SURAT MENYURAT

DAN FAIL

*Mengurus dan merekodkan semua surat/ dokumen

masuk/keluar serta memfailkan ke dalam fail-fail berkaitan
termasuk membuat salinan yang mencukupi untuk edaran
kepada pegawai-pegawai yang memerlukan tindakan segera.
*Memastikan dan menentukan tindakan ke atas surat/
dokumen/ e-mel yang telah diambil tindakan/minit
*Membuat tindakan susulan.
*Mengurus penghantaran faks keluar dan penerimaan faks
serta merekodkannya.

Layanan Segera
Pengesahan
Penerimaan/Mel
Masuk
Masuk Dalam
Fail/Sampul Kecil
Rekod
Rundingan

PENERIMAAN SURAT
REKOD SURAT MASUK

MINIT FAIL

BENTUK SURAT

KIRIMAN SURAT

Daftar Mel
Berpengelasa
n
Keselamatan
(tarikh, T.T, No
Fail)

Jabatan Lain
(u.p:En..)
Orang
Ramai/Individu
Firma/Badan
Berkanun
Peguam

Hantar Tangan
T.T Penerima
Berdaftar
Buku Surat
Berdaftar

PENGELASAN
KESELAMATAN

REKOD SURAT
KELUAR

PENERIMAAN SURAT
Melayani surat-surat yang
diterima
Memeriksa surat-surat masuk
Memasukkan surat-surat ke
dalam fail

REKOD SURATSURAT MASUK

Daftar surat-surat yang diterima
Daftar surat-surat
berpengelasan peringkat
keselamatan
(a)
rekod tarikh tanda tangan
pengirim surat
(b)
no. fail surat dimasukkan

MINIT FAIL
Menulis minit
Cara-cara menulis minit
Minit untuk mendapat
keputusan atau tindakan

BENTUK SURAT RASMI

Jelas
Kepala surat rasmi
Salaman
No. rujukan fail
Tajuk
No. perenggan dan lampiran
Satu perkara sahaja
Lampiran ditandakan
Tanda nama ringkas penulis/ptr

KIRIMAN SURAT
Jabatan lain
Orang ramai atau
perseorangan
Firma/Badan
Berkanun/Pertubuhan
Peguam

REKOD SURATSURAT KELUAR

Dihantar dengan tangan
Secara berdaftar

SISTEM FAIL

APAKAH SISTEM FAIL

SATU PROSES KELASIFIKASI,

PENYUSUNAN DAN PENYIMPANAN
REKOD SUPAYA IANYA DAPAT
DIPEROLEGHI DENGAN SEGERA APABILA
DIKEHENDAKI.
.

SISTEM PENGKELASAN FAIL

Abjad
Nombor
Abjad dan nombor

KEPERLUAN TERHADAP
SISTEM FAIL YANG BAIK
Kepadatan
Asesibiliti
Ekonomi
Keanjalan
Lokasi
Rujukan silang
Retention
Kelasifikasi

KLASIFIKASI FAIL
Fail Biasa - warna putih dan berkulit tebal untuk
menyimpan surat biasa
Fail Terhad - warna kuning dan kegunaan terhad
bagi orang tertentu
Fail Sulit - warna hijau dan dilabel SULIT. Disimpan
secara terkawal
Fail Rahsia - warna merah, berlabel RAHSIA.
Kawalan rapi. Rahsia diperingkat atasan.

CIRI-CIRI SISTEM FAIL

Mudah dicari dan tidak kompleks
Sesuai dengan keperluan organisasi
Boleh diubahsuai jika perlu
Kos minimum dan keselamatan dokumen terjamin
Penggunaan ruang minimum
SISTEM PENGELASAN FAIL
Pengelasan fail mengikut abjad
Pengelasan fail mengikut angka
Pengelasan fail mengikut perkara
Pengelasan fail mengikut tempat dan kawasan
PENYUSUNAN FAIL
TAJUK-TAJUK BESAR : Dipecah sehingga 99 tajuk
SUB TAJUK : Dipecahkan sehingga 99
PERKARA : Dipecahkan lagi sehingga 99

Pengelasan
SISTEM FAIL
Keperluan

Seksyen 4(1)(d)
Undang-undang
Arkib Negara 1966

Pusat
Pendaftara
n
Organisasi

PENJAGAAN &
PENYIMPANA
N

SEKIAN,
SELAMAT
MAJU JAYA