Taller de desarrollo

institucional y
procuracin de fondos
Luis Arriaga
Ana Paula Hernndez
Centro Prodh
29 de mayo de 2009

Contenido del Taller

I.
II.
III.
IV.
V.
VI.

Quines somos los participantes del Taller?

Cules son los Objetivos del Taller?
Cules son nuestras expectativas del Taller?
Qu es una organizacin?
Qu es la Planificacin Estratgica?
Cmo definir la Visin y la Misin de la
organizacin?
VII. Cmo definir los Valores de la organizacin?
VIII. Cmo definir la Visin de Futuro?
IX. Cmo consolidar un equipo?
X.
Cmo realizar un proyecto?

I. Presentacin de los Participantes

o Nombre
o Edad
o Cunto tiempo llev trabajando en la
organizacin?
o Qu es lo que ms me gusta de trabajar
en la organizacin?

II. Objetivos del Taller

Fortalecer el trabajo en equipo, potenciar el

sentido de pertenencia y de propsito compartido

Revisar la misin y nuestra motivaciones de la

organizacin

Desarrollar una visin compartida del futuro

Realizar una evaluacin de los resultados, definir
las prioridadesde trabajo y los retos principales

Alinear la estrategia y los planes de accin con la

visin de futuro

Conocer las etapas de realizacin de un proyecto

 Delinear elementos que ayuden a formular una

estrategia de procuracin de fondos para asegurar
la viabilidad financiera de la organizacin.
Perfilar los principales puntos de un proyecto
Conocer a grandes rasgos el funcionamiento de
las agencias de cooperacin internacional as
como otras posibles fuentes de financiamiento.

III. Expectativas del taller

A fin de generar un entendimiento compartido, exploraremos las expectativas
que tenemos con respecto al taller. Primero a nivel individual y luego en grupos
de 4 personas.
Qu
Qu expectativas
expectativas tenemos
tenemos del
del
taller?
taller?

Qu
Qu se
se debe
debe lograr
lograr para
para calificarlo
calificarlo
de
de exitoso?
exitoso?

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

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IV. Qu es una organizacin?

Una organizacin es un grupo de personas
que tiene un propsito compartido

Las personas y el equipo son la fuerza activa de la

organizacin

Premisas del Trabajo: Organizacin

Qu es una organizacin que aprende?

Una organizacin es una estructura orgnica,
viva e interdependiente.

Todos sus elementos constituyentes tienen

que estar alineados y operar armnicamente
para funcionar como un todo y cumplir con su

misin o razn de ser.

Tiene capacidad de visualizar y apostar por un futuro, plantearse metas y
planificar las acciones requeridas para lograrlas

Las organizaciones pueden equivocarse pero tambin aprenden de sus

errores y del entorno externo para enriquecerse y crecer. Es capaz de
internalizar esos aprendizajes y traducirlos en conductas y hbitos.

sta es la base de una cultura de mejoramiento continuo que caracteriza a las

organizaciones que aprenden.

Preguntas
para
reflexionar

1. Somos una
organizacin que
aprende?
2. Ejemplos de casos o
situaciones en los que
hemos aprendido
3. Ejemplo en los que
hemos repetido los
errores

V. Qu es la Planificacin Estratgica?
La Planificacin Estratgica es un proceso que permite
definir un conjunto de acciones complementarias y
coherentes intencionalmente dirigidas al logro de:
UNA VISION DE FUTURO
por el cual colectivamente estamos apostando, dndole
direccionalidad a la organizacin, alineacin a los
esfuerzos y optimizacin en la asignacin de los
recursos.

Proceso de Planificacin Estratgica

Es un proceso interactivo de tres fases que se
van realizando en forma sucesiva y continua

El presupuesto - es la traduccin de los planes de

accin en trminos de los recursos humanos, fsicos y

financieros requeridos para su ejecucin.

El seguimiento.- implica el monitoreo continuo del

curso del plan para lo cual hay que tener previamente

definidas las metas -e indicadores de verificacin en el
caso de que stas no sean cuantificables- as como
los mecanismos y frecuencia de medicin.

Proceso de Planificacin Estratgica

1.- Planificar
Estratgicamente
Misin
Valores

Visin de
Futuro

2.- Formular, ejecutar

y controlar el
Presupuesto
3.- Hacer
seguimiento y
evaluacin de los
planes

Estrategia
Planes anuales

Presupuesto

Seguimiento
(Monitoreo)
Evaluacin

Anlisis
Entorno
Interno

VI. Definicin de la Visin

La Visin ayuda a establecer los objetivos y permite
alinear esfuerzos hacia el logro de ese futuro.
De la Misin a la Visin: lo que creemos
y queremos

Imagen Objetivo

Visin de Futuro

Filosofa
Orientadora

Propsito o Misin

Valores Fundamentales

Ejemplo de Misin y Visin

NASA

MISIN
Aumentar nuestra
capacidad de explorar el
espacio exterior
VISIN en 1960
Antes de que finalice la
dcada de los 60s tendremos
el primer hombre en la Luna

Preguntas
para
reflexionar

1. Cules son
nuestras metas?
2. Tenemos una
visin definida y
clara?

VI. Definicin de la Misin

Explica

claramente para qu existe la organizacin sin

dejar dudas sobre cul Nuestra
es su propsito
o razn de ser
Misin
fundamental
Provee el sentido de propsito que trasciende las tareas o
actividades de la organizacin
Refleja la forma nica en que la organizacin contribuye al
mundo, a la sociedad y le aade una fuente nica de valor
Transmite clara y rpidamente la manera como la
organizacin responde o impacta a quienes la integran y
rodean, a la comunidad, a la humanidad y al mundo
Debe ser capaz de atrapar el alma de cada miembro de la
organizacin

VII. Definicin de los Valores

Los valores son:

inspiraciones ticas fundamentales

la forma en que nos comportamos...
Los valores se expresan en nuestras
acciones

Valores
Los valores fundamentales son la respuesta
a la pregunta:
Cmo debe ser nuestro actuar, que sea
consistente con nuestra misin, a lo largo
del camino hacia el logro de nuestra visin?
Los valores se expresan de mejor forma
trminos de conductas
Un valor fundamental no debe quebrantarse
jams, bajo ninguna circunstancia o
presiones del entorno

VIII.Visin de Futuro Compartida

LA

IMAGEN OBJETIVO es una

fotografa de cmo seremos dentro de
cinco aos, y qu aspiramos lograr
cuando lleguemos a ese futuro

Se describe en tiempo presente, como

si estuviera ocurriendo ahora

Mientras ms detallada y visual sea la

imagen de ese futuro, ms poderosa y

motivadora ser

No

es una idea, es una fuerza

inspiradora que da forma y direccin al
futuro de la organizacin

Visin de Futuro Compartida

Visin de Futuro Compartida

Soar es una manera de evocar las
capacidades creativas del ser humano

Emerge de las visiones individuales

Es una disciplina que toma tiempo y energa
Expresa lo que queremos (aspiracin) y NO lo que
queremos evitar (miedos)
Las visiones negativas son limitantes, hacen que
prevalezcan las energas preventivas y no las creativas,
generan sensacin de impotencia, son de corto plazo

1. Cul es nuestra
imagen objetivo?

Preguntas
para
reflexionar

2. Qu queremos?
3. Cul es nuestra
visin de futuro
compartida?

IX. Cmo consolidar un equipo

Los equipos superan al desempeo individual, especialmente, cuando el
desempeo requiere destrezas, juicios y experiencias mltiples.

DE
ST
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Resultados
Desempeo

Metas Especficas
Enfoque Comn
Propsito Significativo
Productos del
Trabajo
Colectivo

COMPROMISO

Crecimiento
Personal

22

Definicin

Un
Un equipo
equipo es
es un
un grupo
grupo pequeo
pequeo de
de personas
personas con
con destrezas
destrezas
complementarias,
complementarias, comprometidas
comprometidas con
con un
un propsito,
propsito, objetivos
objetivos
de
de desempeo
desempeo yy enfoque
enfoque de
de trabajo
trabajo comn,
comn, por
por los
los cuales
cuales son
son
mutuamente
mutuamente responsables
responsables
Los verdaderos equipos estn profundamente comprometidos con su
propsito, metas y enfoque. Los participantes saben que tienen un
compromiso individual, entre s y colectivo hacia fuera. Todos comprenden
que la sabidura de los equipos viene con el foco en los productos del
trabajo colectivo, el crecimiento personal y resultados de desempeo.

23

GUIA
Los equipos grandes tienden a separarse en subgrupos
Es ms problemtico para interactuar constructivamente como equipo
Complicaciones para llegar a acuerdos en acciones especficas
Dificultades logsticas de tiempo y espacio
Se pierde el sentido de propsito comn
Las reuniones se vuelven desgastantes, rutinarias y se perciben como
prdida de tiempo

En consecuencia grupos grandes (ms de 15 personas) tienen dificultad en

convertirse en verdaderos equipos de alto desempeo.
Sin embargo, pueden conformarse puntualmente,
equipos extendidos cuando se requiere de un
conocimiento experto, informacin o destreza
complementaria a las que posee el equipo

24

Los
Los equipos
equipos deben
deben desarrollar
desarrollar la
la combinacin
combinacin correcta
correcta de
de destrezas
destrezas
complementarias
complementarias para
para lograr
lograr los
los objetivos
objetivos del
del equipo.
equipo. Estas
Estas destrezas
destrezas
pueden
pueden ser
ser de
de tres
tres categoras:
categoras:

Experticia Tcnica o Funcional

Para que el equipo pueda lograr su objetivo de trabajo, los miembros participantes deben
ser seleccionados de manera tal, que se cubran todos los niveles de conocimiento experto
requerido.
Destrezas para Resolver Problemas y Desarrollar Soluciones
Los equipos deben ser capaces de identificar las oportunidades y luego tomar las
decisiones de como proceder. La mayora de los equipos necesitan participantes con estas
destrezas.
Habilidades Interpersonales
Un entendimiento y propsito comn no puede surgir sin una comunicacin efectiva y
capacidad de resolver constructivamente los conflictos, los cuales a su vez dependen de
habilidades interpersonales. Estas incluyen, asumir riesgos, crtica constructiva, objetividad,
escuchar activamente, apoyo y reconocer los intereses y logros de los dems .

25

...comprometidos con un propsito...

Un propsito comn, claro, significativo y compartido por todos

determina la fuerza inspiradora hacia el logro de los resultados.

Provee direccin, momentum y compromiso

Ese propsito puede venir de una directriz externa o puede ser propio,
lo importante es que tenga sentido para todos

Los equipos ms efectivos dedican tiempo y esfuerzo para explorar,

dar forma y llegar a un propsito que pertenezca a ellos tanto individual

como colectivamente

Sin un compromiso con un propsito compartido, los equipos se ven

forzados a actuar sin un sentido de direccin

El propsito debe ser traducido en objetivos y acciones

especficas medibles.

26

...metas de desempeo...
Las metas de desempeo a corto plazo y el propsito del equipo
deben estar siempre alineados
Las metas especficas de desempeo son parte integral del
propsito:
Definen el producto que debe ser generado por el equipo de
trabajo
La especificidad de los objetivos facilitan una comunicacin
ms clara y permite construir sobre las situaciones de
conflicto
Ayudan a los equipos a mantener el foco en los resultados,
dando un sentido de direccin compartido
Tiene un efecto nivelador en las conductas del equipo
Permite al equipo ir logrando pequeos xitos
en su propsito

27

...y enfoque de trabajo comn...

Los equipos necesitan saber cmo van a trabajar juntos para cumplir con
su propsito, por lo que deben dedicar un tiempo a definir las reglas del
juego, por ejemplo:
Quines deben estar en el equipo y determinar quin hace qu
Cmo garantizar una carga de trabajo real balanceada entre todos os
miembros participantes
Cmo se establecern las agendas y cronogramas de trabajo
Qu destrezas requieren ser desarrolladas
Cmo el grupo tomar o cambiar decisiones
Cundo y cmo se deben hacer modificaciones en el enfoque de
trabajo para lograr cumplir con las tareas propuestas
Quines asumen los roles sociales y de liderazgo del equipo, tales
como, retar, interpretar, apoyar, integrar, recordar, sumarizar, etc..
necesarios para lograr un clima de confianza mutua y de conflicto
constructivo.

28

...por los cuales son mutuamente responsables

Ningn grupo se convierte en equipo hasta tanto no

sea mutuamente responsable como un equipo.

No puede ser obligada

Se trata de una promesa a uno mismo y a los
dems.

Implica compromiso y confianza

Se va desarrollando y fortaleciendo con el trabajo
real hacia el logro del propsito compartido

29

Etapas de crecimiento de un Equipo

DESEMPEO

EQUIPO
DE ALTO
DESEMPEO
EQUIPO
REAL
GRUPOS DE
TRABAJO

EQUIPO
POTENCIAL

PSEUDO
EQUIPO
FORMACION

CONMOCIN -

REGULACION - ACTUACION

Etapas de crecimiento de un Equipo

Etapa 1: Formacin

Etapa 2: Conmocin

Etapa 3: Regulacin

Etapa 4: Actuacin

Etapa 1: Formacin de un equipo

Caractersticas
Se exploran cautelosamente los comportamientos
Es una etapa de transicin de un estado individual a un estado de ser
miembro de un equipo
Se prueba, tanto formal como informalmente, la direccin provista por
el lder
Crea sentimientos en los miembros, tales como:

Optimismo, excitacin, anticipacin

Orgullo por ser escogido
Apego inicial y tentativo al equipo
Sospecha, miedo y ansiedad con respecto a la tarea venidera

Etapa 1: Formacin de un equipo

Comportamientos

Intentos para definir la tarea y decidir como se lograr

Intentos para determinar el comportamiento aceptable del grupo y

como tratar los problemas del grupo

Decisiones sobre la informacin que debe ser recopilada
Discusiones abstractas y elaboradas de conceptos y asuntos, o para
algunos miembros, impaciencia con estas discusiones
Discusin de los sntomas o problemas que no son relevantes a la
tarea, dificultad en identificar los problemas relevantes
Quejas sobre la organizacin y las barreras que presenta la tarea

Debido
Debido aa que
que al
al principio
principio estn
estn pasando
pasando muchas
muchas cosas
cosas que
que distraen
distraen la
la
atencin
atencin de
de los
los miembros,
miembros, el
el equipo
equipo logra
logra poco
poco relacionado
relacionado con
con las
las metas
metas
de
de su
su proyecto.
proyecto. Esto
Esto es
es muy
muy normal
normal

1. Para qu estoy
aqu?

Preguntas
para

reflexionar

2. Qu rol voy a
jugar?
3. Qu estoy
dispuesto a hacer
por la
organizacin y mi
equipo?

X. Pasos para realizar un proyecto

1. Identificacin del problema

Desarrollo
del proyecto

2. Definicin del servicio

3. Establecimiento de objetivos
4. Delimitacin del alcance de la
iniciativa
5. Identificacin de actores relevantes
6. Identificacin de necesidades de
informacin
7. Identificacin de recursos disponibles
8. Elaboracin del plan de trabajo

Interaccin con
los actores a los
que se dirige el
proyecto

9. Implementacin del plan de trabajo

10. Sistematizacin
11. Seleccin de estrategias

Comunicacin
de resultados

12. Socializacin y seguimiento

1. Identificacin del problema

Cul es el principal problema que se quiere solucionar?
Cules son las principales manifestaciones del
problema?
Por qu existe el problema?
(Causas probables / factores asociados)
Cules son las hiptesis sobre la solucin del problema?

Actor social
Cmo se relaciona el
problema con la labor
de la organizacin?

Actor pblico
Cmo pueden ayudar
los actores sociales en la
solucin del problema?

1 / 12

2. Definicin del servicio

Cules son las reas en las que

busca incidir el proyecto?

Por qu?

Cules son las reas o actores

gubernamentales involucrados?

2 / 12

3. Establecimiento de Objetivos
Objetivo general

Contribucin del programa a la satisfaccin de

una necesidad y/o solucin de un problema.
Qu es lo que se pretende lograr con la
implementacin del proyecto?

Objetivos especficos

Qu se busca a corto, mediano y largo plazo?

3 / 12

4. Alcance de la Iniciativa
Qu es lo que se busca cambiar al realizar la

iniciativa, el servicio o el proyecto?

Cules son los aspectos especficos en los que
se va a centrar el proyecto?
Cual es el acercamiento que se va a tener para
llevarlo a cabo?
Dnde, cuando y por cuanto tiempo se
realizar el proyecto?
Cules son los posibles riesgos y su solucin?

4 / 12

5. Identificador de Actores
Actor social
Qu actores
institucionales estn
relacionados con la
existencia del problema?
(internos)
Qu otros actores
relevantes estn
involucrados? (externos)

Actor pblico
Invitar a
organizaciones de la
sociedad civil
interesadas en el
tema.
Organizar una
primera reunin
informativa.
Seleccionar
organizaciones para
llevar a cabo el
ejercicio de acuerdo a
criterios previamente
5 / 12
acordados.

6. Necesidades de Informacin

Qu tipo de evidencia se necesita?

Cules son las posibles fuentes de
informacin?

Qu tipo de indicadores se utilizarn

para analizar la informacin obtenida?

6 / 12

7. Recursos Disponibles

Qu tipo de recursos se necesitan para llevar

a cabo el proyecto? (financieros, materiales y

humanos).
Con cules de estos recursos cuenta la
organizacin? Cules es necesario obtener?
Cul es el presupuesto con el que se cuenta?
Cul es el personal asignado al proyecto?
Cules es su experiencia?

7 / 12

8. Plan de Trabajo

Componentes (etapas)
Tareas y responsables
Cronograma
Metodologa
Seleccionar las herramientas y/o los instrumentos
para recopilar la informacin en funcin
de las necesidades de informacin identificadas.

8 / 12

9. Implementacin

Cules son las estrategias a utilizar?

Cules son los aspectos positivos y negativos de cada

estrategia?

Est preparada la organizacin para asumir las

consecuencias de la estrategia seleccionada y llevar
adelante el proyecto?

Cul o cules pueden ser los costos para la

organizacin?

9 / 12

10. Sistematizacin
Depuracin, sistematizacin y anlisis de
informacin

Documentacin de la experiencia (reporte

final)

Memoria

10 / 12

11. Socializacin y seguimiento

Presentacin de recomendaciones con base a
resultados obtenidos.

Informar a la ciudadana acerca de los

resultados del proyecto.

Establecer un plan de seguimiento al

cumplimiento de compromisos bsicos, en
colaboracin con los actores relevantes.

Buscar la participacin en redes.

11 / 12

11. Socializacin y seguimiento

Ejemplo de sistema de monitoreo:

11 / 12

Dicen que quien tiene un mapa no se

pierde.
Pero la historia nos permite ser ms
creativos que la geografa.
La vida nos permite crear nuestras metas e
inventar las rutas para llegar a ellas.
Quien es capaz de soar sin
despegar los pies de la tierra, de
reconocer su contexto sin dejarse
abrumar por l, abre nuevos
caminos.
Jorge Cela, s.j.

EL SER HUMANO ES UN SER UTPICO QUE SE

DESENVUELVE EN LA HISTORIA CONCRETA
La imaginacin ve la realidad preada de posibilidades,
que proporcionan nuevas imgenes de ella. Por eso
tambin la superan
El ser humano es por excelencia un productor de
imgenes y utopas. Por medio de ellas crea visiones
que le proporcionan un horizonte ms abierto de la vida
y del futuro.
Leonardo Boff

GRACIAS