Anda di halaman 1dari 17

PLANNING

( PERENCANAAN )

Planning (perencanaan), adalah proses menepkan


tujuan, dan menentukan apa yang yang dilakukan
untuk mencapai tujuan tersebut
Merupakan pemecahan masalah terapan dan usaha
pembuatan keputusan, melaluinya seorang manajer
bertindak untuk menjamin keberhasilan organisasi
dan dirinya dimasa yang akan datang
Tiga karakteristik perencanaan :
1.
2.
3.

Berfikir kedepan ( forward thinking )


Pembuatan keputusan ( decision making )
Berorientasi pada tujuan ( goal oriented )

PERENCANAAN
SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

Perencanaan adalah fungsi yang pertama dan


merupakan fungsi yang paling dasar dari fungsi-fungsi
manajemen lainnya.
Sebagai dasar dari proses manajemen, perencanaan
mengidentifikasi apa yang perlu dilakukan dan oleh
karenanya menetapkan langkah untuk keputusan
berikutnya pada :
1.
2.
3.

Pengorganisasian ( organizing )
Pembimbingan ( leading )
Pengendalian ( Controlling )

TIPE-TIPE RENCANA (PLAN)


YANG DIGUNAKAN MANAJER
Rencana (plan) adalah statemen dari perangkat yang
diinginkan untuk mencapai hasil yang diinginkan
Rencana harus menjawab pertanyaan-pertanyaan :
What ( apa )
Bagaimana ( how )
Bilamana ( when )
Dimana ( where )
Siapa ( who )

Tipe-tipe perencanaan :
Jangka waktu yang dicakup ( jk pendek dan jk panjang)
Cakupan aktivitas ( stratejik dan operasional )
Penggunaan spesifik ( standing use dan single use )

BERBAGAI TINGKATAN PERENCANAAN MANAJEMEN


DALAM ORGANISASI

Long
Range

Strategik

Standing
Use

Operational

Single
use

Top
Middle
Lower

Management levels

Short
range

Time

Scope

Use

MANAJER PUNCAK(TOP LEVEL MANAGER)


Memfokuskan pada perencanaan jangka panjang, stratejik dan
standing use yang diaplikasikan pada
organisasi secara menyeluruh
MANAJER MENENGAH (MIDDLE LEVEL MANAGER)
Memfokuskan pada perencanaan operasional dan standing use
yang mengimplementasikan tujuan dari manajer puncak dan
menetapkan pedoman bagi
manajer tingkat bawah
MANAJER TKT. BAWAH (LOWER LEVEL MANAGER)
Berkepentingan dengan penetapan dan penggunaan
perencanaan jk pendek dan single use yang
mengimplementasikan prencanaan operasional yang
ditetapkan oleh manajer menengah

RENCANA JANGKA PENDEK (SHORT RANGE)


DAN
RENCANA JANGKA PANJANG (LONG RANGE)
Rencana biasa dibedakan berdasarkan jangka waktu
jk pendek, jk menengah dan jk panjang
Rencana jk pendek untuk waktu 1 tahun atau kurang
Rencana jk menegah untuk waktu 1 5 tahun
Rencana jk panjang untuk waktu 5 tahun atau lebih

RENCANA STRATEJIK (STRATEGIC PLAN)


DAN
RENCANA OPERASIONAL (OPERATIONAL PLAN)
Rencana stratejik adalah rencana yang cakupannya bersifat
komprehensif dan mencerminkan kebutuhan unutuk jangka panjang
dan arahan bagi organisasi atau unit-unitnya; mencakup kemana
yang harus dituju oleh organisasi dalam arti tujuan secara
keseluruhan dan kemudian menetapkan strategi dan sumber daya
yang diperlukan untuk menjamin tujuan dapat tercapai
Rencana operasional, adalah rencana yang cakupannya lebih
terbatas, dan mengarah kepada aktivitas dan sumber daya yang
diperlukan untuk mengimplemen-tasikan rencana stratejik; sering
disebut juga sebagai rencana taktis; lebih banyak menyangkut
alokasi sumber daya dan penjadwalan (scheduling) dari aktivitas
nyata

RENCANA STANDING USE & SINGLE USE


Rencana single use digunakan hanya untuk sekali; yang
dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik
dan kemungkinan tidak akan digunakan lagi dalam
bentuknya yang pasti (contoh : anggaran dan jadwalnya,
dirancang untuk proyek dan periode waktu tertentu dan
dihentikan pada saat proyek selesai dan periode waktu
telah lewat)
Rencana standing use, dirancang untuk digunakan dan
digunakan lagi; dirancang dalam bentuk kebijakan
organisasi, prosedur dan peraturan-peraturan yang
menjadi pedoman dalam berbagai situasi untuk
menjamin konsistensi sepanjang waktu

KEBIJAKAN (POLICY)
Adalah rencana standing use yang mengkomunikasikan
pedoman untuk membuat keputusan dan mengambil
langkah-langkah tindakan; kebijakan dijumpai dalam
segala aspek dari organisasi (contoh : mempekerjakan
orang tanpa memandang suku, jenis kelamin, agama
atau kebangsaan; menjaga kondisi kerja yang bersih,
aman bagi semua pekerja dll )

KEBIJAKAN MEMBANTU ORGANISASI UNTUK :


1.
2.
3.
4.

Mengkoordinasi kegiatan
Mencapai efisiensi
Mengembangkan sumber daya manusia
Mengkomunikasikan citra yang diinginkan

KEBIJAKAN YANG BAIK MEMILIKI CIRI-CIRI :

Berkomunikasi terhadap semua yang berkepentingan


Jelas dan medah difahami
Stabil, tetapi fleksibel

PROSEDUR DAN PERATURAN


Prosedur dan peraturan lebih spesifik dalam implikasi
tindakan dibandingkan dengan kebijakan organisasi
Prosedur dan peraturan adalah rencana standing use
yang secara presis menjelaskan tindakan apa yang
harus dilakukan dalam situasi yang spesifik, yang
menekankan secara detil segala sesuatu yang harus
dilakukan atau tidak dilakukan dalam tugasnya
Prosedur dan peraturan lazim dijumpai dalam buku
pegangan atau manual yang umumnya disebut
standard operating procedures (SOP)

ANGGARAN ( BUDGET)

Anggaran (budget) adalah rencana yang memasukkan


sumber daya untuk aktivitas, proyek atau program

Tiga jenis anggaran :


1.
2.
3.

Fixed budget
Flexible budget
Zerobase budget

Fixed budget, mengalokasikan sumber daya pada basis


biaya estimasi tunggal; estimasi menetapkan sejumlah
sumber daya yang boleh digunakan, tetapi tidak boleh
dilampaui
Flexible budget, membolehkan alokasi sumberdaya yang
berbeda proporsinya dengan berbagai tingkatan aktivitas
Zero-base budget, dimaksudkan bagi manajer untuk
mempertimbangkan kembali prioritas, tujuan dan
aktivitas pada awal setiap siklus budget yang baru;
Proyek atau aktivitas dianggarkan dalam arti alokasi
sumber daya sebagai proyek atau aktivitas baru;
manajer tidak boleh menganggap bahwa sumber daya
yang dialokasikan untuk proyek sebelumnya, dapat
dilanjutkan pada periode waktu kemudian

JADWAL (SCHEDULE)
Jadwal (schedule), adalan rencana single use yang
mengikat aktivitas kedalam kerangka waktu atau target
tertentu
Jadwal yang paling lazim memasukkan waktu dan
tenaga kerja kedalam proyek atau aktivitas organisasi
Jadwal sehari-hari digunakan dalam bentuk : kalender,
buku perjanjian, dan reminder atau do list dari
sesuatu yang harus dikerjakan dan kapan dikerjakan

PROSES PERENCANAAN

Rencana merupakan hasil dari perencanaan, yaitu


proses memutuskan apa yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan
Sebagaimana pemecahan masalah, perencanaan
dapat secara formal difikirkan sebagai serangkaian
tahap yang meliputi :
1.
2.
3.
4.
5.

Tetapkan tujuan
Tetapkan dimana anda berada terhadap tujuan
Kembangkan dasar pikiran/alasan memperhatikan kondisi y.a.d.
Identifikasi dan pilih alternatif tindakan
Implementasi rencana dan evaluasi hasilnya

LANGKAH-LANGKAH
PROSES PERENCANAAN FORMAL
PLANNING

Langkah 1

TETAPKAN TUJUAN

Langkah 2

TENTUKAN POSISII ANDA BERADA


TERHADAP TUJUAN

Langkah 3

KEMBANGKAN DASAR PEMIKIRAN/


ALASAN THDPKONDISI Y.A.D.

Langkah 4

IDENTIFIKASI &PILIH ALTERNATIF


TINDAKAN

Langkah 5

IMPLEMENTASI RENCANA
DAN EVALUASI HASIL

PERENCANAAN TOP DOWN VS BOTTOM UP


Perencanaan top-down, adalah dimana manajemen
puncak menetapkan tujuan dan kemudian menyilahkan
manajemen tingkat bawahnya untuk membuat rencana
dalam batasan-batasan yang telah ditetapkan
Perencanaan bottom-up, dimulai dengan rencana yang
dikembangkan di tingkat bawah tanpa adanya batasan;
kemudian diteruskan ke manajemen puncak melalui
hierarkhi yang ada
Baik perencanaan top-down maupun bottom-up, keduanya memiliki kekurangan masing-masing Dick Levin :
Perencanaan yang terbaik dimulai pada tingkat puncak,
tetapi kemudian disampaikan dalam cara dimana
menyilahkan masukan-masukan dari semua tingkatan
Kombinasi top-down dan bottom-up