Por tanto es necesario
aplicar una tcnica que nos indique los diversos tipos de trabajo que
se realizan y el tiempo que cada empleado dedica a cada actividad;
esto se logra con la grafica de distribucin de actividades.

GRAFICA DE DISTRIBUCIN DE ACTIVIDADES

Esta grafica no es mas que una tabulacin del trabajo
efectuado por cada empleado dentro de un grupo de
oficina determinada. Con objeto de facilitar el anlisis, se
recomienda calcificar el trabajo por estudiar en pequeos
grupos de empleados. Cada uno de estos grupo debe ser
estudiado por separado y tener cada uno su
correspondiente grafica de distribucin de actividades. El
tamao de cada grupo depender del grado de
especializacin, as como el agrupamiento de las
actividades y tareas que sean necesarias para realizar la
ejecucin del trabajo; el grupo tiende a ser mas grande
cuando varios empleados desarrollan actividades casi
idnticas.

La
grafica
de
distribucin
de
actividades constituye el paso inicial
para la integracin de un programa
de
simplificacin
del
trabajo
administrativo. Es el medio que
seala los fallos en la distribucin de
tareas, as como los trminos en que
han
de
realizarse
estudios
complementarios correspondientes a
las otras tcnicas del programa.

La grafica de distribucin de actividades sirve para

analizar los aspectos siguientes:
Explicar como esta dividido el trabajo
Determinar si hay homogeneidad en la carga de
trabajo.
Determinar si hay coordinacin entre las habilidades
del personal y las tareas que desempean encada
actividad.
Determinar si las tareas realmente corresponden a la
actividad debe desempearse en esa unidad
administrativa.
Explicar las relaciones que existen dentro del grupo
de trabajo.

LISTA DE ACTIVIDADES
Este listado nos mostrara las actividades o funciones
efectuadas en una oficina. Representa, en realidad,
una enumeracin de los aspectos mas importantes
que se llevan a cabo dentro de un rea de trabajo. Se
consignan en esta lista nicamente las actividades
principales. Se recomienda elaborar en forma
separada una lista de actividades, en la que se
agrupen todas aquellas actividades desempeadas
que no contribuyan directamente a la realizacin de
las actividades principales con el fin de que no
aparezcan en dicha lista. A continuacin de muestra
un ejemplo de listas de actividades.

LISTAS DE TAREAS
Estas listas son entregadas y elaboradas por
cada empleada por cada empleado de una
rea en estudio, y constituye un documento
en el que consignan las tareas que realizan
por semana, as como la indicacin del
numero aproximado de horas aplicadas en
cada tarea durante el periodo de un semana.
Cada empleado, as como el jefe de la unidad
administrativa, preparara su propia lista la
cual deber constatarse completamente con
un redaccin breve y precisa.

DESCRIPCIN DE LA GRAFICA DE DISTRIBUCIN Y

ACTIVIDADES
Esta importante tcnica consta de una hoja pequea o
grande, segn las necesidades, la cual esta dividida en
columnas las cuales son las siguientes:
Actividades: considerando la importancia de las mismas,
se pondrn en columnas, incluyendo todas las que se
lleven acabo en el departamento por orden de importancia.
Puestos: contra la columna de actividades se ponen en
sentido vertical, los puestos se enumeran en sentido
horizontal, tomando en consideracin la importancia y
jerarqua de izquierda a derecha; de tal manera que se
puede leer el puesto que desempea cada actividad en el
sentido de las columnas.

Horas: a la derecha de cada columna de los

puestos ira otra donde se pondr el numero de
horas por semana en que se lleva acabo cada
actividad.
Totales: la parte inferior de la hoja ira tambin una
columna horizontal donde se pondrn los totales en
horas en que se haya efectuado cada actividad.
Para elaborar dicho cuadro, habr que conseguir
antes las descripciones de los puestos que existen
en la unidad administrativa, objetos de estudios, y
vaciar tanto las actividades como los puestos para
completar adecuadamente.

MTODO DE PREPARACIN
Para preparar una grafica exacta sobre
distribucin
de
actividades,
es
necesario
examinar
desde
dos
aspectos la labor que se realiza en la
oficina: desde un punto de vista
general que revele cuales son las
actividades principales; y mediante
exmenes parciales que indiquen con
mayor detalle las tareas individuales
conducentes
al
logro
de
esas

La elaboracin de esta grafica planteada al

anlisis una serie de pasos que cubrir y que
son los siguientes:
1. Obtener la informacin directamente de los
empleados respecto a sus actividades
incluyendo el tiempo aproximado de su
relacin. Esto se hace utilizando las listas de
tareas.
2. Entregar para ser contestados un juego de
listas de tareas a los empleados de una rea
objeto de estudio.
3. Revisar
estas
lisas,
ya
contestadas,
asegurndose de que se ha incluido a todo el

4. Solicitar al supervisor del rea, si no

lo ha hecho el analista, que indique
sus recomendaciones al reverso de
las listas de tareas.
5. Al contador con todo el material
necesario, se proceder a preparar
una grafica de distribucin de
actividades.

ANLISIS DE LA GRAFICA DE
DISTRIBUCIN DE ACTIVIDADES

El sistema mas conveniente para analizar la grafica de

distribucin de actividades, es probablemente el que
sigue de cerca una lista preparada de antemano con
preguntas que se refieren a las definiciones mas
comunes en la distribucin del trabajo en departamentos
y unidades; preguntas como la siguientes:
1.
2.

Cules son las actividades que llevan mas tiempo?

hay algn esfuerzo mal orientado? se desperdicia
tiempo en tareas innecesarias?

3.

4.

5.

6.

se
estn
aprovechando
debidamente
las
aptitudes?
tienen
los
empleados
demasiadas
tareas
diferentes?
se han distribuido las tareas con demasiada
intensidad o extensin?
se ha distribuido equitativamente el trabajo?

GRACIAS!!