Kasubag Persuratan dan Kearsipan

Kemendikbud th 2006 s.d 2013

Praktisi Kearsipan Kemendikbud
Tim Teknis Pengelolaan Kearsipan Ditjen
PAUD dan Dikmas, Kemendikbud
Tim Teknis Pengelolaan Kearsipan
Inspektorat Jenderal , Kemendikbud
Tim Teknis Pengelolaan Kearsipan
Balitbang, Kemendikbud
Tim Teknis Pengelolaan Kearsipan
Kemenristek & Dikti
Praktisi Kearsipan Forpadiknas (AAI
Kemendikbud)
Managemen Keadaan Darurat (ICITAP), US
Department of Justice

BUDHA GAUTAMA .
khisanak@yahoo.com
HP 081510841308

ANRI
Arsip statis

SEKRETARIs
KEPALA BAGIAN
umum

LEMBAGA KEARSIPAN
KARIR ARSIPARIS

KASUBAG
persuratan &
kearsipan

UU
43/2009
PP
28/2012

Perpres no 14/2015
Permenpan & RB no 35/2012
Perka ANRI no 38/2015

Pedoman
POS NSPK

SIKN JIKN
SK
N
UU
43/2009

PP
28/20
12

Perpres
14/2015

K
E
B
I
J
A
K
A
N

SDM &
LEMBA
GA

P
E
M
B
I
N
A
A
N

ARSIP
DINAMIS
DAN STATIS

P
E
N
G
E
L
O
L
A
A
N

Prosedur Operasional Standar (POS).

adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan

mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;

Prosedur Operasional Standar.

administrasi Pemerintahan (POS-AP) adalah standar

operasional prosedur dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang
sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.

Administrasi pemerintahan.

adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan

fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh
organisasi pemerintah.

POS Administratif,
Administratif

adalah
prosedur standar yang bersifat
umum dan tidak rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh lebih dari satu
orang aparatur atau pelaksana
dengan lebih dari satu peran atau
jabatan;

POS Teknis. adalah prosedur

standar yang sangat rinci dari

kegiatan yang dilakukan oleh satu
orang aparatur atau pelaksana
dengan satu peran atau jabatan.

1. Sebagai standarisasi.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan
kelalaian.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
4. Membantu aparatur menjadi lebih
mandiri.;
mandiri.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan
tugas;
tugas
6. Menciptakan ukuran standar kinerja.
7. Memastikan pelaksanaan tugas.
8. Menjamin konsistensi pelayanan

9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi

kompetensi.
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi aparatur.
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas.
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi
aparatur.
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan
tugas.
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahankesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan.
15. Membantu memberikan informasi yang
diperlukan dalam penyusunan standar
pelayanan, sehingga sekaligus dapat
memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

1.Kemudahan dan kejelasan.

2.Efisiensi dan efektivitas.
3.Keselarasan.
4.Keterukuran.
5.Dinamis.
6.Berorientasi pada pengguna atau
pihak yang dilayani (customers
needs).
7.Kepatuhan hukum.
8.Kepastian hukum.

1.
2.
3.
4.
5.

Konsisten.
Komitmen.
Perbaikan berkelanjutan.
Mengikat.
Seluruh unsur memiliki peran
penting.
6. Terdokumentasi dengan baik.

Tahap persiapan :
1.Mengidentifikasi kebutuhan
2.Mengevaluasi dan menilai kebutuhan
3.Menetapkan kebutuhan
4.Menentukan tindakan

Output dari tahap ini adalah keputusan akan tindakan yang

dilakukan.

Tahap pembentukan organisasi :

1. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang

bertanggung jawab sebagai pelaksana
2. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan
3. Memilih orang yang menjadi penanggung jawab atas
pelaksanaan pada umumnya
4. Menetapkan mekanisme pengendalian pelaksanaan
5. Membuat pedoman pembagian tugas pekerjaan dan
control pekerjaan

Output dari tahap ini adalah pembagian tugas pekerjaan dan control
pekerjaan.

Tahap perencanaan :
1.Menyusun strategi dan metodologi kerja
2.Menyusun perencanan kerja
3.Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja
secara terperinci
Output dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan
program kerja secara terperinci.

Tahap penyusunan :
1.

Mengumpulkan informasi terkait yaitu metode pendekatan

sistem atau risiko kegiatan
2. Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi,
kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, keterkaitan dengan
prosedur lain.
3. Menetapakan metode dan teknik penulisan SOP
4. Menulis POS
5. Membuat draft pedoman POS
Output dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.

Tahap uji coba :

1. Merancang metodologi uji coba
2. Mempersiapkan tim pelaksana uji
coba
3. Melaksanakan uji coba
4. Menyusun laporan hasil uji coba
Output dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang
digunakan untuk menyempurnakan draft pedoman SOP.

Tahap penyempurnaan :
1. Membahas laporan hasil uji coba
2. Merancang langkah penyempurnaan
pedoman SOP
3. Menyusun pembagian tugas
penyempurnaan
4. Melaksanakan penyempurnaan
5. Menyusun
pedoman
POS POS yang dapat
Output
dari tahap final
ini adalah
final pedoman
digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja.

Tahap implementasi :
1. Menetapkan metodologi dan materi
implementasi
2. Menetapkan tim pelaksana implementasi
3. Melaksanakan implementasi
4. Menyusun laporan implementasi
Output dari tahapan ini adalah laporan implementasi yang
digunakan sebagai dasar dalam tahap pemeliharaan dan
audit.

Tahap pemeliharaan dan Audit :

1. Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit
atas pedoman POS yang diterapkan
2. Membentuk tim pemeliharaan dan audit
3. Melaksanakan pemeliharaan dan audit
4. Membuat laporan pemeliharaan dan audit
5. Menyimpulkan temuan-temuan dan menyusun
perencanaan perbaikan
6. Melakukan perbaikan sesegera mungkin jika
perbaikan dilakukan kecil dan sifatnya rutin
7. Melaksanakan tahap-tahap penyusunan SOP dari
awal jika perbaikan yang diperlukan besar dan
bersifat tidak rutin.
Output dari tahap ini adalah: laporan perbaikan rutin
dan laporan perbaikan besar untuk POS.

Berikut cara efektif dalam membuatPOS:

1.Menuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedure

dalamkalimat yang pendek. Kalimat yang panjang lebih
susah dimengerti.
2.Menuliskan setiap tahapan proses pada susatu
prosedure dalam bentuk kalimat perintah. Kalimat
perintah menunjukkan langsung apa yang harus
dilakukan.
3.Mengkomunikasikan dengan jelas setiap kata yang
digunakan pada suatu prosedure.
4.enggunakan istilah istilah atau singkatan yang
memang sudah umum digunakan dalam kegiatan seharihari.