Anda di halaman 1dari 35

ANALISIS SISTEM

ADMINISTRASI
BAGIAN III

BY:
Dr. Wiedy Murtini, M.Pd.
Pendidikan Administrasi Perkantoran
FKIP-UNS

SKEMA The System Quality


(Chester and O`Brien, 1997)
User requirement

Feasibility study
Analysis
Design

Program Development
Maintenance
The System

THE SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE


(SDLC)
Scope and Objectives
Feasibility
Analysis
Design
Implement
Maintain
Review

Skema langkah-langkah dan tahap-tahap


pelaksanaan ASA
Inisiasi oleh RUM
A
Berkomunikasi dengan
RUM
1.
2.
3.
4.

Menetapkan alasan

Problem solving?
Syarat baru?
Implemantasi ide baru?
Perbailan sistem menyeluruh?

Tentukan skope
Apa yang perlu dimasukkan dlm
sistem baru tsb.? (info ttg apa?,
Skope telah Oleh siapa?, kapan?dimana?bagaimana?
ditetapkan? Berbentuk apa?)
tidak
Berhenti!

ya

Layakkah?

tidak
Siapkan rencana
Unt menjlkn AS

Manajer
Analis

Peninjauan
Kembali oleh RUM

Diterima?

Skema langkah-langkah dan tahap-tahap


pelaksanaan ASA (lanjutan)
Peninjauan Kembali

tidak
A

diterima

ya
Kumpulkan dan
Pelajari fakta-fakta

Siapkan laporan
Penyelesaian
Analisis Sistem

TEOS

Berhentii

Sumber studi:
-sistem yg ada
-sumber internal
-sumber eksternal

tunggu

Lakukan
perubahan2

Kerjakan tanpa
pembatasan

Kerjakan dengan
pembatasan

Analisis sistem erat hubungannya dengan


penggunaan komputer (Thomas Kempner)
Tiga tahap penelitian sebelum komputer
diinstalasi dlm perusahaan:
1. Feasibility study secara ekonomi dan
teknologi, apakah komputer bisa
melaksanakan/menyelesaikan tugas
dengan baik
2. Tahap analisis sistem, determinasi
struktur sistem yg ada menjadi struktur
yg diperlukan unt memulai instalasi
komputer.
3. Tahap desain sistem, desain lengkap
dari sistem baru yang berbasis
komputer.

ANALISIS PENGHEMATAN GERAK

TUJUAN: agar memungkinkan


pegawai di dalam melaksanakan
pekerjaannya, dengan
menggunakan gerakan yg efisien
sehingga akan mengurangi
waktu penyelesaian dan
memperkecil kelelahan.
Untuk mencapai gerakan yg
maksimal, analist harus secara
terus menerus menerapkan
sendiri agar menghasilkan polapola gerak yg sedapat mungkin
mendekati atau sesuai dengan
prinsip-prinsip sbb:

Prinsip-prinsip Penghematan Gerak


1. Pekerjaan hrs dilaksanakan dng kedua belah tangan
dimana masing-masing unsur gerak harus dimulai
dan diakhiri secara serempak/simultan, dan apabila
mungkin hrs ke arah yg berlawanan dan simetris
3

Contoh:
Pola gerak
Berlawanan dan
simetris

Bahu dan
tangan kiri

Bahu dan
Tangan kanan
1

Bahu kanan
Bahu kiri

Prinsip-prinsip Penghematan Gerak (lanjutan)


1.

2.

3.

Kegiatan-kegiatan pada tempat kerja hrs diatur


sedemikian rupa guna memungkinkan kelancaran
rangkaian gerak dengan mengikuti garis-garis yg
terpendek dan dng unsur-unsur gerak yg
sederhana dan sesedikit mungkin.
Gerakan-gerakan yg melengkung, secara bebas dan
berirama adalah lebih baik daripada gerakangerakan yg tidak bebas yg disertai pergantianpergantian arah secara mendadak.
Apabila mungkin, kerja urat-urat yg diperlukan unt
menyerahkan barang-barang hrs diperkecil sampai
tingkat minimal dng menggunakan alat-alat yg
seringan mungkin, dng jalan meluncurkan bendabenda kecil dan dng menggunakan daya tarik
gerakan.

Prinsip-prinsip Penghematan Gerak (lanjutan)


4.

5.

6.

Perhatian hrs diarahkan pada kemampuan dan


ketidakmampuan dari semua anggota badan manusia
yg bersangkutan.
Kaki dan anggota badan yg lain harus dibebani
kegiatan-kegiatan yg mungkin dpt dikerjakannya,
hal mana akan membebaskan tangan dari pekerjaan
yg lain.
Pengawasan atas bahan-bahan, peralatan dan
perlengkapan hrs ditempatkan pada posisi-posisi yg
pasti dan tetap, lebih baik pada posisi dimana
bahan-bahan, alat-alat dan perlengkapan tsb akan
dipergunakan atau dlm lingkungan kerja yg sangat
berdekatan dan praktis.

Pertanyaan-pertanyaan yg hrs dijawab dlam analisis gerak


1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Adakah tangan yg menganggur pada saat-saat


tertentu?
Apakah tangan-tangan berhenti dan memulai
bergerak pada saat yg sama?
Apakah tangan-tangan melakukan unsur-unsur
gerak yg sama pd saat yg sama?
Apakah masing-masing tangan langsung memegang
bahan-bahan yg sebenarnya dpt dipegang dng
mempergunakan perkakas-perkakas?
Apakah tangan-tangan bergerak ke arah yg
berlawanan dan simetris (setangkup)?
Dapatkan beberapa unsur gerak dihilangkan?
Dapatkah beberapa unsur gerak dipadukan?
Dapatkah beberapa di antaranya disederhanakan?
Apakah pekerjaan diatur sedemikian rupa sehingga
menjamin garis-garis gerak yg terpendek?
Apakah gerakan mempunyai pergantian arah yg
tajam?
Apakah gerakan cukup bebas?

Pertanyaan-pertanyaan yg hrs dijawab dlam analisis gerak


(lanjutan)
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.

Adakah pola gerak yg berirama?


Dapatkah pekerjaan yg telah selesai, diserahkan dng jln
menjatuhkan pd tempat-tempat tertentu?
Dapatkah dilakukan gerak meluncurkan barang daripada
mengangkat?
Dapatkah alat-alat yg dibawa berpindah-pindah itu
diperingan?
Mungkinkah gerakan dipercepat?
Sudahkan dipertimbangkan kekuatan-kekuatan dan
kemampuan-kemampuan berbagai macam anggota badan?
Dapatkah kaki atau anggota badan yg lain, melakukan
pekerjaan-pekerjaan yg sekarang ini dikerjakan oleh tangan?
Apakah bahan-bahan, alat-alat dan perlengkapan dsb
diletakkan pada posisi-posisi yg pasti dan tetap?
Apakah posisi-posisi tsb dlm jangkauan yg normal? Ataukah
berada dlm jangkauan yg maksimal ?
Apakah alat-alat dan pengontrolnya tetap pada posisi dimana
alat-alat tsb akan dipergunakan?
Apakah pengaturan tempat kerja dibuat sepadat dan
sepraktis mungkin?

Frank B. Gilbert & Lilian M. Gilbert adalah tokoh


analisis gerak yg menemukan 17 therblig (unsur gerak)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

mencari,
menemukan,
memilih,
mencekau,
berjalan dng muatan,
meletakkan,
mengumpulkan,
menggunakan,
memisahkan,
memeriksa,
meletakkan dlm keadaan siap,
melepaskan muatan,
berjalan tanpa muatan,
istirahat melepaskan lelah,
kelambatan yg tak dpt
dihindarkan,
16. kelambatan yg dapat
dihindarkan,
17. merencanakan.

17 therbligh tsb di atas disempurnakan oleh Ralph Barnes


menjadi:
1) mencari (search =SH), mis. Gerakan mata untuk
mencari benda
2) memilih (select=ST), mis. Mengamati dan menemukan
letak.
3) mencekau (grasp=G), mis. Mendekatkan jari kemeja
tempat pulpen.
4) berjalan tanpa muatan (transport empty=TE),
menggerakkantangan kosong.
5) berjalan dng muatan (transport
loaded=TL),mis.membawa pulpen
6) memegang (hold=H), mis. Tangan satu memegang
pulpen, yg satu memegang kertas surat.
7) melepaskan muatan (release load=RL), mis. Melepas
kertas
8) meletakkan (position=P), meletakkan kertas ke
tempatnya

Langkah-langkah dlm penelitian sistem


1. Identifikasi masalah

2. Review pustaka/kajian teori (bila


perlu)
3. Pengumpulan data/siapkan
instrumen
4. Olah data
5. Analisis data
6. Penarikan kesimpulan
7. Kemukakan saran perbaikan

Office Automation (OA)


Apakah OA?
Mulai word processing sampai penerapan teknologiteknologi lain untuk pekerjaan kantor. Mencakup
semua Sistem Elektronik Formal (SEF) dan
informal (SEI) yg terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di
dalam maupun di luar perusahaan/organisasi.
SEF direncanakan atau diuraikan secara tertulis
Yg diterapkan ke seluruh perusahaan/kantor untuk
memenuhi kebutuhan (mirip SIM)
SEI diterapkan saat diperlukan oleh perorangan
untuk memenuhi kebutuhan sendiri mirip DSS
(Decision Support System)

Contoh jenis-jenis Decision Support System

Tingkat dukungan pemecahan masalah

Mengambil
unsur-unsur
informasi

Mengana
lisis
seluruh
file

Menyiap
kan
laporan
dari
berbagai
file

Memperki
rakan
akibat
keputusn

Mengusul
kan
keputusn

Membuat
keputusan

Tingkat kerumitan
sedikit

Sistem pemecahan masalah

sangat

Lanjutan OA
Kata kunci yang membedakan OA dari
CBIS(Computer Base Information
System) adalah:komunikasi
OA untuk memudahkan segala jenis
komunikasi baik lisan maupun
tertulis.
Siapa yang menggunakan OA?
Manajer, profesional, sekretaris, dan
pegawai administratif

MODEL OA
Perusahaan

Pemecah
masalah

lingkungan
komunikasi
Sistem OA
Aplikasi
OA non
komputer

informasi

Pemecah
masalah
lain

Aplikasi OA
berbasis
komputer

database

Input sumberdaya
fisik

processing
lingkungan

Output sumberdaya
fisik

Tujuan OA
Memungkinkan karyawan kantor unt bisa
memproses lebih banyak dokumen secara lebih
cepat dan lebih baik; mengolah surat keluar dan
mendorong surat masuk

Berbagai macam aplikasi OA


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Word processing
E-mail
Voice mail
Kalender elektronik
Konferensi audio
Konferensi video
Faximil
Videotex
Pencitraan
Desktop publishing

ANALISIS PERANCANGAN FORMULIR


Formulir adalah suatu dokumen yg
digandakan dengan blangko-blangko isian
unt diisi data dengan tulisan tangan atau
dengan mesin tik atau dengan cara lain.
Perancangan formulir-formulir adalah
suatu refleksi dari perancangan sistem
Formulir hanya bisa dirancang dengan
tepat apabila analist mengerti secara jelas
dan lengkap sistem-sistem unt mana
formulir tadi akan digunakan, tujuantujuannya, syarat-syaratnya, dan fungsifungsinya.

ANALISIS PERANCANGAN FORMULIR

(lanjutan)
Rancangan formulir adalah suatu
keharusan karena formulir adalah
suatu bagian integral dari sebuah
atau beberapa sistem, fungsi-fungsi
akan dilaksanakan dengan formulir
tsb dlm sistem tertentu.
Perancangan formulir yang baik, dpt
menjadi efektif jika disertai kebijakan
pengontrolan thd formulir-formulir.

HASIL DARI KEBIJAKAN PENGONTROLAN FORMULIR


Penghematan-penghematan :
1.
Jumlah tenaga kerja yg
dibutuhkan
2.
Frekwensi kesalahankesalahan tata-usaha dlm
melengkapi formulir dpt
dikurangi
3.
Efisiensi kerja pimpinan dpt
ditingkatkan dng tersajinya
semua keterangan yg
diperlukan, menghilangkan
data yg tdk penting pada
formulir
4.
Biaya pencetakan dan kertas
unt formulir dpt ditekan.

HAL-HAL YG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM


PERANCANGAN FORMULIR
1.
2.
3.
4.

5.
6.

7.
8.
9.

Memadukan formulir-formulir
Penyusunan data
Kemungkinan terjadinya kesalahan
Penyediaan ruangan secara vertikal dan horisontal
(colomns & rows)
Judul-judul masalah dan instruksi-instruksi
Data dan simbol-simbol yg dipergunakan unt
penyimpanan atau penjenisan form yg diletakkan
secara menonjol
Berkas penyimpanan tampak dari luar (contoh form
out slip)
Pemberian nomor seri
Ruang unt bagian tepi formulir

lanjutan
10.

Penggunaan formulir timbal balik


11. Nama/judul formulir
12. Nomor pengontrol formulir (biasanya di sudut
bawah sebelah kiri)
13. Kertas-kertas berwarna
14. Perforasi, pojok, lubang-lubang dan lain-lain
15. Ukuran kertas
16. Berat dan jenis kertas
17. Banyaknya pemesanan formulir
18. Metode pembuatan formulir
19. Jenis dan gaya huruf
20. Saran-saran pengusaha percetakan & pabrik
kertas
21. Macam-macam formulir

MACAM-MACAM FORMULIR
a.
b.
c.

d.
e.

Formulir yang dijilid


Formulir yang berkarbon
Formulir yg disobek dari
bonggolnya
Formulir berangkai
Formulir lipat
bonggol
perforasi
Karbon dijepit
pada bonggol

Formulir
jilid

Contoh survey formulir kantor


PT.SANGIRAN
Perusahaan Bangunan,Jembatan & Kanal
--------------------------------------------------------------------SURVEY FORMULIR
Nama formulir....................................Nomor formulir.................
Departemen.......................................
Tgl.mulai dipergunakan.......................Tgl. Survey..........
Survey dilakukan oleh:.............................
A.HAL-HAL UMUM

1. Tujuan umum
formulir.......................................................
2. Apakah formulir ini sangat perlu?

ya

tidak

3. Dapatkah formulir lain dipergunakan?

ya

Tidak

4. Dapatkah form ini dikombinasi dengan form lain?

ya

Tidak

6. Pernahkan form ini dianalisis oleh pemakai ?

ya

tidak

7. Apakah nama form jelas menunjukkan tujuannya?

ya

tidak

5. Form lain apa yang digunakan bersamaan dengan form ini? Form
nomor....dicatat ke nomor......

B. Teks
8

Apakah perintah dan teksnya jelas?

ya

tidak

Apakah semua hal yg ada dalam form ini diperlukan?

ya

tidak

10

Apakah informasi yg diperlukan sudah tercakup dalam form ini?

ya

tidak

11

Apakah urutan sudah sesuai dengan prosedur pelaksanaan?

ya

tiak

C. Desain
12

Apakah spasi isian cukup luas?

ya

tidak

13

Apakah tepi kertas cukup leluasa disediakan?

ya

tidak

14

Apakah kolom-kolom cukup untuk pengisian?

ya

tidak

15

Apakah penampilannya cukup menarik dan rapi?

ya

tidak

16

D. Persediaan Kertas
Apakah kertas untuk formulir berkualitas ?

Ya

Tidak

17

Apakah ukuran formulir tepat dan sesuai dengan amplop standar?

ya

tidak

18

E. Pembuatan
Berapa jumlah formulir yang dibutuhkan? Berapa jumlah sediaan? Siapa yg
bertanggung jawab?
KESIMPULAN:
DISETUJUI OLEH:
TANGGAL:

TUJUAN ASP terhadap Formulir


formulir

ASP

Aruskerja
&pelaksanaan

Pengguna
an mesin

Penggu
naan
SDM

Mengurangi
biaya TU
Membantu
manajemen
capai tujuan

ANALISIS SISTEM

TATA RUANG KANTOR

Apa pentingnya Tata Ruang Kantor?


Pengurangan garis-garis komunikasi
2. Penghematan ruangan
3. Mudahnya dicapai oleh publik /penghematan
gerak
4. Menciptakan kenyamanan bekerja
5. Menimbulkan gairah kerja
6. Melancarkan arus prosedur kerja
7. Memberikan kesan yang baik bagi pelanggan
Coba identifikasi lagi apa pentingnya TRK?
1.

Hal-hal yang harus diperhatikan


dalam analisis TRK
1.
2.
3.
4.

Bentuk struktur orgss


Kebutuhan ruang
Sifat pekerjaan dan jenis pekerjaan
Lingkungan fisik kantor

Prinsip-prinsip TRK yg baik


Flexibility/keluwesan unt bisa diatur
sesuai dengan kebutuhan
2. Arus prosedur kerja
3. Pemanfaatan segenap ruangan
4. Jarak terpendek
5. Kenyamanan
TRK yang baik mendatangkan suasana
lingkungan kerja yg menyenangkan,
mengurangi ketegangan dan kecapaian
serta memelihara efisiensi kerja
1.

Analisis Tata Ruang Kantor


CONTOH TRK yang buruk:

111a1111
1
1
!1

22

9
2
2

4
6

Terima Kasih