Anda di halaman 1dari 34

MATERI 4# (CONTOH KASUS)

ANALISIS SISTEM INFORMASI


(PENGENDALIAN PEMASARAN DAN
PENJUALAN)

TAHAP ANALISIS SISTEM


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM


PERMASALAHAN-PERMASALAHAN
IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH
IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN
PENELITIAN YANG DILAKUKAN
HASIL ANALISIS
KESIMPULAN ANALISIS
REKOMENDASI UMUM

Alasan Melakukan Analisis Sistem


(Kasus PT Sukar Maju)
1.

2.

3.

4.

Tingkat pertumbuhan penjualan cenderung


menurun dari tahun ke tahun
Penjualan 3 tahun terakhir 2010 s.d 2013 ratarata turun 10%
Penurunan diperkirakan akan terjadi lagi untuk
tahun-tahun mendatang.
Berdasar alasan tersebut, maka perlunya
Analisis permasalahan.

Permasalahan :
Permasalahan yang ada pada PT Sukar Maju
adalah sebagai berikut :
1.

2.
3.

Langganan mengeluh karena pelayanan kurang


baik dan barang yang tidak sesuai dengan yang
dipesan.
Banyak piutang tidak tertagih
Pengendalian manajemen yang kurang efektif.

Identifikasi Penyebab Masalah


Masalah yang terjadi pad PT Sukar Maju, setelah
dilakukan penelitian, ternyata disebabkan oleh :
1.
2.
3.
4.

Pelayanan yang kurang baik kepada langganan


Barang yang dipesan sering tidak sesuai
Evaluasi pemberian kredit yang tidak benar
Kurang tersedianya laporan yang berkualitas

Identifikasi Titik Keputusan


Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang
menyebabkan sesuatu terjadi. Adapun penyebabnya
adalah :
1.

2.

3.

Penanganan order langganan di bagian order


penjualan
Proses pembuatan order penjualan di bagian
order penjualan (dengan bbrp tembusan)
Proses evaluasi kredit di bagian kredit.

4.
5.

6.

7.

Proses pengambilan barang di gudang lama


Proses
pembuatan
dokumen
pengiriman
(packing slip) dan laporan pengiriman (shipping
notice) di bagian pengiriman
Proses membuat faktur di Bagian billing
memakan waktu lama.
Kebenaran data di faktur di bagian billing

8.

9.

10.

Kelengkapan faktur yang didukung dengan


laporan pengiriman di bagian billing
Dukungan informasi untuk pemberian kredit di
bagian kredit.
Proses pembuatan laporan di bagian akuntansi

Keterangan :

Penanganan Order langganan di bagian order


penjualan.
Titik
Keputusan
ini
dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan
kurang baik, bila waktu penanganan order
penjualan lama.

Proses evaluasi kredit di bagian kredit. Titik


keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan
kepada pelanggan kurang baik bila proses
evaluasi kredit lama dan berbelit-belit.

Proses pembuatan laporan di Bag Akuntansi.


Titik keputusan ini dapat mengakibatkan
laporan tidak tepat waktunya bila proses
pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat
nilainya bila pengendalian output tidak ada
atau lemah

PENELITIAN YG DILAKUKAN
Penelitian ini dimaksudkan untuk mengumpul
kan fakta atau data. Teknik pengumpulan
fakta

bisa

menggunakan

wawancara,

pengamatan (observasi), dan pengambilan


sampel (sampling)
Penelitian yang dilakukan adalah :

Contoh Kegiatan Penelitian :


Tanggal
Pelaksana
an

Kegiatan
Penelitian

Lokasi
/Tempat

Peneliti

Yg
Diwawancarai

11-4-2014

Wawancara
penanganan
order

Order
Penjualan

Dr. Budiman Bpk Reza

15-4-2014

Wawancara
proses
evaluasi
kredit

Bagian
Kredit

Dr. Hary

Ibu Rika

20-4-2014

Wawancara
proses
pembuatan
faktur

Bagian
Billing

Ir. Trisna

Bpk Budi

Hasil Analisis
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Analisis
Analisis
Analisis
Analisis
Analisis
Analisis

Distribusi Pekerjaan
Pengukuran Pekerjaan
Keandalan
Dokumen
Laporan dan Kebutuhan Informasi
Teknologi

KESIMPULAN ANALISIS
Dari beberapa analisis terpisah untuk masingmasing kelompok analisis, dapat dirangkai menjadi
satu kesimpulan yakni :
1.
2.
3.
4.

Pelayanan yang kurang baik kepada langganan


Barang yang Dikirim sering tidak sesuai
Evaluasi pemberian kredit yang kurang benar
Kurang tersedianya laporan yg berkualitas

Terima Kasih

Tambahan Materi ...


ANALISIS SISTEM

16

Tahap Pengembangan Sistem


1.
2.
3.

Tahap Perencanaan (Systems Planning


Tahap Analisis Sistem (Systems Analysis)
Tahap Desain Sistem (Systems Design)
Tahap Analisis Sistem Tahap kritis dan
sangat penting.

17

RUANG LINGKUP
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Pendahuluan
Langkah-langkah Analisis Sistem
Identifikasi Masalah
Memahami Kerja Sistem
Analisis Hasil Penelitian
Pelaporan Hasil Analisis

18

PENDAHULUAN

Analisis Sistem adalah Penguraian dari suatu


sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan
dan
mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yg
terjadi,
dan
kebutuhan-kebutuhan
yg
diharapkan, shg dpt diusulkan perbaikanperbaikannya.
19

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SISTEM

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah


2. Understand, yaitu memahami kerja dari
sistem yg ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan analisis
sistem

20

MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Masalah merupakan suatu pertanyaan yg ingin


dipecahkan. Masalah inilah yg menyebabkan
sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh
karena itu langkah pertama yg dilakukan oleh
analisis sistem adalah mengidentifikasi masalah yg terjadi.
Identifikasi masalah meliputi:
- Identifikasi penyebab masalah
- Identifikasi titik keputusan
- Identifikasi personil-personil kunci
21

IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH

Analis sistem hrs mempunyai pengetahuan ttg


aplikasi yg sedang dianalisisnya.
Dimulai dg mengkaji ulang terlebih dahulu
subyek-subyek
permasalahan
yg
telah
ditemukan oleh analis sistem di tahap
perencanaan sistem.
Dari permasalahan yg ada, diidentifikasi
penyebab terjadinya masalah.
Contoh:

22

Contoh Kasus
Masalah

Penyebab

1. Biaya persediaan meningkat - Over stock


- Pembelian brg tdk ekonomis
2. Pelanggan mengeluh
- Pelayanan yg krg baik
- Brg yg dikirim srg tdk sesuai
3. Banyak piutang tdk tertagih - Evaluasi pemberian kredit yg krg benar.
- Penagihan piutang yg tdk efektif
4. Pengendalian manajemen
- Kurang tersedianylaporan yg
kurang efektif
berkualitas

23

Identifikasi Titik Keputusan

Menunjukkan suatu kondisi yg menyebabkan


sesuatu terjadi.

Bila telah dpt mengidentifikasi titik keputusan


penyebab masalah, maka penelitian dimulai
dari titik-titik keputusan tsb.

Sebagai dasar identitifikasi titik keputusan, dpt


digunakan dokumen sistem bagan alir formulir.

24

Identifikasi Personil-Personil Kunci

Personil kunci dilihat baik yg langsung


maupun tdk langsung menyebabkan
terjadinya masalah (problem)

Dilakukan dg mengacu pd bagan alir


dokumen serta dokumen deskripsi jabatan.

25

Memahami Kerja Sistem

Melalui penelitian terinci (detailed survey)


Menggunakan teknik pengumpulan data spt: wawancara,
observasi, daftar pertanyaan, dan pengambilan sampel.
Meliputi langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menentukan jenis penelitian
2. Merencanakah jadwal penelitian:
- Mengatur jadwal wawancara
- Mengatur jadwal observasi
- Mengatur jadwal pengambilan sampel
3. Membuat penugasan penelitian
4. Membuat agenda wawancara
5. Mengumpulkan hasil penelitian.
26

Analisis Hasil Penelitian

Dapat diuraikan menjadi beberapa Analisis, Yakni :


1.
A.
B.
C.
D.
E.

Analisis Kelemahan Sistem


Analisis Distribusi Pekerjaan
Analisis Keandalan
Analisis Dokumen
Analisis Laporan
Analisis Teknologi

27

Penjelasan :
1. Analisis Kelemahan Sistem
- Analisis masalah yg terjadi utk dpt menemukan jawaban apa
penyebab sebenarnya masalah yg timbul.
a. Analisis Distribusi Pekerjaan
- Distribusi pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing
personil atau unit organisasi menangani kegiatan yg sama.
- Dg mengetahui beban dari masing-masing personil, dpt
ditentukan personil mana yg masih dpt diberi tambahan
beban dan personil mana yg hrs dikurangi bebannya.
b. Analisis Keandalan
- Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan yg dilakukan
dlm suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit
kesalahan yg dilakukan.
c. ..

28

c. Analisis Dokumen
- Utk mengetahui dan menganalisis dokumen yg digunakan
dlm sistem yg lama.
d. Analisis Laporan
- Utk menganalisis laporan yg dihasilkan oleh sistem yg lama.
e. Analisis Teknologi
- Utk menganalisis teknologi yg digunakan dlm sistem yg lama.
Analisis kebutuhan Informasi Pemakai
- Agar bisa menyediakan informasi sesuai dg yg dibutuhkan
oleh pemakai.

29

Pelaporan Hasil Analisis

Setelah proses analisis selesai, tugas


berikutnya dari analis adl membuat laporan
hasil analisis.

Laporan ini diserahkan kpd steering committee


yg nantinya diteruskan kpd manajemen.

Manajemen bersama steering committee dan


pemakai sistem akan mempelajari temuan dan
analisis yg dilakukan oleh analis yg disajikan
dlm laporan ini.
30

Tujuan Pelaporan :

Tujuan dari pelaporan ini adl:


a. Pelaporan bahwa analisis telah selesai
dilakukan.
b. Meluruskan kesalah pengertian temuan analis
ttp tidak sesuai menurut manajemen.
c. Meminta pendapat dan saran dari mana-jemen.
d. Meminta
persetujuan
manajemen
utk
melakukan tindakan selanjutnya (dpt berupa
meneruskan ke tahap desain sistem atau
menghentikan proyek bila dipandang tdk
layak).

31

TUGAS
1.

2.

3.

Apa yang Saudara ketahui tentang pengertian Analisis Sistem.


Sebutkan contoh permasalahan dalam
sistem
dan
apa
yang
menjadi
penyebabnya !
Jelaskan
tentang
perbedaan
Analis
Keandalan
dan
Analisis
Distribusi
Pekerjaan.

32

Analisis Distribusi
Pekerjaan
1.

Analisis Distribusi Pekerjaan

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Analisis Distribusi Pekerjaan


Analisis Pengukuran Pekerjaan
Analisis Keandalan
Analisis Dokumen
Analisis Laporan dan Kebutuhan
Informasi
Analisis Teknologi