PRO JECT PRO CU REM EN T

M AN AG EM EN T
Nur Achmad Setiadi 5214100084
MPTI-A

O utline
Project Procurement Management Overview
Plan Procurement Management
Conduct Procurements
Control Procurements
Close Procurements
Dokumen Project Procurement Management

Project Procurem ent M anagem ent

O verview
Procurement berarti memperoleh barang dan / atau
jasa dari sumber luar.
Project Procurement Management mencakup prosesproses yang diperlukan untuk membeli atau
memperoleh produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan
dari luar tim proyek

M EN G APA O U TSO U RCE?

Untuk mengurangi baik biaya tetap maupun biaya
berulang.
Untuk mengizinkan organisasi klien untuk fokus pada
bisnis intinya.
Untuk mengakses keahlian dan teknologi.
Untuk menyediakan fleksibilitas.
Untuk meningkatkan akuntabilitas.

KO N TRAK
Kontrak adalah suatu kesepakatan yang saling
mengikat yang mewajibkan penjual untuk menyediakan
produk yang dirinci atau jasa dan mewajibkan pembeli
untuk membayar mereka.
Kontrak dapat memperjelas tanggung jawab dan
mempertajam fokus pada kiriman kunci dari proyek.
Tren terbaru dalam outsourcing adalah meningkatkan
ukuran kontrak.

Plan Procurem ent M anagem ent

Definisi : proses mendokumentasikan keputusan
pengadaan proyek, menentukan pendekatan, dan
mengidentifikasi penjual yang potensial.

Plan Procurem ent M anagem ent (Tools &

Tecnique)
Jenis Kontrak :
Berbagai jenis kontrak dapat digunakan dalam situasi yang berbeda:
Kontrak fixed price atau lump sum: melibatkan total harga tetap
untuk produk yang terdefinisi dengan baik atau jasa.
Kontrak biaya ditagih kembali atau Cost-Reimbursable : Libatkan
pembayaran kepada penjual untuk biaya langsung dan tidak langsung.
Kontrak waktu dan bahan: Hibrid dari kedua harga tetap dan kontrak
ditagih kembali, sering digunakan oleh konsultan.
kontrak harga satuan: Perlu pembeli untuk membayar penjual jumlah
yang telah ditetapkan per unit pelayanan.

Sebuah kontrak tunggal benar-benar dapat mencakup keempat

kategori ini, jika masuk akal untuk itu pengadaan tertentu.

Plan Procurem ent M anagem ent (Tools &

Tecnique)
Kontrak Biaya Penggantian
Cost plus incentive fee (CPIF): pembeli membayar
pemasok untuk biaya kinerja yang diijinkan ditambah
biaya yang telah ditentukan dan bonus insentif
Cost plus fixed fee (CPFF): pembeli membayar
pemasok untuk biaya kinerja yang diijinkan ditambah
pembayaran biaya tetap biasanya didasarkan pada
persentase dari estimasi biaya
Cost plus percentage of costs (CPPC): pembeli
membayar pemasok untuk biaya kinerja yang diijinkan
ditambah persentase yang telah ditentukan
berdasarkan total biaya

Plan Procurem ent M anagem ent (Tools &

Tecnique)
Contract Types Versus Risk

Plan Procurem ent M anagem ent (Tools &

Tecnique)
Make-or-buy analysis : teknik manajemen umum
digunakan untuk menentukan apakah suatu organisasi
harus membuat atau melakukan suatu produk atau jasa
tertentu dalam organisasi atau membeli dari orang lain.
Sering melibatkan analisis keuangan.
Ahli, baik internal maupun eksternal, dapat memberikan
masukan yang berharga dalam pengambilan keputusan
pengadaan.

Contoh M ake-or Buy Analysis

Diasumsikan dapat menyewa item yang dibutuhkan untuk proyek sebesar $ 800/hari. Untuk
membeli item, biayanya $ 12.000 ditambah biaya operasional harian sebesar $ 400/hari.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk biaya pembelian akan sama dengan biaya sewa?
Mengatur agar persamaan kedua pilihan, pembelian dan sewa, adalah sama.
Dalam contoh ini, gunakan persamaan berikut. Jika d adalah jumlah hari untuk menggunakan
item:

$ 12.000 + $ 400d= $ 800

Mengurangkan $ 400 dari kedua belah pihak, Anda mendapatkan:
$ 12.000 = $ 400d
Membagi kedua sisi dengan $ 400, Anda mendapatkan:
d = 30
Jika Anda memerlukan item tersebut selama lebih dari 30 hari, akan lebih ekonomis untuk
membeli itu.

Plan Procurem ent M anagem ent (O utput)

Procurement Statement Of Work (SOW)
Sebuah pernyataan dari kerja adalah deskripsi pekerjaan yang
diperlukan untuk pengadaan

Conduct Procurem ents

Definisi : proses memperoleh respon penjual, memilih
penjual, dan pemberian kontrak.

Conduct Procurem ents (Input)

Seller Proposals
Memutuskan siapa untuk meminta untuk melakukan
pekerjaan itu, mengirimkan dokumentasi yang sesuai
untuk penjual potensial, dan memperoleh proposal atau
tawaran
Organisasi dapat beriklan untuk pengadaan barang dan
jasa dalam beberapa cara :
o Mendekati vendor disukai
o Mendekati beberapa vendor potensial
o Iklan untuk siapapun yang tertarik

Conduct Procurem ents (Tools & Techniques)

Sample Proposal Evaluation Sheet

Conduct Procurem ents (O utput)

Selected Sellers
Melibatkan:
o Mengevaluasi proposal atau tawaran dari penjual
o Memilih yang terbaik
o Negosiasi kontrak
o Pemberian kontrak
Organisasi sering melakukan evaluasi awal dari semua proposal dan tawaran
dan kemudian mengembangkan daftar pendek penjual potensial untuk
evaluasi lebih lanjut
Penjual pada daftar singkat sering menyiapkan terbaik dan terakhir tawaran
(BAFO) Best and Final Offer
output akhir adalah kontrak yang ditandatangani oleh pembeli dan penjual
yang dipilih

ControlProcurem ent
Definisi : proses mengelola hubungan pengadaan,
pemantauan kinerja kontrak, dan membuat perubahan
dan perbaikan kontrak yang sesuai.

ControlProcurem ent (Tools & Techniques)

Claim Administrations
Memastikan bahwa kinerja penjual memenuhi
persyaratan kontrak
Kontrak hubungan hukum, sehingga sangat penting
bahwa hukum dan kontrak profesional terlibat dalam
menulis dan mengelola kontrak
Hal ini penting bahwa manajer proyek dan anggota tim
menonton untuk perintah perubahan yang konstruktif,
yang bertindak lisan atau tertulis atau kelalaian oleh
seseorang dengan otoritas sebenarnya atau jelas yang
dapat ditafsirkan memiliki efek yang sama seperti
perintah perubahan ditulis

Close Procurem ent

Definisi : proses menyelesaikan setiap pengadaan.

Close Procurem ent (Tools & Techniques)

Procurements Audit mengidentifikasi pelajaran dalam
proses pengadaan
Records Management System menyediakan
kemampuan untuk dengan mudah mengatur,
menemukan, dan dokumen yang terkait dengan
pengadaan arsip

D okum en Project Procurem ent

M anagem ent
Procurement Management Plan
Procurement Statement of Work
Make or Buy Analysis
Supplier Evaluation
Contract Closure