Anda di halaman 1dari 45

STRUKTUR

ORGANISASI
MAINTENANCE
I R . A L I FA T H O N I , M T

K
E
L
O
M
P
O
K
S
A
T
U

YULIA DEWI P.
(2214 039 005)

LILIS SUSANTI
(2214 039 007)

PUPAWA NANDRA A.
(2214 039 004)

T
U
J
U
A
N

Mendefinisikan kebutuhan dan stuktur


dari organisasi resmi dalam mengelola
fungsi pemeliharaan
Unsur perencanaan fungsi teknisi
Sumber daya yang harus dikelola oleh
organisasi pemeliharaan
Mendefinisikan tujuan dan sasaran
departemen pemeliharaan
Kriteria untuk memilih seorang
supervisor pemeliharaan
Metode untuk menentukan tingkatan
staff dari organisasi pemeliharaan.
Konsep daerah organisasi dalam
pemeliharaan

STRUKTUR
ORGANISASI

Struktur pusat memberikan arahan untuk operasi


pemeliharaan adalah dengan bentuk organisasi.
Sebuah organisasi adalah struktur administratif dan
fungsional berbagai macam pekerjaan, baik itu
merupakan sebuah departemen, seorang pelaku usaha
bisnis, atau bahkan tentara. Masing-masing memiliki
tujuan tersendiri.
Organisasi digunakan untuk mencapai hasil akhir dari
setiap pekerjaan, dengan menyelesaikan pekerjaan
melalui pemanfaatan yang efisien dan maksimal dari
semua sumber daya yang tersedia.

BAGAN ORGANISASI
DAN TINGKAT
PELAPORAN

Dalam penataan organisasi, banyak faktor harus


diambil untuk dijadikan bahan pertimbangan. Yaitu
:
Organisasi harus dibangun di sekitar fungsi yang
terbaik dalam melayani misi bisnis atau
perusahaan. Manajer harus mengembangkan
orang-orang, membuat mereka bertanggung
jawab,
dan
mendapatkan
pemanfaatan
maksimal. Maka manajer harus merancang
fungsi organisasi untuk mewujudkan potensi
orang-orang yang membentuk kegiatan kolektif
ini.
Ukuran
sebuah
organisasi
menentukan
kebutuhan untuk sejumlah minimum tertentu
dari manajemen personil. Fungsi dari distribusi
juga dapat mengubah organisasi dengan ukuran
yang sama. Namun, terlepas dari ukuran, sebuah
organisasi
harus
menggunakan
fungsi
manajemen yang diperlukan untuk operasi
kontrol dan hemat biaya.

BERDASARKAN UKURANNYA,
ORGANISASI DIBEDAKAN :

Sangat
Kecil Dan
Kecil

Sedang

Besar

ORGANISASI SANGAT KECIL DAN


KECIL

Terdiri atas 2 30 orang, sehingga sistem manajemen


harus efisien untuk mengurangi aktivitas kerja dan
dokumen.

Individu yang bertanggung jawab untuk pemeliharaan


adalah pengawas (paling sering disebut sebagai
mandor).

Sebuah pabrik kecil atau bahkan sangat kecil harus


memiliki perencanaan formal dan fungsi jadwal.

Keuangan adalah tanggung jawab dari pengawas atau


manajer dari layanan dukungan

Untuk membenarkan seorang perencana / scheduler,


organisasi mungkin memiliki individu yang melakukan
tugas lain, seperti mengelola toko, membeli item untuk
pemeliharaan, dan mempercepat pengiriman.

Exhibit 1-1 : Organisasi Sangat Kecil


Plant
Manager
Staff Assistant:
Production,
Control, etc

Secretary
Manufacturing
Superintendent

Manager of Support
Service
-Financial
-Distributions
-Inventory Control
-Purchasing and Stores
-Employee Relations
-Office Manager
-Marketing
-Sales

-Budgeting
-Safety
Compliances
-Employee
Relations
Secretary
(shared by all)
Production
Foreman

Production
Foreman

Maintenance
Foreman

Production
Employee

Production
Employee

Craftsmen

Secretary
Outside
Support
(Engineering
Constructions)

Exhibit 1-2 : Organisasi Kecil

Plant
Manager

Production
Planner
Super Intendent
Productions
Secretar
y
(shared
by all)

Departm
ent
Foreman

Secretary
Super Intendent
Administrative
Support

Manufacturing
Superintendent

-Budgeting
-Purchasing and
Secretarie
-Safety Compliances
Stores
s
-Employee Relations
-Employee
-Regulatory
Relations
Compliance
-Accounting
-Training
-Distribution
-Safety
-Safety
Departm
Departm
Secretary
ent
ent
(shared by
Foreman
Foreman
all)
Outside
Contractors
Construction
s
-Engineering
Supplementa
l
Maintenance

Foreman
-Line
Organization
-Training
-Repairs
-Safety
-Records
Craftsmen

Foreman
-Line
Organization
-Training
-Repairs
-Safety
-Records
Craftsmen

Staff
Assistant
(one person)
-Parts
Expediting
-Planning
-Scheduling
-Work
Orders
Support
-Records
-Safety

ORGANISASI SEDANG

Grup pemeliharaan biasanya terdiri dari 25 sampai


dengan 40 orang.

Ada lebih banyak personil untuk mengelola berbagai


fungsi-fungsi dukungan, dan organisasi pemeliharaan
melaporkan ke seorang insinyur, tidak untuk manufaktur.

Konstruksi dan beberapa teknik mungkin masih


dikontrak keluar.

Ini adalah organisasi praktis karena afinitas alami teknik


dari teknisi dan pemeliharaan yang efektif.

Exhibit 1-2 : Organisasi Medium

Plant
Manager
Production
Planner
Production
Super
Intendent 1

Secretary

Production
Super
Intendent 2

Plant Enggineer

Secretary

Secretary

Forem
an

Forem
an

Forem
an

Forem
an

Administrative
Employing
Relations
Purchasing
Distribution
Inventory
Control
Sales
Marketing

Forem
an

Forem
an

Outside
Contractor

Constructi
on
Engineerin
g

Manager of
maintenanc
e

Services
Engineering
Purchasing
Administrati
ve
Training
Plant Safety

Controller
Office
Manage
r
Account
Payable
Account
Receiva
ble

Secr
etari
es

Support
Services

Forem
an

Forem
an

Forem
an

Foreman shop and


automotive

Craftsm
an

Craftsm
an

Craftsm
an

Craftsm
an

Planni
ng
Stores
Record
s

ORGANISASI BESAR

Pada pabrik yang jauh lebih besar, departemen teknik


mungkin harus berdiri sendiri.

Pemeliharaan dapat menjadi suatu departemen dengan


100 orang atau lebih.

Fungsi dukungan pemeliharaan di sebuah pabrik besar


mungkin termasuk engineering, purchasing, dan stores.

Kegiatan dukungan yang lebih besar mungkin


diadministrasikan dengan manajer berorientasi bisnis
bukan teknisi.

Pemeliharaan pabrik besar berisi lebih banyak fungsi


organisasi, dan kerja biasanya didirikan di sepanjang
wilayah geografis atau daerah fungsional untuk
antarmuka dengan unit produksi.

Sebuah pabrik besar mungkin melakukan semua


pekerjaan pemeliharaan sendiri, serta pekerjaan
konstruksi kecil hingga menengah dan hanya kontrak
proyek-proyek besar untuk menghindari pembangunan
kemampuan konstruksi internal terlalu banyak.

Plant
Manager
Assistant Plant
ManagerAdministration

Assistant Plant ManagerMaintenance and Engineering

-Employee
Relations
-Distribution
-Purchasing
-Accounting
-Safety

Super Intendent and


Staff Support
-Engineering
-Planning
and
Scheduling
-Purchasing
-Stores
-Administration
-Budgeting
-Training

Superintendent
Area
Maintenance
Secreta
Scheduli
ry
ng
Are
a1
Craftsme
n

Are
a1

Assistant Plant Manager Production

Are
a1

Craftsme
n

Are
a1
Craftsme
n

Production
Planning
Group
-Materials
-Schedules
-Industrial
-Engineering
Super
Intende
nt
Area 1
Foreman

Productio
n
Employe
es

Superintendent
Central
Shops
Secreta
Scheduli
ry
ng
Forema
n All
Skills
Craftsme
n

Forema
n
Machine
Shops

Forema
n
Automotive

Super
Intende
nt
Area 2
Foreman

Productio
n
Employe
es

Secretary

Super
Intende
nt
Area 3
Foreman

Productio
n
Employe
es

Super
Intende
nt
Area 4
Foreman

Productio
n
Employe
es

Superintendent
- Construction
Scheduli
Secreta
ng
ry
Constructi
on Crew

Constructi
on Crew

Contractor
s

TUJUAN
MANA J EMEN

TUJUANNYA IALAH

Seorang
manajer
pemeliharaan
diharapkan
dapat
meningkatkan
produktivitas
dan
meningkatkan
keunggulan teknis organisasi yang
mana
dibutuhkan
keterampilan
manajemen yang luar biasa untuk
mencapai hal ini.
Mampu mengetahui pekerjaan yang
telah dilakukan,
sehingga apabila
terjadi kesulitan atau masalah dapat
menemukan
penyebabnya
dan
mampu mengatasinya.

CONTOH
Sebagai contoh, manajemen puncak dapat mencakup
secara keseluruhan tujuan perusahaan tahun ini:
1.

Membangun pertumbuhan tahunan sebesar 15%

2.

Memperluas daerah pasar, dan menyertakan Eropa

3.

Memperkenalkan produk baru

4.

Mengubah citra perusahaan (keterlibatan


masyarakat)

5.

Mendapatkan 2% atau lebih kecil tingkat kecelakaan.

pekerjaan dan waktu.

EXHIBIT 1-5
TRANSISI DARI AHLI TEKNIS KE
MANAJER
9
0
%

Ahli
Teknis

3. Engineering Manager (lini pertama manajer,


mandor, akuntansi pengawas, dan lantai biaya
perawat) : mengelola kegiatan teknis yang
paling tinggi dengan tanggung jawab teknis
langsung, dan ada peningkatan kebutuhan
manajerial.
4. Fungsional Manager (manajer pemeliharaan,
teknisi pabrik, kepala departemen akuntansi,
kepala rumah sakit, dan pengawas produksi) :
mengelola semua sumber daya yang ditugaskan
untuk posisi tersebut.

Manajer

1
6

2. Engineer (akuntan, perawat, dan sebagainya) :


menuntut
beberapa
manajemen
waktu,
pekerjaan, dan keputusan-keputusan penting.

1
0
%

5. Manajer Tengah (manager pabrik, asisten


controller, manajer divisi, administrator rumah
sakit, dan divisi, atau perusahaan, manajer
teknik) : Ruang lingkup tanggung jawab
sekarang ditingkatkan untuk menyertakan
tanggung jawab organisasi fungsional lainnya.
Pengetahuan teknis yang diperlukan termasuk
pemahaman tentang banyak fungsi teknis.
6. Top Executive (memiliki latar belakang di salah
satu disiplin ilmu lainnya) : Harus mengelola
(lead) semua fungsi lain dan mengembangkan
strategi jangka panjang dan jangka pendek
perencanaan bisnis.

PENULIS MANAJEMEN PETER DRUCKER


MENUNJUKKAN SEBUAH ORGANISASI HARUS
MENETAPKAN TUJUAN, DIANTARANYA YAITU :
1.Pemasaran
2.Sumber daya alam
3.Inovasi
4.Produktivitas

5.Sumber daya manusia


6.Tanggung jawab sosial
7.Sumber keuangan
8.Persyaratan keuntunga

S U M B E R D AYA
UNTUK MENGELOLA

SDM merupakan salah satu faktor


yang sangat penting bahkan tidak
dapat
dilepaskan
dari
sebuah
organisasi, baik institusi maupun
perusahaan. Termasuk kunci yang
menetukan
berkembangnya
perusahaan.
Manajer
pemeliharaan
harus
berusaha untuk melibatkan pekerja
pemeliharaan
dalam
proses
pengambilan
keputusan
yang
mempengaruhi
kehidupan
kerja
sehari-hari mereka. Keterlibatan ini
terutama soal komunikasi, tetapi
juga
membutuhkan
pendapat

SUMBER
DAYA
MANUSIA

Untuk
mendapatkan
kontribusi
maksimal dari orang lain, manajer
mampu membuat sebuah rencana
dan jadwal kerja, mengembangkan
standar
pengukuran
dan
produktivitas, dan memastikan biaya
yang sebenarnya dari kegiatan
dikenal.
Kontrol
keuangan
membutuhkan
latihan kepemimpinan yang efektif
serta
mengembangkan
dan
menegakkan tegas tapi disiplin yang
adil.

SUMBER
KEUANGAN

SUMBER
FISIK
Seorang
manajer
pemeliharaan
yang
merasa tanggung jawab
mengenai
masalah
sehari-hari lebih mungkin
untuk mencapai peran
utama menjamin vitalitas
semua aset fisik.

SUMBER
INFORMASI
Informasi
umumnya
dianggap
bermanfaat Namun, salah satu
keterampilan manajer yang harus
dicapai adalah untuk mempelajari
sejumlah
besar
informasi
dan
menentukan item yang benar-benar
membantu dalam mencapai tujuan
fungsi pemeliharaan.

BIAYA
PERAWATAN

B i a y a p e me l i h a r a a n d a p a t b e r v a r i a s i d a r i 5 sa m p a i 4 0 p e r se n d a r i
t o t a l b i a y a p ro d u k si su a t u p ro d u k a t a u j a sa . Leb a r j a n g ka u a n
b e r a s a l d a r i s i f a t p e r u sa h a a n , c a r a b i a y a d i a ku i d a n a ku m u l a si , d a n
e fi s i e n s i p e ke r j a a n y a n g t el a h d i l a ku ka n . Na m u n p em e l i h a r a a n
h a n y a s a l a h s a t u b i a y a y a n g t e r ka i t d e n g a n b i a y a t o t a l .

Produksi

Bahan baku

Pemasaran dan penjualan

Administrasi

Distribusi

Bahan penanganan

Operasi pabrik

Penelitian dan Pengembangan

Persediaan

Pengelolaan

Keuntungan karyawan

Kepatuhan terhadap peraturan

Isu yang berkaitan dengan lingkungan

Keusangan

DEPARTEMEN
PEMELIHARA A N

T U J UA N

F U NG S I
Perbaikan
Teknik

Mengembangkan dan memanfaatkan sumber daya yang


tersedia untuk melestarikan aset fisik sementara ketika
keamanan menyediakan ketersediaan berkelanjutan dari
peralatan produksi pada tingkat ekonomi paling tinggi.

Menyediakan panduan untuk kebutuhan jangka panjang dan


jangka pendek, dan berlaku untuk semua sumber daya
manusia, keuangan, fisik, dan informasi.

Mendapatkan
pekerjaan
yang
dilakukan
secara
efektifmendapatkan pekerjaan yang dilakukan secara efektif

Mampu melakukan perbaikan terus-menerus, kualitas total,


jumlah produktif peralatan pemeliharaan, energi dan
upgrade lingkungan, informasi dan peningkatan biaya, dan
lain sebagainya.

Pemeliharaan preventif

Pencatatan
Manajemen energi
Kepatuhan terhadap
peraturan

Keamanan

Manajemen data base

Perencanaan dan
penjadwalan

Laporan dan analisis

Memperkirakan
Control took

Penganggaran belanja
Perencanaan
keuangan

Manajemen kerja

Konstruksi dan
renovasi

Operasi pabrik

Latihan

Kualitas asuransi

Hubungan karyawan

Kegiatan manajemen (atau alat) yang


mendukung fungsi manajemen, meliputi:
Prosedur operasi
Perintah kerja
Pengelolaan laporan
Pelacakan pekerjaan saat ini dan masa
depan
Data dan informasi pengambilan
Pengaturan prioritas
Peraturan

MANA J ER
PEMELIHARA A N

Manajer pemeliharaan merupakan manajer


profesional dengan latar belakang teknik
yang baik yang misinya adalah untuk
mengarahkan fungsi pemeliharaan.
Apabila sebuah organisasi menjadi lebih
besar maka tuntutan profesionalisme
menjadi
lebih
tinggi.
Title
manajer
pemeliharaan
menjadi
dipertukarkan
dengan insinyur pabrik yang mana
menggabungkan fungsi teknik, perawatan,
operasi pabrik, dan manajemen.

SUPERVISOR
PEMELIHARA A N

Supervisor pemeliharaan ( mandor )


menempati
salah
satu
fungsi
manajerial yang paling penting dalam
sebuah organisasi pemeliharaan yang
bertanggung jawab mengarahkan
sekelompok karyawan.
Supervisor adalah wakil langsung
manajemen dan melihat semua
kebijakan
dan
prosedur
yang
dilaksanakan dilapangan.

KRITERIA MEMILIH SUPERVISOR


Kemampuan dalam memimpin.
Menunjukkan kemampuan perencanaan.
Paham sistem seperti perintah kerja dan prioritas.
Kemampuan berkomunikasi (baik lisan dan tertulis).
Kemampuan untuk membuat sketsa atau bekerja
diagram yang harus dilakukan.
Menghormati rekan kerja, bawahan, dan atasan.
Kemampuan untuk memahami dan menganalisis
angka.
Keterampilan inovasi.
Paham sifat manusia dan motivasi.

MENENTUKAN TINGKAT STAF


Ada 3 metode yang dapat
dimanfaatkan :
Metode 1 : untuk memperbanyak nilai penggantian
peralatan dengan estimasi factor pemeliharaan.

Metode 2 : syarat kepegawaian adalah untuk


membandingkan kebutuhan dengan pabrik lain atau
organisasi yang memiliki secara substansial operasi
yang sama. Perawatan harus diambil untuk mencari
perbedaan tersembunyi yang dapat mempengaruhi
kebutuhan kepegawaian.
Metode 3 : digunakan untuk penelitian biaya
pemeliharaan
potongan-potongan
serupa
(atau
kelompok) peralatan dan untuk menyimpulkan perkiraan
biaya tertentu berdasarkan data ini atau pengalaman
pribadi dari manajer, supervisor, atau konsultan.

PERSONIL RASIO
Contoh :
Rasio berikut ini untuk situasi kerja yang khas. Setiap contoh perwakilansents satu pengawas.

Jumlahorangperjam
Terkonsentrasidaerahpengawas

2-15

Supervisorpengirimanpabrik-lebar

8-10

Tokomesinpengawas

15-20

Khusus/teknologitinggipengawas
Rata-rata(tidaktermasukperencana/
estimator)

6-8
10-15

MENGGUNAKAN KETERAMPILAN DASAR


Misalnya, sebuah toko mesin di lokasi pusat

toko mesin di
lokasi pusat

fungsi
pemeliharaan

Pengawai
sebagai
pelayan
toko
Memiliki jumlah
pengawai

Keterampilan
yang
sangat
khusus,
memerlukan lebih sedikit karyawan per jam
per atasan karena keahlian teknis mereka
lebih besar, meskipun pekerjaan mereka
mungkin dilakukan hanya dalam satu lokasi
toko.

teknisi
Pegawai
mengirim
cians
elektrik ke
customer

GARIS KERJA
Sebuah ahli secara permanen ditugaskan untuk
menjaga lini produksi tertentu (seperti perakitan
produk atau otomatis "klaster daerah"). Umumnya
jenis ini wilayah penugasan tidak efektif
memanfaatkan pekerja; Selain itu, dalam kasuskasus tertentu mungkin membebani pekerja.
Selanjutnya, modus tugas ini sering mengarah
pada penciptaan sejarah di mana para pekerja
menolak untuk melakukan pekerjaan lain selain di
jalur yang mereka ditugaskan. Kelebihan pegawai
dapat hasil.

AREA
ORGANISASI

DAERAH
TANGGUNGJAWAB
Seorang teknisi tunggal diberikan tanggung
jawab untuk pabrik. Jika prioritas utama
muncul di daerah itu, orang itu harus segera
merespon, apakah atau tidak terlibat dalam
pekerjaan lain. Peningkatan produktivitas
dapat dilakukan dengan memberikan tugas
kerja umum lainnya di luar yang dari
tanggung jawab.

AREA
ORGANISAS
I

AREA KLASIK PENUGASAN


Sebuah organisasi yang ditugaskan untuk
pabrik atau fasilitas daerah fisik. Para anggota
bertanggung jawab untuk hari-hari berulang
kerja, perbaikan rutin, preventif / pemeliharaan
prediktif, dan beberapa pekerjaan darurat.
Staffing dari jenis organisasi harus ramping,
dengan menambah tahanan disediakan sesuai
kebutuhan dari toko-toko pusat. Tipe organisasi
biasanya terlihat pada pabrik yang sangat
besar di mana satu wilayah mungkin sama
besar karena banyak kecil untuk pabrik ukuran
sedang.

AREA
ORGANISASI

Keuntungan utama dari setiap tugas


daerah adalah :
keakraban
Dedikasi
kebanggaan dalam kepemilikan
pengurangan waktu perjalanan dari
toko-toko pusat
upaya tim yang lebih baik
pengetahuan yang lebih
menyeluruh peralatan
waktu respon lebih cepat

Kelemahan utama adalah :


Potensi kelebihan staf, secara
lisan diungkapkan oleh loyalitas
yang tidak terkendali ke daerah
atau proses.
Prioritas dapat diabaikan dan
layanan lainnya yang tersedia
dari yang ekonomis dibenarkan.
Seringkali lebih layak untuk
menetapkan wilayah kesadaran
untuk pengawas saja dan
membiarkan mereka menarik
toko pusat untuk dukungan
dalam sistem prioritas yang
solid.
Dengan demikian, pengawas dapat memberikan dedikasi yang diperlukan untuk
mendapatkan pekerjaan yang dilakukan, sambil menghindari pembentukan
kelompok kerja terlalu besar permanen.

ATURAN DAN PERATURAN ORGANISASI


Aturan dan Peraturan penting untuk dibuat, bertujuan agar bahwa anggota organisasi
tahu apa yang diharapkan dari mereka.
Dalam implemetasinya :
semua aturan dan peraturan harus diperlakukan sebagai
standar yang berlaku untuk semua orang .
Aturan untuk manajer mungkin agak berbeda dari orang-orang
yang berlaku untuk pekerja per jam .
Serupa, jika manajer atau karyawan per jam pelanggaran
prosedur bisnis pribadi, akan ada potensi tindakan disiplin
dalam kedua kasus.

RINGK A SAN

Pemeliharaan manajemen adalah penting untuk fasilitas yang ingin menjaga peralatan mereka
berjalan lancar dan biaya mereka turun. manajer pemeliharaan saat ini diharapkan untuk
beradaptasi dengan tantangan meningkatkan produktivitas dan meningkatkan keunggulan teknis,
sementara menjaga dengan pasar yang selalu berubah dan metode manajemen. Kunci untuk
mencapai tujuan ini, baik dalam organisasi kecil atau besar, adalah untuk membentuk organisasi
yang sesuai untuk mengelola fungsi pemeliharaan dan manajer pemeliharaan untuk menjadi bagian
dari tim manajemen senior: manajer pemeliharaan harus memahami tujuan organisasi secara
menyeluruh.

Manajemen yang efektif dari sumber daya manusia organisasi, keuangan, fisik pabrik, dan informasi.
Hal ini tidak cukup untuk membiayai manajer pemeliharaann untuk hanya mendapatkan pekerjaan
yang dilakukan; dia harus memotivasi tenaga kerja, menjamin vitalitas peralatan pabrik, dan
bijaksana menggunakan sumber daya informasi yang tersedia saat ini. Dan karena biaya
pemeliharaan dapat berjalan dari 5 sampai 40 persen dari total biaya produksi suatu produk atau
jasa, hal ini terutama penting bagi manajer pemeliharaan untuk mengendalikan biaya.

Semua ini dapat dicapai dengan menetapkan tujuan departemen pemeliharaan, yang harus
menuntun kegiatan fungsional departemen dan mencerminkan tujuan keseluruhan organisasi. Tapi
yang paling penting dari tujuannya adalah untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan secara
efektif, untuk melakukannya, departemen pemeliharaan harus menyusun berbagai fungsi dan
kegiatan yang khas untuk organisasinya. Dan, tentu saja, penting untuk memilih orang yang tepat,
di nomor yang tepat dan dengan keterampilan yang tepat, untuk melaksanakan pemeliharaan
fungsi-dari dana manager (kadang-kadang disebut manajer pabrik) untuk pengawas pemeliharaan
untuk terampil dan personil pemeliharaan nonskilled.

THANK
YOU
MAINTENANCE
I R . A L I FA T H O N I , M T