Funciones Administrativas

1.

Introduccin: la importancia de los procesos

administrativos, para la mejora del

funcionamiento de una Organizacin

2.

La planificacin primera fase del proceso administrativo .

3.

Nivel estratgico corporativo, punto de arranque En el proceso de planificar

I NACAP

Proceso Administrativo

I NACAP

Proceso Administrativo

Proceso
Administrativo

I NACAP

Fases del proceso

Administrativo

I NACAP

Proceso Administrativo

I NACAP

La planificacin como fase del

proceso Administrativo

La planificacin abarca la definicin de las metas de una organizacin, el establecimiento de una

estrategia general para lograr esas metas y el desarrollo de una jerarqua amplia de los planes para
integrar y coordinar las actividades. Se relaciona, por lo tanto, con los fines (qu debe hacerse) as
como tambin con los medios (cmo debe hacerse).

(Pienso, luego existo).

I NACAP

Planeacin

Es el proceso de definir, metas y objetivos con sus

respectivas estrategias de accin para desarrollar las
actividades que permitan alcanzarlos
Si no se Planea No hay rumbo fijo de la organizacin

I NACAP

Qu se va a planear?

Aqu se realizan los planes para dar a la empresa objetivos y

conocimientos con el fin de alcanzarlos
Da respuesta a:
Qu hacer?
Cundo Hacerlo?
Dnde Hacerlo?

I NACAP

Planeacin

Algunas actividades de planeacin

El anlisis de las situaciones actuales
La anticipacin al futuro
La determinacin de los Objetivos
La eleccin de estrategias corporativas
La determinacin de los recursos necesarios para lograr las metas
de la organizacin

I NACAP

La planificacin como fase del

proceso Administrativo
La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las
dems funciones.
Esta funcin consiste en establecer por anticipado cules son los objetivos que deben
cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para
actuar en el futuro.
La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios
para alcanzarlos de la mejor manera posible.
La planificacin determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y
en que orden debe hacerse.

I NACAP

La planificacin como fase del

proceso Administrativo

I NACAP

La planificacin como fase del

proceso Administrativo

La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de

accin, sino que se realiza continuamente en la empresa
La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada
a la previsin.
La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer
esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso
decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en
cualquier toma de decisin.
La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad.
La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que
forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

I NACAP

La planificacin como fase del

proceso Administrativo

Toda organizacin, sea pblica o privada, requiere de

planificacin a objeto de conseguir los fines para
cuales fue constituida.

los

Al no planificar, la organizacin no podr alcanzar sus

metas.

Para alcanzarlas debe contemplar programas y acciones

en funcin de dichas metas, tomando en cuenta que el
ambiente sufre modificaciones: cambios sociales,
econmicos, polticos y culturales, que en una u otra
forma influyen en ella.

I NACAP

Qu se va a planear?

Aqu se realizan los planes para dar a la empresa objetivos y

conocimientos con el fin de alcanzarlos
Da respuesta a:
Qu hacer?
Cundo Hacerlo?
Dnde Hacerlo?

I NACAP

Planeacin

Son algunas actividades de planeacin

El anlisis de las situaciones actuales
La anticipacin al futuro
La determinacin de los Objetivos
La eleccin de estrategias corporativas
La determinacin de los recursos necesarios para lograr las metas
de la organizacin

I NACAP

Planificacin y programacin de
proyectos

Un proyecto es cualquier empresa humana con un claro

principio y un claro final
Administrar un proyecto implica planificar, dirigir y controlar
los recursos (personas, equipos y materiales) para cumplir
con las restricciones tcnicas, de costos y de tiempo para el
proyecto

I NACAP

Elementos comunes de
los proyectos
Siempre hay en cada proyecto:
Una combinacin de actividades
Una relacin secuencial entre algunas actividades
Una preocupacin por los recursos:

Completar el proyecto dentro del presupuesto y del plazo establecido

I NACAP

Planificacin y programacin de
proyectos
Desglosar el proyecto en actividades

Planificacin
del Proyecto

Estimar los recursos y el tiempo para

cada actividad
Describir interrelaciones entre actividades

Programacin
del Proyecto

Detallar las fechas de inicio y de trmino

para cada actividad

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Elementos de la Planificacin

1. DIAGNSTICO
ORGANIZACIONAL
2. Polticas, PLANES,
programas Y PROYECTOS
3. NIVEL CORPORATIVO

MISIN

VISIN

OBJETIVOS ESTRATGICOS

presupuesto

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Elementos de la Planificacin

Objetivos
Proposiciones
Propsitos
Misin
Visin
Metas
Mtodos
Procedimientos

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Elementos de la Planificacin

Los objetivos
Son los resultados globales que una organizacin espera alcanzar en el desarrollo de su visin y misin. Involucran a toda
la organizacin y son definidos al ms alto nivel, sirven de marco para los objetivos funcionales.
Caractersticas de un buen objetivo
Es medible
Establece un plazo para alcanzarlo
Define al responsable del mismo

Visin:
Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organizacin.
La visin es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que valorar e incluir en su anlisis muchas
de las aspiraciones de los agentes que componen la organizacin, tanto internos como externos.
La visin se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y ponindola por escrito, a fin de crear el sueo (compartido
por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.
Una vez que se tiene definida la visin de la empresa, todas las acciones se fijan en este punto y las decisiones y dudas se
aclaran con mayor facilidad. Todo miembro que conozca bien la visin de la empresa, puede tomar decisiones acorde con
sta.

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Elementos de la Planificacin

Misin:
Es la razn de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. As mismo es la determinacin de la/las funciones
bsicas que la empresa va a desempear en un entorno determinado para conseguir tal misin.
En la misin se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.
Caractersticas de una misin
Las caractersticas que debe tener una misin son: que sea amplia, concreta, motivadora y posible.

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Elementos de la Planificacin

Polticas.
Constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la accin de la
organizacin.
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las
decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos.
Exigen en el caso de los entes pblicos una sujecin a las necesidades del estado planteadas a
corto mediano y largo plazo y establecidas en proyectos y leyes.
Establecen las competencias del cada organismo dentro de la administracin pblica.

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Elementos de la Planificacin

Planes
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento intermedio
entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del mismo.
El propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la programacin y la coordinacin de
una secuencia lgica de eventos.
Los planes deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde (local)
y por quin (ejecutante o persona).

Los planes son presentados en formatos (planes operativos) que incluyen: objetivo general,
especficos, metas, indicadores, recursos, estrategias, tiempo, recursos( materiales, humanos,
financieros), tiempo.

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Elementos de la Planificacin

Programas
conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin
especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de
pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar
actividades, hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren
tcnicas matemticas, bases de datos, etc.

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HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACION
1. Carta Gantt:
El diagrama de Gantt es una til herramienta grfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicacin previsto para diferentes
tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el Diagrama de Gantt no indica las relaciones
existentes entre actividades.

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2. Malla per: La malla Pert :

Es una herramienta de optimizacin utilizada generalmente en lo que respecta a administracin, ya que con ella
podemos determinar las distintas formas de llegar a un fin comn tomando en cuenta todas las posibilidades posibles
(Combinaciones de tareas y sus tiempos), lo que prescinde que anteriormente se haya formulado su carta Gantt
pertinente.
Observaciones de la malla Pert:
Antes de comenzar una actividad, todas las actividades deben estar terminadas.
Todas las flechas deben ir de izquierda a derecha.
Una vez asignados los tiempos de cada actividad es importante realizar la sumatoria para encontrar la ptima
actividad.

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3. Causa y efecto:
Un diagrama de Causa y Efecto es la representacin de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un
problema (efecto). Fue desarrollado en 1943 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio. Algunas veces es denominado
Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por su parecido con el esqueleto de un pescado. Es una herramienta
efectiva para estudiar procesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recoleccin de datos.
Los Diagramas de Causa y Efecto tambin pueden ser utilizados para otros propsitos diferentes al anlisis de la causa
principal. El formato de la herramienta se presta para la planeacin. Por ejemplo, un grupo podra realizar una lluvia de ideas
de las causas de un evento exitoso, tal como un seminario, una conferencia o una boda. Como resultado, produciran una
lista detallada agrupada en una categora principal de cosas para hacer y para incluir.

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4. Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto, tambin llamado curva cerrada o Distribucin A-B-C, es una grfica para organizar datos de forma que
estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras. Permite asignar un orden de prioridades.
El diagrama permite mostrar grficamente el principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales), es decir, que hay muchos
problemas sin importancia frente a unos pocos muy importantes. Mediante la grfica colocamos los "pocos que son vitales" a
la izquierda y los "muchos triviales" a la derecha.
El diagrama facilita el estudio de las fallas en las industrias o empresas comerciales, as como fenmenos sociales o naturales
psicosomticos, como se puede ver en el ejemplo de la grfica al principio del artculo.
Hay que tener en cuenta que tanto la distribucin de los efectos como sus posibles causas no es un proceso lineal sino que el
20% de las causas totales hace que sean originados el 80% de los efectos y rebotes internos del pronosticado.
El principal uso que tiene el elaborar este tipo de diagrama es para poder establecer un orden de prioridades en la toma de
decisiones dentro de una organizacin. Evaluar todas las fallas, saber si se pueden resolver o mejor definido. Para ese
momento, los miembros del equipo tendrn una idea acertada de qu factores se deben incluir en el Diagrama.

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Carta Gantt
Es una representacin grfica de actividades a travs del tiempo. Es muy fcil
de usar y flexible para la administracin de proyectos, sirviendo como
herramienta de planificacin y control.
En el lado izquierdo se encuentra la lista de las actividades del proyecto. El
tiempo se muestra horizontalmente, generalmente abajo de la carta. Entonces,
la duracin de cada actividad se da como una barra desde la fecha de inicio
hasta la fecha de trmino

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Carta Gantt
Ejemplo: Instalacin de un local comercial
1 : Negociacin de arriendo para un local comercial
2 : Contacto con proveedores (cotizaciones, servicio)
3 : Estudio de mercado (demanda de consumidores)
4 : Estudio tcnico (mobiliario, luces, estantes, bao)
5 : Estudio legal (inscripcin, patente, derechos)
6 : Firma del contrato de arriendo
7 : Inversiones tcnicas (compra muebles, arreglos)
8 : Inscripciones legales (timbrar boletas, permisos)
9 : Contratacin de personal
10: Operacin del negocio (ciclo compras - ventas)

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Carta Gantt

Actividades

La longitud de cada
barra de actividad
representa el 100%
de su realizacin

Tiempo
(semanas)

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Medicin del grado de avance

Se representa mediante el achuramiento de las barras de programacin
previas, permitiendo el control de la carta gantt
Ejemplo:

Actividad

tiempo
(meses)

La actividad x lleva 50% de avance y est retrasada

La actividad y lleva 50% de avance y est adelantada
La actividad z lleva 25% de avance y va a al da

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Ventajas de la carta Gannt

Simplicidad y facilidad para entenderla
Obliga a realizar un ejercicio de planificacin muy provechoso
Sencillez en actualizar la grfica para mostrar el estado actual para
propsitos de control

Desventajas de la carta Gannt

Dificultad para mostrar las relaciones entre las actividades: la secuencia
de actividades no es siempre del todo clara.

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Diagrama de barras

Se construyen por debajo de la carta gantt para conocer las

cantidades especficas de los recursos relevantes, requeridos y
utilizados, a lo largo del tiempo
Se hacen tantos diagramas de barras como recursos que se deseen
analizar para:
Saber cuntos recursos se requieren en cada instante de tiempo
Determinar la dotacin de recursos de capacidad estable ms
conveniente

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Diagrama de barras

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Ejemplo de diagrama de barra

Esto indica que, por ej, para cumplir las actividades la 3 semana, se
necesitan 3 personas y 2 mquinas

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Dotacin Optima de recursos

Mediante un anlisis econmico de costos se determina la dotacin de cada recurso

relevante, ponderando tambin los factores cualitativos

I NACAP

I NACAP

Relacin entre
actividad y recurso

Una actividad generalmente tiene varios recursos

asociados. Lo importante es tener un grfico de barras por
cada recurso relevante

Los recursos normalmente son variables discretas

(personas, mquinas, herramientas, fondos financieros,
UF), no obstante tambin suelen ser variables continuas
(m de espacio, combustible, energa)

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Ruta Crtica

Es aquella secuencia de actividades que no posee holguras de tiempo,

entre el inicio de la primera actividad y el trmino de la ltima actividad,
definiendo as la ruta ms larga a travs de una red

En otras palabras, si al menos alguna de las actividades en la ruta

crtica se retrasa, todo el proyecto se retrasa

I NACAP

Ejemplo de la Ruta Crtica

Precedente Posterior Tiempo
1
1
2
3
3
4

Ruta 1 - 2 - 4 - 5: 21 (das)
Ruta 1 - 3 - 4 - 5: 19 (das)
Ruta 1 - 3 5 : 10 (das)

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2
3
4
4
5
5

Ruta Crtica: 1 - 2 - 4 - 5

3
4
8
5
6
10

Caractersticas de las actividades

en los proyectos

Son tareas o trabajos bien definidos, cuya conclusin conjunta

marca el trmino del proyecto
Las tareas o trabajos son independientes: deben iniciar, llevarse
a cabo y detenerse por separado, con una asignacin especfica
de recursos
Ordenamiento de las tareas o trabajos, siguiendo una a otra
segn determinadas secuencias (las tareas son dependientes
segn las secuencias)

I NACAP

Carta Gantt

I NACAP

Carta Gantt

I NACAP

Carta Gantt

I NACAP

Carta Gantt

I NACAP

Malla Pert

I NACAP

Malla Pert

I NACAP

I NACAP

Tipos de Planificaciones
Planificacin estratgica: bsicamente la planificacin estratgica dnde
una organizacin estar en uno o ms aos, cmo va a lograr llegar a esa
posicin y cmo podr saber si est en la posicin deseada. La planificacin
estratgica usualmente est orientada a toda la organizacin en s y no a un
proyecto o producto especfico.
Planificacin prospectiva: se refiere a la planificacin a corto plazo. Bajo
este tipo de planificacin los objetivos deben ser alcanzados en un futuro
cercano.
* Planificacin holstica: este tipo de planificacin promueve la necesidad
de converger hacia una visin integrada de todos los aspectos que
intervengan en el proceso de planificacin. La planificacin holstica es global
y permanente, es un proceso integrado bajo una compresin de tiempo
continuo, en donde la visin de futuro se fundamenta en una visin del
presente y a su vez tiene razn en el pasado.

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Planificacin tctica operacional:

Consiste en formular planes a corto plazo que pongan
de relieve las operaciones actuales de las diversas
partes de la organizacin. El corto plazo se define como
un periodo que se extiende solo a un ao o menos hacia
el futuro.
Los administradores usan la planificacin tctica
describir lo que las diversas partes de la organizacin
deben hacer para que la empresa tenga xito en algn
momento dentro de un ao o menos hacia el futuro.

I NACAP

I NACAP

I NACAP