Manajemen Arsip

Elektronik

Disusun Oleh :

Trio Akbar
Wiwid Nilam S
Anis Munika
Anis Solichah
Ucha destina
Windi Lestari

Riska W
Dedi Tri A
Nindi Larasati

Pengertian Arsip
Elektronik
Rekod elektronik merupakan informasi
yang terkandung dalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau
dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya
sebagai bukti kegiatan.

Rekod elektronik memiliki

beberapa keuntungan,
diantaranya adalah :

Proses penemuan dan penyajian informasi

yang cepat dan lengkap
Akses dan penggunaan informasi oleh
lebih dari satu pengguna (multi user)
dalam waktu yang bersamaan.
Penyimpanan informasi lebih terpusat
Memiliki keakuratan dalam penyimpanan
yang tinggi

Bentuk media rekod

elektronik

Media magnetik (Magnetic Media),

Disk magnetick (Magnetic Disk),
Pita Magnetik (Magnetic Tape),
Kaset (Cassette),
Media Optik (Optical Disk). Jenis dan bentuk rekod
elektronik juga bisa bermacam-macam seperti File
Teks, File Data, Database

Manfaat Arsip
Elektronik

Kelemahan Arsip
Elektronik

Adanya peluang untuk memanipulasi file

(menciptakan, menyimpan, memodifikasi,
atau menghapus) dalam segala cara
Kesulitan untuk berbagai file karena format
file maupun ketersedian jaringan maupun
akses untuk berbagi file dengan yang lain
Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa
adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya
server terserang oleh virus atau terhapusnya
data secara permanen kerena tidak sengaja.

karakteristik sistem
manajemen dokumen
elektronik

Capture
Storage
Index

Reterival
Access

Manajemen Arsip
Berkelanjutan

Pendekat
an
Terintegra
si
Meneje
men
arsip
elektroni
s

Kerangka
kerja
Terintegra
si

Pengawas
an
Terintegra
si

-Strategi
pemasaran fokus
pada pelanggan
-Pemikiran arsip
post modern
-Model arsip
kontinum
-Budaya bersama
-Standar bersama
-Pembagian
informas,
koordinasi
kolaborasi

-Kontrol produk
-Kontrol proses
-Kontrol servis

Komponen yang harus diperhatikan

sebelum menggunakan arsip elektronis :

Kebijakan dan Prosedur

Pendidikan dan Training.
Keberhasilan dan kejujuran.
Cakupan dokumen.
Metadata.
Manajemen file.
Manajemen penyimpanan.
Ketersediaan arsip.
Audit trail.
Retensi.
Pembaruan media atau transfer.

Pengelolaan Arsip
Elektronik

Memindahkan dokumen
Menyimpan dokumen
Mengindeks Dokumen
Use and tracking
Mengontrol Akses

Memindahkan dokumen

Scanning

Memindahkan Dokumen

Menyimpan
dokumen

Setelah dipindahkan
kedalam sistem dokumen
harus di simpan secara
benar.

Contoh-contoh media penyimpanan :

Magnetic media (hard drives)

Magneto-optical storage

Compact Disk

DVD (Digital Versatile Disc)

Worm

Mengindeks
Dokumen
identifikasi kategori dan
rekod yang mereka ciptakan
dan pengelompokaannya ke
dalam file untuk
memberikan diskripsi,
control, links

Metode
Pengindeksan
Dokumen

Index Field
Full text indexing
Folder / file structure

4. Use and tracking :

adalah penggunaan dan pelacakan
Penggunaan rekod mencerminkan
akses terhadap rekod dan status
disposisi. Pelacakan terhadap
penggunaan dan keberadaan rekod
merupakan sistem keamanan
organisasi.

5. Mengontrol Akses

Hal ini merupakan aspek terpenting

dalam manajemen rekod elektronik,
karena semua yang terhubung
dalam jaringan dapat mengakses
dan membaca rekod tersebut.
Sehingga perlu ada tingkatan yang
berbeda dalam antar pengguna
dengan mempertimbangkan factor
kerahasiaan dan keamanan rekod.

Arsip Elektronik Managemet

Hotel

Opera System

Simsoft system

Any Questions ??