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BPM

TREINAMENTO FUNCIONAL

NDICE

1. Processos
2. Exemplos de processos
3. Configurao de processos
4. Lista de tarefas
5. Responsveis
6. Mecanismos de atribuio
7. Movimentao de solicitaes
8. Central de tarefas
9. Consultar solicitaes
10.Eliminar solicitaes

BPM

BPM (Business Process Management ou


Gerenciamento de Processos de Negcio)
uma abordagem para desenhar, identificar,
executar, documentar, medir, monitorar,
controlar e melhorar processos

PROCESSOS

O QUE PROCESSO?
Processo uma sequncia continuada de fatos ou operaes
Um processo sempre tem o intuito de alcanar algum resultado
Para que este resultado seja alcanado necessrio que sejam executadas
tarefas (atividades)
Essas atividades devem ter uma sequencia lgica de execuo (fluxos)

QUAL A DIFERENA ENTRE BPM E PROCESSO?


BPM uma um padro de mercado que abrange a modelagem,
automao, execuo, controle e melhoria contnua de processos
de negcio

Processo, por sua vez, um conjunto de atividades que seguem


uma sequncia lgica para que determinado objetivo da
organizao seja atingido

CARACTERSTICAS DOS PROCESSOS

Podem ter um formulrio associado ou no, permitindo que processos hoje no


formais sejam registrados
Colaboradores podem anexar documentos ao processo e deixar observaes em
qualquer atividade
O encaminhamento das tarefas pode ser manual, restritivo ou automtico
possvel transferir tarefas entre indivduos ou atribu-las a um grupo de pessoas

CARACTERSTICAS DOS PROCESSOS

Todas as movimentaes so registradas e o histrico das solicitaes est


disponvel para todos os colaboradores do processo
As atividades podem ficar a cargo de mais de um colaborador e todos sabem
quem so os responsveis e quem j completou a tarefa
possvel especificar um percentual de consenso, permitindo criar atividades
democrticas, onde a maioria vence
Colaboradores so notificados via e-mail quando existem atividades pendentes

COMPOSIO DOS PROCESSOS

Processo
Formulrio
Anexos
Encaminhamento
Avaliao
Transferir

Observaes
Histrico

EXEMPLOS DE PROCESSOS

CADASTRO DE CLIENTES
Segmento: Manufatura
rea de Negcios: Finanas

REQUISIO DE DESLIGAMENTO
Segmento: Construo e Projeto
rea de Negcios: Recursos Humanos

LIBERAO DE EQUIPAMENTOS
Segmento: Agroindstria
rea de Negcios: Contratos de
Prestao de Servios

QUALIFICAO DE FORNECEDOR
Segmento: Manufatura
rea de Negcios: Materiais

PRIORIZAO DE PEDIDO DE VENDA


Segmento: Manufatura
rea de Negcios: Vendas e
Faturamento

CADASTRO UNIFICADO DE MATERIAIS INTEGRADO AO ERP SAP


Cadastro de informaes de materiais
para cada rea da empresa, incluindo
o acompanhamento e aprovao pelos
responsveis
Pode ser ajustado de forma a aderir
s necessidades da empresa.

CONFIGURAO DE PROCESSOS

CONFIGURAO DE PROCESSOS NA WEB

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VINCULAR FORMULRIO AO PROCESSO


possvel associar um formulrio a um Processo
Ao iniciar uma nova solicitao ser apresentado um registro de formulrio
para preenchimento
Este registro automaticamente anexado ao processo
Para desenvolvimento de processos, recomenda-se a utilizao do fluig
Style Guide

CRIAR FORMULRIO VINCULADO AO PROCESSO

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CONFIGURAR ATIVIDADE
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INSTRUES DA ATIVIDADE
Ao listar as instrues de uma atividade ou de um processo, comum
precisar buscar informaes de outros arquivos ou sites
A gesto de processos possui o conceito de hiperlink que permite a incluso
de acessos para documentos publicados e tambm para endereos na
Internet, evitando a replicao de informaes e facilitando a navegao
Nas propriedades da atividade ou processo, campo Instrues, necessrio
inserir o comando [WD:999999], onde 999999 deve ser substitudo pelo
cdigo do documento no fluig

PRAZOS
As atividades de um processo podem ter um prazo de concluso que auxilia
os usurios na definio de qual tarefa concluir primeiro, bem como a
emisso de relatrios e notificaes de atrasos
Sempre que uma nova tarefa criada, o prazo de uma atividade definido
com base no prazo de concluso da atividade e no expediente definido na
atividade ou no processo
O prazo no alterado quando a atividade transferida para outro usurio

PRAZOS
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ATRASO
Tolerncia: tempo que o fluig ir aguardar aps o vencimento do prazo da
atividade para comear a enviar o e-mail de notificao de atraso

Frequncia: intervalo de tempo entre cada envio do e-mail de notificao


de atraso

Aviso de expirao: notificao enviada antes do vencimento do prazo


definido para a atividade

ANEXOS
Caso seja anexado um documento j publicado
no fluig, possvel alterar as propriedades e
segurana do arquivo e at elimin-lo

No possvel excluir anexos do tipo registros de


formulrios originados a partir do formulrio que
foi vinculado ao processo

ANEXOS

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SEGURANA DOS ANEXOS

Controlar Segurana determina que devem ser consideradas as configuraes de


segurana de anexos para o processo em questo

POR TODOS OS USURIOS

A partir da Atualizao 1.5.11, o recurso de Segurana de Anexos conta com a


opo Por Todos os Usurios, para facilitar a definio de permisses

ATIVIDADE AUTOMTICA
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Atividade Automtica um mecanismo que, dependendo do resultado obtido,


determina para qual atividade o fluxo do processo deve ser encaminhado

CONDIES EM ATIVIDADES AUTOMTICAS

(hAPI.getCardValue(campoFormulrio1) == Sim) &&


(hAPI.getCardValue(campoFormulrio2) > 2010) ||
(hAPI.getCardValue(campoFormulrio2) != 2015)
Quando a condio definida na Atividade Automtica for cumprida (true), o
fluxo avana para a atividade destino configurada
hAPI
Guia Rpido

SUBPROCESSO
Na modelagem de processos ocorrem situaes (atividades) que so comuns em mais
de um processo
Para evitar retrabalho, possvel modelar um novo processo e utiliz-lo como
subprocesso. Desta forma, caso seja necessria alguma alterao neste fluxo comum
em vrios processos, no ser necessrio alterar todos individualmente
Quando o fluxo atinge um subprocesso:
A solicitao do processo principal finalizada e uma nova solicitao do subprocesso criada
Se houver fluxo de retorno ligado ao subprocesso, a solicitao do processo principal ficar
bloqueada at o trmino da solicitao do subprocesso

SUBPROCESSO
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SUBPROCESSO

Caractersticas do subprocesso:
- Interligar processos
- Automatizar a criao de novas solicitaes
- Transferir anexos automaticamente de uma solicitao para uma nova solicitao

Anexos da solicitao do subprocesso no so transferidos ao processo


principal a menos que haja alguma customizao para tal
Porm, os anexos do processo principal podem ser encaminhados para o
subprocesso atravs do atributo Transfere Anexos
Guia Rpido:

ATIVIDADES PARALELAS

Fork e Join indicam, respectivamente, o incio e o fim das atividades paralelas


Caso existam atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no
Join, at que todas as atividades sejam concludas

ATIVIDADES CONJUNTAS

Caso seja necessrio que a


atividade seja executada
por mais de um usurio,
recomenda-se a opo
Atividade Conjunta
imprescindvel definir a
% de consenso entre os
usurios atribudos
tarefa

TEMAS DE FORMULRIOS
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Atravs do Painel de Controle (aba Processos), possvel adicionar novos


temas para os formulrios criados a partir do editor web

MOBILE

Na coluna Mobile definido se o processo pode ser utilizado no aplicativo


mobile da plataforma. Por padro, esta opo no vem assinalada.

FLUIG STUDIO
Os processos tambm podem ser modelados atravs do fluig Studio utilizando
componentes avanados BPMN 2.0

Estes contedos sero abordados no treinamento de Desenvolvimento de


Processos

EXPORTAR PROCESSO

Ao acionar essa opo, ser


criado um arquivo ZIP contendo
o processo, seus subprocessos,
formulrios e os datasets
associados
Posteriormente, esse arquivo
ZIP pode ser importado no
Studio

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BOAS PRTICAS

Preencha o nome as atividades na 3 pessoa (Solicitar, Aprovar, Analisar)


Utilize Swimlanes para representar diferentes reas de uma
organizao responsveis por atividades distintas
Prefira setas com curvas, se estiver criando os processos via fluig Studio
Adicione instrues nos processos e atividades para facilitar o
entendimento do responsvel por execut-la
Traduo dos processos:

LISTA DE TAREFAS

AD HOC

O subprocesso Ad Hoc ou Lista de Tarefas um recurso flexvel para organizar


atividades a serem desempenhadas constantemente

LISTA DE TAREFAS

Este recurso permite elaborar tarefas que no esto previstas em um


processo formal
Consiste na criao de uma lista de pendncias sobre determinado assunto
e da associao de atividades que auxiliaro na concluso desta tarefa
A lista de tarefas pode ser adicionada aos processos utilizando o
componente Ad Hoc ou criada a partir do menu Processos > Listar Tarefas

EXEMPLO DE UTILIZAO
Em uma reunio, o lder de produto
definiu uma estratgia para avaliar
uma

proposta

envolvendo

setores

corporativos
Para isso criou uma lista de tarefas:
Assunto: Plano de produto
Detalhes: Estratgia para adoo de
melhorias nos setores corporativos
Perodo: De 07/04 a 07/04

EXEMPLO DE UTILIZAO

Aps definir o escopo da lista de


tarefas, o lder cria as atividades
delegando responsveis e atribuindo
prazos:
Pesquisa de Mercado
Pesquisa com grupo de foco
Anlise de resultados

Mesmo aps a lista ter sido criada,


permitido adicionar novas atividades

EXEMPLO DE UTILIZAO

RESPONSVEIS

RESPONSVEL PELA ATIVIDADE


O responsvel (ou responsveis) por uma tarefa definido
atravs dos Mecanismos de Atribuio da atividade:

Por/Para um Grupo
Por/Para um Papel
Por Associao
Por Campo de Formulrio
Por Executor de Atividade
Por Grupos do Colaborador
Por Usurio

Cabe ao responsvel analisar a solicitao, executar a


atividade e movimentar o fluxo para a prxima tarefa

GESTOR DO PROCESSO

O Gestor do Processo pode tomar as seguintes aes sobe os processos


gerenciados:
Realizar a tarefa em nome de algum usurio
Transferir a tarefa para outros usurios
Realizar consultas sobre todos os processos em aberto que esto sob sua gerncia

As atividades realizadas pelo Gestor so registradas no histrico do


processo
Quando o mecanismo de atribuio de uma atividade no consegue localizar um
colaborador que atenda aos requisitos definidos, a atividade atribuda ao
gestor do processo

MECANISMOS DE ATRIBUIO

MECANISMOS DE ATRIBUIO
Os Mecanismos de Atribuio permitem restringir as opes de usurios que
podem receber ou assumir uma determinada atividade do processo
Cada mecanismo permite que apenas determinado usurio ou usurios
estabelecidos pela lgica interna do mecanismo tenham controle sobre a
respectiva atividade

MECANISMOS DE ATRIBUIO

Atribuio

Descrio

Para um Papel (Pool)

Qualquer um dos usurios no papel escolhido pode assumir


as tarefas para complet-las

Para um Grupo (Pool)

Qualquer um dos usurios no grupo escolhido pode assumir


as tarefas para complet-las

Por Associao

Permite compor lgicas complexas de atribuio atravs da


associao de vrios mecanismos

Por Campo de Formulrio

Permite atribuir tarefas ao usurio informado em um campo


do formulrio do processo

MECANISMOS DE ATRIBUIO
Atribuio

Descrio

Por Executor de Atividade

Permite selecionar os usurios que executaram uma


atividade anterior

Por Grupo

Permite filtrar apenas os usurios que faam parte de um


determinado grupo

Por Grupos do Usurio

Permite filtrar apenas os usurios cujos grupos ou grupo de


trabalho sejam o mesmo do usurio (corrente ou solicitante)

Por Papel

Permite filtrar apenas os usurios que possuam um


determinado papel

Por Usurio

Permite atribuir tarefas a um usurio especfico

MECANISMO DE ATRIBUIO POR ASSOCIAO


No recomendada a incluso de mecanismos em pool (Para um
grupo/papel) em atribuies por associao, pois neste caso no haveria
nenhum responsvel do grupo ou papel configurado
Como enviar a atividade para o superior imediato do usurio utilizando o
Mecanismo de Atribuio por Associao:

Tipos de Associao:
Todos os usurios em
todos os mecanismos

Apenas usurios comuns a


todos os mecanismos

MECANISMO DE ATRIBUIO POR CAMPO DE FORMULRIO

O campo definido no mecanismo deve ser


obrigatoriamente preenchido no formulrio
com a identificao da matrcula de um
usurio ativo
Caso o campo no esteja preenchido ou
contenha um usurio invlido, no ser
possvel avanar para a prxima atividade

MECANISMOS DE ATRIBUIO
Na atividade Inicial dos processos e seleo de Gestores, apenas os seguintes
mecanismos de atribuio sero exibidos: por Associao, por Grupo, por
Papel e por Usurio

Mecanismo de Atribuio Personalizado: pode utilizar lgicas mais


complexas e especficas para definir o responsvel pela atividade:

MOVIMENTAO DE SOLICITAES

INICIAR SOLICITAO

Enquanto estiver ativa, a


solicitao ir utilizar as
atividades e fluxos definidos
na verso em que foi criada,
mesmo quando novas verses
tiverem sido liberadas
Cada solicitao receber um
cdigo de identificao nico

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MOVIMENTAR SOLICITAO
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A rea de deciso apresenta as opes de atividades e


usurios disponveis para movimentao da solicitao.

ENCAMINHAMENTO AUTOMTICO
Nas situaes em que ocorre o encaminhamento
automtico de atividades, como nos exemplos abaixo, a
rea de deciso no ser exibida para o usurio que
movimenta a solicitao
Modelagem do processo
- Atividade conjunta
- Mecanismo de atribuio em pool (grupo ou papel)

Execuo do processo
- Mecanismo de atribuio retorna apenas um usurio vlido

FLUXO AUTOMTICO
Determina que a atividade ser movimentada
automaticamente para a atividade destino
quando o prazo de concluso expirar:
Para que isto acontea, necessrio configurar
um agendamento do tipo Fluxo Automtico, a
partir da funcionalidade Agendador de Tarefas

FLUXO AUTOMTICO
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COMPLEMENTAR SOLICITAES
Quando habilitados nas propriedades
do processo, os complementos em
solicitaes permitem que um
usurio adicione comentrios ou
anexos em uma solicitao aberta
sendo ou no responsvel pela
atividade corrente

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CENTRAL DE TAREFAS

RESUMO DE TAREFAS

MINHAS SOLICITAES

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TAREFAS A CONCLUIR

TAREFAS EM POOL: GRUPO

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TAREFAS EM POOL: PAPEL

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TAREFAS EM CONSENSO

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MINHAS TAREFAS SOB GERNCIA

MOVIMENTAO EM BLOCO
Para a movimentao em bloco, necessrio que as solicitaes:
Sejam do mesmo processo e verso
Estejam localizadas na mesma atividade
A atividade no possua a necessidade de apontamentos
Em uma movimentao em bloco no possvel informar dados no formulrio
da solicitao e nem publicar anexos

MOVIMENTAO EM BLOCO
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ASSUMIR EM BLOCO
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CENTRAL DE TAREFAS
As abas Tarefas a concluir ou
Tarefas em pool (grupo/papel)
exibem o nmero de tarefas
atrasadas, pendentes no prazo e
o nmero total de tarefas
pendentes (atrasadas + no prazo)

CENTRAL DE TAREFAS
Campo de localizao
Pesquisar tarefa pelo valor de
qualquer campo da solicitao
apenas entre as tarefas listadas na
pgina corrente
Pesquisar pelo cdigo identificador
da solicitao em qualquer pgina

FILTROS DE TAREFAS
A criao de filtros de tarefas simplifica a
localizao e visualizao de tarefas
O filtro obtido informando valores que sero
aplicados como critrios de seleo dos dados

A exibio das tarefas ser limitada quelas


que atendem os critrios estabelecidos

FILTROS DE TAREFAS

CONSULTAR SOLICITAES

CONSULTAR SOLICITAES

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CONSULTAR SOLICITAES
Permite consultar solicitaes existentes, em andamento ou encerradas,
verificar em qual tarefa se encontra, quem o solicitante e o responsvel
possvel verificar o total de solicitaes. Cada aba exibe a quantidade
de solicitaes atrasadas, no prazo, finalizadas e canceladas
Somente um usurio Administrador pode consultar todas as solicitaes
Um usurio comum pode visualizar apenas as solicitaes que iniciou,
participou ou as solicitaes de processos pblicos, alm das solicitaes
das quais Gestor

CONSULTA DE SOLICITAES

CONSULTA DE SOLICITAES
Exportar: a consulta ser executada em segundo plano. Ao finalizar, o fluig
publicar o arquivo na pasta particular do usurio e o notificar por meio
de e-mail
possvel incluir dados das atividades e/ou dos formulrios no relatrio
exportado
Incluir/Agrupar mltiplos registros: adiciona os dados de campos pai x
filho no relatrio e agrupa-os por solicitao

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ELIMINAR SOLICITAES

ELIMINAR SOLICITAES

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ELIMINAR SOLICITAES
Solicitaes de processo que tenham sido finalizadas ou canceladas e so
utilizadas apenas para consultas ou j no so mais necessrias, podem ser
eliminadas utilizando esta opo
Somente o solicitante, o gestor e os administradores podem eliminar uma
solicitao

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CONVERTER SOLICITAES

CONVERTER SOLICITAES

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CONVERTER SOLICITAES
Por meio da Converso de Solicitaes possvel converter solicitaes com
verses mais antigas para verses mais novas, ou seja, o processo antigo
recebe todas as configuraes e atividades da verso mais nova
Nem todas as solicitaes j iniciadas de um processo precisam ser
convertidas
Ao converter a solicitao, todas as tarefas pendentes sero finalizadas e
novas tarefas sero criadas para as atividades de destino

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SINCRONIZAO DE DATASETS

SINCRONIZAO DE DATASETS

uma prtica comum trazer dados de sistemas externos para


complementar informaes do formulrio de um processo
Como tratam-se de sistemas externos, eventuais problemas de
performance ou disponibilidade impactaro o fluig e podem inviabilizar
o uso de determinado processo
No modelo de dados sincronizados, atravs de uma tarefa agendada o
fluig realiza a consulta do sistema externo e copia os dados dentro do
banco de dados do fluig

SINCRONIZAO DE DATASETS

EXEMPLO

O usurio precisa informar um centro de custo no formulrio. A lista dos


centros de custo vlidos est disponvel em um sistema externo
O usurio dever acessar um campo do formulrio que solicita
informaes para o dataset, que por sua vez faz a requisio ao servio
de dados do sistema externo
Se este processo possuir uma mdia de 5 mil solicitaes por dia,
teremos pelo menos 5 mil acessos ao sistema externo, que em muitos
casos acaba retornando sempre as mesmas informaes

EXEMPLO

Caso o administrador do sistema opte por agendar a tarefa que atualiza


a lista de centros de custo uma vez por dia, a performance e a
disponibilidade do sistema externo no afetaro mais o desempenho do
fluig e dos processos

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MOBILE

FLUIG MOBILE
Recursos disponveis:
Formulrio nico para Web e Mobile
Formulrios criados atravs do editor web do fluig utilizam
o Style Guide, portanto esto preparados para Mobile
Desenvolvimento de formulrio Mobile:
Ad Hoc: Criao de tarefas adicionais via Mobile (Em breve!)

PROCESSOS OFF-LINE
Permite preencher informaes no formulrio para futura sincronizao
possvel utilizar o guia de estilos sem a necessidade de qualquer conexo
a internet
Uma vez ao dia o fluig Mobile verifica novas atualizaes. Caso alguma
esteja disponvel, ser feito o download automaticamente
Suporte a datasets off-line (iOS e Android)
Anexos off-line no podem ter referncias externas

PROCESSOS OFF-LINE

FLUIG STYLE GUIDE

Rene recursos de interface para desenvolvimento responsivo de


pginas, formulrios e widgets para web e mobile

Garante a consistncia e uniformidade visual

style.fluig.com

MOS OBRA!

EXERCCIOS DE FIXAO - BPM

1. Crie um processo e determine apenas um papel ou grupo que poder


iniciar este processo
2. Selecione um gestor para o processo e associe uma categoria
3. Configure os prazos das tarefas e defina mecanismos de atribuio por
associao e por campo de formulrio em algumas atividades
4. Empregue Fork/Join e utilize fluxo de retorno

EXERCCIOS DE FIXAO - BPM

5. Inicie uma solicitao deste processo, anexe um documento e adicione


uma observao
6. Faa a consulta da solicitao iniciada
7. Realize a transferncia de uma atividade para outro usurio
8. Nas atividades depois do Fork, configure as tarefas que devero enviar
notificaes para Responsvel, Requisitante e Gestor
9. Acesse com o Gestor do processo e faa uma consulta

EXERCCIOS DE FIXAO - BPM

10. Associe o processo um formulrio com os seguintes tipos de campo:


texto, nmero, calendrio, lista e uma escolha (radio button). Em
seguida faa as validaes dos campos com as atividades
11. Crie um processo que ser utilizado como um subprocesso e permita
que sejam enviados os anexos do processo pai para o subprocesso
12. Crie uma Atividade Conjunta com 50% de consenso
13. Adicione uma deciso automtica no processo

EXERCCIOS DE FIXAO - BPM

14. Elimine uma solicitao e exclua uma verso do processo


15. Inicie um processo de Plano de Ao para a instalao de arcondicionado
16. Crie uma nova verso do processo atual mudando os mecanismo de
atribuio das atividades e faa a converso da penltima verso com
a atualizada

EXERCCIOS DE FIXAO - BPM

O objetivo do exerccio a construo de um processo utilizando recursos


da interface web:
Criar um processo de Aprovao de Reembolso/Despesas.
O processo deve estar disponvel para Mobile

CANAIS DE COMUNICAO FLUIG

Site: fluig.com
Documentao: dev.fluig.com
Guia de Relacionamento:
Suporte: suporte.fluig.com
Comunidade DEV fluig:
Blog: fluig.com/blog
YouTube: youtube.com/fluigplatform

Acompanhe os canais sociais de fluig:


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www.fluig.com
0800 882 9191

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FLUIG EDUCATION CENTER
E-mail: fluig.education.center@fluig.com
Fone: (11) 2099-7337