FastTrack IT Integration

for the Sallie Mae Merger

ANNISA SHABRINA MAKMUN
BENY
DICKY WITAMA SURYADIREDJA
EMIR KHARISMAR
EKSEKUTIF A 38 B

Company Backgrounds

Perusahan
Amerika
yang
menawarkan produk keuangan
yang membantu keluarga untuk
menyimpan, merencanakan dan
membayar biaya kuliah. Bisnis
utama perusahaan ini adalah
pinjaman
untuk
membiayai
pendidikan.
Kantor pusat Sallie Mae terletak
di Newark, Delaware. Sallie Mae
juga memiiki kantor di Newton,
Massachusetts, Fishers, Indiana,
Salt Lake City, Utah, dan Reston,
Virginia.

USA Group pertama kali

didirikan pada tahun 1960
dengan nama USA Funds
dan merupakan non profit
company.

USA Group memiliki $16

Miliar Portofolio pinjaman
pelajar.

In
1999,
USA
Group
memiliki
surplus
$150
Miliar dan mempekerjakan
3000 karyawan di 20
Negara.

Source: www.salliemae.com

Source: www.usafunds.org

Case Summary

Sallie Mae merupakan perusahan Amerika yang menawarkan

produk keuangan pinjaman pendidikan yang diharapkan dapat
memberikan solusi masyarakat lokal untuk meningkatkan
pendidikan yang lebih tinggi.

Eksekutif dari Sallie Mae menginginkan pertumbuhan

perusahaan dan ingin menjaga double digit growth.

Di sisi lain, USA Group juga ingin berkembang menjadi

perusahaan profitable dan membutuhkan dukungan modal.

Pada bulan Juli 2000, Sallie Mae melakukan merger dengan

Group USA.

Teknologi merupakan hal yang utama untuk meningkatkan

pelayanan di Sallie Mae. Dengan meningkatnya teknologi di
Sallie Mae maka bisa meningkatkan pelayanan kepada
customer dan pada akhirnya meingkatkan profit.

Merger Issues
31 Juli 2000
USA Group diakusisi
Sallie Mae dengan nilai
$ 770 juta
Alasan Sallie Mae mau mengakusisi USA Group:
1.USA Group memiliki layanan pinjaman keuangan untuk pelajar
sehingga menjadikan Sallie Mae memiliki peran dalam seluruh siklus
pinjaman uang pendidikan yang diberikan kepada mahasiswa.
2.Economic of Scale & Profitable.
3.Sallie Mae dapat meningkatkan kekuatan IT dan Marketingnya dengan
mengadopsi keunggulan yang dimiliki oleh USA Group untuk
meningkatkan revenue.

Tujuan:
1.Mengurangi jumlah karyawan sebesar 25%
COMPETITIVE
2.Mengurangi biaya sebanyak 40%
3.Mencapai pertumbuhan hingga 2 digit, dengan cara:
Mengurangi customer service dari 9 menjadi 6
Menggabungkan data center dari 4 menjadi 1

Main Issue

Karena ini merupakan proses merger antara

perusahaan maka diperlukan proses integrasi.

dua

Dalam proses integrasi yang menjadi perhatian khusus

dalam case ini adalah system application, IT Operations,
data center, dan IT workforce.

Time Constraint!

Karena masa peak season untuk education-financing industry

terjadi di bulan Juni. Sehingga dibutuhkan speed dalam
proses integrasi. Jika proses integrasi tidak berjalan baik
dan sesuai target waktu maka akan berakibat pada
kehilangan business opportunity.

Problem Statement
1.

Setelah dilakukan merger, apa tantangan yang

dihadapi manajemen Sallie Mae dan USA Group
dalam melakukan integrasi system application,
data center, dan IT workforce?

2.

Bagaimana proses integrasi tersebut dilakukan

sementara peak season education-financing industry
akan segera datang?

Tantangan yang dihadapi Sallie Mallie

ANALYSIS SYSTEM APPLICATION

a. Pemilihan Loan Processing System
Loan Processing System
Class
Sistem Lama
2. Proses lebih simpel
3. Familiar bagi customer
4. Tidak membutuhkan
operator dengan skill/
knowledge yang tinggi.
1.

Pemilihan: Class

Unity

Sistem Baru/ ebih

fungsional
2. Scalability lebih
luas
3. Beresiko tinggi
karena kompleks.
4. Time Consuming
1.

Alasan :
1. Customer oriented and time
2. (mudah diakses, familiar, tidak mengganggu proses
integrasi/konversi, faktor deadline).

ANALYSIS SYSTEM APPLICATION

b. Pemilihan Back Office System
Back Office System
Walker Interactive

Hanya mengakomodir
sistem finansial
Cost saving.

People Soft

Fungsional lebih
tinggi
(HR & Financial)
Lebih baru

Pemilihan: People Soft

Alasan :
1.

Cost Saving

2.

Long term plan, kuat dan berpengalaman dalam implementasi

versi web-based

ANALYSIS DATA CENTER RELOCATION

c. Data Center Relocation

Strategi Awal
1. Hiring Konsultan konsolidasi
data center

Clancy Project Charter

1. In-house / FastTrack
2. Menggunakan struktur proyek
manajemen (PMO)
3. Telah berhasil digunakan oleh
USA Grup
4. Jadwal penyelesaian 7 bulan
5. Hemat $ 3,5 juta untuk biaya
konsultan

Why PMO structure & FastTrack?

1.

Project Ownership

2.

Full time staff experience

3.

Pembelajaran dari USA Group project sebelumnya

4.

Fokus untuk perencanaan dan fleksibilitas yang lebih baik

Data Center Relocation Team Structure

Source: Case Study IV-2 Paper page 619

Data Center Relocation Approach

Source: Case Study IV-2 Page 620

Analysis Data Center Relocation

Menjadikan Indianapolis sebagai Data Center dan
IT Headquarter
Alasan pemilihan Indianapolis:
1.IT

cost berkurang 30% dibandingkan di Reston

2.Dapat

menghemat biaya tahunan sebesar $2 juta

3.Fasilitas

data-center baru Sallie Mae di Reston bisa disewakan

dengan harga yang menarik

Analysis Business Process

Analysis People Management

1. Pada Juni 15, Sallie Mae menunjuk Greg Clancy sebagai CIO baru

Alasan pemilihan Greg Clancy

Excellent Leadership

Bijaksana, Strategic dan Focus

$ 100.000.000 telah diinvestasikan oleh kelompok USA dalam dua

aplikasi layanan yang dikembangkan secara internal

Eagle & the Unity loan-serving system

A new call-center routing application.

People Soft Modules for Financial and HR

2. Sepertiga IT staff di Indianapolis tetap bertahan kerja karena

mereka dijanjikan bonus yang tinggi dari pesangon yang
diberikan apabila mereka resign.
3. Membentuk tim/project dan mengadakan forum & discussion
untuk dapat berinteraksi sesama karyawan.
4. Adanya training secara berkala untuk transfer knowledge.
5. Menetapkan batasan Fraud.

Analysis (Contd)
6 langkah Fasttrack Integration System in Sallie Mae:
1.

Assessing The Environment

Mengembangkan

teknologi & struktur IT

Mengembangkan

data recovery plan sebagai

perbandingan
2.

Defining The Move Element

Mengembangkan

3.

aplikasi dan hardware

Defining The Move Requirement

Memastikan
Melihat

semua kegiatan

sisi perspektif IT dan bisnis

Analysis (Contd)
Defining The Move Plan
Perencanaan rinci untuk setiap elemen
Testing Plan
Communication Methods
Timeline
5. Pre Move Execution
Dry Runs
Establishing Service Contacts
6. Move Execution
4.

Staf IT di masing-masing pusat dipasangkan dengan

fungsi kerja masing masing
Percobaan Joint System
Pertemuan harian menggunakan suara dan video
Vendor selalu memiliki perwakilan di setiap tempat
Tim DCR tersedia 24/7

Conclusion

Sallie Mae telah berhasil dalam melakukan proses

integrasi pada kedua perusahaan. Hal tersebut
terlihat dari:
Adanya kombinasi dari perencanaan yang intensif dan
pendekatan kolaborasi yang dilakukan.
Dapat mempertahankan orang orang yang ahli dalam
melakukan integrasi pada perusahaan dengan cara
yang efektif dan sangat cepat.
Project integrasi yang efektif dengan adanya common
direction, full of leadership, dan constraint
deadline

Conclusion (Contd)

Beberapa hal yang dapat dipetik dari kasus

ini yaitu:
o

Adanya keputusan yang segera diumumkan

untuk sosok pemimpin setelah merger.

Integration planning

Mengelola sumber daya manusia secara efektif

Meningkatkan level dari risiko untuk yang dapat

membantu perusahaan dalam mencapai sasaran
integrasi
Terbuka dan jujur kepada setiap karyawan

Dengan tim ada yang ada, tahu apa yang harus

dikerjakan, membuat keputusan secara cepat,
dan menggunakan media komunikasi yang sesuai
untuk mempublikasikan setiap keberhasilan
yang diraih.